Gestione delle Presenze WorkFlow Manuale Operativo

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1 Sistemi di Gestione per l Area del Personale Gestione delle Presenze Work Flow Modulo Presenze Manuale Operativo Guida Utente: Pag. 1

2 Work Flow Procedura di gestione delle presenze La procedura Work Flow è uno strumento che gestisce il flusso documentale tra l intera Azienda e l amministrazione del personale tramite tecnologie di connessione Internet/Intranet. Il programma viene utilizzato per permettere ai dipendenti di un azienda di inserire le timbrature mancanti, richiesta di giustificativi (ferie, permessi ecc) e di visualizzare il cartellino mensile. Queste richieste dovranno poi essere approvate o respinte da altri dipendenti dell azienda che l Ufficio Personale ha definito come approvatori di un determinato gruppo. Una volta che la richiesta è stata poi approvata verrà trasmessa al programma di rilevazione presenze dell Ufficio Personale. Guida Utente: Pag. 2

3 Lo scopo del presente documento è di guidare l utente nell utilizzo delle funzioni principali della procedura indicando nella sequenza esatta le diverse operazioni che periodicamente devono essere eseguite dagli operatori. Per agevolarne la comprensione sì è volutamente scelto di descrivere solo le operazioni standard che gli utenti di tutte le aziende devono sempre utilizzare. Per ogni singola realtà aziendale ovviamente potranno essere necessari passaggi aggiuntivi che saranno configurati e spiegati direttamente dal personale Zucchetti in fase di avviamento del prodotto. Si precisa che l utilizzo delle seguenti istruzioni non sarà sufficiente per poter utilizzare in modo autonomo la procedura e che sono quindi sempre necessarie le sessioni formative effettuate da personale Zucchetti. Guida Utente: Pag. 3

4 Login Utente: Ogni dipendente dell azienda,sia utente normale che approvatore,viene identificato nella procedura tramite una login di accesso, alla quale corrisponde una password. Le utenze (Utente) che la procedura dispone possono essere di diverso tipo e verranno decise in fase di analisi e impostazione della procedura, mentre per quanto riguarda la password al primo accesso ogni utente dovrà inserire la parola init (in minuscolo). Inserita tale password la procedura richiedere la nuova password (vedi fig. sotto) con la rispettiva conferma cliccando sul tasto, a questo punto ogni dipendente avrà il proprio accesso personalizzato con la possibilità di cambiarlo in qualsiasi momento, all interno della procedura, o rispettare la scadenza impostata dall Ufficio Personale. Guida Utente: Pag. 4

5 Una volta entrato ogni utente avrà a disposizione un menù di utilizzo procedura (vedi figure seguenti) dove potrà visualizzare il proprio cartellino e la propria sistuazione. Per accedere alla procedura di WorkFlow cliccare su Applicativi > HR-WorkFlow; nella pagina verranno caricati i punti di menù dell applicazione. Per effettuare l uscita dall applicazione cliccare sul tasto Nella parte superiore sinistra della pagina troviamo due pulsanti : personale E possibile visualizzare eventuali messaggi dell ufficio del E possibile visualizzare il manuale operativo di WorkFlow. Nella parte superiore destra della pagina troviamo intestatario della licenza e la release degli applicativo: Guida Utente: Pag. 5

6 Utilizzo Della Procedura: Il Cartellino Mensile permette di accedere alle proprie timbrature fatte nei giorni precedenti e verificare lo stato di eventuali anomalie. La Visualizzazione Richieste permette di avere la situazione di tutte le richieste (giustificativi e mancata timbratura), con gli opportuni filtri fra in attesa, approvate e respinte. Mancate Tmbrature e Giustificativi servono per l inserimento di eventuali richieste e la visualizzazione dello stato di quest ultime si può trovare nel punto di menù visualizzazione richieste. Richieste con Causale servono per l inserimento di eventuali richieste se è stata attivata la funzione come amministratore e la visualizzazione dello stato di quest ultime si può trovare nel punto di menù visualizzazione richieste Stampa Cartellino e Contatori è una stampa del cartellino mensile del dipendente dove vengono stampate oltre che i dati del cartellino mensile (Timbrature, Giustificativi, ecc..) anche i contatori visualizzati. Elenco Anomalie è una lista grafica del mese selezionato dove vengono evidenziati i giorni anomali per eventuali assenze o dove vi è qualche timbratura errata. Guida Utente: Pag. 6

7 Cartellino Mensile: Indicando la mensilita' desiderata e cliccando sul tasto visualizzare il cartellino mensile. consente Oltre ai giorni del mese ed alle timbrature, il cartellino permette di visualizzare il primo giustificativo. Se si vuole vedere il dettaglio dei giustificativi giorno per giorno, o gli eventuali altri giustificativi della giornata, si deve cliccare sul simbolo. Nella figura sottostante si può notare come vengono visualizzati: I puntini blu evidenziano le richieste effettuate dall utente per le anomalie di quel giorno Premendo sul puntino blu, la procedura consente di visualizzare la richiesta o le richieste per quella data con il proprio stato. Nell esempio sottostante viene evidenziata la richiesta di mancata timbratura delle 13:30, con ESITO approvato. Guida Utente: Pag. 7

