Guida al primo utilizzo di EasyArchiviazione INTERFACCIA INIZIALE

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1 Guida al primo utilizzo di EasyArchiviazione EasyArchiviazione è un servizio basato su Cloud che permette l archiviazione, la ricerca e la conservazione di documenti informatici, quali documento Office, mail e PEC. L uso della soluzione è semplice e intuitivo. Qui di seguito vengono esposte le linee guida da utilizzare come primo avvio all utilizzo. INTERFACCIA INIZIALE La finestra iniziale presenta alcuni pulsanti per iniziare le attività. Fra questi identifichiamo: 1. Il pulsante di RICERCA 2. Il pulsante di ARCHIVIAZIONE 3. Il pulsante per le OPZIONI Un clic sul pulsante attiva la relativa funzionalità 1

2 ARCHIVIAZIONE L archiviazione di un documento si esegue sempre con le stesse modalità, indipendentemente dal tipo di documento che deve essere archiviato. Prima di procedere con la guida all archiviazione è necessario che l utente sia a conoscenza di come i documenti entrano in un sistema di archiviazione. Un sistema di archiviazione NON è un file system, cioè un elenco strutturato di cartelle organizzate per contenere documenti identificati univocamente da un nome. In un sistema di archiviazione esistono due elementi distinti: il file vero e proprio (il documento) ed i cosiddetti metadati, quei dati esterni al documento che descrivono il documento stesso che viene archiviato. Nel nostro caso ad esempio, quando andremo ad archiviare un documento generico, sia questo un documento office piuttosto che un PDF o un immagine, il sistema chiederà sempre obbligatoriamente di indicare un testo descrittivo del documento ed il nome di chi archivia il documento. Senza queste informazioni obbligatorie è impossibile archiviare il documento. Lo stesso vale per altri tipi di documento. Si può accedere all area di archiviazione direttamente dalla pagina principale cliccando sull icona (1) oppure dal menu in alto se si fosse già posizionati all interno del programma. Una volta entrati in archiviazione scegliere: ARCHIVIAZIONE DI UN DOCUMENTO GENERICO 1. il tipo documento nel quale si intende archiviare, in questo caso Documenti Generici 2. nella parte bassa della finestra cliccare sul pulsante con i tre puntini, che permette di accedere al file system del pc, quindi procedere alla scelta del file che si intende archiviare 3. clic sul file che si intende selezionare 4. un clic sul pulsante Apri per selezionare il file

3 A questo punto vedrete nella parte bassa della finestra il nome completo del file da archiviare, mentre nella parte alta dovrete compilare i METADATI obbligatori, Oggetto e Azienda. Un clic nel rettangolo azienda vi permette di selezionare l utente abilitato all archiviazione, mentre all interno del rettangolo Oggetto potrete scrivere una descrizione libera del documento che andate ad archiviare. Tale descrizione non è obbligatoriamente il nome del vostro documento presente sul pc, anzi vi consigliamo di scrivere in questo campo liberamente tutti quei dati che vi possono consentire in seguito un agevole ricerca del documento archiviato. Il campo Conserva può essere valorizzato in questa fase o successivamente, e serve ad autorizzare la conservazione digitale del documento se posto a Sì. Una volta inseriti i metadati noterete che il pulsante in alto a sinistra della finestra (Archivia) che prima era oscurato, adesso è visibile e cliccabile. Un clic sul pulsante lancia il processo di archiviazione. Il tempo necessario per l archiviazione effettiva dipende dalla dimensione del file e dal tipo di connessione. 3

