Strumenti di programmazione, monitoraggio e controllo. Il processo di budget

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1 Servizio Controllo di Gestione Strumenti di programmazione, monitoraggio e controllo Il processo di budget Il processo ho la scopo di garantire il raggiungimento dei risultati annuali previsti dalla Direzione dell APSS attraverso l assegnazione e il monitoraggio degli obiettivi e dei risultati delle articolazioni organizzative aziendali. Il processo di budget qui analizzato comprende la pianificazione e il controllo budgettario. La pianificazione (formulazione del budget) consiste nella definizione tra direzione strategica e aree, e tra queste ultime e centri di responsabilità, degli obiettivi che devono essere raggiunti durante l anno di budget e delle relative risorse disponibili per il loro conseguimento. Il controllo consiste nelle attività di monitoraggio periodico dei risultati rispetto alle previsioni del budget. 1. PREDISPOSIZIONE DIRETTIVE DI BUDGET E SCHEDA MADRE La funzione è attivata dalla Direzione Generale per informare il Comitato dei Direttori relativamente agli indirizzi di programmazione strategica aziendale. Gli indirizzi programmatici sono declinati sottoforma di obiettivi rilevanti all interno di uno specifico documento - la cosiddetta Scheda Madre predisposta dal Servizio Controllo di Gestione con il contributo di un gruppo di lavoro rappresentativo delle direzioni centrali. La scheda di budget di APSS (cosiddetta scheda madre ) comprende soltanto le principali categorie di obiettivi rilevanti per l azienda. Nelle schede di articolazione organizzativa fondamentale (AOF) vengono indicate le azioni e le attività principali individuate dalla Direzione Strategica, che dovranno essere ulteriormente declinate in fase di definizione delle schede dei singoli Centri di Responsabilità (CdR). La scheda di budget è stata suddivisa in 3 sezioni: A. LIVELLI DI ASSISTENZA. In questa sezione vengono riportate le attività riconducibili a prestazioni da erogare per garantire ai cittadini i LIVELLI ESSENZIALI di ASSISTENZA indicati dalla Giunta Provinciale. La sezione comprende anche le attività che definiscono le principali modalità di svolgimento di un processo. In particolare l integrazione tra i differenti livelli di assistenza, la sicurezza delle persone, l aumento dell appropriatezza clinica e organizzativa, la valutazione delle tecnologie sanitarie, lo sviluppo delle competenze del personale, la semplificazione e la razionalizzazione delle procedure amministrative. Tali attività sono in genere monitorabili attraverso la stesura di una relazione o di un documento da parte dei responsabili e dei valutatori di prima istanza. Da quest anno il monitoraggio delle attività svolte, coerentemente con l evoluzione del sistema di gestione aziendale, dovrà essere diffusamente supportato, ove tecnicamente possibile, dall individuazione di valide ed oggettive misure quantitative di valutazione diretta o indiretta dei fenomeni analizzati (indicatori) corredate dalla definizione del risultato atteso (target). Gli indicatori dovranno essere caratterizzati dai seguenti requisiti: misurabilità attraverso gli attuali sistemi informativi, significatività, accuratezza, riproducibilità e (quando possibile e opportuno) idoneità al confronto tra le strutture aziendali o con altre organizzazioni sanitarie (benchmarking).

