PROCEDURA OPERATIVA. Verifiche ispettive interne

Transcript

1 POCEDUA OPEATIVA ev. 2 1 Pag. 1 / 5 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura definisce i compiti, le responsabilità e le modalità di gestione e conduzione dell attività di audit interna all organizzazione, che consente la verifica dell applicazione ed efficacia del sistema di gestione per la qualità. Nel seguito il termine Verifica Ispettiva Interna (VII) o la sua accezione inglese (audit) sono usati indifferentemente. 2 ESPONSABILITÀ La seguente tabella riporta le responsabilità delle attività descritte dalla presente procedura: ESPONSABILE COLLABOA Attività CD DQ Q Preparazione piano VII Approvazione piano VII Conduzione Verifica Valutatori Chiusura Gestione delle Verifiche Ispettive Interne Q: prepara e mantiene aggiornato il piano annuale delle Verifiche Ispettive Interne (VII), coordina ed eventualmente conduce le Verifiche. accoglie i rapporti delle VII, valutandone i risultati, proponendo e promuovendo azioni correttive e di miglioramento. accoglie informazioni e dati sulla efficacia dell attività di audit sottoponendoli alla Direzione in occasione dei riesami direzionali. Il Q costituisce il Committente delle Verifiche Ispettive. CD: approva il piano annuale delle Verifiche Ispettive Interne Conduzione delle VII Valutatori: conducono le Verifiche Ispettive Interne attenendosi alla presente. Valutandi: favoriscono l azione dei Valutatori con disponibilità e trasparenza avendo coscienza della rilevanza che una efficace attività di audit ha per il miglioramento della capacità dell organizzazione di soddisfare i propri clienti. 3 MODALITÀ OPEATIVE 3.1 Generalità Il processo di audit Data Descrizione 01/07/16 Nuovo logo edatto Verificato Approvato M. Pasquino M. Pasquino M. Stasi

2 POCEDUA OPEATIVA ev. 2 Pag. 2 / 5 Il processo di audit del Sistema di gestione per la qualità è rappresentato nel diagramma in figura 1. Il processo è finalizzato alla conduzione di Verifiche Ispettive Interne sempre più efficaci nel: - verificare la corretta applicazione delle procedure del Sistema di gestione per la qualità; - verificare la capacità del Sistema di attuare la Politica per la Qualità e di perseguire gli obiettivi posti dalla Direzione; - promuovere attive azioni di miglioramento, consentendo di cogliere le opportunità scaturite dalla verifica dei processi e dalle segnalazioni avanzate dal personale che su essi opera. apporti Verifiche Ispettive precedenti Politiche ed obiettivi Non conformità del periodo precedente Valutazioni della Direzione Programmazione annuale iesame ed approvazione del programma Divulgazione del programma Attuazione del programma (esecuzione degli audit programmati) iesame direzionale egistrazione delle attività di audit eseguite Valutazione della efficacia del programma FIGUA Valutatori L organizzazione affida l esecuzione delle Verifiche Ispettive Interne a Valutatori preventivamente qualificati, facenti parte dell elenco dei Valutatori qualificati AIFM-MO-034, gestito da Q, che riporta anche gli elementi in base ai quali la qualificazione è avvenuta. Per la prima qualificazione i Valutatori devono aver subito una specifica formazione sulle norme ISO 9000 e sulle modalità di gestione delle verifiche ispettive. La formazione, consente il loro inserimento nell elenco in prova. La partecipazione ad almeno una verifica ispettiva come osservatori, in affiancamento a personale già qualificato, porta alla loro qualificazione definitiva.

