PEC OBBLIGATORIA PER PROFESSIONISTI E IMPRESE

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1 PEC OBBLIGATORIA PER PROFESSIONISTI E IMPRESE a cura di Antonio Gigliotti Con i commi da 6 a 12 dell articolo 16 del D.L 185/2008 (Decreto anticrisi) conv. con modif. dalla L. 2/2009 è stato previsto che società, professionisti e amministrazioni pubbliche dovranno obbligatoriamente dotarsi di un proprio indirizzo di posta elettronica certificata (Pec). Sull argomento è intervenuta anche la Manovra Estiva 2009 che con l art. 17, comma 28 del D.L. 78/2009 (conv. con modif. L. 102/2009), ha previsto che le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni sono valide anche quando l autore è identificato dal sistema informatico attraverso le credenziali di accesso relative all utenza personale di posta elettronica certificata di cui al D.L. n. 185/2008. Premessa La posta elettronica certificata (PEC) è stata disciplinata con il decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, che la definisce come un sistema di trasmissione di documenti informatici nel quale è fornita al mittente la documentazione elettronica che attesta l invio e la consegna di documenti informatici. La disciplina della PEC è completata dalle regole tecniche contenute nel decreto della Presidenza del Consiglio dei ministri (Dipartimento per l innovazione e le tecnologie), del 2 novembre

2 Trasmettere un documento informatico per via telematica con la posta elettronica certificata equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione a mezzo posta. Inoltre, la data e l ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico con posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se sono conformi alle disposizioni del decreto che disciplina la posta elettronica certificata e alle relative regole tecniche. Il Codice dell amministrazione digitale disponeva che le pubbliche amministrazioni utilizzassero la posta elettronica certificata per ogni scambio di documenti e informazioni con chi ne facesse richiesta, mentre non obbligava né le imprese né, più in generale, i privati a munirsi di posta elettronica certificata. Decreto anticrisi Con la finalità di ridurre i costi amministrativi, è stata resa obbligatoria, ad opera del D.L. n. 185/2008, articolo 16, commi da 6 a 12, l istituzione di una casella di posta elettronica certificata (Pec) per: imprese; professionisti iscritti in albi; pubbliche amministrazioni che non hanno ancora provveduto ad adeguarsi alle risultanze del Cad (Codice Amministrazione Digitale - Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n 82). Pec (posta elettronica certificata) professionisti Entrando nel merito delle nuove disposizioni dettate dal D.L. n. 185/2005, per quanto riguarda in particolare i professionisti, il comma 7 dell'articolo 16 del citato Decreto Legge dispone che: 2

3 i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore del decreto legge in commento (cioè entro il 30 novembre 2009). Agli ordini e collegi è stato demandato il compito di pubblicare, in un elenco consultabile in via telematica, i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata. L'indirizzo di posta elettronica certificata sarà consultabile telematicamente. Il successivo comma 10 del medesimo articolo 16 prevede che la consultazione per via telematica dei singoli indirizzi di posta elettronica certificata nel registro delle imprese o negli albi o elenchi avverrà liberamente e senza oneri; l'estrazione di elenchi di indirizzi sarà consentita alle sole pubbliche amministrazioni per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di loro competenza. Questo significa che gli elenchi non potranno essere estratti da operatori economici o società di marketing: tutti potranno visionare gli elenchi, ma solo gli enti pubblici potranno estrarre interi elenchi e solo per scopi istituzionali. In sostanza, si rientra in una ipotesi di elenco pubblico ad utilizzo limitato: eventuali estrazioni abusive sarebbero in violazione del codice della privacy. Pec (posta elettronica certificata) Imprese Relativamente alle imprese il D.L. n. 185/2008 ha disposto, al comma 6 dell articolo 16, che d ora in poi le imprese costituite in forma societaria 3