2 B. PROGETTI. Questa sezione è relativa agli specifici progetti assegnati annualmente dalla Provincia Autonoma di Trento alla APSS, ed ai progetti rilevanti (PMO) dell azienda stessa. Il monitoraggio e la certificazione circa il grado di raggiungimento e di coinvolgimento da parte dei soggetti interessati rimangono in capo ai responsabili del progetto. C. RISORSE. Vengono riportate le risorse assegnate a fronte degli obiettivi definiti per la realizzazione dei processi, delle prestazioni e dei progetti. I LIVELLI ESSENZIALI DI ASSISTENZA sono affiancati dalle Attività Comuni che devono essere orientate all integrazione dei processi tecnico-amministrativi-sanitari, nella promozione della centralità dell utente e nell ottimizzazione nel raggiungimento degli obiettivi assegnati. 2. ELABORAZIONE SCHEDE AOF Gli obiettivi sono declinati in maniera più precisa, relativamente al contesto di riferimento, nelle schede di AOF che conterranno, in modo più dettagliato, l individuazione delle attività e dei relativi indicatori di misura delle stesse, alcuni dei quali non modificabili in quanto stabiliti dalla Direzione Strategica. La coerenza delle schede di AOF con la scheda madre deve essere condivisa tra le Direzioni di AOF e quelle Centrali. La funzione è attivata da ogni Direttore di Articolazione Organizzativa Fondamentale per definire gli obiettivi rilevanti per la propria AOF a partire dagli obiettivi della Scheda Madre. Per ciascun obiettivo sono definite attività e indicatori. Il direttore AOF ha la possibilità di: o o selezionare gli obiettivi rilevanti fra quelli contenuti nella Scheda Madre; aggiungere altri obiettivi non contenuti nella Scheda Madre. Il numero di obiettivi contenuti nella scheda di Area è sempre maggiore di quelli contenuti nella scheda Madre. Durante l elaborazione delle schede di AOF vengono infatti inseriti gli obiettivi prestazionali (relativi ai LEA) che non sono presenti nella scheda Madre. In passato il numero degli obiettivi definiti nelle schede di Area era di circa 60 obiettivi per una Direzione Centrale, 100 per un Ospedale, circa 150 per un Distretto (con presidio ospedaliero) e di circa 90 per i dipartimenti strutturali. 3. CONTROLLO SCHEDE AOF La funzione è attivata dal Controllo di Gestione per verificare la coerenza delle schede di Area con la Scheda madre. Laddove richiesto il Controllo di Gestione riconcilia i contenuti elaborati dalle Direzione di AOF con le indicazioni fornite dai referenti delle Direzioni centrali in modo da assicurarne l allineamento. 4. PRESENTAZIONE SCHEDA DI AOF A DIREZIONE STRATEGICA La funzione è attivata dal Direttore di AOF per ottenere l approvazione dei contenuti della scheda di Area da parte della Direzione Strategica. Durante l incontro vengono risolti i punti aperti residui e fornite indicazioni circa il livello di risorse umane ed economiche disponibili. 5. DETERMINAZIONE RISORSE UMANE ED ECONOMICHE La funzione è attivata dalla Direzione Generale per valorizzare le risorse umane ed economiche assegnate alle singole AOF. Il Controllo di Gestione completa in questo modo le schede di Area che vengono a questo punto sottoscritte dai direttori di AOF.

3 6. ELABORAZIONE MODELLO SCHEDA CDR Le Direzioni di AOF, nel processo di negoziazione a cascata, identificano nelle schede dei singoli CdR, con un maggiore livello di dettaglio, le specifiche attività pertinenti agli stessi che concorrono al raggiungimento degli obiettivi. In questa fase sarà possibile accogliere eventuali proposte derivanti dalle singole Unità Operative, purché coerenti con il quadro di riferimento. La funzione è attivata dal Controllo di Gestione per mettere a disposizione dei Direttori di AOF delle schede precompilate da utilizzare nell assegnazione degli obiettivi ai CdR. Il Controllo di Gestione predispone in base alle indicazioni delle AOF, un modello di scheda precompilato per ogni Centro di Responsabilità con obiettivi, attività, indicatori e, laddove disponibile/significativa, l indicazione di valori storici. I modelli di scheda vengono normalmente forniti dal CdG entro la prima decade di febbraio. 