AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA SENESE Sede Legale: Strada delle Scotte, Siena C.F. e P.I

Transcript

1 Delibera firmata digitalmente AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA SENESE Sede Legale: Strada delle Scotte, Siena C.F. e P.I coadiuvato dal: IL DIRETTORE GENERALE Dr. Pierluigi Tosi Direttore Amministrativo f.f. Dr. ssa Cristina Berardi Direttore Sanitario Dr.ssa Silvia Briani Richiamato l art. 3 del D.Lgs. del 30 dicembre 1992 n. 502 e s.m.i., nonché gli artt. 35 e 36 della LRT 24 febbraio 2005 n. 40 e s.m.i; Letta e valutata la proposta allegata al presente provvedimento a formarne parte integrante e sostanziale (allegato 1) con la quale con la quale il proponente/responsabile del procedimento, Dr.ssa Maria De Marco Direttore f.f. U.O.C. UOC Igiene ed organizzazione dei servizi ospedalieri, propone l adozione di un atto avente il seguente oggetto Gestione Archivio centralizzato cartelle cliniche presso ESTAR ; : Preso atto che il suddetto Proponente e il responsabile del procedimento Dr.ssa Claudia Chesi, per quanto di competenza, attestano la legittimità e la regolarità formale e sostanziale della citata proposta; Valutato che la proposta allegato n. 1 al presente atto a farne parte integrante e sostanziale è coerente con gli scopi e le finalità dell AOUS; Considerato pertanto di far propria la proposta allegata, recependola integralmente, nei termini e per le motivazioni ivi esposte e di approvarla integralmente nei termini indicati; Con il parere favorevole del Direttore Amministrativo f.f. e del Direttore Sanitario; Sulla base dei poteri conferitigli con Decreto Presidente G.R.T. n. 149 del ; DELIBERA per quanto esposto in epigrafe: 1. di far propria la proposta allegata al presente provvedimento a formarne parte integrante e sostanziale (allegato 1), recependola integralmente dei termini indicati e di approvare, in particolare, il dispositivo rubricato ai numeri 1, 2, 3, 4, 5; 2. di dichiarare la presente deliberazione immediatamente eseguibile, ai sensi dell art. 42, comma 4, della L.R.T. 40/2005 e s.m.i., per poter permettere prima possibile la presa in carico degli Archivi degli anni 2015, 2016 e successivi in formazione al fine di alleggerire per motivi di sicurezza il carico documentale presente nei Reparti dell Aous; 3. di trasmettere copia del presente atto al Collegio Sindacale, ai sensi dell art. 42,comma 2, della L.R.T. n. 40/2005. Riproduzione cartacea del documento informatico sottoscritto digitalmente ai sensi dell art. 20 del D.Lgs. 82/2005.

2 Delibera firmata digitalmente AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA SENESE Sede Legale: Strada delle Scotte, Siena C.F. e P.I ALLEGATO 1 PROPOSTA OGGETTO: Gestione Archivio centralizzato cartelle cliniche presso ESTAR Pisa Proposta numero 98 del Struttura proponente: UOC Igiene ed Organizzazione dei servizi sanitari DATO ATTO dell istituzione, presso il Centro Direzionale di Ospedaletto (PI) dell Archivio Centralizzato Cartelle Cliniche Digitalizzazione destinato ad accogliere le Cartelle cliniche prodotte, in regime di ricovero ordinario/day hospital/day surgery, dalle Aziende Sanitarie e Ospedaliere della Regione Toscana; VISTA il Regolamento gestione archivio centralizzato cartelle cliniche digitalizzazione (allegato 1a) approvato con la deliberazione ESTAV Nord Ovest n. 322 del 19/06/2012; VISTI gli art 100 e ss della L.R.T. n. 40/2005 e s.m.i. di istituzione e funzionamento dell Ente unico di Supporto Amministrativo Regionale (ESTAR) che, dal 01/01/2015, subentra ai tre ESTAV del SSR, con successione dei rapporti e riallocazione delle effettive risorse umane e strumentali; RITENUTO vantaggioso aderire al servizio di archiviazione / digitalizzazione delle cartelle cliniche offerto da ESTAR senza costi aggiuntivi alle Aziende sanitarie della Regione Toscana essendo finanziato da appositi fondi; PRESO atto della presentazione dell attività di Archiviazione presentata da ESTAR (allegato 1b) e del progetto di microfilmatura sostituiva delle cartelle cliniche degenza ordinaria e day hospital del presidio ospedaliero di Santa Maria alle Scotte presentato da ESTAR (allegato 1c); VISTO che è opportuno riorganizzare anche il servizio di fotocopiatura delle cartelle cliniche richieste in copia dagli utenti senza affidare a Ditte esterne il servizio, evitando così costi aggiuntivi per l Aous; RITENUTO quindi necessario: - Avvalersi, per le motivazioni suddette, del servizio di gestione archivio centralizzato cartelle cliniche - digitalizzazione erogato da ESTAR secondo le modalità previste nel suddetto Regolamento gestione archivio centralizzato cartelle cliniche digitalizzazione e dalla normativa attuale in vigore; - Autorizzare detto archivio a procedere, con le modalità previste dalla normativa vigente in materia, alla microfilmatura sostitutiva digitalizzazione della serie documentale delle cartelle cliniche prodotte nell AOUS a far data dal 01/01/2015 in avanti e, con l autorizzazione della Sopraintendenza Archivistica della Regione Toscana, procedere eventualmente alla distruzione della documentazione cartacea; Riproduzione cartacea del documento informatico sottoscritto digitalmente ai sensi dell art. 20 del D.Lgs. 82/2005.

