REGIONE LOMBARDIA MANUALE DI GUIDA ALLA RENDICONTAZIONE E ALLA PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA DI LIQUIDAZIONE DEL

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1 REGIONE LOMBARDIA DIREZIONE GENERALE ISTRUZIONE FORMAZIONE E LAVORO MANUALE DI GUIDA ALLA RENDICONTAZIONE E ALLA PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA DI LIQUIDAZIONE DEL VOUCHER FORMATIVO NELL AMBITO DELL AVVISO 569 DOTE LAVORO INSERIMENTO E REINSERIMENTO LAVORATIVO PERSONE SVANTAGGIATE VERSIONE 1.0 DATA: 02/10/2014

2 INDICE 1. PREMESSA 3 2. IL PROCESSO CHIUSURA DEL PERCORSO FORMATIVO CHIUSURA DEL PROGETTO RENDICONTAZIONE RICHIESTA SALDO TRASMISSIONE DOCUMENTAZIONE SALDO /10/2014 pag 2 di 21

3 1. PREMESSA Il presente documento descrive il processo che deve essere seguito per la rendicontazione e la presentazione della domanda di liquidazione del Voucher Formativo assegnato. Sono proposte le maschere GEFO da compilare e le regole da seguire per eseguire correttamente la procedura informatica. Come evidenziato nel grafico di seguito riportato, i passaggi fondamentali sono i seguenti: a. L Ente di formazione accreditato che ha erogato il percorso formativo deve procedere con la chiusura del percorso formativo e l inserimento delle ore effettivamente frequentate all interno della piattaforma GEFO, nella sezione servizi, offerta formativa; b. A seguito della compilazione della parte indicata al punto a., l Azienda può inserire in GEFO la data di chiusura del progetto seguendo la procedura accedendo dal pulsante 5 del work Flow; c. Effettuata la chiusura del progetto si esce dal work-flow principale e mediante il menù di sinistra del sistema informativo GEFO si accede alla sezione rendicontazione, nella quale dovranno essere inserite le informazioni relative alla spesa sostenuta per la formazione; d. Realizzato l invio della rendicontazione si può tornare nel work-flow principale, dal pulsante 6 è possibile accedere alla sezione dedicata all inserimento dei dati della liquidazione ed eseguire l invio; 02/10/2014 pag 3 di 21

4 e. Effettuato l invio della liquidazione è necessario caricare la domanda di liquidazione con procedura di up-load, accedendo alla sezione 7 del work-flow. Con il caricamento della domanda di liquidazione il processo è terminato. 02/10/2014 pag 4 di 21

5 2. IL PROCESSO 2.1 CHIUSURA DEL PERCORSO FORMATIVO Per effettuare la chiusura si deve accedere alla sezione gestione corsi, mediante il menù servizi seguito da offerta formativa/servizi così come riportato nella schermata seguente. Compare l elenco delle offerte formative e individuare l offerta ID 073. Dall icona percorso formativo, compare la maschera per la gestione del corso. Per poter procedere con la richiesta di liquidazione del voucher sulla base della procedura di seguito descritta, è necessario che l Operatore accreditato che ha erogato il percorso formativo, concluda le attività formative e nel sistema informativo GEFO, proceda con la chiusura informatica del corso. Attenzione se non sono inserite in questa sezione le ore effettivamente frequentate dal destinatario, non sarà possibile procedere con la richiesta di liquidazione del voucher. 2.2 CHIUSURA DEL PROGETTO 02/10/2014 pag 5 di 21

6 5. Chiusura progetto Il progetto deve essere in ammesso e finanziato. Cliccare sul pulsante 5 del work-flow per procedere con la chiusura del voucher. Entrando si visualizza in sola lettura la schermata di seguito riportata. Cliccando su continua si procede. 02/10/2014 pag 6 di 21

7 Inserire nella sezione B) dati conclusione la data effettiva. La data fine effettiva non potrà essere successiva al 31/10/2014. Le sezioni C e D non devono essere compilate, comunque fare continua su tutte le pagine. Nella sezione E) Documenti, è possibile caricare documenti anche se non obbligatorio. Nell ultima pagina è possibile effettuare l invio. A seguito dell invio il pallino riferito al work-flow 5 diventa azzurro, e viene creata in basso una stringa con lo stato del voucher passato in chiusura del progetto. Nella colonna azioni: dal martelletto è possibile visualizzare in sola lettura le informazioni inserite; 02/10/2014 pag 7 di 21

