PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA

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1 Istituzione Scolastica Nome: Secondo Istituto Comprensivo Giarre Codice meccanografico: CTIC8AZ00A PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Responsabile del Piano (DS) Cognome e Nome: Cardillo Rosaria Stella Telefono: rosariacardillo@gmail.com Referente del Piano Cognome e Nome: Romeo Giuseppa Telefono giuseppa.romeo2@istruzione.it Ruolo nella scuola: Funzione strumentale Comitato di miglioramento (Nome e Cognome di tutti coloro che collaborano alla predisposizione e al presidio del piano) Dirigente Scolastica DSGA Giuseppa Romeo Laura Anastasi Patrizia Anastasi Camilla Bonfiglio Maria Rosa Campisi Rosaria Cavallaro Antonia Maria Chinnici Agatino De Salvo Rosa Le Mura Rosaria Raciti Teresa Sergi Durata dell intervento in mesi: dicembre-luglio Periodo di realizzazione: da 01/12/2013 a 30/07/2014 Risorse destinate al piano: 3187,50 euro 1

2 SECONDA SEZIONE STEP 7 ELABORARE UN PIANO DI MIGLIORAMENTO BASATO SUL RAPPORTO DI AUTOVALUTAZIONE COMITATO DI MIGLIORAMENTO E GRUPPI DI PROGETTO Indicare le modalità e i criteri con cui sono state individuate le persone che compongono il comitato di miglioramento e i gruppi di progetto I componenti il Comitato di Miglioramento sono stati scelti sia tra i membri del GAV per garantire continuità alle esperienze maturate durante le attività di autovalutazione e trasferire il bagaglio di conoscenze acquisite durante i webinar e le aule virtuali, sia tra i docenti che, avendo maturato delle competenze negli specifici ambiti oggetto di miglioramento, potranno apportare un valido contributo di esperienze professionali. RELAZIONE TRA RAV E PDM Indicare le motivazioni della scelta dei progetti, il collegamento con gli esiti dell autovalutazione, tenendo conto dei vincoli e opportunità interne ed esterne La definizione del Piano di Miglioramento e l individuazione dei progetti è scaturita sia dalle evidenze emerse dal RAV, sia dalle necessità che il nuovo assetto dell istituto ha determinato. Attualmente il Secondo Istituto Comprensivo di Giarre è composto da dodici plessi. L Istituto è nato nell anno scolastico 2012/2013, dall unione del III Circolo Didattico di Giarre con i plessi di scuola primaria e secondaria della frazione di Trepunti, a seguito e per gli effetti dell applicazione del D.A. n. 806 del Marzo 2012 sulla riorganizzazione della rete scolastica in Sicilia. Dall anno scolastico 2013/2014 il Secondo Istituto Comprensico si è ulteriormente ampliato con l aggregazione di un altro plesso di scuola secondaria di primo grado comprendente undici classi. L'Istituto, così costituito, presenta al suo interno caratteristiche di eterogeneità dovute sia, alle differenti realtà socio-culturali presenti nel territorio in cui i vari plessi della scuola ricadono e operano, sia alle esperienze pregresse maturate dai docenti in seno alle realtà scolastiche di provenienza, per tale ragione la conoscenza delle esigenze dell utenza, il controllo dei flussi comunicativi e un ottimale gestione delle risorse umane rappresentano aree di intervento nodali per conseguire l innalzamento della qualità dell istituzione. Completata la fase di autovalutazione con l utilizzo del modello CAF e la conseguente redazione del RAV, sono stati attribuiti i punteggi ai sottocriteri. Successivamente si è provveduto ad individuare, per ciascun sottocriterio, le aree di miglioramento più significative da un punto di vista di priorità e di fattibilità, collocandole nella matrice importanza/valore. Le aree così individuate sono state aggregate in funzione di tre fattori critici di successo individuati dalla Dirigente Scolastica: La soddisfazione dell utenza con priorità 1, La comunicazione efficace con priorità 2 e La pianificazione e la gestione delle risorse umane con priorità 3. Sono stati selezionati quali aree di intervento i seguenti sottocriteri ritenuti PDD: relativamente al FCS Soddisfazione dell utenza sono stati evidenziati i sottocriteri 6.1, 6.2, 2.2, 9.1.; relativamente al FCS La comunicazione efficace sono stati evidenziati i sottocriteri 8.2, 3.3, 4.1, 6.2, 8.1; per il FCS La pianificazione e la gestione delle risorse umane sono stati evidenziati i sottocriteri 3.2, 3.3, 6.2, 7.1, 7.2. La selezione di queste azioni di miglioramento e l assegnazione del relativo livello di priorità è stata effettuata in funzione dell alto impatto sull organizzazione, della buona fattibilità e dei tempi di realizzazione contenuti entro l anno scolastico. Inoltre per l attuazione del presente PdM rappresentano vincoli l ampliamento della scuola con l accorpamento di un plesso che non è stato sottoposto al RAV e le limitate risorse finanziarie disponibili, mentre rappresenta un opportunità la partecipazione al Comitato di Miglioramento di FS e personale che ha maturato esperienze nei settori specifici d intervento. 2

