REGOLAMENTO DI AMMINISTRAZIONE E CONTABILITA DELLE OT

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1 REGOLAMENTO DI AMMINISTRAZIONE E CONTABILITA DELLE OT Deliberato dal Consiglio Federale il 30 marzo 2014 R.A.C. OT DELIBERATO DAL CF IL 30 MARZO

2 INDICE CAPO I INTRODUZIONE ART. 1 PRINCIPI GENERALI.. Pag. 3 CAPO II BILANCIO DI PREVISIONE ART. 2 FORMAZIONE DEL BILANCIO....Pag. 3 CAPO III GESTIONE FINANZIARIA ART. 3 RAPPORTI CON GLI ISTITUTI DI CREDITO..Pag. 4 ART. 4 RISCOSSIONE DELLE ENTRATE.....Pag. 4 ART. 5 EFFETTUAZONE DELLA SPESA... Pag. 4 CAPO IV ADEMPIMENTI FISCALI ART. 6 DISPOSIZIONI GENERALI... Pag. 5 CAPO V GESTIONE CONTABILE ART. 7 REGISTRI DEI COMITATI REGIONALI.....Pag. 5 ART. 8 - CONSEGNATARIO DEI BENI MOBILI..Pag. 5 ART. 9 RENDICONTO SEMESTRALE.Pag. 6 CAPO VI CHIUSURA DELLA CONTABILITA D ESERCIZIO ART. 10 CONTO ECONOMICO....Pag. 6 ART. 11 CONTROLLO... Pag. 6 R.A.C. OT DELIBERATO DAL CF IL 30 MARZO

3 CAPO 1 - INTRODUZIONE ART.1 PRINCIPI GENERALI 1. Le Organizzazioni Territoriali della FIPE (OT) godono di autonomia tecnica, amministrativo contabile e patrimoniale sotto la vigilanza della FIPE, nei limiti delle Norme Federali, delle indicazioni del Regolamento di Amministrazione e Contabilità della FIPE, delle norme contenute nel presente Regolamento e delle Circolari attuative della Segreteria Generale. 2. La gestione delle OT si intende esercitata nel limite del proprio ambito territoriale di appartenenza, salvo casi eccezionali preventivamente autorizzati dalla Segreteria Generale. 3. Nelle OT dove non sono costituiti i Comitati Regionali, tutte le funzioni ed i poteri attribuiti ai Presidenti ed ai Consigli Regionali eletti, sono assegnati ai Delegati Regionali e, nelle sole Province autonome di Aosta, Trento e Bolzano, ai Delegati Provinciali. Tutte le altre Delegazioni Provinciali non godono di autonomia amministrativo/contabile e, pertanto, le relative gestioni sono di pertinenza dei Comitati Regionali competenti per territorio. 4. L esercizio economico patrimoniale inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre dello stesso anno. 5. I Bilanci delle OT costituiscono parte integrante del Bilancio Federale. 6. I Presidenti e i Delegati Regionali/Provinciali sono responsabili della realizzazione dei programmi di attività e di spesa e rispondono dell efficienza economica e finanziaria dell attività svolta dalle rispettive OT nei confronti delle Società Sportive affiliate, della Federazione, del CONI e delle Leggi. CAPO 1I - BILANCIO DI PREVISIONE ART. 2 FORMAZIONE DEL BILANCIO 1. Il bilancio di previsione è deliberato dal Consiglio Regionale sulla base degli obiettivi e dei programmi proposti dal Presidente Regionale. 2. I Ricavi ed i Costi nel bilancio di previsione sono indicati rispettivamente per fonte di provenienza delle risorse e per programmi/obiettivi nelle relative aree di attività, secondo lo schema allegato (All.1). 3. Nel bilancio di previsione deve essere indicato, come posta a sé stante dei ricavi, l avanzo economico presunto al 31 dicembre dell anno precedente. 4. Il bilancio di previsione non deve presentare in nessun caso un disavanzo economico. 5. Il bilancio di previsione, redatto secondo lo schema di cui al precedente punto 2, è accompagnato: a. dalla relazione esplicativa del Presidente del Comitato contenente i programmi di attività e di spesa, gli obiettivi da perseguire ed i criteri con cui sono stati ripartiti gli stanziamenti di bilancio tra Attività Sportiva e Funzionamento, in relazione anche alle eventuali direttive del Consiglio Federale; b. dal verbale del Consiglio Regionale che ha deliberato il bilancio di previsione; c. dal Piano degli Investimenti contenente la previsione di acquisto di beni strumentali. 6. Il bilancio di previsione, con i relativi allegati, è trasmesso alla Segreteria Federale entro il 31 ottobre dell anno precedente all esercizio cui si riferisce, salvo diverse disposizioni della Segreteria Federale. R.A.C. OT DELIBERATO DAL CF IL 30 MARZO