3 POCEDUA OPEATIVA ev. 2 Pag. 3 / 5 L assegnazione degli incarichi di audit ai Valutatori avviene garantendo l indipendenza della Verifica Ispettiva, evitando cioè che i Valutatori siano in qualche modo direttamente coinvolti con i processi e le funzioni oggetto della verifica. Il responsabile della pianificazione nella preparazione del programma e nell assegnazione degli incarichi, tiene inoltre conto dei seguenti criteri: - esperienze e conoscenze dei Valutatori circa i processi da sottoporre a verifica; - eventuali elementi relativi ai rapporti interpersonali tra Valutatori e personale dell'area verificata che rendano preferibile evitare specifici abbinamenti; - necessità di assicurare il mantenimento delle esperienze da parte dei Valutatori. Annualmente Q verifica inoltre che i Valutatori mantengano le competenze necessarie alla loro attività di audit, promuovendo il loro addestramento. I criteri di cui tiene conto Q per la riqualifica dei Valutatori sono: - esecuzione di almeno un audit nel biennio precedente; - frequenza di specifici corsi di aggiornamento sulle Verifiche Ispettive. I Valutatori operano in base alle direttive ricevute dal Committente della Verifica e ad esso riportano fedelmente i risultati della stessa. 3.2 Pianificazione delle Verifiche Ispettive Interne L AIFM attua Verifiche Ispettive Interne secondo un piano annuale proposto da Q con il modulo AIFM-MO-011 Piano annuale VII e approvato dal CD. La frequenza delle verifiche è definita in funzione dell importanza e/o criticità delle attività svolte e dei risultati delle verifiche condotte nell esercizio precedente, ma tutte le attività che hanno influenza sul Sistema Qualità sono sottoposte a verifica almeno una volta all anno. Il documento di programmazione degli audit AIFM-MO-011 contiene le seguenti informazioni: - Mese di prevista esecuzione: riporta il mese in cui la verifica sarà eseguita; - Criteri di audit: riporta sinteticamente i processi o le procedure oggetto della verifica; - Team di Valutazione: riporta i nominativi del team di valutazione o almeno quello del team leader. 3.3 Preparazione della Verifica Con anticipo di almeno una settimana sulla data prevista esecuzione dell audit, il esponsabile Qualità comunica la conferma della data di effettiva esecuzione al personale coinvolto ed al esponsabile del team di valutazione. La comunicazione contiene e specifica, oltre alla conferma dei criteri di audit (procedure/processi da prendere in esame), anche la composizione completa del team di valutazione e la data ed orario di esecuzione dell audit. E compito del esponsabile del team di valutazione (team leader): mettersi in contatto con il esponsabile Qualità per ricevere tutti i chiarimenti e la documentazione necessari alla corretta esecuzione dell audit; incontrare gli altri componenti del team per organizzare la verifica. L organizzazione della verifica eseguita ad opera del esponsabile del team di verifica ha come oggetto: - il trasferimento delle informazioni relative all area da sottoporre a verifica ed ai criteri di audit; - l assegnazione dei compiti ai componenti del team di verifica; - la messa a disposizione dei valutatori della documentazione di riferimento; - l utilizzo di eventuali check-list già esistenti, verificandone l applicabilità alla verifica da eseguire e la precisa comprensione delle domande in essa contenute; - la creazione di check-list dedicate.

