Sommario Prefazione... 2 Accesso alla procedura... 3 Situazione di Reparto... 4 Visualizzare la SDO... 5 Trasferire un paziente...

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1 Sommario Prefazione... 2 Accesso alla procedura... 3 Situazione di Reparto... 4 Visualizzare la SDO... 5 Trasferire un paziente... 5 Elenco Prenotazioni... 5 Visualizzare la prenotazione... 6 Accettare una prenotazione... 6 Lista Attesa... 6 Prenotazione... 6 Accettazione... 8 Compilare l accettazione... 9 Inserire una Diagnosi... 9 Inserire un Intervento... 9 Effettuare un trasferimento Accessi DH/DSAO Dimissione DRG Stampe

2 Prefazione Il modulo WEBSANITY - GESTIONE RICOVERI fa parte del progetto più ampio denominato WEBSANTY sviluppato in house dal Settore Informatico dall ASP di Ragusa diretto dal Dr. Massimo Iacono che ne cura l analisi. Responsabile dello sviluppo software del progetto è il Dr. Cappello Giancarlo, programmatore esperto coadiuvato dall intero staff del Settore. Il modulo WEBSANITY GESTIONE RICOVERI gestisce la presa in carico del paziente ricoverato da parte dell Unità Operativa e ne cura l iter di ricovero sino alla dimissione, gestisce altresì la parte amministrativa, statistica e di gestione dei flussi. 2

3 Accesso alla procedura Si accede alla procedura attraverso il sito aziendale sezione INTRANET procedura WEBSANITY RICOVERI Nella videata dove è presente Accesso alla procedura saranno presenti tutti i manuali e le news di informazione sulle modifiche e nuove implementazioni. Selezionando la voce Accesso al programma viene proposta la videata di accreditamento alla procedura WEBSANITY GESTIONE RICOVERI, l utente inserendo le proprie credenziali viene abilitato all uso di specifiche funzionalità e avrà accesso ai dati di competenza secondo la profilazione coerente con le proprie mansioni. Da questa videata è possibile richiedere la password nel caso in cui si sia dimenticata selezionando l opzione Ho dimenticato la password, la password verrà inviata all presente nel profilo. E anche possibile cambiare la password selezionando Cambio password 3

4 A ciascun operatore vengono assegnate le credenziali sulla base della propria qualifica e delle proprie mansioni nell ambito della procedura informatica. Ad ogni operatore sono quindi abilitati specifiche funzionalità e può vedere e lavorare determinati specifici dati nell ambito delle proprie competenze. La procedura permette oltre alla gestione dell ADT, della CODIFICA e della generazione DRG / FLUSSI anche la gestione dei CEDAP e di RAD per le u.o. interessate. Situazione di Reparto Dalla voce Elenco Ricoverati si accede alla situazione di reparto E possibile vedere la situazione del reparto ad una data specifica cambiando la data di riferimentob e cliccando sul bottone Vai alla data Vengono visualizzati su tre schede: - Ricoverati Ordinari - Day Hospytal / Day Surgery 4

5 - Day Service Visualizzare la SDO Per accedere alla SDO è sufficiente cliccare sul bottone Visualizza Accettazione corrispondente. della riga Nel caso in cui il paziente fosse già stato dimesso o trasferito, non sarà possibile accedere alla sdo e il programma mostrerà un avviso. Solamente gli operatori abilitati alla codifica potranno acceder alla SDO dopo che il paziente è stato trasferito, e potranno modificare solamente le parti di competenza(diagnosi e interventi) Trasferire un paziente Per trasferire un paziente presso un altro reparto selezionare l icona del trasferimento corrispondente: della riga Si aprirà una finestra popup in cui è necessario selezionare il reparto di destinazione. Per salvare è sufficiente cliccacre sul bottone salva. Per annullare le modifiche clicacre su salva. Elenco Prenotazioni Il tasto Elenco Prenotazioni aprirà un elenco delle prenotazioni da accettare in data odierna(scelta predefinita). Per consultare l elenco delle prenotazioni è sufficiente modificare la data di riferimento, e cliccare sul pulsante Vai alla data. Oltre ai ricoveri programmati dal reparto, troviamo anche i ricoveri provenienti da PS, come se fossero una proposta di ricovero. In dettaglio nell elenco prenotati è possibile distinguere Prenotazioni provenineti da pronto soccorso, con codice PS e numero di prenotazione=numero di scheda di PS Prenotazioni per ricoveri ordinari o DH con codice PRE Prenotazioni per ricoveri DayService con codice PAC Nell elenco prenotazioni in corrispondenza della prenotazione appena accettata è presente un pallino in In corrispondenza di una prenotazione accettata è presente un pallino verde a indicare che la prenotazione è già stata accettata accettata. 5