4 7. La Segreteria Federale compie le opportune verifiche sulla regolarità formale della redazione del Bilancio di Previsione. I bilanci non ritenuti conformi alle norme sono rimessi al competente OT per gli opportuni interventi; qualora la situazione di non conformità dovesse perdurare oltre il termine utile per l approvazione del Bilancio Federale, la Segreteria Generale ne informerà il Collegio dei Revisori dei Conti ed il Consiglio Federale per gli opportuni provvedimenti. I bilanci ritenuti conformi dalla Segreteria Federale, previa analisi del Collegio dei Revisori dei Conti, sono trasmessi al Consiglio Federale per l approvazione. CAPO III - GESTIONE FINANZIARIA ART. 3 RAPPORTI CON GLI ISTITUTI DI CREDITO 1. La gestione finanziaria è effettuata tramite l Istituto di Credito della Federazione o di eventuali suoi corrispondenti. Eccezionalmente, il Consiglio Federale, per particolari esigenze logistiche o funzionali, può autorizzare l apertura di conti correnti presso altri Istituti di credito. 2. L apertura, la chiusura e tutte le modifiche formali sui predetti rapporti di conto corrente sono effettuate tramite la Segreteria Federale. 3. I poteri di firma sui predetti rapporti di conto corrente spettano di norma ai Presidenti/Delegati Regionali. In casi eccezionali, su richiesta motivata dei Presidenti/Delegati Regionali, il Segretario Generale della FIPE può autorizzare i predetti poteri di firma ad altre figure individuate dai Presidenti/Delegati Regionali all interno dell organigramma regionale. 4. I conti correnti bancari non possono per alcun motivo e in nessun momento presentare un saldo negativo. ART.4 RISCOSSIONE DELLE ENTRATE 1. Tutte le entrate devono essere dimostrabili attraverso appositi documenti giustificativi (lettere, delibere, contratti, etc.) e annotate nel giornale di cassa e nei partitari di cui al successivo Art La riscossione delle entrate deve essere sempre effettuata mediante strumenti tracciabili a valersi sui conti correnti di cui al precedente Art E fatto divieto assoluto di acquisire entrate in contanti. 4. Tutte le entrate commerciali devono essere preventivamente autorizzate dalla Segreteria Federale. ART. 5 EFFETTUAZIONE DELLA SPESA 1. Le spese, nei limiti degli stanziamenti del bilancio di previsione, sono deliberate dal Consiglio Regionale sia per l Attività Sportiva sia per l Attività di Funzionamento e Costi Generali. 2. Con la deliberazione da parte del Consiglio Regionale del bilancio preventivo e dei relativi programmi di attività, non occorrono ulteriori atti deliberativi, durante l esercizio, per l effettuazione delle spese, salvo che le stesse non riguardino programmi non previsti in fase di bilancio di previsione. I nuovi programmi di spesa, che non devono comunque generare un disavanzo economico, dovranno essere oggetto di nuova deliberazione da parte del Consiglio Regionale e di nuova relazione giustificativa. 3. Gli unici responsabili della spesa sono i Presidenti/Delegati Regionali. R.A.C. OT DELIBERATO DAL CF IL 30 MARZO

