Requisiti di sistema per la costituzione del fascicolo informatico

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1 Giorgetta Bonfiglio-Dosio* Università degli Studi di Padova Requisiti di sistema per la costituzione del fascicolo informatico (Macerata, 7 maggio 2009) * Collaborazione di: Valeria Pavone Angelo Rossi Nicola Boaretto

2 Ambito di indagine Approfondimento teorico del tema Interpretazione della normativa vigente obiettivo immediato: proposta operativa per il Comune di Padova Linee-guida per gli enti pubblici (necessità di distinguerli rispetto agli altri)

3 Necessità di distinguere (sulla scorta del Codice di tutela dei beni culturali) Archivi statali Archivi di enti pubblici Archivi privati Art. 10, comma 2 Gli archivi degli enti pubblici sono beni culturali l ottica del passaggio dal cartaceo al digitale deve essere improntata alla tutela dei documenti archivistici, anche per il loro rilevante valore giuridico per tutta la collettività, specie nella I fase

4 DPR 445/2000 > GEDOC Prevede due differenti livelli di realizzazione del sistema di gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi 1) Records management 2) Workflow management, finalizzato a: Semplificazione dei processi amministrativi Miglioramento della qualità dei servizi della PA attraverso l uso congiunto delle tecnologie informatiche, delle competenze archivistiche, delle tecnologie amministrative (volontà politiche e risorse) < Direttiva D Alema (1999)

5 Oggetto dell analisi: fascicolo informatico CAD [ferocemente criticato, ma ], art. 41 Procedimento e fascicolo informatico 1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente [molteplice e complessa]

6 CAD, art. 41, comma 2 2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento può raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all atto della comunicazione dell avvio del procedimento ai sensi dell articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241.

7 Sistema Galileo Galilei (1623): definiva il sistema come una «pluralità di elementi materiali coordinati tra loro in modo da formare un complesso organico soggetto a date regole» Definizione assolutamente assonante con i principi archivistici

8 Fanno riferimento al concetto di sistema Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999, Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni, in particolare la Premessa. ISO 15489:2001 Information and documentation. Records management [in italiano UNI ISO 15489:2005 Informazione e documentazione. Gestione dei documenti di archivio (record)]. Direttive CNIPA, reperibili all URL ormatica.pdf),

9 Elementi necessari infrastrutture evolute efficace azione di coordinamento sul piano amministrativo-organizzativo e su quello tecnico-informatico linee-guida e regole tecniche comuni e aggiornate consapevolezza del problema a tutti i livelli messa in gioco di differenti professionalità qualificate, soprattutto in campo archivistico, che devono convergere tutte, nel rispetto reciproco delle competenze, verso il medesimo obiettivo

10 Il responsabile del sistema di gestione documentale Svolge almeno 3 funzioni: - Responsabile del Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi (DPR 445/2000, art. 61) - Responsabile della sicurezza informatica dei dati e dei sistemi (D. lgs. 196/2003, artt ) - Responsabile della conservazione (deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, art. 5)

11 Il fascicolo: questo sconosciuto La letteratura archivistica ne esalta la funzione strategica e performante, ma non chiarisce metodi e linee-guida applicative La normativa vigente li presuppone, ma non indica le caratteristiche di ciascuna tipologia di fascicolo Esistono ancora, anche tra addetti ai lavori, alcuni punti oscuri, non sufficientemente discussi e chiariti

12 Come si fascicola nei Comuni? I fascicoli vengono costituiti, ma in modo approssimativo e improvvisato senza una vera progettazione di sistema senza raccordo con il sistema di gestione documentale disancorati dal titolario di classificazione > non di solo titolario vive l archivio in assenza di un censimento dei procedimenti degno di questo nome senza un autentica coscienza della funzione della costituzione delle aggregazione documentali per il miglioramento della qualità della attività amministrativa al servizio del cittadino

13 In un sistema coesistono Aggregazioni di documenti riuniti sulla base dell oggetto (principio di pertinenza): con riferimento al piano di classificazione Aggregazioni di documenti riuniti sulla base della forma e della provenienza (repertori) in sequenza cronologica Aggregazioni di informazioni ricavate dai documenti a cura di pubblici funzionari Le differenti forme di aggregazione vanno regolamentate e coordinate

14 Ulteriore elemento di riflessione Esistono regole per la redazione del documento sia cartaceo sia digitale Esistono regole diverse dalle precedenti per la comunicazione e la trasmissione dei documenti, sia cartacei sia digitali La comunicazione può riguardare anche le informazioni sia per i supporti cartacei sia per quelli digitali e documenti derivati (ad esempio, certificati)

15 Fascicolo informatico (CAD, art. 41) Il verbo può ha suscitato tante critiche non possibilità o meno di costituire i fascicoli, operazione prevista come obbligatoria ma possibilità di adottare il fascicolo informatico come forma di comunicazione e di interazione con l utenza esterna: possibilità che va valutata con riferimento al rapporto costi-benefici alle esigenze e alle risorse del soggetto produttore

16 Fondamentale il censimento dei procedimenti nome del procedimento ed eventuale codice identificativo interno all ente normativa di riferimento (leggi e regolamenti) fasi del procedimento tipi di documenti prodotti in ciascuna fase UOR responsabile del procedimento UOR coinvolte (e a che titolo) nel procedimento modalità di organizzazione del fascicolo UOR responsabile della costituzione e conservazione del fascicolo tempi di conservazione di ciascun documento

17 Per quali procedimenti adottare il fascicolo informatico? nb: la dematerializzazione comporta costi, materiali e immateriali, diretti e indiretti solo per procedimenti con caratteristiche ben definite: numero massivo standardizzati o facilmente standardizzabili documenti formalmente simili e facilmente traducibili in modelli fitta comunicazione da e verso l utenza esterna.

18 Competenza giuridica e amministrativa analisi del procedimento nelle sue fasi Individuazione della UOR responsabile analisi del profilo dell utenza esterna

19 Competenza archivistica (e diplomatistica) Individuazione delle caratteristiche formali di ciascun documento supporto agli interventi di semplificazione amministrativa e di dematerializzazione tutela della doppia valenza, giuridica e culturale dell archivio.

20 Competenza informatica determinare gli strumenti tecnologici più adatti per concretizzare le scelte di sistema

21 Requisiti del sistema regole certe e comunicate, formalmente adottate dal soggetto produttore, responsabile del procedimento statuto dell ente regolamenti generali e particolari manuale di gestione modalità di registrazione (sul protocollo e su altri repertori) modalità di classificazione sulla scorta del titolario modalità di costituzione delle aggregazioni (fascicoli e repertori) criteri di selezione dei documenti per la conservazione permanente e per lo scarto (con determinazione dei tempi minimi di conservazione) descrizione degli strumenti informatici descrizione dei flussi documentali connessi ai flussi di lavoro modalità e livelli di accesso ai documenti

22 L informatica non basta L archivistica non basta Bisogna fare autenticamente SISTEMA