OTRS April Italia: guida all uso per l intermediario. OTRS April Italia. Guida all uso per l intermediario

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1 OTRS April Italia Guida all uso per l intermediario

2 Sommario Sommario... 2 Scopo della guida... 3 Requisiti tecnici... 3 Modalità di accesso... 3 Inserimento di una richiesta... 4 Gestione di una richiesta... 7 Consultare gli scambi relativi ad una richiesta... 8 Inserire un nuovo scambio ad una richiesta già esistente Chiudere una richiesta Guida Rapida Domande e risposte frequenti... 15

3 Scopo della guida Il tutorial ha lo scopo di illustrare l utilizzo del nuovo sistema online di gestione delle richieste di quotazione di April Italia denominato OTRS. Requisiti tecnici Per poter usufruire del sistema OTRS è necessario utilizzare un qualsiasi browser meglio se aggiornato all ultima release ed avere accesso all area riservata del portale April Italia disponibile all indirizzo Modalità di accesso Per accedere al nuovo sistema online di gestione delle richieste di quotazione è necessario accedere alla propria area riservata sul sito Una volta autenticati nella home page compare la nuova sezione Home otrs intermediario. Questo nuovo modulo permette di inserire, modificare, monitorare le richieste di quotazione relative ai prodotti delle quattro linee di April, Viaggi, Salute, Tutela e Protezione.

4 Il modulo è composto di due sezioni principali: Nuove richieste quotazione Le tue richieste La prima sezione permette di inserire una nuova di quotazione e prevede la compilazione di solo due campi, l Oggetto obbligatorio e le Note facoltativo visto che la maggior parte delle informazioni dovrà essere allegata sotto forma di file (excel, word, pdf, immagini, ). La seconda sezione consente invece la gestione ed il monitoraggio delle richieste inserite per esempio integrando la richiesta di quotazione con ulteriori informazioni oppure ricevendo la quotazione richiesta. Inserimento di una richiesta A titolo di esempio ipotizziamo di voler richiedere la quotazione per il prodotto Rata Protetta della linea Insieme. Per prima cosa per semplificare la gestione della richiesta è necessario inserire un Oggetto che permetta in seguito di recuperarla facilmente, ad esempio inserendo un proprio riferimento.

5 A questo punto cliccando sul tasto corrispondente alla linea Insieme si attiva la lista dei prodotti per i quali è possibile procedere ad una richiesta di quotazione (lista a tendina Prodotto). Una volta selezionato il prodotto desiderato, nell esempio Rata Protetta, il sistema riepiloga l elenco dei documenti indispensabili affinché la richiesta di quotazione possa essere evasa. E bene ricordare infatti che fino a quando non sarà inviata tutta la documentazione richiesta non sarà possibile procedere all elaborazione della quotazione.

6 Completato il campo Note con una sintesi delle informazioni più rilevanti si procede allegando il file contenente le informazioni richieste. A questo punto, cliccando su Invia si procede all inserimento della richiesta di quotazione nei sistemi di April. Al termine dell operazione il sistema: restituisce un messaggio che conferma l inserimento della richiesta appena inviata

7 invia all indirizzo di posta elettronica associato all utenza con cui si è acceduto all area riservata una contenente il numero di protocollo relativo alla richiesta di quotazione inviata L , così come tutte le ulteriori comunicazioni legate alla quotazione richiesta, proviene dall indirizzo di posta elettronica otrs@aprilitalia.com il cui contenuto sarà del tipo: OGGETTO: Conferma ricezione della richiesta di quotazione Benvenuto nel sistema online April di gestione delle quotazioni! La tua richiesta è stata registrata nei nostri sistemi con numero di protocollo , da questo istante parte il processo di lavorazione. A breve verrai contattato direttamente da uno dei nostri specialisti, in ogni caso potrai sempre controllare lo stato della tua richiesta oppure modificarla in ogni momento direttamente dall'area Riservata April nella sezione 'Le tue richieste'. Ricordati che maggiore è il numero di informazioni fornite (contatto telefonico, persona di riferimento,...) migliore potrà essere il servizio reso! Grazie della fiducia Supporto Commerciale agli Intermediari April Italia spa viale Tunisia, Milano (MI) Nota: ogni variazione associata alla richiesta di quotazione genererà una di notifica automatica pertanto non è necessario monitorare direttamente lo stato di avanzamento della pratica. Gestione di una richiesta Una volta inserita una richiesta è possibile verificarne lo stato di avanzamento accedendo alla sezione Le tue richieste.

