REPORT CONTROLLO DI GESTIONE 31/12/2011 SETTORE: SEGRETERIA E AFFARI ISTITUZIONALI

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1 REPORT CONTROLLO DI GESTIONE 31/12/2011 SETTORE: SEGRETERIA E AFFARI ISTITUZIONALI OBIETTIVI: PIANO DIGITALIZZAZIONE SERVIZI GENERALI ALBO INFORMATICO RIDUZIONE DOCUMENTAZIONE CARTACEA Obiettivi approvati con D.G.C. n. 53 del 15 marzo 2011 L obiettivo di ridurre la produzione di documentazione cartacea per approdare alla dematerializzazione della documentazione amministrativa è perseguito con il progressivo passaggio dalla carta al digitale nella gestione degli archivi del Comune di Rottofreno. L attuale normativa è volta all automatizzazione delle procedure attraverso strumenti quali il protocollo informatico, i sistemi di classificazione e fascicolazione elettronica, il trasferimento su supporto digitale della documentazione cartacea, la formazione e gestione dei documenti in formato elettronico. Dal punto di vista strettamente economico, la riforma della P.A. garantisce una consistente riduzione del consumo della carta con un conseguente ridotto impatto ambientale, mentre dal punto di vista normativo l informatizzazione risponde alla domanda di efficienza, efficacia e trasparenza richieste all azione amministrativa. Il processo di innovazione della Pubblica Amministrazione in atto negli ultimi anni prevede l utilizzo delle risorse derivanti dalle tecnologie informatiche per offrire servizi innovativi e nuove opportunità di comunicazione tra amministrazioni e cittadini. La digitalizzazione dei servizi di segreteria ha seguito le indicazioni del nuovo Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) approvato il 22/12/2010 con l attivazione delle seguenti procedure informatizzate: protocollo informatico in rete con tutti gli uffici comunali programma delibere/determine in rete con tutti gli uffici comunali sito web istituzionale PEC Firma digitale dove richiesta La dematerializzazione della documentazione amministrativa ha comportato innanzitutto: La riduzione progressiva della documentazione cartacea attraverso il decentramento del protocollo informatico; 1

2 la riduzione del numero degli atti deliberativi prodotti su supporto cartaceo grazie alla rete informatica di collegamento tra gli uffici comunali e la pubblicazione sul sito web istituzionale; la riduzione progressiva della documentazione cartacea tramite l informazione pubblicata sul sito web; l utilizzo della PEC in sostituzione della spedizione della corrispondenza cartacea; l utilizzo della mail ordinaria in sostituzione della spedizione del cartaceo. La rete informatica creata a collegamento degli uffici comunali consente di condividere documenti protocollati, atti deliberativi, determinazioni di impegno di spesa e ordinanze, senza la necessità di stampare gli atti. Questo sistema di comunicazione si completa con la comunicazione diretta al cittadino attraverso la pubblicazione all albo pretorio informatico e sul sito web istituzionale dell ente di atti amministrativi, modulistica e informazioni generali di pubblico interesse. Il sito web diventa in tal modo un vero e proprio servizio di front-office del Comune. Elementi di criticità: questo settore non è in possesso di dati quantificativi sul consumo della carta, non avendo il relativo PEG di acquisto. Giugno luglio 2011: il Responsabile del Settore Segreteria e Affari Istituzionali ha frequentato il corso di Formazione territoriale per l Agenda Digitale Locale proposto dalla Scuola Superiore Pubblica Amministrazione Locale (SSPAL Progetto CEMSDI co-finanziato dalla Commissione Europea). Argomenti delle giornate frequentate: Strumenti per le politiche e le prassi locali (l analisi dello scenario, gli strumenti di comunicazione, la definizione degli obiettivi); Sviluppo dei processi e impatto economico, analisi e valutazione degli strumenti, della sostenibilità organizzativa, dei costi e degli investimenti (gli strumenti del project management per la valutazione e la programmazione degli interventi nel processo di Agenda Digitale Locale); Dalla pianificazione (DLA Planning) alla implementazione (DLA Implementation), la bozza dell Agenda Digitale Locale per il Comune e il territorio. Dalla formazione ricevuta è emerso che un piano di digitalizzazione deve essere suddiviso su 3/5 anni con la definizione di obiettivi intermedi annuali. Attualmente il Settore, che ha già provveduto all informatizzazione dei propri servizi, nell attesa di definire le priorità dell Ente procede l utilizzo delle procedure informatizzate di cui sopra al fine di contribuire alla riduzione della documentazione cartacea. Si rimanda, per tali attività, alla statistica allegata, che si integra dei dati di utilizzo della PEC in sostituzione della documentazione cartacea: le spedizioni tramite PEC sono computate in circa 70 spedizioni mensili. MONITORAGGIO UTILIZZO PEC Gennaio-Aprile: PEC ricevute n. 153 PEC inviate n. 33 2