6 Visualizzare la prenotazione Per visualizzare la prenotazione è necessario cliccare sul pulsante visualizza prenotazione corrispondente. sulla riga Si aprirà la maschera della prenotazione, in cui è possibile effettuare tutte le modifiche. Dopo che una prenotazione è già stata accettata la prenotazione non è più modificabile, pertanto la prenotazione sarà disponibile in sola visualizzazione. Accettare una prenotazione Per accettare la prenotazione è necessario cliccare sul pulsante Accetta Si aprirà la maschera dell accettazione, già precompilata con tutti dati che sono stati inseriti in fase di prenotazione. Si consiglia di verificare i dati anagrafici del paziente prima di procedere al salvataggio! In questa fase il paziente non è ancora stato ricoverato, è necessario compilare i dati relativi all accettazione in modo particolare la data ricovero (è sufficiente cliccare sul campo) Per salvare è necessario cliccare su Salva in alto. Se il salvataggio è andato a buon fine alla fine avremo il numero di SDO (visualizzato in alto a sinistra). Lista Attesa Simile all elenco prenotazioni è la Lista d attesa, che mostra l elenco delle prenotazioni in ordine di data prima contatto, ovvero la data in cui le prenotazioni sono state inserite al computer, indipendentemente alla data di ricovero indicata in fase di prenotazione. E possibile specificare l intervallo di date per il quale si desidera consultare la lista d attesa: il programma propone in automatico un intervallo di sette giorni a partire dalla data odierna. Come per l elenco prenotazioni, è possibile modificare/visualizzare la prenotazione, o accettarla. Anche in questo elenco sarà visibile il pallino verde per indicare che quella prenotazione è già stata accettata. E possibile accedere alla lista d attesa, direttamente dalla pagina principale del programma, oppure dall elenco prenotazioni. Prenotazione Per effettuare una nuova prenotazione è necessario cliccare su Prenotazione dalla pagina principale del programma, oppure su Nuova Prenotazione dall elenco dei prenotati. 6

7 Per prima cosa è necessario ricercare il paziente: inserire cognome nome e/o data di nascita oppure il codice fiscale (i campi bordadi): si aprirà un elenco dei possibili pazienti: selezionare quello desiderato, facendo attenzione ai dati anagrafici e in particolare al numero di telefono Compilare la parte sottostante relativa alla proposta di ricovero (regime di ricovero, onere degenza ) Inserire la diagnosi ecc e salvare (cliccare su SALVA in alto). E importante sottolineare che i dati non sono obbligatori. Al salvataggio il programma assegnerà un numero di prenotazione e un codice PRE nel caso di ricovero programmato o DH PAC nel caso di ricovero Day Service Tutti i campi popolati in fase di prenotazione, saranno automaticamente popolati al momento dell accettazione. Fino a quando una prenotazione non è stata accettata è sempre possibile modificarla o eliminarla. Da porre particolare attenzione è la data primo contatto (ovvero la data in cui è effettuata la prenotazione), assegnata automaticamente al momento della prenotazione, e la data di ricovero (ovvero la data presunta del ricovero): sulla base della data primo contatto sarà poi popolata la Lista d attesa, mentre sulla base della data di ricovero sarà popolata l elenco dei prenotati. 7

8 Accettazione Per effettuare una nuova accettazione è necessario cliccare su Accettazione dalla pagina principale del programma, oppure su Nuova Accettazione dall elenco dei ricoverati. La videata dell accettazione è idealmente divisa in due parti: la parte superiore contenente i dati relativi all anagrafica del paziente, e la parte inferiore relativa ai dati sanitari della sdo suddivisa in 7 sezioni: Accettazione: per inserire tutti i campi ralativi all accettazione (regime ricovero, tipo ricovero ecc ) Diagnosi(riservata ai medici e all ufficio codifica) per inserire le diagnosi Interventi (riservata ai medici e all ufficio codifica) per inserire gli interventi eseguiti con le date di esecuzione Trasferimenti: per trasferire il paziente presso un altro reparto dello stesso istituto Accessi DH/Dsao:per inserire le giornate di accesso DH Dimissioni: per compilare le dimissioni, specificando la data di dimissione, il medico dimettente e il motivo di dimissione DRG :sezione riservata all ufficio CODIFICA Anche se non abilitati alla gestione di una o più sezioni, è comunque possibile visualizzare i dati precedentemente inseriti, ma non modificarli. inserire cognome nome e/o data di nascita oppure il codice fiscale (i campi bordadi): si aprirà un elenco dei possibili pazienti: selezionare quello desiderato, facendo attenzione ai dati anagrafici e in particolare al numero di telefono. Per modificare i dati anagrafici cliccare sul bottone, effettuare le modifiche desiderate e cliccare su salva. 8