3 INTEGRAZIONE TRA PIANO E POF Indicare gli elementi di coerenza tra il piano e le attività, i progetti e gli obiettivi inseriti nel POF (Vedi Linee Guida, paragrafo C.) Il presente piano di miglioramento è parte integrante del processo di pianificazione strategica dell istituto, esplicitata nel POF. Il Secondo Istituto Comprensivo vuole applicare il modello CAF come uno strumento che consenta di implementare il miglioramento continuo nell organizzazione. Per innalzare la qualità dell organizzazione sono stati individuati i seguenti obiettivi strategici: - soddisfare i bisogni dell utenza, obiettivo che viene inteso come condivisione e negoziazione con l utenza del significato di buona scuola ; - comunicare in maniera chiara ed efficace, ritenendo la comunicazione nodo cruciale del buon funzionamento dell organizzazione; - ottimizzare la gestione del personale e valorizzarne le sue competenze in funzione della mission d istituto, in quanto una ottimale organizzazione del personale consente di garantire o innalzare la qualità del servizio erogato. Tali obiettivi inseriti nel POF sono perseguiti attraverso le specifiche attività previste nei tre progetti che compongono il Piano di Miglioramento. QUICK WINS Indicare le eventuali azioni di rapida attuazione e ad effetto immediato poste in essere nel periodo tra l autovalutazione e la definizione del piano Per ciascuno progetto di miglioramento previsto dal presente Piano è stata individuata una delle seguenti azioni di rapida attuazione ed effetto immediato. - Intervista ai genitori degli alunni delle classi prime per avviare la conoscenza reciproca, favorire la comunicazione tra le parti ed effettuare una prima sommaria ricognizione sui bisogni dell utenza. - Invio per via informatica delle circolari indirizzate ai docenti dei plessi per rendere immediata e capillare la diffusione delle comunicazioni della scuola. - Immediato coinvolgimento dei numerosi docenti trasferitisi al Secondo Istituto Comprensivo a seguito dell accorpamento di un plesso di SSI nelle attività di progettazione dell offerta formativa, in vista del loro coinvolgimento nelle azioni di miglioramento previste dal presente piano. ELENCO PROGETTI Inserire l elenco dei progetti di cui si compone il piano Dopo un esame attento delle possibili azioni da attuare, tenuto conto degli effetti sull organizzazione in termini di impatto e di complessità, sono state individuate le seguenti azioni di cui si compone il PdM d Istituto: 1)La soddisfazione dell utenza 2) Rendere la comunicazione interna ed esterna efficace attraverso l uso di strumenti idonei. 3) Migliorare la pianificazione e la gestione delle risorse umane 3

4 I PROGETTI DEL PIANO (da compilare per ciascun progetto seguendo l ordine di priorità) Titolo del progetto: La soddisfazione dell utenza Responsabile del progetto: Ins.te Rosa Le Mura Data prevista di attuazione definitiva: Luglio 2014 Livello di priorità: (cfr. dati della tabella priorità) 1 Riferimento a sottocriteri del CAF 6.1; 6.2; 2.2; 9.1; I componenti del Gruppo di progetto: Rosa Le Mura, Tino De Salvo, Patrizia Anastasi, A.M. Chinnici Fase di PLAN - DESCRIZIONE DEL PROGETTO E PIANIFICAZIONE 1. Descrivere il problema che si vuole affrontare con il progetto, la soluzione che si intende adottare e le ragioni della scelta di tale soluzione (perché costituisce una soluzione vantaggiosa rispetto ad altre possibili) Il presente progetto di miglioramento tiene conto non solo delle criticità emerse dal RAV, ma anche del nuovo assetto organizzativo dell istituzione scolastica determinato dal dimensionamento della rete scolastica locale e dal conseguente aumento del numero degli alunni e delle famiglie. Perciò, perché la scuola possa offrire e attuare una serie di servizi per rispondere alle esigenze dell utenza si rende necessario l avvio di un processo sistematico di analisi e conoscenza della nuova utenza e di raccolta dei bisogni e delle aspettative. Raccogliere informazioni sulla soddisfazione dell utenza ha lo scopo di comprendere meglio alcuni fenomeni quali la percezione e le attese che tutti i soggetti portatori di interesse hanno nei confronti dell istituzione scolastica. Pertanto l analisi della soddisfazione, attraverso la somministrazione di questionari ai vari utenti della scuola permette di avere informazioni (feedback) su come la scuola viene percepita. L analisi della soddisfazione può diventare uno strumento di condivisione del significato di (buona scuola) per arrivare ad una negoziazione di significati rispetto a ciò che l utenza, da una parte, e la scuola dall altra, ritengono si debba fare ed ottenere attraverso il processo di insegnamento e apprendimento. 2. Elencare i destinatari diretti (personale docente, personale ATA, famiglie, studenti, altri portatori di interesse) del progetto. L indagine coinvolgerà utenti esterni, studenti e genitori, delle classi terminali della Scuola Primaria e della Scuola Secondaria di primo grado mediante somministrazione di questionari di rilevazione della customer satisfaction e, in fase di comunicazione dei risultati, il personale della scuola. 4

5 3. Definire per ciascuna attività obiettivi, indicatori e target attesi, sia di output che di outcome Attività Obiettivi (Risultati attesi) Indicatori Target atteso Incrementare la 1.Percentuale degli alunni soddisfazione dei che hanno compilato il portatori d interesse questionario con ricaduta positiva sul 1.Percentuale dei genitori che feedback e sulla hanno compilato il condivisione delle questionario scelte. 1. Misurazione della soddisfazione e rilevazione delle richieste dei portatori d interesse 2. Individuazione e utilizzazione di strumenti di comunicazione idonei alle varie parti del processo 1.Percentuale di incremento della soddisfazione dei genitori rispetto alle precedenti indagini 25 % rispetto all a.s % entro giugno Avvio di un indagine sui servizi offerti in termini di infrastrutture e biblioteche Output 1.Percentuale di incremento della soddisfazione degli studenti rispetto alle precedenti indagini 2.Numero di incontri in cui si affronta la tematica oggetto dell azione Almeno 8 incontri in un anno 3.Numero di valutazioni positive riguardanti le attività laboratoriali del progetto Minimo 65% Outcome Ottimizzare la fruizione degli ambienti di apprendimento per sostenere l operatività degli alunni e dar loro la possibilità di trasferire in nuove situazioni quantoappreso; migliorare il benessere degli utenti. 3.Risultati del questionario di soddisfazione. Percentuale delle classi che usano i laboratori e le infrastrutture dell Istituto. Percentuale di ostacoli che impediscono la fruizione ottimale degli ambienti di apprendimento. Incremento del 30% degli utenti soddisfattirispetto alla prima somministrazione Incremento del 20% rispetto all a.s Abbattimento del 30 % rispetto all a.s

