ENDURANCE istruzioni per il setup degli account di posta elettronica

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1 ENDURANCE istruzioni per il setup degli account di posta elettronica

2 pag. 2 Indice dei contenuti Indice dei contenuti... 2 Come funziona la posta elettronica?... 3 Cos è un indirizzo di posta elettronica?... 3 Come viaggiano le nostre ?... 3 Cosa succede quando una non può essere recapitata?... 3 Cos è un account di posta elettronica?... 4 Cos è un client di posta elettronica?... 5 Web Mail: accedere ad un account di posta elettronica senza un client di posta condivise: come leggere le stesse da più postazioni... 6 Configurazione nei principali client... 6 Microsoft Outlook Express... 7 Microsoft Windows Mail Microsoft Windows Live Mail Microsoft Office Microsoft Office Microsoft Office Mac Mail Mozilla Thunderbird... 39

3 pag. 3 Come funziona la posta elettronica? Gentile cliente, Endurance è lieta che abbia scelto la nostra azienda per gestire la sua corrispondenza elettronica, strumento che sempre più si sta dimostrando fondamentale nello sviluppo di business di ogni dimensione. Prima di cominciare a esplorare i menu dei software che consentono la gestione della posta elettronica, però, vogliamo introdurle alcuni concetti e formalismi che le saranno certamente utili per la comprensione di quanto andremo a spiegare nei prossimi capitoli. Per aiutarla maggiormente faremo degli esempi, dove andremo ad affiancare la posta elettronica con la posta tradizionale, fatta di cassette di posta, postini ecc. Cos è un indirizzo di posta elettronica? Un indirizzo di posta elettronica è il nome identificativo di una casella di posta elettronica, ovvero di uno spazio fisico (all interno di un hard disk quindi) dedicato a quella casella. Questo spazio rappresenta la nostra cassetta della posta, ha uno spazio limitato e tiene le fino a quando non andremo a leggerle con un apposito programma, ovvero un client di posta elettronica. Un indirizzo di posta elettronica è così composto: nomecasella@dominio.ext - Ext (estensione) è il dominio di primo livello: per fare un esempio potremmo immaginarlo come la città in cui risiede la nostra cassetta postale - Dominio è il dominio di secondo livello: per rimanere nel nostro esempio è un condominio, con all ingresso un insieme di cassette postali - Nomecasella è il nome della nostra casella di posta, e sarebbe l etichetta scritta sulla nostra cassetta della posta, all interno del condominio. Come viaggiano le nostre ? Vediamo quindi qual è il percorso che una percorre quando clicchiamo il tasto invia : - La nostra , scritta con il dispositivo che abbiamo usato (computer, smartphone, tablet ecc.) viene consegnata al server della posta in uscita (SMTP), il nostro postino. Questo server si prende carico della nostra ed analizza il nome del dominio del destinatario, cercandolo nell universo di Internet. - Una volta trovato il nome del dominio, ne cerca il server di ricezione della posta (che può essere POP3 o IMAP), ovvero nel condominio cerca le cassette postali. - Assicurato sul fatto che il dominio ha un server di ricezione, lo interroga chiedendoli se esiste una cassetta a nome nomecasella : se il server risponde in maniera affermativa, e la casella non ha problemi (ad esempio è stata disattivata o, più comunemente, è piena, ovvero lo spazio a disposizione è esaurito) la mail viene consegnata, salvata nella casella ed il server SMTP termina il suo compito - Il nostro destinatario quindi, quando ne ha la possibilità, va a vedere se c è posta nella propria cassetta : attraverso il suo client di posta elettronica interroga il suo server di ricezione (in POP3 o IMAP o via WEB) e scarica la mail sul proprio computer Cosa succede quando una non può essere recapitata? Bisogna partire dal presupposto che ogni trova sempre un destinatario: i motivi per cui una mail non viene consegnata possono essere molteplici, la casella è stata disattivata, l account è pieno, o ancora l account non esiste, il dominio non esiste, o altre cause tecniche. In tutti questi casi la mail ritorna al mittente, lasciando traccia (spesso purtroppo in inglese ) dei motivi per cui non è stata consegnata. Quindi proprio per la sua natura una mail non può