9 Per visualizzare le modifiche effettuate all anagrafica cliccare sul tasto Compilare l accettazione Cliccare sul tab Accettazione (attivo di default quando si apre la maschera) e selezionare dagli appositi menu a tendina i valori desiderati. Nel campo diagnosi d ingresso è possibile inserire una diagnosi testuale E importante fare attenzione al campo Regime di Ricovero, in base al regime selezionato si abiliteranno o meno alcuni campi: selezionando Day Service compariranno i campi relativi al numero di ricetta, codice esenzione e codice PAC ( ovvero prestazione eseguita in day service). Prima di salvare è necessario cliccare sulla data di ricovero: al click verrà automaticamente assegnata la data con l orario. La data di ricovero non può essere modificata. Al termine della compilazione cliccare su Salva in alto. Verrà automaticamente assegnato il numero di SDO ( visibile in alto a sinistra) Una SDO non può essere eliminata. Una volta che la sdo è stata salvata, il regime di ricovero non può essere modificato. Inserire una Diagnosi Per inserire una diagnosi o consultare quelle già inserite attivare il tab Diagnosi Per aggiungere una diagnosi cliccare sul bottone. Inserire la descrizione o il codice ICD9-CM della diagnosi: l inserimento del codice non è obbligatorio. Se non si conosce il codice è sufficiente cliccare su selezionare la voce desiderata. per avviare la ricerca: dall elenco corrispondente Se non si conosce per esteso la descrizione della diagnosi codificata si può avviare la ricerca utilizzando il carattere jolly % prima e dopo la parola inserita (es. %cardio%). In questa prima fase non è obbligatorio selezionare il codice della diagnosi, sarà poi l ufficio codifica a completare l inserimento assegnando il codice corretto. Non c è un limite al numero di diagnosi inserite. Per eliminare una diagnosi selezionare la riga che si vuole eliminare e cliccare sul bottone Inserire un Intervento Per inserire un intervento o consultare quelli già inseriti attivare il tab Interventi. Per aggiungere una nuova procedura cliccare sul bottone. Inserire la data dell intervento. 9

10 Inserire la descrizione o il codice ICD9-CM della procedura: l inserimento del codice non è obbligatorio. Se non si conosce il codice è sufficiente cliccare su selezionare la voce desiderata. per avviare la ricerca: dall elenco corrispondente Se non si conosce per esteso la descrizione della diagnosi codificata si può avviare la ricerca utilizzando il carattere jolly % prima e dopo la parola inserita (es. %cardio%). In questa prima fase non è obbligatorio selezionare il codice della procedura, sarà poi l ufficio codifica a completare l inserimento assegnando il codice corretto. Non c è un limite al numero di procedure inserite. Per eliminare una procedura selezionare la riga che si vuole eliminare e cliccare sul bottone Effettuare un trasferimento Per effettuare un trasferimento attivare il tab Trasferimenti : si vedrà una lista dei trasferimenti effettuati dal paziente. È sempre presente un record che indica l indica l apertura del ricovero. Per trasferire il paziente presso un altro reparto della stessa struttura cliccare sul bottone Verrà inserito un record successivo con data trasf (data inizio trasferimento) uguale alla data di oggi, mentre nel record precedente sarà inserita la data fine trasferimento. E necessario inserire la descrizione del reparto in cui trasferire il paziente (es. mala% per malattie infettive) dall elenco selezionare il reparto. Accessi DH/DSAO Nel caso di ricovero in regime DH o DSAO (Day Service) è necessario inserire le giornate di accesso: Per inserire un nuovo accesso attivare il tab Accessi DH/DSAO : si vedrà una lista degli accessi effettuati dal paziente. Aggiunge un accesso direttamente nella SDO (senza effettuare una prenotazione) Fa una prenotazione per un accesso DH (senza aggiungerla direttamente alla SDO), la prenotazione sarà poi visibile nell elenco dei prenotati: al momento dell accettazione di questa prenotazione, non sarà effettuato un nuovo ricovero, ma sarà aggiunto un accesso alla SDO aperta. Per ciascun accesso è presente un campo Note (non obbligatorio) in cui è possibile annotare le procedure effettuate. Dimissione Per compilare le dimissioni cattivare il tab Dimissioni : cliccare sul campo Data Dimissione : automaticamente sarà compilata la data di dimissione con data e ora corrente, e l UO di dimissione. N.B. E possibile modificare la data e l orario di dimissione 10

11 Selezionare il medico che ha effettuato le dimissioni; è disponibile l elenco di tutti i medici dell azienda, per acceder all elenco posizionarsi sul campo Medico inserire il cognome e nome del medico(si suggerisce di inserire solo in cognome) seguito dal carattere jolly % (es iacono%): si aprirà l elenco di tutti medici corrispondenti: selezionare il medico corretto, facendo attenzione in casi di omonimia al codice fiscale. Si consiglia di inserire sempre il medico dimettente. Specificare la modalità di dimissione. DRG Per calcolare il DRG di una singola scheda è necessario attivare il tab DRG e cliccare su Calcola DRG, saranno visualizzati i valori calcolati. Stampe Una volta aperta la SDO, è possibile stampare storico paziente (un report riepilogativo dei ricoveri effettuati dal paziente presso la ASP) foglio di accettazione ( un report riepilogativo dell accettazione del paziente) SDO (il report compilato della SDO, ) stampabile solo dopo che la sdo è stata chiusa. Prossimamente sarà possibile stampare anche il certificato di ricovero e il modello per la privacy 11