5 4. Gli acquisti di beni e servizi di importo ricompreso tra Euro 250,00 ed Euro 750,00 IVA inclusa, possono essere effettuati direttamente dalle OT previa acquisizione di almeno tre preventivi/offerte; per l acquisto di importo superiore è necessaria l autorizzazione della Segreteria Generale ed i preventivi devono essere acquisiti in busta chiusa. E autorizzato il ricorso diretto ad un fornitore predeterminato quando lo stesso risulti esclusivista dei beni e servizi richiesti. 5. E fatto divieto alle OT di procedere all acquisto diretto di beni in conto capitale (Attrezzature sportive, Mobili e macchine da ufficio, Attrezzature specialistiche ed altri beni mobili di uso durevole) per importi superiori a 250,00 Iva esclusa. 6. I documenti di spesa sono numerati in ordine progressivo e sono cronologicamente registrati nel giornale di cassa e nei partitari delle spese di cui al successivo Art.7. Ai fini del controllo, sono archiviati, corredati degli eventuali preventivi/offerte e relazioni giustificative, e conservati agli atti per non meno di dieci anni. 7. Il pagamento delle spese, ad eccezione di quelle inferiori ad 100,00 che possono essere effettuate in contanti, è consentito esclusivamente mediante l utilizzo di strumenti tracciabili a valersi sui conti correnti di cui al precedente Art I Presidenti/Delegati Regionali possono autorizzare l istituzione di un fondo cassa interno per provvedere al pagamento delle piccole spese in contanti, per un massimo di 500,00 rinnovabile nell anno previo rendiconto delle spese effettuate. CAPO IV - ADEMPIMENTI FISCALI ART. 6 DISPOSIZIONI GENERALI 1. La Partita IVA della FIPE è unica sia per la Sede Centrale che per le OT. 2. La redazione delle dichiarazioni fiscali della FIPE è di esclusiva competenza della sede Centrale. 3. L emissione delle fatture attive relative ad eventuali attività commerciale delle OT è di competenza esclusiva della sede Centrale. 4. E competenza delle OT applicare le ritenute d acconto nei casi previsti dalla Legge e con le modalità indicate nelle Circolari della Segreteria Federale, mentre è competenza esclusiva della Sede Centrale provvedere al versamento delle stesse all Erario. CAPO V - GESTIONE CONTABILE ART. 7 REGISTRI DEI COMITATI REGIONALI 1. Le OT devono tenere i seguenti registri: - Raccolta dei verbali delle riunioni e delle deliberazioni dei Consigli Regionali; - registro di prima nota; - schede delle riscossioni; - schede dei pagamenti; - registro dell inventario dei beni mobili affidati al consegnatario. ART. 8 CONSEGNATARIO DEI BENI MOBILI 1. I Presidenti/Delegati Regionali sono anche consegnatari dei beni mobili del Comitato Regionale risultanti dal registro degli inventari. R.A.C. OT DELIBERATO DAL CF IL 30 MARZO

6 ART.9 RENDICONTO SEMESTRALE 1. I Presidenti/Delegati Regionali sono tenuti ad inviare alla Segreteria Federale, entro il 31 luglio, un rendiconto semestrale al 30 giugno, redatto in base allo schema del piano dei conti allegato (All.2) ed accompagnato da: - schema del Rendiconto Economico; - relazione dei programmi svolti e degli eventuali scostamenti rispetto al preventivo; - registro di prima nota; - schede delle riscossioni; - schede dei pagamenti; - estratti conto; - prospetto di riconciliazione bancaria; - giustificativi di entrata e di spesa; - registro dell inventario dei beni mobili affidati al consegnatario. CAPO VI - CHIUSURA DELLA CONTABILITA DI ESERCIZIO ART. 10 CONTO ECONOMICO 1. Il conto economico è deliberato dal Consiglio Regionale e trasmesso alla Segreteria Federale entro il 31 gennaio dell anno successivo a quello di riferimento, salvo diverse disposizioni della Segreteria Federale. 2. Il conto economico, redatto secondo lo schema del Piano dei Conti allegato (All.3), è accompagnato: a. dalla relazione del Presidente/Delegato che illustra i risultati conseguiti nei programmi di attività in relazione anche agli obiettivi prefissati; b. da tutti i documenti giustificativi già previsti in allegato al rendiconto semestrale; c. dal Verbale del Consiglio Regionale che ha deliberato il conto economico; d. dall inventario dei beni a disposizione delle OT. 3. La Segreteria Federale compie le opportune verifiche sulla regolarità formale della redazione del Conto Economico. I bilanci non ritenuti conformi alle norme sono rimessi al competente OT per gli opportuni interventi; qualora la situazione di non conformità dovesse perdurare oltre il termine utile per l approvazione del Bilancio Federale, la Segreteria Generale ne informerà il Collegio dei Revisori dei Conti ed il Consiglio Federale per gli opportuni provvedimenti. I bilanci ritenuti conformi dalla Segreteria Federale, previa analisi del Collegio dei Revisori dei Conti, sono trasmessi al Consiglio Federale per l approvazione. ART. 11 CONTROLLO 1. Il Consiglio Federale, oltre quanto già previsto in materia nello Statuto Federale e nel Regolamento di Amministrazione e Contabilità della FIPE, può dare incarico a terzi di effettuare verifiche e controlli sulla gestione amministrativa dei Comitati Regionali. R.A.C. OT DELIBERATO DAL CF IL 30 MARZO