4 pag. 4 venire persa nel web, ma trova sempre un destinatario, nel caso che il destinatario non sia raggiungibile ritorna al mittente. Cos è un account di posta elettronica? Un account di posta elettronica è un insieme di parametri che servono per installare ed accedere ad un indirizzo di posta elettronica. Un account si compone quindi delle seguenti parti: Cosa Descrizione Esempi indirizzo di posta elettronica tipo di server di posta elettronica per la ricezione nome del server di posta elettronica per la ricezione username e password nome del server di posta elettronica per l invio SMTP username e password SMTP l indirizzo a cui l account ha accesso, e che può quindi gestire. Un indirizzo di posta possiede a sua volta una quota, ovvero lo spazio a disposizione per ricevere la posta Un server di posta può dare accesso alle proprie in vari modi - POP3 - IMAP - Web mail Il nome del server che si occupa di ricevere la posta del cliente Richieste dal server della posta in arrivo, certificano che l accesso alla casella avvenga da un utente qualificato a farlo Il nome del server di posta elettronica per l invio, detto anche server SMTP. Questo nome può essere anche completamente diverso dal server della posta per la ricezione, ed anzi nella maggior parte dei casi questo server (ed i relativi parametri) viene fornito dal fornitore del servizio di connettività della rete in uso. Richieste dal server della posta in uscita, certificano che l invio dalla casella avvenga da un utente qualificato a farlo nomecasella@dominio.ext POP3 (nella maggior parte dei casi) mail.dominio.ext pop3.dominio.ext nomecasella nomecasella@dominio.ext Spesso lo username è uguale all indirizzo mail.dominio.ext o il server di un operatore di connettività (mail.libero.it, out.alice.it, smtp.tiscali.it ecc.) Forniti dal server SMTP o

5 pag. 5 Cos è un client di posta elettronica? Si definisce come client di posta elettronica un programma che è in grado di dialogare con i server di posta elettronica, e di poter quindi aiutare l utente a gestire le proprie . In questo documento non vedremo l utilizzo degli account di posta (per questo vi rimandiamo alla guida del singolo programma), ma daremo una guida per configurare i vostri account di posta elettronica nei client più diffusi, ovvero: - Outlook Express - Windows Mail e Windows Live Mail - Outlook 2003, 2007 e Mozilla Thunderbird - Mac Mail Vi invitiamo quindi ad identificare il client di posta elettronica a vostra disposizione, a tenere a disposizione i parametri che vi sono stati forniti e che abbiamo introdotto prima, ed a seguire le nostre istruzioni per configurare facilmente il vostro nuovo account. Web Mail: accedere ad un account di posta elettronica senza un client di posta Per accedere agli account forniti da Endurance vi diamo a disposizione anche un ulteriore strumento, ovvero una efficiente web mail. Utilizzare la web mail è molto semplice, basta infatti: - accedere da un qualsiasi browser di ultima generazione all indirizzo - identificarsi nel software con i propri parametri e password L uso della web mail ha sicuramente dei pro, ma purtroppo anche dei contro - PRO o la casella di posta è accessibile da qualunque dispositivo connesso a Internet, da qualunque punto del mondo o non richiede l installazione di software sul proprio computer o non richiede il setup dell account nel proprio software - CONTRO o le non sono accessibili quando non si ha a disposizione un collegamento ad Internet

6 pag. 6 o lo spazio sul server non viene mai liberato, e di conseguenza l account con il tempo si avvicinerà alla soglia massima di riempimento (dopo di che comincerà a rifiutare le dall esterno). Per questi motivi noi consigliamo di utilizzare sempre un client di posta elettronica, e di limitare l uso della web mail solo alle emergenze. condivise: come leggere le stesse da più postazioni A volte può succedere che un indirizzo di posta elettronica abbia la necessità di essere letto da postazioni diverse. In questo caso la soluzione migliore può essere quella di utilizzare solo la Web Mail come strumento, ma è possibile comunque utilizzare dei client di posta elettronica, attivando tra le opzioni del software il comando Lascia una copia delle sul server, o qualcosa di analogo. In questo modo il software scaricherà la posta sul vostro computer, ma ne permetterà il download anche da altre postazioni. Per questi casi vi invitiamo ad esplorare la guida del vostro client di posta. Vi ricordiamo comunque che lo spazio sul server di posta è limitato, e che quindi l account con il tempo si avvicinerà alla soglia massima di riempimento (dopo di che comincerà a rifiutare le dall esterno). Configurazione nei principali client Di seguito le istruzioni per configurare i vostri account di posta elettronica nei principali client di posta elettronica. Attenzione: in queste istruzioni useremo dei parametri fittizi, che dovrete sostituire con i parametri reali che vi sono stati indicati dal vostro responsabile tecnologico o dallo staff di Endurance.