3 Delibera firmata digitalmente AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA SENESE Sede Legale: Strada delle Scotte, Siena C.F. e P.I Redigere successivamente disciplinare concernente le modalità di consultazione per via telematica (visualizzazione tramite PC delle copie digitalizzate) delle cartelle cliniche conservate presso l Archivio ESTAR, per finalità clinico assistenziali e di ricerca scientifica da parte del personale sanitario operante nell AOUS; - Autorizzare inoltre ESTAR alla produzione di copie autentiche delle cartelle cliniche prodotte dall AOUS presenti nell Archivio Centralizzato ESTAR, finalizzata alle attività di rilascio agli aventi diritto. Dato, altresì, atto per quanto di competenza, della utilità, legittimità e regolarità formale e sostanziale della presente proposta; PROPONE 1) di avvalersi, a partire dalla data di approvazione della presente deliberazione, per le motivazioni specificate in premessa, del servizio di archiviazione digitalizzazione e gestione delle cartelle cliniche prodotte dall AOUS erogato da ESTAR secondo le modalità previste dal Regolamento gestione archivio gestione archivio centralizzato cartelle cliniche digitalizzazione e dalla normativa attuale in vigore; 2) di recepire quindi il Regolamento Gestione Archivio Centralizzato Cartelle Cliniche Digitalizzazione deliberato da ESTAV Nord Ovest con atto n. 322 del 16/06/2012, allegato 1a parte integrante e sostanziale della presente deliberazione; 3) di consegnare e affidare in custodia a detto archivio, che a norma delle leggi vigenti in materia se ne assume così la responsabilità della presa in carico e conservazione, l intera serie documentale di cartelle cliniche prodotte dall AOUS a far data dal 01/01/2015; 4) di autorizzare detto archivio a procedere alla microfilmatura digitalizzazione della serie documentale di cartelle cliniche prodotte dall AOUS a far data dal 01/01/2015 con le modalità previste dalla normativa vigente in materia e, con l autorizzazione della Sopraintendenza Archivistica della Regione Toscana, procedere eventualmente alla distruzione della documentazione cartacea; 5) di autorizzare ESTAR alla produzione di copie autentiche delle cartelle cliniche prodotte dall AOUS presenti nell Archivio Centralizzato ESTAR, finalizzata alle attività di rilascio agli aventi diritto. Il Direttore f.f. UOC Igiene ed Organizzazione servizi ospedalieri (Maria DE MARCO) Il Responsabile del procedimento (Claudia CHESI) Riproduzione cartacea del documento informatico sottoscritto digitalmente ai sensi dell art. 20 del D.Lgs. 82/2005.

