PS_01 PROCEDURA PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI E DELLE REGISTRAZIONI

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1 Pagina 1 di 8 PS_01 PROCEDURA PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI E DELLE REGISTRAZIONI STATO DEL DOCUMENTO REV. PAR. PAG. MOTIVO DATA Emissione documento Responsabile Area Servizi per la Didattica (ADID) Data

2 Pagina 2 di 8 1. SCOPO Lo scopo della presente procedura consiste nel definire le modalità del processo di gestione del flusso dei documenti (work-flow) e dei dati del Sistema Qualità relativo all Area Servizi per la Didattica (ADID). 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Attività dell organizzazione che coinvolgono la gestione di documenti (praticamente tutte). 3. RIFERIMENTI NORMATIVI UNI EN ISO 9001; DPR 28 dicembre 2000, n. 445 Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa ; Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali ; Legge 7 agosto 1990, n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale. 4. RESPONSABILITA E MODALITA OPERATIVE Controllo dei documenti La procedura stabilisce le modalità necessarie per: Approvare l adeguatezza del contenuto dei documenti, prima della loro emissione; Riesaminare, aggiornare (quando necessario) e riapprovare la stesura dei documenti stessi; 2

3 Pagina 3 di 8 Assicurare che vengano identificate le modifiche e lo stato di revisione corrente dei documenti; Assicurare che le pertinenti versioni dei documenti applicabili siano disponibili sui luoghi di utilizzazione; Assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili e facilmente identificabili; Assicurare che i documenti di origine esterna siano identificati e la loro distribuzione sia controllata Prevenire l uso involontario di documenti obsoleti ed attuare una loro adeguata identificazione qualora siano da conservare per qualsiasi scopo. Controllo delle registrazioni Le registrazioni devono essere predisposte e conservate per fornire evidenza della conformità ai requisiti e dell efficace funzionamento del sistema di gestione per la qualità. Le registrazioni devono rimanere leggibili, facilmente identificabili e rintracciabili. La maggior parte delle registrazioni avviene mediante l utilizzo di software specifici di gestione, quali ad esempio ESSE3, SIADI e U-GOV Didattica, Titulus. Documentazione Per la corretta gestione della documentazione sono state create due grandi raggruppamenti: Documentazione legata all erogazione dei servizi; Documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità che a loro volta si distinguono nelle seguenti tipologie di documenti: - Politica per la Qualità - Manuale Qualità - Procedure di Sistema - Procedure Operative Documentazione legata all erogazione dei servizi. La gestione dei documenti legati all erogazione dei servizi avviene seguendo le linee guida per la classificazione e la fascicolazione dei documenti, come stabilite dal Manuale di gestione del protocollo informatico a cura del Servizio Affari Legali e Istituzionali (SAIL) che ha assorbito le competenze del Centro Gestione Documenti. 3

4 Pagina 4 di 8 Per ogni processo sono stati realizzati i diagrammi di flusso con specificazione del flusso documentale utilizzando, a livello grafico, la seguente simbologia: Forma Significato Documento in arrivo o in partenza Operazione Decisione Tutti i documenti d archivio sono oggetto di classificazione ovvero di organizzazione gerarchica secondo le partizioni astratte (titoli, classi, etc.) individuate in base alle funzioni dell ente, così come desunte e aggiornate secondo la vigente normativagli obiettivi di classificazione sono: - individuare la posizione logica e fisica di ciascun documento all interno del sistema documentario secondo un criterio rispondente alle modalità di operare del soggetto (organizzazione dell archivio); - collegare la formazione dei documenti con la loro conservazione (selezione programmata e razionale); - contribuire all individuazione di responsabilità specifiche per la gestione documentaria. Il Titolario di classificazione è uno strumento che serve a stabilire l ordine dei fascicoli creati dall ente ed il vincolo archivistico dei documenti in essi contenuti, in modo da trovarli quando ci servono, capirne la funzione e metterli in relazione con gli altri documenti. 4

