La visualizzazione del progetto contribuisce ad un miglioramento complessivo dell efficienza del project management

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1 La visualizzazione di progetto come base per una gestione più efficiente Assumere la leadership Organizzare le risorse per il cambiamento Definire la struttura ideale Identificare le necessità di agire STAUFEN.ITALIA largo Richini 6 - Milano tel ++39 (0) fax++ 39 (0) contatti@staufen.ag Persona di riferimento: Giancarlo Oriani

2 Contenuti La visualizzazione del progetto contribuisce ad un miglioramento complessivo dell efficienza del project management La trasparenza nella gestione di più progetti viene ottenuta tramite l utilizzo di semplici strumenti La visualizzazione del singolo progetto è standardizzata e chiara serve come avanzamento di progetto e funziona come un sistema semplice di reporting L Obeya (dal giapponese grande stanza ) è un nuovo strumento per la comunicazione e la gestione del singolo progetto L Obeya può essere applicato, nelle aziende di medie dimensioni, anche per la gestione di una molteplicità di piccoli progetti (Multi project-obeya) STAUFEN@IT 2

4 L efficacia del project management può essere fortemente migliorata in molte aziende tramite l introduzione di strumenti per la visualizzazione di progetto Situazione di partenza In molte aziende Gli obiettivi di progetto (qualità. Costi, tempi) non vengono conseguiti > Gli errori vengono individuati troppo tardi > Le deviazioni dal budget vengono riconosciute troppo tardi > I ritardi vengono riconosciuti troppo tardi Non vi è trasparenza circa il numero di progetti in corso in azienda Non adeguato scambio di informazioni tra le funzioni coinvolte nel progetto Il numero di progetti non è in accordo con la quantità di risorse a disposizione Il reporting al management avviene in forma individuale e i contenuti sono diversi Obiettivi Tramite l introduzione della visualizzazione Osservanza degli obiettivi di progetto ed aumento della soddisfazione dei clienti > Più rapida individuazione degli errori > Più rapida individuazione delle deviazioni dal budget > Più rapida individuazione dei ritardi Tutte le attività di progetto in corso sono trasparenti e visualizzate Tramite un sistema standardizzato di comunicazione vengono rese disponibili per tempo le informazioni necessarie Vi è trasparenza circa il carico delle risorse attraverso il monitoraggio dei singoli progetti e l analisi degli avanzamenti Il reporting avviene in modo standardizzato nel Genba STAUFEN@IT 4

5 La trasparenza può essere perseguita tramite diverse modalità di visualizzazioni e loro combinazioni Trasparenza del multi project tramite l utilizzo di strumenti semplici Visualizzazione dei singoli progetti tramite strumenti standardizzati Introduzione dell Obeya per la gestione del multi project Le caratteristiche della visualizzazione Introduzione dell Obeya per singoli progetti STAUFEN@IT 5

7 Creazione di una lista multi progetto per la trasparenza in un ambiente multi project Modalità per la predisposizione di una lista di progetti: Lista di tutti i progetti in corso e raccolta di dati, tra gli altri relativi a scadenze e costi Individuazione del livello di saturazione delle singole risorse Priorità dei singoli progetti secondo il livello di importanza per l azienda STAUFEN@IT 7

8 La matrice di Eisenhower aiuta a definire le priorità dei progetti secondo il loro livello di importanza I II La Matrice di Eisenhower serve innanzitutto per definire le priorità tra i progetti In seguito dovrebbero essere eliminati i progetti che si trovano nell area dell urgenza Urgenza Il quadrante non urgente / non importante contiene applicato ad un contesto multi project quei progetti che tendenzialmente dovrebbero essere sospesi IV Importanza III Le attività importanti non sono sempre urgenti, così come le attività urgenti non sono sempre quelle importanti STAUFEN@IT 8

9 La visualizzazione di un multi project viene supportata tramite fogli di descrizione dei singoli progetti Descrizione: Titolo del progetto Project leader Scadenza Disegni Matrice di Eisenhower Milestone / stato avanzamento Obiettivi Criteri per l interruzione Lista degli interventi STAUFEN@IT 9

10 PF 4 PF 3 PF 2 PF 1 E importante avere con una sola occhiata una visione chiara della distribuzione dei vari progetti M 1 M 2 M 3 M 4 M 5 M: Meilenstein PF: Produktfeld STAUFEN@IT 10

11 In uno sguardo piano di lavoro, scadenze, carichi di lavoro

12 In uno sguardo piano di lavoro, scadenze, carichi di lavoro

13 Vanno definite le modalità per una comunicazione strutturata per il controllo operativo del multiproject a livello aziendale Titolo Team di controllo Ambiente multiprogetto Obiettivo Luogo Frequenza Orario Partecipanti Agenda Regole Moderatore Verbale Strumenti Gestione operativa del progetto Identificazione immediata delle deviazioni dagli obiettivi di progetto (Qualità, Costi, Scadenze) e definizione delle contromisure Identificazione immediata dei colli di bottiglia nelle risorse e Eskalation Definire le priorità di progetti, mantenere il flusso di lavoro Sala controllo Giornaliera / (al più settimanale) Durata 30 min (11.30h 12.00h) Project leader, responsabile multi project, responsabili funzionali delle risorse (es.: sviluppo, progettazione, product management, acquisti, qualità, produzione, ) Discussione dei progetti critici -> punti aperti, eskalation aperte, Nuove informazioni sui singoli progetti Eskalation necessarie per i singoli progetti Eskalation necessarie nell ambiente multi project Compilazione della documentazione relativa ai nuovi progetti, chiusura dei progetti Discussione delle modalità di ottimizzazione del project management Comunicazione aperta; gli aspetti specialistici vengono appositamente evitati; partecipazione obbligatoria, altrimenti deve essere nominato un delegato; i partecipanti devono essere preparati e puntuali; Responsabile del multiproject Responsabile del multiproject Agenda standard, modalità di visualizzazione, lista dei progetti, scheda di progetto STAUFEN@IT 13

