Il controllo di commessa: dall'approccio operativo all'approccio direzionale

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1 Il controllo di commessa: dall'approccio operativo all'approccio direzionale Le imprese che operano per commessa o per progetto si contraddistinguono per l'elevata differenziazione dei loro prodotti che vengono realizzati "su misura" in base alle richieste dei clienti. IL CRUSCOTTO DIREZIONALE NAVIGABILE E DINAMICO I sistemi informativi, in virtù della caratteristica peculiare di queste imprese, si sono evoluti per far fronte alle problematiche operative, senza tuttavia riuscire a dare risposte efficaci alla Direzione aziendale. A questo pongono rimedio gli strumenti di Business Intelligence e quelli, più evoluti, di Corporate Performance Management (CPM). FIG 1. CRUSCOTTO DIREZIONALE DELLE COMMESSE IN SOFFERENZA Con questi si può, ad esempio, realizzare un cruscotto direzionale con il quale ottenere una visione globale su tutte le commesse aperte e, attraverso opportuni indicatori 1, guidare la Direzione verso l'identificazione immediata delle commesse in sofferenza. E', infatti, una caratteristica delle piattaforme di Business Intelligence più evolute quella di consentire la definizione di percorsi guidati di analisi con cui arrivare velocemente ad identificare le criticità.

2 Nel caso del monitoraggio delle commesse, si può partire da un cruscotto sintetico che indica le commesse in sofferenza ordinate secondo il grado di importanza (FIG. 1); quindi, attraverso una navigazione grafica dei dati, si arriva al dettaglio della singola commessa che si intende esaminare (FIG. 2). FIG 2. ANALISI DI DETTAGLIO SULLA COMMESSA; SCOSTAMENTO FRA COSTI PREVISIONALI E COSTI EFFETTIVI; SCOSTAMENTO FRA PERCENTUALE DI COSTI SOSTENUTI RISPETTO ALLA PERCENTUALE DI LAVORO GIA' SVOLTA. IL MARGINE DI COMMESSA La Direzione, allo scopo di monitorare la corretta attuazione del piano aziendale, ha la necessità di verificare il margine di commessa e di identificare in che misura le commesse concorrano a generare o erodere ricchezza. Il Conto Economico, a tal fine, diventa parte integrante del cruscotto direzionale, soprattutto nel momento in cui consente di "esplodere il dato" in modo analitico fino alla singola commessa e ai singoli elementi di costo e di ricavo 2 che hanno determinato il margine. Nella figura 3, si può osservare un esempio di Conto Economico globale derivante, per aggregazione, dai conti economici delle singole commesse. A fianco del conto economico sono presenti due istogrammi che consentono l'immediata identificazione delle commesse a bassa marginalità: selezionando una singola commessa direttamente sul grafico, il prospetto di Conto Economico recepisce la selezione consentendo l'analisi solo sulla commessa specificata. Qualora sia possibile identificare opportuni driver di allocazione, l'analisi della marginalità suddivisa per commessa si può spingere oltre il Margine Operativo Lordo (si veda il primo istogramma della FIG.3) per arrivare, mediante i ribaltamenti dei costi indiretti, fino all'ebit (si veda il secondo istogramma della FIG.3).

3 FIG 3. CONTO ECONOMICO PER COMMESSA CON INDICAZIONE DEI COSTI DIRETTI E DEI COSTI INDIRETTI; DETTAGLIO DEL MARGINE DI COMMESSA E DELL'EBIT DI COMMESSA. IL CASH FLOW DI COMMESSA Per la Direzione, inoltre, è di vitale importanza monitorare la liquidità generata o assorbita dalle singole commesse, soprattutto per quelle che, a fronte di ingenti esborsi nel breve termine, determinano flussi di cassa positivi molto posticipati o dilazionati nel tempo. Il Cash Flow di commessa, soprattutto nella pianificazione finanziaria, consente di verificare l'avanzo o il disavanzo globale aziendale, calcolato come sommatoria degli avanzi/disavanzi generati da tutte le singole commesse. In questo modo, non solo è possibile individuare in che periodi si formino i fabbisogni o le disponibilità finanziarie, ma anche quali commesse concorrano a formarli.

4 FIG 4. CASH FLOW DI COMMESSA; DASHBOARD PER LA RAPIDA IDENTIFICAZIONE DEL FLUSSO DI CASSA GENERATO IN UN PERIODO E DELLE COMESSE CHE ERODONO O GENERANO LIQUIDITA'. La figura 4, per esempio, mostra un cruscotto direzionale dove, ad un prospetto di cash flow trimestrale, sono abbinati due grafici: il grafico a linee indica immediatamente in quale trimetre viene generato l'avanzo/disavazo, mentre l'istogramma consente di identificare le commesse che generano o erodono liquidità. Secondo la logica dei cruscotti navigabili e dinamici, se si compie una selezione direttamente su un grafico, questa ha effetto su tutti gli altri elementi presenti nello schermo. IL MIGLIORAMENTO DELLA REDDITIVITA' Nel controllo delle commesse, il passaggio da un approccio puramente operativo 3 ad un approccio direzionale consente di migliorare le scelte direzionali oltre alle scelte operative. Dal momento che un errore nella direzione d'azienda ha sicuramente un impatto superiore a qualsiasi errore operativo, è indubbia la necessità per chi dirige l'azienda di dotarsi di strumenti che aiutino a decidere correttamente e tempestivamente. Solo in questo modo si possono cogliere tutte le opportunità e migliorare considerevolmente la redditività globale dell'azienda, anche e soprattutto grazie ad una miglior redditività generale delle commesse. ABM Solutions si pone come partner per raggiungere tali obiettivi: è composta da consulenti abituati a dialogare con l'alta Direzione che uniscono, alle specifiche conoscenze tecnologiche, delle solide competenze economiche e dei processi aziendali. ABM Solutions

5 1 Nella strutturazione di un sistema di reporting efficace è di fondamentale importanza la corretta definizione degli indicatori di performance (KPI's: Key Performance Indicators) che non può prescindere da un'attenta analisi delle necessità e dalle caratteristiche dell'azienda che li implementa. Con un proliferare incontrollato di KPI's viene meno il valore aggiunto che questi normalmente apportano in un azienda quando vengono seguiti specifici criteri nella loro implementazione (fra cui, ad esempio, gli SMART Criteria: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time phased). 2 In merito alla determinazione dei ricavi di competenza delle commesse a lungo termine, si rimanda alle metodologie comunemente applicate dal Controllo di Gestione o richieste ai fini IAS. Proprio lo IAS 11, laddove vi sia la possibilità di fornire utili informazioni sull avanzamento dell attività di commessa e sui risultati ottenuti in un esercizio, indica il metodo della percentuale di completamento avendo cura di utilizzare il criterio più idoneo a determinare il lavoro eseguito. 3 Sono tipici della gestione operativa di commessa, e quindi dell'attività di project management, il Cronoprogramma, il diagramma di Gantt o, nella programmazione reticolare, il diagramma di Pert (Program Evaluation and Review Technique).