3 Maggio-Agosto PEC ricevute n. 166 PEC inviate n. 38 Settembre-Dicembre: PEC ricevute n. 174 PEC inviate n. 45 MONITORAGGIO UTILIZZO MAIL ANZICHE CARTACEO: Gennaio-Aprile: inviate n. 260 Maggio-Agosto inviate n. 480 Settembre-Dicembre: inviate n. 530 SPESA ACQUISTO CARTA (dati forniti dall ufficio Ragioneria) 2010 euro 3.636, euro 1.660,84 ELIMINAZIONE PROGRESSIVA DELLA DOCUMENTAZIONE CARTACEA TRAMITE DECENTRAMENTO DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E INFORMAZIONE TRAMITE SITO WEB 3

4 RIORGANIZZAZIONE SERVIZIO SEGRETERIA COSTITUZIONE RETE INFORMATICA Dal 1 gennaio 2008 è stata attivata la nuova gestione informatizzata delle deliberazioni di Giunta e Consiglio e l elaborazione in rete delle determinazioni adottate dai Responsabili di Settore. La riorganizzazione del servizio di segreteria ha comportato la costituzione di una rete informatica fra tutti i settori comunali (sedi municipale e decentrate) che consente ai responsabili l invio elettronico delle proposte di deliberazione e delle determinazioni, per la successiva elaborazione informatica da parte della segreteria. (Rif. D.G.C. 18/12/2007 n. 277). LAVORI PUBBLICI SERVIZI ALLA PERSONA SERVIZI DEMOGRAFICI CULTURA, INFORMAZIONE E P.R. SEGRETERIA VIGILANZA URBANISTICA SVILUPPO ECONOMICO SERVIZI FINANZIARI 4

5 SERVIZIO DI SEGRETERIA GENERALE PERIODO: 01/01/ /12/2011 DA GENNAIO 2009 LE DELIBERAZIONI DI GIUNTA E CONSIGLIO COMUNALE VENGONO PUBBLICATE SUL SITO INTERNET DEL COMUNE DI ROTTOFRENO ALL INDIRIZZO Anno 2011 DELIBERE G.C. 258 DELIBERE C.C. 51 DETERMINE 848 CONTRATTI 0 5

6 STORICO DELIBERE DI GIUNTA COMUNALE ANNO DELIBERE G.C Delibere Giunta Comunale: Periodo D.G.C

7 DELIBERE DI CONSIGLIO COMUNALE ANNO DELIBERE C.C Delibere Consiglio Comunale: Periodo D.C.C

8 DETERMINAZIONI RESPONSABILI DI SETTORE ANNO DETERMINAZIONI D.C.C. Determinazioni Responsabili Settore: Periodo

9 CONTRATTI ANNO CONTRATTI

10 Contratti: Periodo Contratti PROTOCOLLO ELETTRONICO E RIORGANIZZAZIONE SERVIZIO PROTOCOLLO COSTITUZIONE RETE INFORMATICA Dal 1 gennaio 2008 è stato attivato il protocollo elettronico, che ha comportato la riorganizzazione del servizio protocollo, attraverso la costituzione di una rete informatica fra tutti i settori comunali (sedi municipale e decentrate) che consente ai responsabili la protocollazione e archiviazione informatica dei documenti (Rif. D.G.C. 18/12/2007 n. 277). 10