6 3. Evidenziare l impatto che i risultati del progetto avranno, direttamente o indirettamente, sulla performance della scuola Con il presente progetto si mira a diffondere le conoscenze acquisite per far crescere la consapevolezza e la cultura organizzativa nella scuola. Si pubblicizzeranno gli esiti dell indagine sulla customer satisfaction attraverso interviste, comunicazioni, stampati e incontri collegiali. 4. Definire l elenco delle varie azioni/attività in cui è articolato il progetto (e mantenere le stesse azioni/attività per la fase di monitoraggio) Attività 1. Misurazione della soddisfazione e rilevazione delle richieste dei portatori d interesse Responsabile Data prevista di conclusione Tempificazione attività A.Chinnici N D G F M A M G L A S O 2. Individuazione e utilizzazione di strumenti di comunicazione idonei alle varie parti del processo 3.Avvio di un indagine sui servizi offerti in termini di infrastrutture e biblioteche R. Le Mura P. Anastasi T.De Salvo Giugno 2014 X X X X X X X X 5. Indicare il budget del progetto Quantità Costo unitario (giornate, pezzi, ecc.) Personale 17,50 15 ore X 4 docenti 1050 Spese Servizi di consulenza Acquisto di beni Spese dirette TOTALE 1150 Totale Fase di DO - REALIZZAZIONE 1. Descrivere le modalità con cui il progetto viene attuato, evidenziando anche l eventuale apporto delle parti interessate esterne e, più in dettaglio descrivere il contenuto delle divere azioni/attività in cui la pianificazione è suddivisa (vedi fase di Plan ) Attraverso l analisi dei dati in nostro possesso, possiamo identificare la scuola come un sistema unitario in cui la comunicazione tra i soggetti coinvolti nel processo educativo possa condurre all ottimizzazione delle risorse materiali e umane impiegate e all organizzazione di un sistema scuola. All interno della struttura scolastica sono stati individuati come momenti di grande rilevanza: le iscrizioni, l accoglienza, l insegnamento e l orientamento attraverso l organizzazione di attività laboratoriali scolastiche e extrascolastiche, nonché di stages informativi. L indagine, avviata in un ottica di customer statisfaction, ha come principale obiettivo di mantenere l equilibrio esistente tra efficacia ed efficienza del servizio e le aspettative e i bisogni dell utenza. L utenza si aspetta dalla scuola competenze spendibili, occasioni di socializzazione e crescita culturale, strumenti di apprendimento, opportunità formative. La preparazione, la somministrazione di questionari ai genitori e agli studenti e gli esiti del check- up daranno un quadro più completo delle aspettative dell utenza e ci permetteranno di confermare gli obiettivi e/o di rivedere alcune posizioni iniziali. 6

7 2. Definire per ciascuna attività gli eventuali responsabili e le modalità di attuazione Attività 1. Misurazione della soddisfazione e rilevazione delle richieste dei portatori d interesse 2. Individuazione e utilizzazione di strumenti di comunicazione idonei alle varie parti del processo 3.Avvio di un indagine sui servizi offerti in termini di infrastrutture e biblioteche Eventuale responsabile A. Chinnici R. Le Mura P. Anastasi T. De Salvo Modalità di attuazione - Incontri dei responsabili di progetto. - Incontri dei responsabili di progetto con il D.S. e lo staff. - Somministrazione dei questionari - Rilevazione dei dati. - Presentazione del documento di sintesi dei risultati agli OOCC per l approvazione Fase di CHECK MONITORAGGIO Descrivere il sistema e le modalità con cui si intende monitorare l andamento del progetto, in modo da far sì che proceda secondo quanto stabilito, individuando gli eventuali problemi o potenzialità di ulteriori miglioramenti di relativi a singole azioni/attività o al progetto nel suo complesso. Definire in particolare: Le modalità (incontri periodici, schede di rilevazione, ecc ) La frequenza del monitoraggio I dati che dovrà produrre in funzione dei risultati e dei target da raggiungere Eventuali dati di feedback (anche informali) provenienti dall esterno del progetto) La realizzazione del progetto prevede una sistematica attività di monitoraggio di tutte le fasi da parte del gruppo di progetto e da parte del comitato di miglioramento. L attività di monitoraggio appare semplificata anche dal fatto che nel comitato di miglioramento sono presenti alcune delle funzioni strumentali e alcune responsabili di sede, ciò renderà più efficiente lo svolgimento delle varie attività e la raccolta dei dati e delle informazioni. Il sistema di monitaraggio verrà articolato attraverso varie fasi: verifica dei risultati delle azioni intraprese: per quel che riguarda l azione di recupero e rilevazione delle informazioni già esistenti nella documentazione della scuola, che sarà intrapresa all inizio del mese di novembre, si prevede un primo monitoraggio dell avanzamento delle attività entro la seconda settimana del mese di dicembre; si prevedono l acquisizione e la registrazione di almeno il 50% dei dati disponibili, mentre entro la seconda metà del mese di gennaio sarà acquisito il restante 50%. Il monitoraggio delle azioni rivolte agli utenti, attuato attraverso la somministrazione di questionari di soddisfazione, sarà avviato all inizio del mese di marzo e verificherà l avvenuta somministrazione del questionario di rilevazione ad almeno il 70% dei genitori e degli alunni delle classi quinte della scuola primaria e delle classi terze della SSI. Il secondo monitoraggio sarà eseguito all inizio del mese di aprile con la rilevazione della percentuale dei questionari restituiti che si prevede maggiore del 60%. Entro la fine di aprile è prevista la verifica della rilevazione e tabulazione dei dati di almeno il 50% dei questionari, per il restante 50% la verifica sarà eseguita entro la seconda settimana di maggio. La preparazione del documento di sintesi dei risultati è prevista entro i primi venti giorni di giugno. incontri periodici del gruppo di progetto ( almeno una volta al mese o due nei mesi di aprile e maggio ) al fine di rilevare e/o aggiornare lo stato di avanzamento delle singole attività e di evidenziare eventuali criticità ancora presenti per elaborare possibili strategie risolutive; rendicontazione, mediante grafici, presentazioni o relazioni, sullo stato di avanzamento del progetto negli incontri istituzionali programmati (all incirca un incontro al mese). Per quanto riguarda i risultati derivanti dalla misurazione degli indicatori di processo, essi consentiranno di verificare e/o modificare le azioni intraprese in relazione agli obiettivi programmati. 7

8 Fase di ACT RIESAME E MIGLIORAMENTO Descrivere le modalità con ci si intenede intervenire con iniziative correttive e/o di miglioramento, nel caso in cui la fase di check abbia evidenziato problemi o la necessità di miglioramenti. Ad esempio, le iniziative correttive/di miglioramento dovrebbero comprendere i responsabili le modalità di intervento, i tempi di attuazione, le risorse necessarie, l eventuale necessità di fare ricorso a benchmarking/benchlearning (internied eseteni) per individuare le soluzioni più efficaci/efficienti. Nel piano del progetto dovrebbe essere previsto che lo status di questi interventi deve essere inserito nei successivi monitoraggi del progetto fino alla conclusione. Sulla base dei risultati emersi nei previsti incontri periodici programmati da parte del gruppo di miglioramento saranno adottati, ove necessario, iniziative di modifica e miglioramento del progetto stesso. Gli incontri programmati sono finalizzati oltre che al monitoraggio dello stato di avanzamento delle singole attività anche ad una diversa declinazione degli obiettivi, della tempistica e dell approccio complessivo, alla luce di eventuali evidenze che dovessero rendere necessaria la redifinizione del processo di miglioramento. La fase più importante di riesame e miglioramento sarà effettuata alla fine del mese di giugno. 8