8 In questa sezione è presente un elenco di tutte le richieste inoltrate ordinate per: Data di richiesta Numero di protocollo Linea di prodotto Prodotto Oggetto Stato Commerciale (ove applicabile) E possibile ordinare le richieste per uno qualsiasi dei campi visualizzati cliccando sull intestazione della colonna corrispondente all ordinamento desiderato. Lo stato di una richiesta ricade necessariamente in uno tra i quattro stati seguenti: New (nuovo): richiesta appena inoltrata e non ancora elaborata Open (aperto): richiesta in corso di elaborazione Closed with success (chiuso con successo): richiesta elaborata per la quale si è giunti all emissione di un contratto Closed without success (chiuso senza successo): richiesta elaborata per la quale non si è giunti all emissione di un contratto Il passaggio da uno stato all altro avviene automaticamente ed è controllato dall avanzamento della pratica durante la sua elaborazione. Consultare gli scambi relativi ad una richiesta Cliccando sul tasto Dettaglio relativo ad una richiesta compare una sintesi di tutti gli scambi di informazioni che si sono succeduti durante la fasi di elaborazione (per convenzione lo scambio più recente è in basso).

9 Cliccando su uno degli scambi è possibile visualizzarne il contenuto (inclusa la possibilità di recuperare eventuali allegati). Nel caso della richiesta di quotazione di esempio, subito dopo l inserimento compaiono due scambi, la richiesta inoltrata e la risposta automatica generata dal sistema OTRS. Come ricordato nella ricevuta automaticamente e contenente il numero di protocollo, da questo momento tutti gli scambi di informazioni da e verso April relativi alla richiesta di quotazione dovranno essere gestiti esclusivamente attraverso la sezione Le tue richieste. Eventuali altre comunicazioni (ad esempio invio di dirette) NON verranno prese in considerazione così da poter garantire la completa e precisa tracciabilità di tutta la richiesta.

10 Inserire un nuovo scambio ad una richiesta già esistente Una volta inoltrata una richiesta di quotazione è possibile aggiungere un nuovo scambio a partire dal Dettaglio della richiesta originale. Più precisamente, una volta selezionata la richiesta di quotazione da aggiornare, si clicca sul tasto Dettaglio e si procede alla compilazione dei campi Oggetto e Risposta (allegando eventualmente ulteriore documentazione attraverso il tasto Scegli file ). Supponiamo ad esempio che la richiesta inoltrata venga presa in carico da April e che durante l analisi preliminare della documentazione richiesta emerga che manca il documento di identità. Per prima cosa lo stato della richiesta passa da New ad Open in virtù del fatto che la richiesta è stata presa in carico da April. Cliccando su Dettaglio si può vedere il nuovo scambio in cui si specifica la mancanza del documento e alla conseguente impossibilità di procedere al completamento della quotazione. Come detto, lo scambio viene anche notificato via . OGGETTO: Re: [Ticket# ] Conferma ricezione della richiesta di quotazione Gentile I001 I001, il mio nome è Pinuccia e mi occupo di elaborare la tua richiesta di quotazione con protocollo n Dall'analisi della documentazione allegata è emerso che manca il seguente documento, necessario per poter evadere la tua richiesta di quotazione: - documento d identità valido Ti ricordo che potrai sempre controllare lo stato della tua richiesta oppure modificarla in ogni momento direttamente dall'area Riservata April nella sezione 'Le tue richieste'. Ricordati che maggiore è il numero di informazioni fornite (contatto telefonico, persona di riferimento,...) migliore potrà essere il servizio reso!

11 Se a questo punto si volesse includere il documento mancante sarebbe sufficiente aggiungere uno scambio compilando i campi Oggetto, Risposta e allegando il file contenente la scansione del documento di identità. Una volta cliccato su Rispondi il sistema da conferma dell avvenuto aggiornamento dello scambio. Nota importante: in funzione della velocità del collegamento ad internet disponibile il sistema potrebbe impiegare alcuni secondi a completare l operazione. Attendere sempre la risposta del sistema prima ri sottoporre una nuova richiesta.