5 Pagina 5 di 8 E il principale strumento nell ambito della gestione documentale di qualsiasi ente produttore, poiché permette la formazione organica dell archivio come complesso dei documenti e delle relazioni che intercorrono tra essi, quindi della conservazione di informazioni strutturate e contestualizzate. L Università di Udine ha aderito, il 30 giugno 1998, al progetto nazionale Titulus 97 e dal mese di luglio 2011 ha adottato il programma di protocollazione informatico Titulus. Nell ambito dell amministrazione digitale assistiamo a una produzione incontrollata di documentazione, tale che, per regolarne i flussi e garantirne la conservazione e il futuro utilizzo, occorre programmare i tempi di conservazione minima dei documenti nella fase della loro creazione. Per consentire di avviare le procedure di selezione e scarto viene predisposto il Massimario di conservazione/selezione che è un documento prodotto dal SAIL, debitamente autorizzato dalla Soprintendenza archivistica regionale, che elenca le tipologie di serie e unità documentarie eliminabili periodicamente, e stabilisce i tempi di attività e di conservazione dei documenti prodotti da un ente. Va debitamente integrato con il piano di classificazione/fascicolazione (Titolario) e il prontuario dei procedimenti amministrativi, permettendo di: riprodurre le modalità di sedimentazione della documentazione previa analisi del quadro di classificazione in relazione all esame delle funzioni dell ente, analisi della tipologia dei documenti e delle modalità di formazione dei fascicoli, analisi delle relazioni tra serie; identificare la forma dei documenti; verificare l esistenza di registri matricolari, elaborazioni riassuntive circa l esercizio di alcune funzioni, registri contabili, ecc. intensificare il controllo sui documenti contenenti dati sensibili; formalizzare il trasferimento di responsabilità; soddisfare la trasparenza amministrativa; attestare l assolvimento di obblighi legali connessi alla conservazione; ridurre le spese per attrezzature e locali. Documentazione del sistema di gestione per la qualità Il sistema documentale comprende: Dichiarazioni documentate sulla politica per la qualità e sugli obiettivi per la qualità; 5

6 Pagina 6 di 8 Il manuale della qualità; Le procedure documentate richieste dalla norma internazionale UNI EN ISO 9001; I documenti necessari all organizzazione per assicurare l efficace pianificazione, funzionamento e controllo dei suoi processi; Le registrazioni richieste dalla norma internazionale ISO Supporto dei documenti relativi ai documenti di sistema di gestione per la qualità. I documenti per la gestione della qualità (Procedure di Sistema PS, Manuale e Politica per la Qualità) sono reperibili al seguente link: il cui responsabile è l Esperto Qualità. Riesame, aggiornamento, riapprovazione I Responsabili di Area insieme all Esperto Qualità, riesaminano annualmente o all occorrenza la documentazione di sistema e ne individuano i miglioramenti da apportarvi. Ogni modifica ai documenti sarà registrata nell apposito campo nella tabella posta sul frontespizio della procedura di riferimento, dopo confronto con tutte le parti coinvolte della definizione e approvazione della presente procedura. Identificazione dello stato di revisione corrente dei documenti L identificazione della revisione sul documento è prevista mediante apposizione dell indice di revisione sul frontespizio, dopo confronto tra le parti che sono coinvolte nella definizione e approvazione della presente procedura. Distribuzione documenti di origine interna E cura dell Esperto Qualità rendere immediatamente disponibili nello spazio web dedicato i documenti dopo l approvazione da parte dei Responsabili di Area, che ne daranno opportuna comunicazione a tutto il personale. La versione modificabile in formato word delle procedure operative, saranno conservate in locale sul PC dell Esperto Qualità, che provvederà a conservare anche lo storico delle varie revisioni. 6

7 Pagina 7 di 8 Supporto dei documenti relativi alle procedure operative. I documenti relativi alle procedure operative sono condivisi mediante una directory accessibile solamente dal personale specifico di ogni organizzazione. 1) Procedure Operative dell Area Servizi per la Didattica (ADID) sono messe a disposizione nella seguente directory: \\SRVSCAMBIO\Qualita\Segreteria Studenti e organizzata secondo il seguente schema: Nome Directory Curatore Solo Lettura PSEGR (Segreterie Studenti) Codifica delle procedure operative Sonia De Marchi Sonia De Marchi Personale dell ADID: Capo Area, Capi Polo e tutto il personale delle Segreterie Studenti Riesame, aggiornamento, riapprovazione Eventuali necessità di modificare le procedure operative devono essere richieste al curatore della directory, il quale provvederà a valutare la richiesta insieme al Responsabile dell Area, a recepirla come azione di miglioramento. Solo dopo aver ricevuto l approvazione da parte del Responsabile, può inserire la procedura revisionata in formato PDF nella specifica Directory, o nello specifico spazio web, e togliere la versione superata. La versione modificabile in formato word delle procedure operative, saranno conservate in locale sul PC del curatore, che provvederà a conservare anche lo storico delle varie revisioni. Identificazione delle modifiche Ogni modifica ai documenti sarà registrata dal curatore nell apposito campo nella tabella posta sul frontespizio della procedura di riferimento. Identificazione dello stato di revisione corrente dei documenti L identificazione della revisione sul documento è prevista mediante apposizione dell indice di revisione sul frontespizio. 7

8 Pagina 8 di 8 Distribuzione documenti di origine interna E cura del curatore rendere immediatamente disponibili nella directory elettronica i documenti dopo l approvazione. Identificazione dei documenti e delle registrazioni Per alcuni documenti l identificazione si compone di titolo, stato di revisione, data di approvazione. In assenza di ambiguità il titolo identifica univocamente il documento/modulo. L identificazione univoca della registrazione (es. modulo compilato) è a cura del responsabile di competenza. 8