9 I PROGETTI DEL PIANO (da compilare per ciascun progetto seguendo l ordine di priorità) Titolo del progetto: Rendere la comunicazione interna ed esterna efficace attraverso l uso di strumenti idonei. Responsabile del progetto: Ins.te Rosaria Cavallaro Data prevista di attuazione definitiva: Luglio Livello di priorità: 2 Riferimento a sottocriteri del CAF 3.3;4.1;6.2;8.1;8.2 I componenti del Gruppo di progetto: Rosaria Cavallaro, Camilla Bonfiglio, Teresa Sergi, Maria Rosa Campisi. Fase di PLAN - DESCRIZIONE DEL PROGETTO E PIANIFICAZIONE 1. Descrivere il problema che si vuole affrontare con il progetto, la soluzione che si intende adottare e le ragioni della scelta di tale soluzione (perché costituisce una soluzione vantaggiosa rispetto ad altre possibili) Il presente progetto di miglioramento tiene conto sia delle criticità emerse dal RAV, sia della nuova organizzazione dell istituzione scolastica determinata dal dimensionamento della rete scolastica locale. Il nuovo status dell istituzione scolastica che, nell anno scolastico 2012/2013 da Circolo didattico è divenuto un Istituto Comprensivo, ulteriormente ampliato per il corrente a. s. con l accorpamento di un altra SSI del territorio, richiede il riassetto del precedente sistema di diffusione dell informazione, che risulti funzionale alla piena realizzazione della mission e delle politiche d istituto. Scopo della presente procedura è di descrivere le modalità operative previste nella nostra Istituzione Scolastica per la gestione della comunicazione interna ed esterna, in modo tale da: - promuovere una partecipazione attiva e consapevole alla vita scolastica da parte di tutte le P.I.; - assicurare la corretta, sistematica e tempestiva circolazione delle informazioni, sia quelle rivolte ai portatori di interesse interni (personale docente e non docente, studenti, famiglie) che esterni (partner di rete, fornitori, istituzioni, territorio, ); - assicurare la reperibilità e la facilità di accesso per tutti i portatori di interesse alle informazioni e alle comunicazioni provenienti dall esterno; - far entrare la comunicazione come componente strategica di ogni processo attivato nell Istituto; - assicurare, attraverso una comunicazione efficace e sistematica, la diffusione e la disseminazione sul territorio del progetto educativo in cui si concretizzano la mission e la vision della scuola. Quanto sopra detto va altresì supportato dalla promozione di una comunicazione elettronica che già, per alcuni settori, ha visto i buoni esiti negli anni precedenti, ma ancora non si è del tutto standardizzata. Come ulteriore supporto a questa attività progettuale tutto il Comitato di miglioramento ravvisa l opportunità di procedere ad una rivisitazione del sito della scuola al fine di farvi confluire le tre realtà virtuali descrittive delle tre istituzioni aggregatesi quest anno. Tenuto conto che la comunicazione interna ed esterna rappresentano un nodo cruciale per la crescita organizzativa della scuola, questo progetto vuol mutuare da una serie di buone pratiche, già esperite da un gruppo di docenti dell Istituto, alcune modalità di comunicazione da utilizzare costantemente nei processi comunicativi a tutti i livelli. Le attività proposte si intersecano, inoltre, con il progetto sulla customer satisfaction, perché qualsiasi tipo di informazione raccolta proveniente da alunni, famiglie e personale può essere riesaminata per valutare anche il grado di soddisfazione e di coinvolgimento dei vari portatori di interesse. In considerazione di quanto sopra esposto, ci si propone di attuare la seguente azione: mettere in atto una serie di buone pratiche già sperimentate dal gruppo dei docenti referenti di progetto da utilizzare costantemente nei processi comunicativi a tutti i livelli. Tale azione verrà articolatain cinque attività suddivise in step. 9

10 2. Elencare i destinatari diretti (personale docente, personale ATA, famiglie, studenti, altri portatori di interesse) del progetto. Destinatari del progetto sono i docenti e il personale di segreteria in quanto con le azioni sopra indicate si mira ad individuare strumenti e canali comunicativi per garantire la corretta, sistematica e tempestiva circolazione delle informazioni all interno dell organizzazione, per assicurare la reperibilità e la facilità di accesso per tutti i portatori di interesse alle informazioni e alle comunicazioni provenienti dall esterno. Sono altresì destinatari delle attività progettuali i genitori degli alunni ed in generale gli stakeholder in quanto si mira ad assicurare, attraverso una comunicazione efficace e sistematica, la diffusione e la disseminazione sul territorio del progetto educativo in cui si concretizzano la mission e la vision della scuola. 3.Definire per ciascuna attività obiettivi, indicatori e target attesi, sia di output che di outcome Attività Obiettivi (Risultati attesi) Indicatori Target atteso 1.Numero di strumenti idonei a migliorare la comunicazione scelti e attivati. 1. Incremento dell utilizzo di strumenti tecnologici per accedere alla comunicazione interna ed esterna pianificata: a)posta elettronica, b) blog, c)area d interesse dei docenti d)aree dedicate alle famiglie nel preesistente sito della scuola. 1.a.Attivazione di almeno uno strumento per la comunicazione interna ( posta elettronica - area d interesse dei docenti ) 1.b.Attivazione di almeno uno strumento per la comunicazione esterna ( blog area dedicata alle famiglie ) 2. Realizzazione di un database con gli indirizzi di posta elettronica di tutti i docenti e dei genitori eletti negli Organi Collegiali Output: introduzione e/o diffusione degli strumenti ritenuti utili al miglioramento della comunicazione 2.Percentuale degli indirizzi di posta elettronica inseriti nella mailing list di Istituto 2. 80% entro giugno 3. Inserimento del POF, e delle sintesi dei progetti di ampliamento dell offerta formativa in atto nell Istituto e di tutti i Piani redatti dai docenti incaricati delle FF.SS. 3.Percentuale di download di materiali dal sito 3. 40% entro dicembre 4.Aggiornamento periodico dell area download del sito dal quale scaricare la modulistica scolastica; 4. Incremento di percentuale di download dei materiali dal sito 4. 10% entro giugno 5.Socializzazione dell azione prevista a tutti i portatori di interesse. 5.a. Percentuale dei docenti presenti agli incontri collegiali 5.a. l 80% 10