15 La visualizzazione del singolo progetto viene definita a livello aziendale e dà trasparenza allo stato complessivo di un progetto Descrizione Obiettivi: Trasparenza circa lo stato complessivo dei progetti e condizioni per un controllo tempestivo Creare l orientamento al compito di progetto da parte delle funzioni coinvolte Vantaggi: Chiara visione dello status del progetto (standard per tutti i progetti) Semplice sistema di reporting nell ambito della comunicazione strutturata in ambiente multi project STAUFEN@IT 15

17 L Obeya è un nuovo strumento per la comunicazione ed il project management del singolo progetto Il termine Obeya viene dal giapponese e significa la grande stanza può corrispondere al nostro Stanza di controllo Lo scopo di questa stanza per il progetto è chiaramente definito: > Obeya è un nuovo strumento di comunicazione e di gestione dei progetti che arriva da Toyota > Tutte le informazioni rilevanti per un progetto (qualità, tempi, costi) vengono visualizzati in questa stanza > I punti principali di progetto, siano essi positivi o negativi, diventano in tal modo trasparenti (logica dell andon) > I sistemi di comunicazione strutturata per il progetto vengono moderati dal project leader all interno di questa stanza > Se possibile lo stesso ambiente di lavoro del gruppo viene collocato nella stessa Obeya > Tutte le informazioni e le visualizzazioni vengono aggiornate dalle funzioni responsabili STAUFEN@IT 17

18 Gli elementi di un Obeya non dipendono dall azienda, ma dalla fase del processo di sviluppo Informazioni di progetto e vista dello stato avanzamento Informazioni di progetto legate alla fase Tavolo per le riunioni e strumenti per la moderazione Visualizzazione del singolo progetto (status di progetto) Piano di progetto Team di progetto Piano degli interventi Lista delle decisioni Concetto di prodotto Concept > Idee di base > Gestione rischi > Scelta del concept Fase di sviluppo e validazione Visualizzazione dell avanzamento delle funzioni coinvolte > Lista delle parti > Sviluppo del processo > Piano delle prove > Data di introduzione sul mercato / data della fiera tavolo Flip-Chart Lavagna / Metaplan Contenuti opzionali Posto di lavoro per i membri del team Mock-Up Card-board STAUFEN@IT 18

19 Modulo 1: schizzi / informazioni Componenti Modulo 2: schizzi / informazioni Durante la fase di concept l Obeya è sostanzialmente strutturata secondo i diversi moduli di prodotto Lavagna Tavolo per riunioni Card- Board Modulo 3: schizzi / informazioni Modulo 4: schizzi / informazioni Informazioni di progetto Informazioni di progetto STAUFEN@IT 19

20 Status: Vendite Status: Ufficio tecnico Status: UT 2 Componenti Durante la fase di sviluppo e validazione l Obeya è sostanzialmente strutturato secondo le funzioni coinvolte Lavagna Card- Board Status: Acquisti Tavolo per riunioni Status:laboratorio Informazioni di progetto programma di lungo programma di breve issue board Informazioni di progetto Status: Produzione STAUFEN@IT 20

21 La selezione delle tabelle nei progetti è specifca dell azienda (alcuni esempi) Informazioni di progetto Status del progetto Concpet Avanzamento attività 21

22 Pufferverbrauch Pufferverbrauch La selezione delle tabelle nei progetti è specifca dell azienda (alcuni esempi) Avanzamento progetto Avanzamento multi project Abarbeitungsgrad Abarbeitungsgrad L idea lean del controllo visivo Verde= OK Giallo = bisogna predisporre dei piani per recuperare i buffer Rosso = bisogna implementare i piani per recuperare i buffer STAUFEN@IT 22

24 L Obeya per il multiproject Scopo e obiettivi dell Obeya multi project: Offre la visualizzazione dell ambiente multi project Offre la visualizzazione dei progetti selezionati (selezionati per importanza, dimensione, ecc.) E il luogo delle comunicazioni strutturate (multiproject, singolo progetto, controllo, reporting, ecc.) Può funzionare come temporanea area di lavoro Sviluppa il principio del Go to genba Elementi centrali dell Obeya multiproject: Controllo multi project Stato avanzamento Visione dell insieme dei progetti Lista delle attività Visione d insieme (es.: Matrice di Eisenhower) Visualizzazione complessiva (es.: gestione Eskalation) Singoli progetti Piccole modifiche Attività di miglioramento Quadro d insieme Progetti sospesi STAUFEN@IT 24

25 Status: modifiche Status: miglioramento Progetti sospesi Componenti L Obeya come strumento per la visualizzazione del contiene le informazioni complessive relative a tutti i progetti Avanzamento progetti in corso Lavagna Card- Board Status: Progetto 1 Tavolo per riunioni Status: Progetto 2 Status: Progetto 3 Gestione multi progetto Schermo per proiezioni STAUFEN@IT 25

26 La selezione delle tabelle nei progetti è specifca dell azienda (alcuni esempi) Matrice di Eisenhower Processo di eskalation Scheda di progetto singolo Lista delle attività Status del singolo progetto Comunicazione strutturata 26

27 GRAZIE!