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1 Nuovo Codice dell Amministrazione Digitale (CAD): opportunità di risparmio per le Aziende con la conservazione sostitutiva e la firma elettronica avanzata

2 Processo FirmaGrafometrica Soluzione integrata con ArchiviOk Per gestire i documenti informatici nativi che prevedono l apposizione di una o più firme autografe

3 La firma grafometrica Tra le firme digitali, quella applicata su un dispositivo elettronico, in gergo tecnico «firma grafometrica», è quella che maggiormente consente di ridurre l effetto Digital Divide, essendo la più vicina al processo naturale di firma di un documento cartaceo La firma grafometrica è un particolare tipo di firma elettronica avanzata che si ottiene dal rilevamento dinamico dei dati calligrafici. I dati rilevati per mezzo di una penna elettronica su una tavoletta digitale/schermo touchscreen sono: 1. Posizione 2. Tempo 3. Pressione Velocità Accelerazione La firma grafometrica consente di identificare in modo certo l utente che firma e di ottimizzare il trattamento e l archiviazione dei documenti firmati con risparmio di costi di gestione e miglioramento dei livelli di servizio

4 La soluzione E stato definito un processo organizzativo conforme al CAD ed alle regole tecniche (indicate da DigitPA) in materia di generazione, apposizione e verifica della firme elettroniche avanzate (di cui fa parte la biometria autografa), firma elettroniche qualificate, firme elettroniche digitali e validazione temporale dei documenti informatici. Trattasi in realtà di un processo di Firma Elettronica Avanzata che ha come prerogativa la presenza di una Certification Authority e la presenza di un operatore di centro di raccolta/sportello che presiede all atto della firma dell utente e ne convalida la sua presenza. Il processo è certificato ISO 27001, la norma internazionale che definisce i requisiti per impostare e gestire un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni. Così pensato e realizzato soddisfa i requisiti di identificabilità dell autore della firma generata, così come l integrità e l immodificabilità del documento informatico. Il Sistema si compone di elementi hardware e software e di un processo di acquisizione di firma che è svolto dall operatore di centro di raccolta/sportello

5 Elementi sistema: Software, dispositivi di firma Connessione internet Software con abilitazione per la funzionalità di firmagrafometrica Smart Card (Lettore opzionale) soluzione più economica ma, nel caso di lettore, legata al terminale dove vanno installati sia i driver del lettore sia il software di firma. Token USB soluzione che garantisce la mobilità in quanto il software può essere installato direttamente sul dispositivo e non sul computer. Approvigionamento di marche temporali

6 Elementi sistema: Hardware Soluzioni per postazioni fisse Tavolette LCD WACOM STU 520 / STU 500 soluzioni (plug&play) Le più economiche da connettere ad un terminale con Windows XP e superiori, ideale per postazioni di sportello. Soluzioni per postazioni mobili Tutte con Windows 7, si differenziano per le caratteristiche tecniche e per le periferiche; in comune hanno tutte lo schermo con rilevazione dell indice pressorio, elemento obbligatorio per gestire la firma grafometrica. FUJITSU STILISTIC Q550 Asus Eee Slate B121 SAMSUNG Serie 7 Slate PC HP EliteBook 2760p

7 Soluzione DataPrint Firma Grafometrica Utente + Firma Digitale Operatore ENROLLMENT FIRMA VERIFICA Il cliente viene identificato con documento d identità dall operatore che rilascia informativa Il cliente appone la firma sull informativa che viene conservata E la soluzione più semplice e più sicura L operatore di sportello certificato che ha riconosciuto il cliente attiva il processo di firma Il cliente appone le firme grafometriche previste dal documento L operatore appone la propria firma digitale su ogni firma grafometrica Eventualmente viene apposta una marca temporale Processo di estrazione del documento originale a ritroso; Verifica della firma apposta dall operatore; Estrazione dei dati da fornire ad un grafologo per la perizia;

8 Caratteristiche uniche DataPrint (1/3) 1. L operatore di filiale viene responsabilizzato con l apposizione della firma; 2. Spariscono i concetti di falsi negativi e falsi negativi in quanto il processo di verifica è basato sul riconoscimento dell operatore incaricato; 3. Ad ogni firma corrisponde una firma digitale e una marcatura temporale 4. Il documento emesso e sottoscritto è autoconsistente, contiene il dato biometrico crittografato che non può essere estratto e apposto su altri documenti. 5. La firma che viene apposta è trattata in vettoriale, mantiene quindi le caratteristiche di integrità e di qualità, con un incidenza minima sull aumento delle dimensioni del file.