7 pag. 7 Microsoft Outlook Express 1. Selezionare il menu Strumenti Account Microsoft Outlook Express 2. Scegliere la paletta Posta elettronica, quindi cliccare sul tasto a destra Aggiungi Posta elettronica

8 pag. 8 Microsoft Outlook Express 3. Indicate un nome identificativo per l account, che verrà visualizzato nell elenco degli account disponibili e che comparirà anche ai destinatari delle vostre . Questo campo è libero, potete quindi scrivere quello che preferite. Cliccate su Avanti. 4. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica, e cliccate su Avanti

9 pag. 9 Microsoft Outlook Express 5. Indicate ora i parametri dei vostri server di posta. Il tipo di server posta in arrivo è POP3, per il resto inserite i dati che avete ricevuto. Cliccate su Avanti. 6. Indicate il nome account per il vostro indirizzo e la relativa . Endurance come nome account utilizza sempre l indirizzo di posta completo (es nomeutente@dominio.ext). Cliccate su Avanti.

10 pag. 10 Microsoft Outlook Express 7. Cliccate su Fine per uscire dalla composizione guidata. 8. Il vostro nuovo account di posta risulterà nell elenco di quelli configurati e sarà pronto a ricevere le vostre

11 pag. 11 Microsoft Outlook Express Cosa fare se il mio server SMTP richiede l autenticazione? Se il server SMTP a vostra disposizione richiede l autenticazione per inviare le vostre , seguite queste istruzioni: 1. Sempre nel menu Strumenti Account, selezionate l account da configurare e cliccate su Proprietà 2. Indicate con il checkbox nella sezione Server della posta in uscita che il server necessità dell autenticazione, e cliccate su Impostazioni

12 pag. 12 Microsoft Outlook Express 3. Scegliete l opzione Accesso tramite: e inserite i valori Nome account e Password richiesti dal vostro server SMTP.

13 pag. 13 Microsoft Windows Mail 1. Selezionare il menu Strumenti Account Microsoft Windows Mail 2. Cliccare sul tasto a destra Aggiungi

14 pag. 14 Microsoft Windows Mail 3. Selezione Account di posta elettronica e cliccare su Avanti 4. Indicate un nome identificativo per l account, che verrà visualizzato nell elenco degli account disponibili e che comparirà anche ai destinatari delle vostre . Questo campo è libero, potete quindi scrivere quello che preferite. Cliccate su Avanti. 5. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica, e cliccate su Avanti

15 pag. 15 Microsoft Windows Mail 6. Indicate ora i parametri dei vostri server di posta. Il tipo di server posta in arrivo è POP3, per il resto inserite i dati che avete ricevuto. Cliccate su Avanti. 7. Indicate il nome account per il vostro indirizzo e la relativa . Endurance come nome account utilizza sempre l indirizzo di posta completo (es nomeutente@dominio.ext). Cliccate su Avanti.

16 pag. 16 Microsoft Windows Mail 8. Cliccate su Fine per uscire dalla composizione guidata. 9. Il vostro nuovo account di posta risulterà nell elenco di quelli configurati e sarà pronto a ricevere le vostre

17 pag. 17 Microsoft Windows Mail 10. Cliccate su Invia e Ricevi per sincronizzare le cartelle del vostro nuovo account di posta elettronica

18 pag. 18 Microsoft Windows Mail

19 pag. 19 Microsoft Windows Live Mail 1. Selezionare il menu Strumenti Account Microsoft Windows Live Mail 2. Cliccare sul tasto a destra Aggiungi 3. Selezione Account di posta elettronica e cliccare su Avanti

20 pag. 20 Microsoft Windows Live Mail 4. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica e la relativa password. Endurance come nome account utilizza sempre l indirizzo di posta completo (es nomeutente@dominio.ext). Indicate inoltre un nome identificativo per l account, che verrà visualizzato nell elenco degli account disponibili e che comparirà anche ai destinatari delle vostre . Questo campo è libero, potete quindi scrivere quello che preferite. Cliccate su Avanti.