11 Outcome: Migliorare il processo comunicativo 5.b.Percentuale del personale presente alle riunioni ; 5.c.Percentuale dei genitori presenti alle assemblee. Percentuale di strumenti e canali utilizzati tra quelli messi a disposizione 5.b. il 50% 5.c. il 70% 70% di quelli proposti 6. Evidenziare l impatto che i risultati del progetto avranno, direttamente o indirettamente, sulla performance della scuola Si mira a diffondere l utilizzo degi strumenti ritenuti idonei per una comunicazione, interna ed esterna, efficace. Inoltre si vuole dimostrare quanto tale utilizzo incida sulla motivazione e partecipazione alle attività della scuola del maggior numero di stakeholder. 7. Definire l elenco delle varie azioni/attività in cui è articolato il progetto (e mantenere le stesse azioni/attività per la fase di monitoraggio) Attività Responsabile Tempificazione attività Incremento dell utilizzo degli strumenti tecnologici per accedere alla comunicazione interna ed esterna pianificata : posta elettronica, blog, area riservata ai docenti, aree dedicate alle famiglie. Realizzazione di un database con gli indirizzi di posta elettronica di tutti i docenti dell Istituto e dei genitori eletti negli OO.CC Inserimento del POF, e delle sintesi dei progetti di ampliamento dell offerta formativa in atto nell Istituto e di tutti i Piani redatti dai docenti incaricati delle FF.SS. Aggiornamento periodico dell area download del sito, dal quale scaricare la modulistica scolastica. Socializzazione dell azione prevista a tutti i portatori d interesse. 8. Indicare il budget del progetto Data prevista di conclusione Cavallaro, Bonfiglio Giugno 2014 Sergi, Campisi Giugno 2014 Sergi, Campisi Giugno 2014 Cavallaro, Bonfiglio,Sergi, Campisi Cavallaro, Bonfiglio, Sergi, Campisi Giugno 2014 Giugno 2014 N D G F M A M G L A S O X X X X X X X X X X X X Quantità Costo unitario (giornate, pezzi, ecc.) Personale 17,50 15 ore x 4 docenti 1050 Spese Servizi di consulenza Acquisto di beni Spese dirette TOTALE 1150 Totale 11

12 Fase di DO - REALIZZAZIONE 3. Descrivere le modalità con cui il progetto viene attuato, evidenziando anche l eventuale apporto delle parti interessate esterne e, più in dettaglio descrivere il contenuto delle diverse azioni/attività in cui la pianificazione è suddivisa (vedi fase di Plan ) Attività 1 Incremento dell utilizzo di strumenti tecnologici per accedere alla comunicazione interna ed esterna pianificata Step1 Accertamento del numero di strumenti tecnologici situati nei vari plessi dell istituto Individuazione degli strumenti tecnologici in tutti i plessi dell istituto Individuazione degli strumenti ritenuti idonei a diffondere e migliorare la comunicazione interna ed esterna Creazione di una lista contenente il numero di strumenti tecnologici, nonché la loro tipologia. Step2 Socializzazione a tutti i portatori d interesse circa il nuovo assetto organizzativo del sito. Organizzare incontri con tutti i docenti per informarli circa le modifiche apportate all interno del sito, mostrando loro i vari passaggi da effettuare affinchè prendano visione delle aree da visitare Organizzare incontri con i genitori e i rappresentanti del personale ATA, eletti negli O.C., per informarli circa le modifiche apportate all interno del sito e per illustrare le aree di loro interesse Attività 2 Relizzazione di un database dei docenti e dei genitori eletti negli O.C. Step 1 Raccolta delle e mail dei docenti dell istituto Tabulazione dati Costruzione del database Realizzazione di mailing list dei docenti Suddivisione per gruppi delle mailing list: ( gruppo responsabili di plesso, gruppo doc. eletti al Consiglio d Istituto, gruppo doc funzioni strum; gruppo doc S.I, S.P, S.S.P,gruppo docenti referenti progetto). Step 2 Raccolta delle mail dei genitori previa informazione sulle finalità del P.d.M. Tabulazione dati Costruzione del database relativo ai genitori Realizzazione di una mailing list dei genitori Suddivisione della mailing list genitori per grado di scuola Attività 3 Inserimento del POF, e delle sintesi dei progetti di ampliamento dell offerta formativa in atto nell Istituto e di tutti i Piani redatti dai docenti incaricati delle FF.SS. Step 1 Step 2 Richiesta di compilazione di una scheda di sintesi dei progetti di ampliamento dell offerta formativa e dei piani formulati dai docenti incaricati delle FF.SS. Creazione nel sito di uno spazio in cui inserire i progetti di cui sopra Diffusione, nelle varie assemblee collegiali, della pubblicazione pubblicizzazione dei progetti medesimi 12

13 Attività 4 Aggiornamento area download da cui scaricare modulistica scolastica Step 1 Step 2 Individuazione, nel sito, di un area download per i docenti Strutturazione di modelli funzionali alle varie tipologie di richieste Inserimento dei vari modelli nell area prevista Aggiornamento periodico della modulistica Attività 5 Socializzazione dell azione prevista a tutti i portatori d interesse Step 1 Step 2 Socializzazione, a tutto il personale docente, del P.d.M. attraverso il Collegio docenti indetto tra dic 2013/gen 2014 Riunione del personale non docente per la medesima presentazione Presentazione del P.d.M. alle Assemblee dei genitori con consegna agli stessi di una scheda sintetica illustrativa del progetto Definire per ciascuna attività gli eventuali responsabili e le modalità di attuazione Attività Eventuale responsabile Modalità di attuazione Attività 1 Step 1 Incremento utilizzo strumenti tecnologici idonei Cavallaro, Bonfiglio - Incontri dei responsabili di progetto - Ricognizione strumenti tecnologici dell Istituto - Accessi al sito della scuola per predisporre gli eventuali cambiamenti. Attività 1 Step 2 Socializzazione del nuovo assetto del sito a tutti i portatori d ineresse - Incontri dei responsabili di progetto - Si organizzano incontri per tutti i portatori d interesse. Attività 2 Step 1/2 Realizzazione di un database delle e.mail dei docenti e dei genitori eletti negli O.C. Sergi, Campisi - Incontri dei responsabili di progetto - Raccolta delle e mail dei docenti dell istituto e dei genitori - Tabulazione dati - Inserimento dati nel sito - Creazione di mailing list Attività 3 Step 1 /2 Inserimento del POF e delle sintesi dei progetti di ampliamento dell offerta formativa in atto nell Istiuto e di tutti i Piani redatti dai docenti incaricati dalle FF.SS Sergi, Campisi - Incontri dei responsabili di progetto - Somministrazione di una scheda di sintesi progettuale ai docenti incaricati dalle FF.SS e ai referenti - Inserimento, nel sito dei vari progetti presentati - Diffusione e publicizzazione dei progetti durante il Collegio docenti 13