8 dalla cartella gialla, è possibile visualizzare gli eventuali documenti caricati. Terminato lo step 5, si deve uscire dal work-flow principale e andare nella sezione Rendicontazione mediante il menù a sinistra come nell immagine riportata. Attenzione qualora si provi ad accedere alla fase 6 del work-flow il sistema restituisce un errore generico che non sono soddisfatte le condizioni richieste. 2.3 RENDICONTAZIONE Rendicontazione Dal menù di sinistra si accede all area rendicontazione, mediante il tasto accedi si entra nella sezione. 02/10/2014 pag 8 di 21

9 Accedendo in corrispondenza del progetto, cliccando sul pulsante è possibile accedere alla sezione di caricamento della rendicontazione. Cliccando sul pulsante inserisci nuova rendicontazione, si accede alla sezione di caricamento. Selezionare dal menù a tendina l opzione finale e cliccare sul pulsante continua. Entrati nella sezione successiva, portarsi alla sezione C) firmatario ed inserire i dati del firmatario. 02/10/2014 pag 9 di 21

10 A seguito del salvataggio dei dati del firmatario, portarsi nella sezione nella pagina B) riepilogo voci di costo, cliccare su realizzazione Erogazione del servizio per inserire le voci di spesa. Nella pagina successiva cliccare su inserisci fattura. Cliccare su inserisci nuova fattura. si apre la maschera per l inserimento della fattura pagata dall azienda all operatore accreditato per la formazione. 02/10/2014 pag 10 di 21

11 Tipo documento: Inserire Fattura Descrizione: Inserire una descrizione sintetica della fattura; Numero documento: Indicare il numero del documento; data documento; indicare la data di emissione della fattura; IVA recuperabile: indicare se l iva è detraibile o indetraibile; Importo documento: indicare l imponibile riportato in fattura; Importo IVA documenti: indicare l IVA riportata nel documento; Totale importo documento: campo calcolato in automatica; Denominazione fornitore: attraverso la lente di ricerca è possibile ricercare il fornitore Da questa sezione si può effettuare la selezione del fornitore se già registrato oppure effettuare l inserimento di un nuovo fornitore mediante la il pulsante inserisci nuovo fornitore. In questa maschera vanno riportati i dati del fornitore e confermati. 02/10/2014 pag 11 di 21

12 Importo pagamento al netto di IVA: indicare l importo pagato. L importo del pagamento deve essere minore o uguale all importo del documento contabile; Importo IVA pagamento, indicare l importo di IVA pagato; Totale importo pagamento, campo calcolato in automatico; Data pagamento: inserire la data di pagamento della fattura. La data del documento contabile e del pagamento deve essere uguale o inferiore alla data odierna. Modalità pagamento, inserire mediante menù a tendina la scelta della modalità di pagamento. Le uniche modalità ammesse sono Bonifico Bancario e RIBA/RID. Numero documento pagamento: indicare l identificativo del pagamento Importo imputabile alla voce di costo: indicare l importo del documento imputabile al finanziamento. L importo dell imputato sulla voce di costo deve essere minore o uguale all importo del pagamento 02/10/2014 pag 12 di 21

13 A seguito del salvataggio compare la seguente maschera, dall icona indicata dalla freccia si deve procedere con il caricamento della fattura firmata digitalmente (formato.p7m ). Cliccando compare la maschera seguente, dalla quale è possibile scegliere il tipo di documento e poi con procedura di up-load, si può caricare la fattura. A seguito del salvataggio compare la seguente maschera. Dal simbolo indicato con la prima freccia è possibile effettuare il download del documento caricato, dal secondo simbolo è possibile cancellarlo. Arrivati alla sezione D) moduli da scaricare, si deve effettuare il download del template Dichiarazione di frequenza, cliccando il pulsante indicato dalla freccia della schermata sotto riportata. 02/10/2014 pag 13 di 21