7. ASSEGNAZIONE OBIETTIVI ALLE UU.OO. / SERVIZI La funzione è attivata dal Direttore di Articolazione Organizzativa Fondamentale per assegnare gli obiettivi alle proprie Unità Operative e/o Servizi. I Direttori di AOF definiscono nelle schede dei singoli CdR, con un maggiore livello di dettaglio, le specifiche attività ed indicatori collegati ad ogni obiettivo. In questa fase è possibile accogliere eventuali proposte di obiettivi dalle Unità Operative, purché coerenti con il quadro di riferimento. Ad alcuni obiettivi maggiormente rilevanti sono assegnati dei pesi percentuali che costituiscono anche la base per l incentivazione del Responsabile dell unità operativa/servizio. La scheda viene quindi finalizzata dal Direttore di AOF nel corso di incontri con i Responsabili di U.O. o Servizio. Le modalità di conduzione degli incontri possono variare (partecipanti, durata, numero degli incontri ecc.). L assegnazione degli obiettivi alle Unità operative / Servizi è assistita dal Controllo di Gestione che fornisce laddove richiesta una consulenza ai direttori di AOF in merito allo strumento e/o ai contenuti. La versione finale della scheda è inviata al Controllo di Gestione in formato cartaceo firmato e in formato elettronico. Il controllo di Gestione verifica l allineamento fra il cartaceo firmato e la versione elettronica della scheda in versione finale. 8. CONTROLLO SCHEDE UU.OO./SERVIZI La funzione è attivata dal Controllo di Gestione per verificare la congruenza tra obiettivi di CdR e obiettivi di Area (livello superiore di programmazione dell attività) nonché il rispetto dei vincoli di bilancio e delle risorse complessivamente assegnate 9. COMUNICAZIONE SCHEDE A NUCLEO DI VALUTAZIONE La funzione è attivata dal Controllo di Gestione per comunicare al Nucleo di Valutazione le schede di budget segnalando al tempo stesso le situazioni problematiche o le situazioni che si discostano dalle previsioni delle schede modello. (es. elevata dispersione nei punteggi). 10. VERIFICA DEL NUCLEO DI VALUTAZIONE La funzione è attivata dal Nucleo di Valutazione per verificare la correttezza delle schede di budget di UO/Servizio (coerenza degli obiettivi assegnati e compatibilità economico/finanziaria), richiedere eventuali correzioni e infine notificare le schede di budget al Direttore Generale per la successiva approvazione definitiva attraverso delibera.

4 11. APPROVAZIONE DIRETTORE GENERALE Il Direttore Generale attiva la funzione per approvare definitivamente le schede di budget di AOF, UO/Servizio (Consolidato di budget) attraverso l adozione di una delibera. 12. ANALISI DEI RISULTATI (CONSUNTIVO A 6 e 12 MESI) La funzione è attivata dal Controllo di Gestione per analizzare e documentare l andamento dei risultati su base semestrale. I valori a consuntivo sono inseriti manualmente nelle schede Excel dal Controllo di Gestione - rilevazione a 6 mesi e proiezione annuale sulla base di diverse fonti: DATI DI ATTIVITÀ E CONSUMO Rilevati dal sistema analitico Business Object DATI RELATIVI AD OBIETTIVI DI MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI Autocertificati dai Direttori di AOF anche per gli obiettivi assegnati alle UU.OO. e Servizi DATI RELATIVI AD OBIETTIVI TRASVERSALI, ANCHE RIFERITI AD ALCUNI PIANI SETTORIALI Viene rilevato il completamento/coinvolgimento delle UU.OO./Servizi nella realizzazione di obiettivi trasversali aziendali da parte del referente dell attività DATI RELATIVI AD OBIETTIVI SPECIFICI PAT E PROGETTI DI RILEVANZA AZIENDALE (PMO) Viene rilevato il completamento/coinvolgimento delle UU.OO./Servizi nella realizzazione di obiettivi specifici PAT e dei progetti inseriti nel Portafoglio Progetti Aziendale. Dati forniti dai responsabili di obiettivi e dal Project Management Office. L aggiornamento delle schede da parte del Controllo di Gestione comprende la determinazione delle percentuali di completamento degli obiettivi. Per gli obiettivi qualitativi le percentuali sono determinate sulla base di tre possibili stati: completato, in corso (in ipotesi di andamento lineare del raggiungimento degli obiettivi nel tempo =100% ), non avviato. Questa attività viene normalmente completata entro fine luglio. 13. VERIFICA NUCLEO DI VALUTAZIONE (A 6-9 E 12 MESI) La funzione è attivata dal Nucleo di Valutazione per verificare l avanzamento degli obiettivi e segnalare le situazioni più critiche ai responsabili di AOF. La verifica a 6 mesi avviene sulla base delle schede di budget aggiornate dal Controllo di Gestione con il consuntivo a 6 mesi. La verifica a 9 mesi avviene sulla base di una breve relazione sull andamento generale degli obiettivi da parte dei Direttori di AOF. La verifica annuale avviene sulla base delle schede di budget aggiornate dal Controllo di Gestione con il consuntivo a 12 mesi. Le situazioni più critiche sono comunicate con lettera dalla segreteria del Nucleo ai Direttori di AOF. Nel caso della valutazione annuale finale è previsto che i Direttori di AOF possano giustificare le situazioni problematiche in modo che esse vengano discusse nel Nucleo di Valutazione di maggio, che certifica il raggiungimento degli obiettivi dell anno precedente per tutti i CdR. Ad ogni verifica del Nucleo tutte le schede sono comunicate via al Direttore di AOF.