8 I puntini rossi evidenziano le anomalie derivate dalla procedura delle presenze dell ufficio Personale. Premendo sul puntino rosso, la procedura consente di inserire la richiesta per l anomalia data. Nell esempio sottostante viene evidenziata la tipologia di anomalia (assente dalle 08:15 alle 17:15) A seconda dell anomalia che viene espostal utente dovrà scegliere se compilare una richiesta di mancata timbratura o di giustificativo. Cliccando su una delle due richieste (Esempio ) la procedura provvederà a compilare in automatico il dalle-alle della richiesta e l utente dovrà solo scegliere quale giustificativo inserire. Per le mancate timbrature dovrà invece indicare la timbratura mancante e specificare obbligatoriamente la motivazione della richiesta. Nel cartellino l utente può visualizzare i contatori (es. residui ferie, permessi, ecc.) premendo il tasto in alto a destra del cartellino. Nella stessa Guida Utente: Pag. 8

9 posizione l utente può anche visualizzare la propria situazione della Banca delle Ore del Credito cliccando sul tasto. Inoltre l amministrazione del Personale potrà decidere da dare la possibilità ad ogni utente di stampare il proprio cartellino cliccando sul tasto (vedi fig. seguente) Guida Utente: Pag. 9

10 Visualizzazione Richieste: Nella visualizzazione globale delle richieste l utente può visualizzare lo stato delle richieste effettuate.inizialmente la procedura apre tutte le richieste in attesa di approvazione e il relativo livello. L utente può anche visualizzare tutte le richieste che sono già state approvate agendo sul filtro di selezione. Le richieste approvate che hanno esito positivo sono poi trasmesse alla Rilevazione Presenze, mentre le richieste respinte con esito negativo devono essere riformulate. L utente ha la possibilità di visualizzare solo lo stato richieste di giustificativi o quello delle mancate timbrature utilizzando lo stato richieste visualizzato nel punto menù seguente: Cliccando su invece si ha la possibilità di effettuare anche una richiesta futura che non è quindi segnalata come anomalia nel cartellino. Non è possibile effettuare richieste di mancate timbrature per il futuro. Nella formulazione della richiesta futura l utente può decidere se il giustificativo dovrà coprire l intera giornata o se invece dovrà coprire un assenza Guida Utente: Pag. 10

11 parziale. In questo caso dovrà compilare il dalle-alle della richiesta. Nel caso in cui la richiesta deve coprire un quantitativo di ore parziale ma che si ripete per diversi giorni, (Es. 2 ore di Allattamento per 1 settimana) oltre al dallealle del giustificativo si dovrà fleggare anche. Le schermate di inserimento giustificativo e mancarte timbrature sono le seguenti: Richiesta Giustificativo Richiesta Mancate Timbrature Guida Utente: Pag. 11

12 Approvatori: Per quanto riguarda l utilizzo della procedura da parte degli approvatori o verificatori non cambia in quanto il menu che si presenta è uguale a quello di un dipendente standard con l unica eccezione della visualizzazione globale delle richieste dove si presenteranno tutte le richieste dei dipendenti dell approvatore stesso.(vedi figura sotto) Tali richieste possono essere filtrate tra quelle in attesa, respinte, approvate oppure posso essere visualizzate tutte. Per poter approvare una richiesta l approvatore dovrà prima filtrare tutte le richieste e visualizzare solo quelle in attesa e poi selezionare Approvata e cliccare sul tasto. Solo a questo punto la richiesta è approvata. Se un approvatore effettua una richiesta per se stesso, quest ultima viene visualizzata cliccando in alto a destra il tasto dalla figura seguente., come riportato Guida Utente: Pag. 12

13 Approvazione da Calendario: Oltre alla normale visualizzazione globale richieste ogni approvatore potrebbe visualizzare le richieste sotto forma di calendario. Tale visualizzazione permette all approvatore stesso di verificare la disponibilità o copertura dell ufficio rendendo più facile la decisione di approvazione della richiesta. Cliccando sul tasto ogni approvatore dovrà poi decidere quale mese visualizzare ed effettuare un filtro tra i vari dipendenti subordinati. Inizialmente la procedura propone un filtro di Default che sostanzialmente corrisponde a tutti i dipendenti che l approvatore deve approvare, successivamente potrebbe crearsi dei filtri personalizzati contenenti una parte dei dipendenti da approvare. Per creare dei nuovi filtri l approvatore deve cliccare sul tasto, a questo punto si visualizzeranno gli eventuali filtri personalizzati già presenti (compreso quello Default). Cliccando su compare una maschera di selezione dove l approvatore deve indicare il nome del filtro,la società e il codice dipendente che vuole inserire nel filtro stesso. Guida Utente: Pag. 13

14 A questo punto selezionando il Periodo di Riferimento e il filtro personalizzato l approvatore cliccando su visualizzerà le richieste sotto forma di calendario. Per ogni dipendente da approvare vengono visualizzate 3 righe. Nella prima, contrassegnata con vengono evidenziate tutte le richieste ancora in attesa di approvazione, il numero rappresenta da quanti giustificativi è composta la richiesta. Nella seconda riga contrassegnata da vengono evidenziate le richieste che sono già state approvate dall approvatore che visualizzando ma che sono ancora in attesa ad un altro approvatore di 2 livello. Nella terza ed ultima riga contrassegnata con vengono evidenziate le richieste approvate e già passate nel programma di Rilevazione Presenze. Guida Utente: Pag. 14

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