14 Procedendo si passa alla sezione E) documenti da allegare. Cliccando su carica documenti si avvia la maschera per la procedura dell up-load dei documenti richiesti. Per il caricamento dei documenti seguire le indicazioni della maschera seguente: I documenti obbligatori da caricare sono: in corrispondenza del menù Dichiarazione di frequenza : allegare il file compilato della dichiarazione di frequenza firmato in formato.p7m; in corrispondenza del menù Altro documento : caricare bonifico di pagamento della fattura relativa alla formazione. La copia del bonifico deve essere firmato digitalmente, in formato.p7m. 02/10/2014 pag 14 di 21

15 A seguito del salvataggio dei documenti viene visualizzato la maschera di seguito riportata. Dal simbolo indicato dalla freccia è possibile eliminare il documento (nel caso di errore). Con il pulsante continua si passa alla sezione F) per effettuare l invio come di seguito riportato. A seguito dell invio il sistema porta nella schermata seguente, da cui si può visualizzare lo stato in presentato. All'invio elettronico della rendicontazione finale il sistema deve produrre i seguenti documenti e metterli nella cartella gialla di progetto : piano dei conti FSE elenco riepilogativo dei giustificativi di spesa e di pagamento L azienda per ognuno dei 2 documenti dovrà a. scaricarlo b. firmarlo digitalmente c. ricaricarlo Il sistema controllerà che il firmatario sia quello indicato nella rendicontazione relativa; la parità sul contenuto del documento; la protocollazione automaticamente del documento caricato. 02/10/2014 pag 15 di 21

16 2.4 RICHIESTA SALDO 6. Richiesta saldo A seguito della presentazione della rendicontazione, si può tornare nel work-flow principale e cliccando sul pulsante 6 si può procedere. 02/10/2014 pag 16 di 21

17 Si apre la schermata in sola lettura e fare continua. Nella sezione B) Firmatario inserire i dati del firmatario. Nella sezione C) Erogazione si può visualizzare il valore del contributo ammesso alla liquidazione, calcolato sulla base del seguente algoritmo: PERCENTUALE DI FREQUENZA EFFETTIVA DEL CORSO A = numero ore di frequenza effettiva (in adesione il codice fiscale dell alunno ed il corso selezionato, nel modulo di chiusura corso e rilascio attestati il dato sulla frequenza effettiva dell alunno); B = numero ore di frequenza previste dal corso (dalla definizione del corso selezionato in adesione); Percentuale di frequenza effettiva del corso = (A / B) * /10/2014 pag 17 di 21

18 CALCOLO DELL IMPORTO EROGABILE RICHIESTO: SE (imputato totale in rendicontazione) MAGGIORE (contributo approvato) ALLORA IMPORTO EROGABILE RICHIESTO = (contributo approvato) * (percentuale di frequenza effettiva del corso/100) SE (imputato totale in rendicontazione) MINORE O UGUALE (contributo approvato) ALLORA IMPORTO EROGABILE RICHIESTO = (imputato totale in rendicontazione FO) * (percentuale di frequenza effettiva del corso/100) Successivamente devono essere fleggate le dichiarazioni riportate nella sezione D) Dichiarazioni. 02/10/2014 pag 18 di 21

19 Con il tasto continua si passa alla sezione E) documenti da scaricare. In questa sezione non ci sono documenti da scaricare. Nella sezione F) documenti da allegare si possono eventualmente allegare documenti facoltativi che non devono essere protocollati. Qualora vengano caricati dei documenti, questo devono essere firmati digitalmente (formato. p7m ). Procedendo con il tasto continua si attiva alla sezione G) Invio, dalla quale è possibile effettuare l invio della domanda di liquidazione. A seguito dell invio il sistema riporta nel work-flow principale e compare la maschera di seguito riportata. 02/10/2014 pag 19 di 21

20 2.5 TRASMISSIONE DOCUMENTAZIONE SALDO 7. Trasmissione documentazione saldo Per generare la domanda di liquidazione, cliccare sul pulsante numero 7. Compare la maschera di seguito riportata, dalla quale deve essere scaricata la domanda, firmata digitalmente (formato.p7m) e caricata nel sistema mediante la procedura di up-load. Poi salvare. 02/10/2014 pag 20 di 21

21 Il Processo termina con questo invio. 02/10/2014 pag 21 di 21

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