4

5

6 Allegato 1b!"!" " # $ $% & $% ' ( $% $% # ) $% * $+, ) (-.)' $ / % 0 ( 1 2& (3 2 % % 0 ( ) 23 / $* % 3 ( ) 3 2 2

7 Allegato 1b, + 7 &. 8!9 :.. ) ; < ( 8 2 = 2: * 2 1 ; < ( / %. > $.. 6? 2 & ( 1 2

8 Allegato 1c Progetto di microfilmatura sostituiva delle cartelle cliniche degenza ordinaria e day hospital del presidio ospedaliero di Santa Maria alle Scotte Le operazioni che intendiamo effettuare sulle singole cartelle cliniche sono le seguenti: 1. La cartella clinica viene creata all atto dell accettazione del paziente compilando il frontespizio con gli estremi anagrafici. Per tutta la durata della degenza, la cartella viene trattenuta presso il reparto di assegnazione, sotto la responsabilità del Primario (ai sensi del D.P.R. 128/69 art. 7). 2. Le cartelle cliniche dall anno 2015 vengono dal reparto inviate all Archivio Aous e da qui transitano verso l Archivio centrale ESTAR; 3. I documenti che si intende riprodurre fotograficamente sono le cartelle cliniche dall anno 2015 e gli anni successivi in fase di formazione. Sarà valutato successivamente, se conferire a ESTAR documentazione sanitaria relativa ad annate precedenti al Le cartelle saranno microfilmate l anno seguente la loro data di chiusura, quindi nel 2017 verranno cartellinate e microfilmate le cartelle del 2016, etc: 5. La cartellinatura consisterà nelle seguenti fasi: recupero delle cartelle cliniche dai reparti che ne hanno formazione e conservazione; controllo dell integrità fisica della stessa con eventuali riparazioni. Infatti, alcune cartelle, possono aver riportato danno alla loro integrità e riordino dei documenti contenuti. 6. La digitalizzazione della cartella clinica con i relativi allegati, costituirà la prima fase del lavoro, sarà eseguita con attrezzature Kodak DS Scanner Creazione dell unità archivistica, attraverso l indicizzazione: 1. codice fiscale 2. cognome 3. nome 4. data di nascita 5. data di dimissione 6. codice ministeriale del reparto

9 Allegato 1c 8. Il programma informatico stabilirà il numero progressivo e sequenziale delle unità archivistiche, il numero di allegati che saranno numerati uno ad uno, riportando sul frontespizio della cartella clinica: codice ministeriale del reparto anno di dimissione numero unità archivistica numero allegati. Le sopracitate informazioni saranno riportate nella stampa del registro di serie. 9. Il sistema informatico in contemporaneità crea un formato PDF dell unità archivistica (fondamentale per la consultazione interna da parte degli operatori), e un formato TIFF per la scrittura originale di due bobine fotografiche (supporto analogico). La scrittura delle due bobine in originale avverrà attraverso Kodak Writer i9610 che elabora documenti digitali in formato TIFF (taggedimage File Format) e li scrive direttamente, in forma analogica, su due pellicole microfilm da 16mm. Esso consente un archiviazione economica a lungo termine per documenti e permette l accesso agli stessi anche dopo decenni. Saranno utilizzate bobine Kodak reference Archive Media, che rispettano lo standard ANSI Life Expentancy e garantiscono una conservazione dell immagine per 500 anni. Il sistema prevede uno schedone di inizio e di fine bobina dove sono riportati i seguenti dati: numero bobina; numero delle unità archivistiche contenute nella bobina; anno di produzione delle cartelle cliniche. Terminata l operazione di trascrizione sulle bobine, per un determinato reparto, il sistema produrrà un registro di serie in ordine numerico di bobina e un registro in ordine alfabetico contenente: data di creazione numero bobina numero unità archivistica cognome e nome data di nascita numero allegati data di dimissione codice ministeriale del reparto. Le bobine prodotte saranno sviluppate e controllata la qualità e la rispondenza dei dati indicizzati e trascritti sui registri di serie. La conservazione delle due bobine originali avverrà:

10 Allegato 1c - un originale sarà depositato presso l Azienda Ospedaliero Universitaria Senese in appositi armadi casseforti; - l altro originale sarà conservato presso l Archivio Centralizzato Cartelle Cliniche Estar all interno dell archivio robotizzato che prevede password di accesso. 10. Le cartelle cliniche saranno visionabili nei Reparti di produzione dell Aous tramite utilizzando il cruscotto offerto da Mini-Pleiade. Il Direttore Generale Dott. Nicolò Pestelli