11 LAVORI PUBBLICI SERVIZI ALLA PERSONA SERVIZI DEMOGRAFICI SEGRETERIA PROTOCOLLO VIGILANZA CULTURA, INFORMAZIONE E P.R. URBANISTICA SVILUPPO ECONOMICO SERVIZI FINANZIARI CREAZIONE NUOVA ANAGRAFICA La riorganizzazione del servizio protocollo con l adozione del nuovo programma informatico di protocollazione dei documenti ha comportato la creazione di una nuova anagrafica (in continuo aggiornamento e revisione). SERVIZIO DI PROTOCOLLO GENERALE PERIODO: 01/01/ /12/2011 DOCUMENTI PROTOCOLLATI IN ARRIVO DOCUMENTI PROTOCOLLATI IN PARTENZA TOTALE GENNAIO APRILE

12 DOCUMENTI PROTOCOLLATI IN ARRIVO DOCUMENTI PROTOCOLLATI IN PARTENZA TOTALE Documenti protocollati Periodo: Gennaio - Aprile % PROT. IN INGRESSO PROT. IN USCITA 69% MAGGIO AGOSTO 2011 DOCUMENTI PROTOCOLLATI IN ARRIVO DOCUMENTI PROTOCOLLATI IN PARTENZA TOTALE

13 Documenti protocollati Periodo: Maggio-Agosto % PROT. IN INGRESSO PROT. IN USCITA 77% SETTEMBRE DICEMBRE 2011 DOCUMENTI PROTOCOLLATI IN ARRIVO DOCUMENTI PROTOCOLLATI IN PARTENZA TOTALE Documenti protocollati Periodo: Settembre-Dicembre % PROT. IN INGRESSO PROT. IN USCITA 72% DOCUMENTI PROTOCOLLATI DAI SETTORI Dal 1 gennaio 2008 i singoli settori possono protocollare i documenti in partenza autonomamente. Dal 2 quadrimestre 2008 i singoli settori hanno protocollato documenti sia in arrivo sia in partenza. Dal mese di novembre 2008 l ufficio protocollo effettua archiviazione ottica dei documenti. Nel 2009 sono state aumentate le postazioni protocollanti. 13

14 Viene di seguito riportato il numero complessivo dei documenti protocollati dai settori in arrivo e in partenza. La protocollazione in ingresso dei documenti da parte di tutti gli uffici (Rottofreno e San Nicolò) ha agevolato notevolmente la cittadinanza nei propri rapporti con l ente. PERIODO: GENNAIO APRILE 2011 ARRIVO PARTENZA PROTOCOLLO ALTRI SETTORI TOTALE PERIODO: MAGGIO - AGOSTO 2011 ARRIVO PARTENZA PROTOCOLLO ALTRI SETTORI TOTALE PERIODO: SETTEMBRE-DICEMBRE ARRIVO PARTENZA 2011 PROTOCOLLO ALTRI SETTORI TOTALE Documenti protocollati IN ARRIVO % PROTOCOLLO 57% ALTRI SETTORI Documenti protocollati IN PARTENZA % PROTOCOLLO ALTRI SETTORI 94% 14

15 STORICO SERVIZIO PROTOCOLLO DOCUMENTI DOCUMENTI TOTALE IN ARRIVO IN PARTENZA 2000 / / / Documenti protocollati: Periodo Arrivo Partenza 15

16 ALBO PRETORIO ANNO ALBO PRETORIO * * Dal 2008 l albo pretorio è unico (soppresso registro pubblicazione delibere e determine). Albo Pretorio: Periodo Albo Pretorio

17 ORDINANZE ANNO ORDINANZE Ordinanze: Periodo Ordinanze

18 STORICO NOTIFICHE ANNO NOTIFICHE NOTIFICHE: Periodo Notifiche