21 pag. 21 Microsoft Windows Live Mail 5. Indicate ora i parametri dei vostri server di posta. Il tipo di server posta in arrivo è POP3, per il resto inserite i dati che avete ricevuto. Cliccate su Avanti. 6. Cliccate su Fine per uscire dalla composizione guidata.

22 pag. 22 Microsoft Windows Live Mail 7. Il vostro nuovo account di posta risulterà nell elenco di quelli configurati e sarà pronto a ricevere le vostre 8. Cliccate su Invia e Ricevi per sincronizzare le cartelle del vostro nuovo account di posta elettronica

23 pag. 23 Microsoft Outlook 2003 Microsoft Office Selezionare il menu Strumenti Account di posta elettronica 2. Verificate che sia atti va l opzione Aggiungi un nuovo account di posta elettronica e cliccate su Avanti

24 pag. 24 Microsoft Outlook Indicate il tipo di server scelto (in questo caso POP3), e cliccate su Avanti 4. Inserite in questa pagina tutti i parametri di setup dell account. Indicate un nome identificativo per l account, che verrà visualizzato nell elenco degli account disponibili e che comparirà anche ai destinatari delle vostre . Questo campo è libero, potete quindi scrivere quello che preferite. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica, il Nome utente e la relativa password. Endurance come nome utente utilizza sempre l indirizzo di posta completo (es nomeutente@dominio.ext). Indicate ora i parametri dei vostri server di posta che avete ricevuto, e cliccate su Avanti. 5. Cliccate su Fine per uscire dalla composizione guidata.

25 pag. 25 Microsoft Outlook 2003 Cosa fare se il mio server SMTP richiede l autenticazione? Se il server SMTP a vostra disposizione richiede l autenticazione per inviare le vostre , seguite queste istruzioni: 1. Al punto 4 delle precedenti istruzioni, cliccate sul tasto Altre impostazioni 2. Indicate con il checkbox nella sezione Server della posta in uscita che il server necessità dell autenticazione, e inserite i valori Nome account e Password richiesti dal vostro server SMTP.

26 pag. 26 Microsoft Outlook 2003

27 pag. 27 Microsoft Outlook 2007 Microsoft Office Selezionare il menu Strumenti Impostazioni account 2. Cliccare sul pulsante Nuovo dalla paletta Posta elettronica

28 pag. 28 Microsoft Outlook Indicate un nome identificativo per l account, che verrà visualizzato nell elenco degli account disponibili e che comparirà anche ai destinatari delle vostre . Questo campo è libero, potete quindi scrivere quello che preferite. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica e la relativa password. Endurance come nome utente utilizza sempre l indirizzo di posta completo (es nomeutente@dominio.ext). Cliccate su Avanti. 4. Scegliete il servizio di posta elettronica, nel nostro caso Posta elettronica Internet

29 pag. 29 Microsoft Outlook Inserite in questa pagina tutti i parametri di setup dell account. Indicate un nome identificativo per l account, che verrà visualizzato nell elenco degli account disponibili e che comparirà anche ai destinatari delle vostre . Questo campo è libero, potete quindi scrivere quello che preferite. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica, il Nome utente e la relativa password. Endurance come nome utente utilizza sempre l indirizzo di posta completo (es nomeutente@dominio.ext). Indicate i parametri dei vostri server di posta. Il tipo di server posta in arrivo è POP3, per il resto inserite i dati che avete ricevuto, e cliccate su Fine. 7. Il vostro nuovo account di posta risulterà nell elenco di quelli configurati e sarà pronto a ricevere le vostre .

30 pag. 30 Microsoft Outlook Cliccate su Chiudi, quindi su Fine. Al primo clic su Invia/Ricevi si completerà il setup dell account e potrete visualizzare il contenuto delle cartelle.