14 Attività 4 Step 1/2 Aggiornamento area download da cui scaricare la modulistica scolastica Attività 5 Step 1/2 Socializzazione dell azione prevista a tutti i portatori d interesse Cavallaro, Bonfiglio Sergi, Cavallaro, Bonfiglio, Campisi - Incontri dei responsabili di progetto - Compilazione di modelli funzionali alle richieste del personale docente e non - Inserimento dei modelli nell area per il personale docente e non - Aggiornamento periodico dell area download - Incontri dei responsabili di progetto - Socializzazione del P.d.M a tutto il personale docente attraverso il Collegio docente indetto tra dic/gen Socializzazione del P.d.M a tutto il personale non docente durante delle riunioni convocate allo scopo - Diffusione del P.dM nelle Assemblee dei genitori Fase di CHECK MONITORAGGIO Descrivere il sistema e le modalità con cui si intende monitorare l andamento del progetto, in modo da far sì che proceda secondo quanto stabilito, individuando gli eventuali problemi o potenzialità di ulteriori miglioramenti di relativi a singole azioni/attività o al progetto nel suo complesso. Definire in particolare: Le modalità (incontri periodici, schede di rilevazione, ecc ) La frequenza del monitoraggio I dati che dovrà produrre in funzione dei risultati e dei target da raggiungere Eventuali dati di feedback (anche informali) provenienti dall esterno del progetto) La realizzazione del progetto prevede una sistematica attività di monitoraggio di tutte le fasi da parte del Gruppo di progetto e da parte del Comitato di Miglioramento, al fine effettuare eventuali aggiustamenti, nel corso dell attuazione dei progetti, e al fine di verificare l efficacia delle azioni implementate. Per ciascuna azione si prevedono monitoraggi diversificati effettuati, con schede di rilevazione e incontri del Gruppo di progetto, con cadenza mensile o bimestrale finalizzati all aggiornamento dello stato di avanzamento delle singole attività, durante i quali si evidenziano eventuali criticità e vengono individuate le possibili soluzioni. Per osservare lo stato di avanzamento del progetto in relazione alle attività successive verrà utilizzato come indicatore prioritario il rispetto dei tempi di lavoro prefissati, Per quanto riguarda i risultati derivanti dalla misurazione degli indicatori di processo, essi consentiranno di verificare la validità dei piani d azione implementati in relazione agli obiettivi da raggiungere inoltre la raccolta dei dati protratta nel corso degli anni scolastici in modo sistematico ci consentirà l individuazione dei target da raggiungere nonché la misurazione della tendenza verso il miglioramento delle azioni implementate. Il monitoraggio sarà facilitato anche dal fatto che nel Comitato di Miglioramento sono presenti alcune delle Funzioni Strumentali, e dunque l evoluzione delle varie attività e la raccolta dei dati e delle informazioni risulta facilitata anche in virtù degli incarichi rivestiti. Pertanto il sistema di monitoraggio sarà articolato come di seguito specificato: per l attività 1 step 1 e 2 Incremento dell utilizzo di strumenti tecnologici idonei, che verrà intrapresa all inizio del mese di dicembre, si prevede un monitoraggio dell avanzamento dei lavori entro la fine del mese di gennaio. Detto monitoraggio consisterà nella valutazione del numero di strumenti di comunicazione scelti e attivati; per l attività 2 step 1 e 2 Realizzazione di un database con gli indirizzi di posta elettronica di tutti i docenti e dei genitori eletti negli Organi Collegiali, che verrà avviata all inizio del mese di dicembre, si prevede un primo monitoraggio dell avanzamento dei lavori entro la fine del mese di gennaio e un secondo monitoraggio entro la fine del mese di febbraio. Il primo monitoraggio mira a verificare l avvenuta acquisizione di indirizzi di posta elettronica di almeno il 40% di docenti e genitori eletti negli OOCC; il secondo monitoraggio mira a verificare l avvenuta acquisizione e tabulazione dei rimanenti indirizzi; 14

15 per l attività 3 step 1 e 2 Inserimento del POF, e delle sintesi dei progetti di ampliamento dell offerta formativa in atto nell Istituto e di tutti i Piani redatti dai docenti incaricati delle FF.SS, che verrà avviata all inizio del mese di dicembre, si prevede un primo monitoraggio dell avanzamento dei lavori entro la fine del mese di dicembre e un secondo monitoraggio entro la fine del mese di gennaio. Entro la fine del mese di dicembre ci si attende l inserimento del POF, mentre entro la fine del mese di gennaio ci si attende l inserimento della sintesi dei progetti e dei piani. per attività 4 step 1 e 2 Aggiornamento periodico dell area download del sito dal quale scaricare la modulistica scolastica, che verrà avviata a partire dal mese di febbraio, si prevede un primo monitoraggio dell avanzamento dei lavori entro la fine del mese di marzo e un secondo monitoraggio entro la fine del mese di maggio. Il monitoraggio mira a verificare l effettivo aggiornamento dell area di download; per l attività 5 step 1 e 2 Socializzazione dell azione prevista a tutti i portatori di interesse, che verrà avviata all inizio del mese di dicembre, si prevede un primo monitoraggio dell avanzamento dei lavori entro la fine del mese di dicembre e un secondo monitoraggio entro la fine del mese di maggio. Entro la fine del mese di dicembre ci si attende la socializzazione delle attività svolte fino a quella data, entro la fine del mese di maggio ci si attende la socializzazione di tutte le attività progettuali. Nel mese di Giugno si prevede un monitoraggio complessivo delle attività del progetto in seno al Comitato di Miglioramento. 15