4 ARCHIVIAZIONE DI UNA PEC O DI UNA MAIL In EasyArchiviazione è possibile archiviare PEC o semplici . Per poter procedere all archiviazione è necessario che siano stati definiti in precedenza i parametri di configurazione delle mail da monitorare. L accesso a questa funzionalità avviene dalla pagina iniziale scegliendo il pulsante Casella, quindi Crea Nel caso configurazione IMAP basta inserire i dati relativi al server del vostro provider (Aruba, Namirial, Register ecc..), alla porta (di solito 993) e al tipo di crittografia (di solito SSL). Fare comunque sempre riferimento alle istruzioni fornite dal provider. Se sul vostro pc è installato Outlook è possibile indicare un account MAPI indicando il nome del profilo Outlook dal quale scaricare le mail. Una volta configurato l account di posta si può procedere all archiviazione. Per fare questo si apre la pagina di archiviazione e si sceglie il tipo documento Corrispondenza PEC, quindi dal pulsante Archivia da si sceglie l opzione dalla posta. Nella parte bassa della finestra vedrete elencate le caselle (o la casella) di posta dalle quali prelevare i documenti da archiviare. 4

5 Cliccando sulla freccia accanto al nome della casella di posta (2) si espande il relativo albero di cartelle, dal quale sceglierete la cartella che contiene i messaggi da archiviare, di solito è la cartella Inbox Una volta selezionata la cartella (2), nella parte destra della finestra appare l elenco delle mail contenute nel vostro server di posta. Potete archiviare una singola mail selezionandola, (3) quindi dovete indicare il nome azienda (chi archivia il documento) cliccando all interno del relativo campo (4). Indicate a questo punto se desiderate che la mail selezionata debba andare in conservazione (5). Potete sempre cambiare la vostra scelta anche dopo l archiviazione. E possibile anche archiviare più mail selezionandole con i metodi utilizzati in ambiente Windows, clic su ciascun elemento tenendo premuto CTRL oppure clic sul primo elemento della serie quindi clic sull ultimo tenendo premuto SHIFT. Se avete selezionato un singolo elemento vedrete attivo a questo punto il pulsante Archivia. Viceversa, se avete selezionato più mail vedrete attivo anche il pulsante Archivia tutti Si consiglia vivamente di non archiviare troppe mail contemporaneamente per non dover attendere troppo tempo per l upload delle mail in piattaforma. 5

6 RICERCA DI DOCUMENTI La ricerca dei documenti archiviati in piattaforma EasyArchiviazione è molto semplice. L avvio della ricerca può essere effettuato dalla pagina iniziale selezionando il pulsante oppure dalla relativa voce di menu se si è già all interno della piattaforma. Una volta entrati nel menu di ricerca, per prima cosa è necessario scegliere il tipo di documento all interno del quale effettuare la ricerca. Nel caso dell immagine riportata come esempio si fa riferimento al tipo documento Posta Certificata. Le stesse considerazioni valgono comunque per tutti i tipi di documento. Premessa importante: le ricerche vengono effettuate all interno dei metadati ( o dei tag se sono stati definiti in precedenza..) Nella finestra di ricerca è possibile indicare i criteri di ricerca desiderati per ciascun metadato. Se non viene indicato nulla e viene selezionato il pulsante viene restituito l elenco di TUTTI i documenti presenti nel tipo documento selezionato. Cliccando sulla parola in verde accanto al metadato da usare come filtro, è possibile applicare uno dei possibili criteri di ricerca. Ad esempio se si volessero visualizzare solo le mail nel periodo 1 15 febbraio 2017 cliccando sulla voce Uguale accanto a data Mail è possibile selezionare il criterio a < x < b che consente la selezione dell intervallo di date da un comodo menu a tendina. Il risultato appare simile a quello proposto nella seguente figura. 6

7 Una volta impostato il filtro di ricerca si procede ad applicarlo cliccando il tasto E possibile applicare più filtri contemporaneamente. Nell esempio che segue, si vogliono visualizzare tutte le PEC dell anno 2017 che NON sono soggette al processo di conservazione digitale. 7

8 E questo è il risultato della ricerca IMPORTANTE: Quando si impostano criteri MULTIPLI di ricerca è fondamentale avere ben presente che le ricerche per impostazione predefinita vengono fatte in AND (osservare la casella di scelta nella finestra dei criteri) L impostazione AND significa che nel caso di impostazione di criteri multipli verranno restituiti i documenti i cui metatdati soddisfano TUTTI i criteri impostati contemporaneamente. Viceversa se imposta la ricerca in OR verranno restituiti i documenti che soddifano almeno uno dei criteri selezionati. 8