31 pag. 31 Microsoft Outlook 2010 Microsoft Office Selezionare la paletta in alto File, quindi cliccare su Aggiungi account 2. Selezionate l opzione Configura manualmente le impostazioni del server o tipi d server aggiuntivi, e cliccate su Avanti

32 pag. 32 Microsoft Outlook Scegliete il servizio di posta elettronica, nel nostro caso Posta elettronica Internet 4. Inserite in questa pagina tutti i parametri di setup dell account. Indicate un nome identificativo per l account, che verrà visualizzato nell elenco degli account disponibili e che comparirà anche ai destinatari delle vostre . Questo campo è libero, potete quindi scrivere quello che preferite. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica, il Nome utente e la relativa password. Endurance come nome utente utilizza sempre l indirizzo di posta completo (es nomeutente@dominio.ext). Indicate i parametri dei vostri server di posta. Il tipo di server posta in arrivo è POP3, per il resto inserite i dati che avete ricevuto, e cliccate su Avanti.

33 pag. 33 Microsoft Outlook Il vostro nuovo account di posta risulterà nell elenco di quelli configurati e sarà pronto a ricevere le vostre Cliccate su Chiudi, quindi su Fine. Al primo clic su Invia/Ricevi si completerà il setup dell account e potrete visualizzare il contenuto delle cartelle.

34 pag. 34 Microsoft Outlook 2010

35 pag. 35 Mac Mail Mac Mail 1. Una volta aperto Mail, selezionate il comando Aggiungi account dal menu Archivio 2. Indicate un nome identificativo per l account, che verrà visualizzato nell elenco degli account disponibili e che comparirà anche ai destinatari delle vostre . Questo campo è libero, potete quindi scrivere quello che preferite. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica e la relativa password. Il sistema proverà quindi a fare una connessione con il server e ad ottenere automaticamente i parametri necessari.

36 pag. 36 Mac Mail 3. Verificate che il tipo di account scelto sia POP (potete aggiungerne una descrizione facoltativa), quindi indicate nome del server in entrata, il nome utente e la relativa password. Endurance come nome utente utilizza sempre l indirizzo di posta completo (es nomeutente@dominio.ext). Cliccate su Continua 4. Indicate ora i parametri del vostro server per la posta in uscita SMTP. Se il server richiede l autenticazione, selezionate l apposito checkbox ed indicate i relativi parametri. Cliccate quindi su Continua.

37 pag. 37 Mac Mail 5. Verificate che nel riepilogo dell account i dati siano completi, quindi cliccate sul tasto Crea e il nuovo account sarà configurato.

38 pag. 38 Mac Mail

39 pag. 39 Mozilla Thunderbird Mozilla Thunderbird 1. Una volta aperto Thunderbird, selezionate il comando Impostazioni account dal menu Strumenti 2. Nell elenco degli account cliccate sul tasto Azioni account, quindi sul comando Aggiungi account di posta 3. Indicate un nome identificativo per l account, che verrà visualizzato nell elenco degli account disponibili e che comparirà anche ai destinatari delle vostre . Questo campo è libero, potete quindi scrivere quello che

40 pag. 40 Mozilla Thunderbird preferite. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica e la relativa password. Il sistema proverà quindi a fare una connessione con il server e ad ottenere automaticamente i parametri necessari, cliccando su Continua. Quando il sistema avrà terminato i suoi tentativi di interfacciamento automatico, cliccate sul tasto Impostazione manuale 4. Cliccate sulla riga dell account appena creato per espandere le sotto-sezioni, e cliccate quindi su Impostazioni server 5. Indicate in questa schermata il nome del server in entrata ed il nome utente collegato. Endurance come nome utente utilizza sempre l indirizzo di posta completo (es nomeutente@dominio.ext).

41 pag. 41 Mozilla Thunderbird 6. Se non settato per altri account, potrebbe essere necessario installare un nuovo server SMTP per la posta in uscita. Per fare questo cliccare nella colonna sinistra su Server in uscita (SMTP), selezionare il nuovo account ed aggiungerlo cliccando sul tasto Aggiungi, oppure modificarlo indicando i parametri corretti cliccando sul tasto Modifica 7. Il vostro account è ora pronto per ricevere le vostre .