9 Caratteristiche uniche DataPrint (2/3) 6. Sulla tablet viene mostrato il dettaglio ingrandito del documento originale per facilitare la comprensione di dove si sta firmando all interlocutore (digital divide = zero) 7. Sulla tablet è anche possibile visualizzare l intero documento navigando tra tutte le pagine, evitando quindi il dover sintetizzare documenti diversi da quelli originali. 8. E disponibile uno strumento di creazione template per semplificare l apposizione veloce di più firme su documenti con spazi fissi. 9. Ogni pagina contenente una firma viene marchiata per evidenziare che l originale del documento non è cartaceo bensì digitale

10 10. Per il controllo si utilizza uno strumento di semplice confronto tra i dati biometrici del soggetto firmatario presenti sul documento e quelli dello stesso rilevati contestualmente alla verifica. Lo strumento consente di estrarre i parametri in fase di perizia. Caratteristiche uniche di DataPrint(3/3) 11. Non si sfruttano algoritmi proprietari di verifica che attualmente hanno una % di scarto che nel migliore delle ipotesi è del 4% e che non sono del tutto trasparenti nel loro funzionamento.

11 La traduzione del flusso cartaceo Traduciamo il flusso cartaceo in digitale utilizzando strumenti riconosciuti dal Codice di Amministrazione Digitale: firma avanzata grafometrica del cliente; firma qualificata digitale dell operatore che riconosce; marcatura temporale di Ente terzo che fornisce DataCerta; eventuale invio con Posta Elettronica Certificata; eventuale archiviazione con gestione della sostitutiva; Questi componenti sono integrati secondo dei criteri tecnici ben precisi che sono stati oggetto di certificazione ISO 27001, la quale sarà obbligatoria secondo le regole tecniche in approvazione per una Pubblica Amministrazione che si vorrà dotare della soluzione. Se è valido ed accettato dai legali il flusso cartaceo, lo è anche il processo DataPrint

12 con riduzione del rischio. Non aumenta il rischio di illeciti rispetto ad un flusso cartaceo perché lo ripropone. Infatti se un cliente disconosce la firma sul cartaceo lo può fare anche con il processo FirmaGrafometrica con la differenza che deve provare anche che non era ne davanti all operatore, che la ha riconosciuto firmando digitalmente, ne in quel determinato momento, identificato con la data certa della marcatura temporale. Quindi il rischio in assoluto diminuisce. In fase di contenzioso oggi il grafologo prende il documento (quando si trova) e lo studia; con FirmaGrafometrica si estraggono i dati biometrici (decifrati in chiaro solo con intervento dell Ente Terzo che detiene l unica chiave privata) che contengono più informazioni rispetto a quelle presenti sul cartaceo (sia dati dinamici sia dati statici; L Autorità di Certificazione garantisce la solidità, la validità e il corretto funzionamento (per utilizzi conformi al manuale operativo)

13 In sintesi Soluzione software interamente italiana. Processo certificato ISO27001 Garanzia di una Autorità di Certificazione Soluzione completamente integrabile Costo di integrazione minimo Impatto zero sull organizzazion e e sui clienti

14 La soluzione per la conservazione integrata con il gestionale Software gestionale ARCHIVIAZIONE, ACQUISIZIONE DA SCANNER, CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA (Firma digitale, fatturazione elettronica) Gestore Documentale (Data Print Grafik) CONSERVAZIONE A NORMA DI LEGGE Servizio di conservazione presso l Azienda Servizio di Conservazione con delega delle responsabilità Documenti creati con FEA