5 14. RILEVAZIONE MODIFICHE SCHEDE A 6 MESI La funzione è attivata dalla Direzione Generale per rilevare le richieste di modifica, aggiunta o cancellazione degli obiettivi e/o la variazione d indicatori, dovute a nuovi eventi o maggiori informazioni nei primi 6 mesi. Le variazioni possono anche riguardare le risorse disponibili per la realizzazione degli obiettivi. Le modifiche sono inserite dal Controllo di Gestione nelle schede in versione approvata dal Nucleo di Valutazione a 6 mesi. L informazione circa le modifiche richieste sono comunicate dai Direttori di AOF allo stesso Controllo di Gestione. Il Controllo di gestione elabora un report di sintesi (Allegato) per il Nucleo di Valutazione con l evidenza degli obiettivi aggiunti/modificati/cancellati. Il documento contiene l informazione circa la formulazione originale degli obiettivi/indicatori/risorse, quella modificata e un commento circa la ragione delle variazioni. 15. VERIFICA NUCLEO DI VALUTAZIONE La funzione è attivata dal Nucleo di Valutazione per approvare le modifiche alle schede di Budget. La verifica è svolta normalmente nel mese di settembre. Le modifiche approvate sono comunicate al CdG per la variazione delle schede di Budget (di AOF, Unità Operativa /Servizio 16. AGGIORNAMENTO SCHEDE CDR La funzione è attivata dal Servizio Controllo di Gestione per apportare alle schede di budget gli aggiornamenti validati dal Nucleo di Valutazione. Le schede aggiornate sono quindi inviate ai Direttori di AOF per la sottoscrizione. 17. ADOZIONE IN DELIBERA La variazione degli obiettivi di budget è adottata con delibera del Direttore Generale cui è allegato il report con le variazioni degli obiettivi ammesse dal Nucleo di Valutazione.

6 PROCESSO DI DEFINIZIONE E APPROVAZIONE DEL BUDGET Predisposizione delle "Direttive del Direttore Generale per la predisposizione dei programmi di attività Definizione della scheda di budget APSS 2010 Illustrazione della scheda APSS al Comitato dei Direttori Ottobre Anno n DG Novembre anno n DSC Dicembre anno n Gennaio anno n+1 Febbraio anno n+1 Marzo anno n+1 Precompilazione schede di budget AOF Negoziazione e definizione dei budget di Area con Direttori di Ospedali / Distretti / Direzioni Centrali / Dipartimenti strutturali DSC AOF Precompilazione schede di budget UU.OO. / Servizi Negoziazione e definizione delle schede di budget di CdR con Direttori UU.OO./Servizi Analisi decentrata e formulazione di proposte Sottoscrizione delle schede AOF CDR Verifica della compatibilità delle schede di budget con gli obiettivi le risorse assegnate e con i piani settoriali Analisi / approvazione delle schede di budget da parte del Nucleo di Valutazione Delibera del Direttore Generale di approvazione del budget NDV DG DG Attività svolta dalla Direzione Generale DSC Attività svolta delle Direzioni strategiche centrali Attività svolta dal Servizio Controllo di Gestione AOF Attività svolta dalle Direzioni di Area CDR Attività svolta dai Centri di Responsabilità NDV Attività svolta dal Nucleo di Valutazione