16 Fase di ACT RIESAME E MIGLIORAMENTO Descrivere le modalità con ci si intenede intervenire con iniziative correttive e/o di miglioramento, nel caso in cui la fase di check abbia evidenziato problemi o la necessità di miglioramenti. Ad esempio, le iniziative correttive/di miglioramento dovrebbero comprendere i responsabili le modalità di intervento, i tempi di attuazione, le risorse necessarie, l eventuale necessità di fare ricorso a benchmarking/benchlearning (internied eseteni) per individuare le soluzioni più efficaci/efficienti. Nel piano del progetto dovrebbe essere previsto che lo status di questi interventi deve essere inserito nei successivi monitoraggi del progetto fino alla conclusione. La valutazione dello stato di avanzamento del progetto avverrà nelle periodiche riunioni del Gruppo di progetto, nelle riunioni del Comitato di Miglioramento e in sede di Riesame della Direzione. Sulla base dei risultati emersi nei previsti incontri periodici programmati per il Gruppo di progetto e per il Comitato di miglioramento saranno adottate, ove necessario, iniziative di modifica e miglioramento del progetto stesso. Gli incontri programmati sono finalizzati oltre che a monitorare lo stato di avanzamento delle singole attività anche ad una diversa declinazione degli obiettivi, della tempistica e dell approccio complessivo alla luce di eventuali evidenze che dovessero rendere necessaria la ridefinizione del processo di miglioramento. 16

17 I PROGETTI DEL PIANO (da compilare per ciascun progetto seguendo l ordine di priorità) Responsabile del progetto: prof.ssa Rosaria Raciti Data prevista di attuazione definitiva: Luglio Livello di priorità: 3 Riferimento a sottocriteri del CAF 3.2; 3.3; 6.2 ;7.1;7.2; I componenti del Gruppo di progetto: Laura Anastasi, Raciti Rosaria, Giuseppa Romeo Fase di PLAN - DESCRIZIONE DEL PROGETTO E PIANIFICAZIONE 1. Descrivere il problema che si vuole affrontare con il progetto, la soluzione che si intende adottare e le ragioni della scelta di tale soluzione (perché costituisce una soluzione vantaggiosa rispetto ad altre possibili) Il presente progetto di miglioramento tiene conto non solo delle criticità emerse dal RAV, ma anche del nuovo assetto organizzativo del Secondo Istituto Comprensivo determinato dal dimensionamento della rete scolastica locale. Le evidenze emerse dal RAV mettono in luce come PDD la necessità di identificare, sviluppare ed utilizzare le competenze del personale allineando gli obiettivi individuali a quelli dell istituzione. Mentre il nuovo status dell istituzione scolastica che, nell anno scolastico 2012/2013 da Circolo didattico è divenuto un Istituto Comprensivo, ulteriormente ampliato per il corrente a. s. con l accorpamento di un altra SSI del territorio, richiede il superamento del precedente assetto organizzativo e la definizione di una nuova struttura che preveda un attenta azione di coinvolgimento di tutto il personale della scuola con una ripartizione di incarichi equa e funzionale alla piena realizzazione della Mission e delle politiche d istituto. In questa fase di cambiamenti organizzativi occorre dunque una pianificazione complessiva dei profili e dei compiti delle figure responsabili e/o di sistema, e appare una necessità ineludibile l esplicitazione della coerenza tra le strategie dell istituto e la pianificazione delle Risorse Umane. Inoltre si rendono necessari alcuni interventi di miglioramento volti a creare maggiore consapevolezza diffusa di politiche e strategie, a ripartire e bilanciare il carico di lavoro per coinvolgere un maggior numero di persone in ruoli di responsabilità e a promuovere l integrazione tra gli obiettivi individuali del personale e quelli dell istituzione scolastica. Il progetto illustrato mira a migliorare le aree critiche emerse dal RAV e si articolerà in due azioni suddivise in due step ciascuna: la prima azione è finalizzata sia all individuazione di un sistema di raccolta dati riguardanti le competenze del personale, che alla realizzazione di un monitoraggio per rilevare le esigenze formative del personale stesso per integrarle con gli obiettivi che l istituzione scolastica persegue; la seconda azione mira ad ottimizzare l organizzazione e la gestione del personale operante nella scuola, valorizzandone maggiormente le competenze in funzione della Mission d istituto, attraverso la strutturazione di un organigramma integrato da funzionigramma del personale, nonché attraverso un documento organico che definisca i ruoli delle figure di sistema, ne illustri le responsabilità, puntualizzi i risultati da raggiungere ed espliciti le forme di riconoscimento del lavoro svolto e/o i relativi compensi. Pertanto il progetto avrà la seguente articolazione: Azione 1: Rilevazione delle competenze e delle esigenze formative del personale Step1: Avviare la realizzazione di una banca dati dei curricula individuando le competenze necessarie alla realizzazione di obiettivi strategici o specifici dell istituzione scolastica (esempi: possesso di competenze informatiche; lingua straniera; competenze pedagogiche, competenze in psicomotricità, competenze in didattica laboratoriale). 17