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16 Integrazione di ArchiviOK con il software gestionale Promedia Relatore: Antonio Giani Presidente Computer Service

17 Promedia Il software offre una gamma completa di funzioni, dalle statistiche al controllo della gestione, che costituisce un formidabile strumento a disposizione del management aziendale su cui basare le proprie decisioni. La sua modularità permette la personalizzazione in base alle richieste del cliente: i diversi moduli possono essere attivati/disattivati in base alle proprie esigenze. CONTABILITÀ GESTIONE VENDITE ORDWEB: ORDINI SU TABLET MAGAZZINO DISTINTA BASE ORDINI PRODUZIONE E CATALOGO ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE La base dati aperta (SQL Server), consente di cambiare le informazioni con i prodotti più comuni (Word, Excel, Access).

18 integrazione di ArchiviOK con Promedia Grazie a sistemi di integrazione sviluppati da Data Print Grafik come i webservice e gli stx, il programma di archiviazione documentale ArchiviOK è entrato a far parte degli applicativi offerti da Promedia. Adesso i nostri Clienti possono archiviare elettronicamente i documenti attivi senza compiere azioni aggiuntive.

19 archiviazione dei documenti in uscita (ciclo attivo) Per i documenti attivi: fatture, d.d.t., preventivi ecc., l archiviazione avviene in automatico in concomitanza della stampa, della creazione del pdf o dell invio per mail degli stessi. In questo modo vengono creati anche i collegamenti tra i documenti. Il documento può essere consultato in qualsiasi momento e riarchiviato, con l eventuale firma del destinatario, grazie al modulo OCR. L utente in base alle proprie autorizzazioni può consultare o modificare il documento.

20 archiviazione dei documenti in uscita (ciclo attivo)

21 archiviazione dei documenti in entrata (ciclo passivo) Il programma è dotato di OCR avanzato per il riconoscimento ottico dei barcode. Con uno scanner FTP è possibile archiviare i documenti opportunamente corredati di codice a barre. Gestione Protocollo o scansione pre-registrazione Registrazione in Promedia ed eventuale protocollo per i doc. passivi Etichettatura con barcode di Bolle di entrata merce Ordini fornitore Fatture fornitore Scansione OCR intelligente ad alte prestazioni Immagini Indici Archiviazione automatica su DB

22 archiviazione dei documenti passivi Al momento della contabilizzazione delle fatture o della registrazione delle bolle fornitori in magazzino, il sistema chiede in automatico di scegliere in quale modalità si desidera importare il documento che si sta registrando. Nel caso della presenza del modulo OCR è sufficiente leggere l etichetta con un lettore di barcode dopo aver scannerizzato i documenti etichettati.

23 creazione collegamenti fatture e bolle fornitore E possibile anche collegare, tramite un opportuna finestra di dialogo, la fattura alle bolle che l hanno generata. In questo modo, nel momento in cui c è la necessità di consultare un documento relativo ad un fornitore, il Cliente ha la possibilità di vedere il relativo pdf con tutti i documenti collegati, sia dai movimenti di magazzino sia dal mastrino.

24 integrazione con qualsiasi gestionale Connettore diretto con Teamsystem, Zucchetti, Osram, Dylog Esportazione mail Fax Pdf e Pdf /A Chiamate dirette dal proprio gestionale Importazione da File telematici (entratel)

25 PRINCIPALI VANTAGGI DELLA SOLUZIONE ARCHIVIOK Riorganizzazione di tutti i documenti aziendali con la conseguente riduzione dei tempi di ricerca ed esibizione dei documenti. Possibilità di gestire elevati volumi di dati, in questo modo gli utenti lavorano in modo efficiente e veloce. L utente può visualizzare l archivio anche dalle sedi remote. Si possono condividere le informazioni in modo sicuro e riservato, tramite la gestione con permessi specifici dei gruppi e degli utenti.