4 POCEDUA OPEATIVA ev. 2 Pag. 4 / 5 E compito del esponsabile del team di valutazione accertare che i valutatori siano in possesso delle informazioni necessarie ai propri compiti. 3.4 Conduzione della Verifica La Verifica Ispettiva Interna ha inizio con la presentazione del team al personale dell area sottoposta ad audit. Il esponsabile del team di valutazione evidenzia lo scopo della verifica, sintetizza le modalità ed i tempi con cui la stessa sarà eseguita ed i compiti dei componenti del team. Si accerta inoltre che vi sia il personale e le condizioni necessarie allo svolgimento dell audit nei modi e nei tempi previsti. I componenti del team di valutazione quindi, secondo le modalità definite in precedenza, procedono all'analisi dei processi sottoposti ad audit. A tale scopo: - eseguono interviste del personale appartenente alla funzione sottoposta ad audit; - richiedono ed analizzano documenti e registrazioni di attività; - prendono in analisi prodotti, attrezzature, strumenti; - osservano le attività nel loro corso di svolgimento. Il team di valutazione ha accesso a tutta la documentazione dell'organizzazione ed è tenuto al segreto di ufficio, nei confronti di colleghi ed altro personale interno ed esterno all organizzazione. I valutatori annotano le evidenze che scaturiscono dall audit precisando i documenti ed i prodotti analizzati ed il personale intervistato. Ove i valutatori riscontrino evidenze che manifestano l esistenza di non conformità o di problematiche che possono causare non conformità, cercheranno nei limiti del possibile di approfondire la ricerca per rilevare la gravità, la frequenza, le possibili cause del problema. 3.5 iunione finale e documentazione dei risultati della Verifica Terminata la raccolta delle informazioni il esponsabile del team si riunirà con i propri collaboratori per raccogliere i rilievi effettuati, terrà quindi un incontro con il personale dell area sottoposta ad audit ed esporrà i rilievi, evidenziando la gravità degli stessi secondo la seguente scala: - Non conformità: dovute al mancato rispetto di un requisito specificato o a non conoscenza di un requisito specificato; - Osservazioni: dovute alla individuazione di problematiche che, a parere del team, risultino poter in futuro dare luogo a non conformità; - Annotazioni: dovute a segnalazioni che il team ritiene utile avanzare. Nel corso dell incontro il esponsabile dell audit accerterà che il personale abbia capito i rilievi effettuati e promuoverà la proposta da parte di questi di azioni utili alla rimozione delle cause delle non conformità riscontrate o al miglioramento in generale del Sistema. Discussi quindi i rilievi e preso nota delle eventuali divergenze di opinione riscontrate il esponsabile del team procede alla stesura del apporto della verifica ispettiva. A tale scopo utilizza il apporto di VI (AIFM-MO-012), riportando le difficoltà o impedimenti riscontrati nella esecuzione dell audit ed evidenziando ogni possibile opportunità di miglioramento. Il apporto di VI dovrà essere controfirmato dal responsabile della funzione sottoposta ad audit e trasmesso (eventualmente via ) al esponsabile Qualità. I apporti delle Verifiche Ispettive Interne sono codificati secondo la seguente logica: VI-XXX/YY con XXX= numero su tre cifre della posizione nel programma e YY= ultime due cifre dell anno in corso.

5 POCEDUA OPEATIVA ev. 2 Pag. 5 / Azioni conseguenti alla Verifica Il esponsabile Qualità, ricevuto il apporto della verifica dal esponsabile del team, lo analizza richiedendo eventuali chiarimenti. Il Q archivia il apporto, conservandolo per 5 anni, così come le registrazioni relative ai programmi di audit. La Verifica è a questo punto considerata chiusa. Le azioni correttive/preventive eventualmente scaturite come conseguenza della Verifica Ispettiva vengono attuate in base alla procedura AIFM-PO-006. È responsabilità di Q verificare: l'attuazione dei trattamenti stabiliti; l'attuazione e l efficacia delle azioni correttive stabilite. E compito e responsabilità di Q informare DQ dell esito delle verifiche ispettive, sottoponendogli il rapporto predisposto in caso di risultanze particolarmente gravi. 3.7 Miglioramento dell attività di audit Il miglioramento dell attività di audit origina prevalentemente: - dalle segnalazioni dei valutatori; - dalle segnalazioni delle funzioni sottoposte ad audit; - dall analisi degli indicatori di processo. Il esponsabile Qualità, oltre a raccogliere le segnalazioni provenienti dai valutatori e dalle funzioni operative dell organizzazione, calcola ed analizza gli eventuali indicatori di processo e promuove le eventuali azioni di miglioramento. 4 IFEIMENTI ED ALTI DOCUMENTI APPLICABILI 4.1 Norma ISO 9001:2008 equisito Verifiche Ispettive Interne 4.2 Norma ISO 19011:2001 Tutta come linea guida di indirizzo 4.3 Manuale Qualità (AIFM-MQ) SEZ. 8.2 Verifiche Ispettive Interne 4.4 Procedure AIFM-PO-006 Gestione delle azioni di miglioramento 4.5 Altri documenti e/o registrazioni AIFM-MO-011 Programma VII AIFM-MO-012 apporto di verifica ispettiva AIFM-MO-034 Elenco dei valutatori qualificati