12 Chiudere una richiesta Una richiesta di quotazione può essere chiusa solo da un operatore April e ciò avviene solo al completamento dell iter di gestione della richiesta. Come anticipato, una volta prodotta tutta la documentazione necessaria all elaborazione della richiesta, April procede con la quotazione. Il completamento della pratica viene notificato attraverso un nuovo scambio proveniente da April in cui si trova inclusa la quotazione finale: nel caso in cui la quotazione non fosse ammissibile ad esempio per il mancato rispetto di una norma assuntiva età massima assicurabile verrebbe comunque notificata la causa per la quale non è possibile procedere con una quotazione. Nel primo caso la richiesta rimarrebbe comunque nello stato Open in attesa di un riscontro da parte del cliente. Nel secondo caso contrario la pratica viene chiusa d ufficio come chiusa senza successo. Nel caso in cui ad esempio la quotazione venisse accettata dal Cliente basterebbe aggiungere un nuovo scambio contenente in allegato copia della quotazione controfirmata. All avvenuta ricezione della quotazione controfirmata la richiesta di quotazione verrà chiusa mediante un ultimo scambio di conferma. A questo punto lo stato della pratica passerà in Closed successful.

13 Nota: NON è possibile riaprire richieste chiuse. Nel caso è necessario inserire una nuova richiesta di quotazione.

14 Guida Rapida 1 Accedi al sito ed entra in MyApril con le tue credenziali 2 Seleziona la Linea e il Prodotto desiderati. Ricordati che per alcuni prodotti (Elmo, Sfera Salute, ) la quotazione è disponibile direttamente on-line su April Click 3 Presta attenzione alla lista dei documenti necessari per poter completare la quotazione 4 Inserisci Oggetto e Note e allega la documentazione richiesta (file PDF, word, excel, scansioni, ) 5 6 Invia la richiesta quotazione e prendi nota del numero di protocollo comunicatoti via . Questo sarà il numero di riferimento da utilizzare in tutte le comunicazioni con April Controlla lo stato di avanzamento delle tue richieste nella sezione Le tue quotazioni 7 Se necessario aggiorna la tua richiesta (aggiunta documentazione) fino al completamento della quotazione

15 Domande e risposte frequenti Domanda E possibile raggruppare più richieste per uno stesso prodotto all interno di un unica quotazione? E possibile chiudere anticipatamente una richiesta di quotazione non più attuale? Per quanto tempo una richiesta di quotazione può rimanere in stato Aperto? Tra i prodotti disponibili alla quotazione non trovo Sfera Salute, come mai? Tra i prodotti disponibili alla quotazione non trovo Elmo, come mai? E possibile accedere all area riservata MyApril da un dispositivo mobile (smartphone, tablet)? E possibile allegare più documenti in una sola richiesta di quotazione? E possibile riaprire una richiesta di quotazione già chiusa, con o senza successo? Dove trovo la modulistica richiesta per la quotazione? Non mi è arrivata l automatica di conferma contenente il numero di protocollo, cosa devo fare? Risposta Buona pratica è inserire una richiesta di quotazione distinta per ogni soggetto richiedente. In questo modo sarà possibile gestire più efficacemente la singola quotazione Si, richiedendone direttamente la chiusura ad April attraverso l aggiunta di una nuova comunicazione inserita dalla sezione Le mie richieste Attualmente non è prevista una data di scadenza della richiesta. Se dopo alcune settimane, qualora la richiesta di quotazione, pur completa, non sia stata ancora riscontrata (accettata/rifiutata) dal cliente, è prevista una verifica puntuale così da procedere alla sua eventuale chiusura d ufficio E corretto poiché l intero processo di quotazione è disponibile su AprilClick E corretto poiché Elmo non solo è un prodotto disponibile su AprilClick ma non necessita di quotazione Si anche se la migliore fruizione si ottiene attraverso PC e tablet Si, includendo un documento alla volta, ognuno in una diversa comunicazione all interno della medesima richiesta. Ad esempio, in caso di due allegati il primo va incluso in fase di creazione della richiesta, il secondo accedendo nella sezione Le mie richieste e allegandolo ad una nuova comunicazione da aggiungersi alla richiesta originale. Questo per consentire la rapida individuazione di ogni singolo allegato all interno della richiesta. Nota: nel caso di un elevato numero di allegati è consigliabile includere un unico archivio compresso (ad esempio in formato ZIP) contenente l intero insieme di documenti No, è necessario inserire una nuova richiesta In MyApril nella sezione prodotti si trovano tutti i documenti necessari alle varie fasi di vendita. In caso di dubbi contattate il vostro commerciale April di riferimento Il sistema invia tutte le comunicazioni a partire dalla prima generata automaticamente basandosi sull indirizzo presente nei propri dati anagrafici riepilogati (e modificabili autonomamente) all interno dell area riservata MyApril. Una volta verificato che l indicata è corretta, la mancata ricezione della può essere dovuta ad un anomalia del vostro sistema anti-spam. In quest ultimo caso contattate il vostro help desk informatico.