4 dovranno indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Stessa sorte dei professionisti, quindi, anche per le società che dovranno: rivolgersi ad un gestore di servizi di posta elettronica certificata, per attivare la casella e poi chiedere l iscrizione al Registro Imprese. Quelle già esistenti, invece, dovranno farlo entro tre anni dall'entrata in vigore del Decreto stesso (30 novembre 2011). Per espressa previsione normativa,l iscrizione dell'indirizzo certificato nel registro imprese e le successive variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria. Questa norma contribuisce a completare il processo di informatizzazione del registro delle imprese, che ha già portato nel nostro ordinamento l obbligo di adempiere agli oneri di pubblicità commerciale secondo modalità informatiche. L obbligo delle imprese di indicare l indirizzo di posta elettronica certificata consente l interazione tra le imprese stesse e il registro delle imprese attraverso un sistema di trasmissione che garantisce la certezza giuridica. Le imprese possono assolvere all obbligo anche indicando un indirizzo di posta elettronica di un sistema alternativo rispetto alla PEC. Quest ultima disposizione è connessa al fatto che la PEC è un sistema funzionante solo all interno del territorio italiano. Il decreto legge non individua uno specifico sistema di posta alternativo alla PEC, ma indica i requisiti che esso deve soddisfare. In particolare, il sistema di posta 4

5 elettronica deve essere basato su tecnologie che certifichino la data e l ora dell invio e della ricezione delle comunicazioni e l integrità del loro contenuto; esso inoltre deve assicurare l interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Pec (posta elettronica certificata) Pubbliche amministrazione Per quanto riguarda le pubbliche amministrazioni, comprese scuole, enti locali, università, camere di commercio e gli enti del Servizio sanitario nazionale, è stato previsto che dovranno istituire una casella di Pec per ciascun registro di protocollo, dandone comunicazione al Cnipa. Quest'ultimo provvederà alla pubblicazione degli indirizzi in un elenco consultabile on-line. Tutta l'operazione, specifica il DL n. 185/2008, andrà effettuata senza maggiori oneri a carico della finanza pubblica, utilizzando le risorse disponibili. Manovra estiva 2009 Il decreto legge n. 78/2009 conv. con modif. dalla L. 102/2009 (manovra estiva) ha invece modificato la disciplina del Codice dell amministrazione digitale che regola la validità delle istanze e delle dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni. In base alle nuove regole, le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni sono valide anche quando l autore è identificato dal sistema informatico attraverso le credenziali di accesso relative all utenza personale di posta elettronica certificata di cui al decreto legge n. 185/2008. Le pubbliche amministrazioni che non lo avessero ancora fatto, sono tenute a istituire una casella di posta elettronica certificata o un analogo indirizzo di posta elettronica per ogni registro di protocollo e a comunicarli al CNIPA, il quale pubblicherà queste caselle in un elenco consultabile per via telematica. 5

6 A questo riguardo, il decreto legge n. 78/2009 ha introdotto nel Codice dell amministrazione digitale una nuova disposizione che istituisce un indice degli indirizzi delle amministrazioni pubbliche, al fine di assicurare la trasparenza delle attività istituzionali. L indice riporta la struttura organizzativa, l elenco dei servizi offerti, gli indirizzi di posta elettronica da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l invio di documenti a tutti gli effetti di legge fra le amministrazioni e fra le amministrazioni e i cittadini. Le società, i professionisti iscritti in albi e le pubbliche amministrazioni che hanno provveduto a istituire la casella di posta elettronica certificata o un analogo indirizzo di posta elettronica possono comunicare tra loro attraverso questa casella senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l utilizzo. Quadro normativo di riferimento per la PEC Riteniamo utile, infine, segnalare con la tabella sotto riportata il quadro normativo di riferimento alla posta elettronica certificata. Quadro normativo di riferimento alla posta elettronica certificata Riferimento primario costituto dall articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59. DPR 11 febbraio 2005, n. 68, Regolamento recante disposizioni per l utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3. (G.U. 28 aprile 2005, n. 97). 6

7 Decreto Ministeriale 2 novembre 2005 regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata (G.U. del 14 novembre 2005, n. 265). Circolare CNIPA CR/49 24 novembre 2005, Modalità per la presentazione delle domande di iscrizione all elenco pubblico dei gestori di posta elettronica certificata (G.U. 5 dicembre 2005, n. 283). Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (G.U. 16 maggio 2005, n. 93), anche detto Codice dell amministrazione digitale. Antonio Gigliotti 6 Ottobre