18 Step 2: Rilevare le esigenze formative del personale per allineare le esigenze individuali con quelle dell istuzione scolastica. Azione 2: Ottimizzazione dell organizzazione/gestione del personale Step 1: Creare un organigramma nominale integrato da un funzionigramma in grado di specificare le relazioni tra ruoli e compiti di ciascuno e i legami con la mission d istituto. Step 2: Predisporre un documento organico che definisca i ruoli delle figure di sistema, illustri le responsabilità del personale, puntualizzi i risultati da raggiungere ed espliciti le forme di riconoscimento del lavoro svolto e/o i relativi compensi. 2. Elencare i destinatari diretti (personale docente, personale ATA, famiglie, studenti, altri portatori di interesse) del progetto. Il personale del Secondo Istituto comprensivo è il destinatario del progetto in quanto con le azioni sopra indicate si mira ad una riorganizzazione delle risorse umane che da una parte sia rispondente alle esigenze della scuola e dall altra valorizzi le competenze del personale stesso con positive ricadute sulla motivazione e sul coinvolgimento diffuso nelle varie iniziative promosse dall istituto. Inoltre, in fase di comunicazione dei risultati sono destinatari del progetto i portatori d interesse che avranno chiara la struttura organizzativa, i ruoli e le risorse assegnate al personale. 3. Definire per ciascuna attività obiettivi, indicatori e target attesi, sia di output che di outcome Attività Obiettivi (Risultati attesi) Indicatori Target atteso Mappatura delle Percentuale dei curricula competenze del e/o schede di rilevazione 50% entro giugno personale analizzati e mappati Rilevazione delle competenze e delle esigenze formative del personale Output Outcome Mappatura delle esigenze formative del personale Valorizzazione delle competenze del personale Percentuale di moduli rilevazione consegnati Incremento della percentuale di docenti a cui vengono attribuiti incarichi allineando le competenze personali agli obiettivi dell istituto 50% entro gennaio 10% rispetto annualità precedente Ottimizzazione dell organizzazione/gestione del personale Output Outcome Distribuzione equa e funzionale di compiti e responsabilità infunzione della Mission Maggiore coinvolgimento del personale nelle attività scolastiche previste Percentuale di copertura degli incarichi attribuiti a singole persone Percentuale di incremento del personale coinvolto nei progetti dell istituzione scolastica Riduzioni di doppi incarichi 10% rispetto all annualità precedente Incremento del 10% delle persone disponibili ad assumere incarichi di responsabilità 18

19 4. Evidenziare l impatto che i risultati del progetto avranno, direttamente o indirettamente, sulla performance della scuola Il presente progetto mira ad ottimizzare la gestione del personale operante nella scuola valorizzandone maggiormente le competenze in funzione della Mission d istituto, il progetto mira altresì ad incrementarne la motivazione ad assumere incarichi. 5. Definire l elenco delle varie azioni/attività in cui è articolato il progetto (e mantenere le stesse azioni/attività per la fase di monitoraggio) Attività Avvio di una banca dati dei curricula del personale Rilevazione delle esigenze formative manifestate dal personale Strutturazione di un organigramma del personale e rispettivi incarichi. Predisposizione di un documento organico che definisca i ruoli delle figure di sistema, illustri le responsabilità del personale, puntualizzi i risultati da raggiungere ed espliciti le forme di riconoscimento del lavoro svolto e/o i relativi compensi Responsabile Data prevista di Tempificazione attività conclusione N D G F M A M G L A S O Raciti R., Romeo G., Marzo 2014 X X X X Raciti R., Romeo G., Gennaio 2014 X X Anastasi L. Gennaio 2014 X X X Raciti R., Romeo G., Anastasi L Maggio 2014 X X X X 6. Indicare il budget del progetto Quantità Costo unitario (giornate, pezzi, ecc.) Personale 17,50 Tre docenti impegnati per 787,50 euro 15 ore ciascuno Spese euro Servizi di consulenza Acquisto di beni Spese dirette TOTALE 887,50 Totale Fase di DO - REALIZZAZIONE 4. Descrivere le modalità con cui il progetto viene attuato, evidenziando anche l eventuale apporto delle parti interessate esterne e, più in dettaglio descrivere il contenuto delle diverse azioni/attività in cui la pianificazione è suddivisa (vedi fase di Plan ) Azione 1 Rilevazione delle competenze e delle esigenze formative del personale Step 1 Avvio di una banca dati dei curricula del personale Individuazione di competenze specifiche certificate e relative certificazioni che il personale dovrebbe possedere in relazione agli obiettivi che l istituzione scolastica si prefigge. Predisposizione di un modulo di dichiarazione delle competenze e delle certificazioni possedute dal personale in relazione agli obiettivi dell istituzione Somministrazione del modulo di rilevazione delle competenze al personale Tabulazione dati e costituzione della banca dati Step 2 Rilevazione delle esigenze formative manifestate dal personale 19

20 Predisposizione di un modulo di rilevazione delle esigenze formative del personale in relazione agli obiettivi che l istituzione scolastica si prefigge Somministrazione del modulo di rilevazione delle esigenze formative al personale Tabulazione dati e costituzione della banca dati Azione 2 Ottimizzazione dell organizzazione/gestione del personale Step 1 Strutturazione di un organigramma e di un funzionigramma del personale. Individuazione del personale che ricopre i vari incarichi Predisposizione dell organigramma Predisposizione del funzionigramma Realizzazione documento cartaceo Invio del documento cartaceo ai partatori di interesse interni ed esterni e pubblicazione del documento sul sito della scuola Step 2 Predisposizione di un documento organico che definisca i ruoli delle figure di sistema, illustri le responsabilità del personale, puntualizzi i risultati da raggiungere ed espliciti le forme di riconoscimento del lavoro svolto e/o i relativi compensi Incontro dello Staff con il DS per avanzare proposte e discutere in merito alla definizione dei ruoli e delle responsabilità, dei risultati da conseguire e delle forme di riconoscimento del lavoro svolto e/o dei relativi compensi. Predisposizione del documento Presentazione del documento agli OOCC ed approvazione 2 Definire per ciascuna attività gli eventuali responsabili e le modalità di attuazione Attività Eventuale responsabile Modalità di attuazione Azione1 Step1 Avvio di una banca dati dei curricula del personale Azione1 Step2 Rilevazione delle esigenze formative manifestate dal personale Azione2 Step1 Strutturazione di un organigramma e di un funzionigramma del personale. Azione2 Step2 Predisposizione di un documento organico che specifichi le responsabilità dei ruoli, i risultati da raggiungere ed espliciti le forme di riconoscimento del lavoro svolto e dei compensi Raciti R., Romeo G., Raciti R., Romeo G., Anastasi L - Incontri dei responsabili di progetto per individuare le competenze oggetto della rilevazione - Somministrazione del modulo di rilevazione delle competenze. - Invio dei curricula in formato europeo da parte dei docenti - Mappatura del modulo di rilevazione e dei curricula pervenuti - Incontri dei responsabili di progetto - Somministrazione del modulo di rilevazione delle esigenze formative del personale. - Rilevazione e tabulazione delle esigenze formative. - Incontri dei responsabili di progetto - Lavoro individuale del responsabile della specifica attività. Raciti R., Romeo G., Anastasi L - Incontri dei responsabili di progetto - Incontri dei responsabili di progetto con il DS e lo Staff - Presentazione del documento agli OOCC per approvazione 20

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