Sistema per la Gestione della Rilevazione Presenze, Paghe e R.U.

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1 LEONARDO-ARCHIMEDE Sistema per la Gestione della Rilevazione Presenze, Paghe e R.U. HR-Portal Cartellino Web Bacheca Elettronica Gestione Anagrafica Direzione Generale e Uffici: ROMA Via Pomarico, 9 Tel Fax amministrazione@3steam.it

2 Sommario 1 Caratteristiche generali Gestione sicurezza degli accessi Processo Autorizzativo Funzionalità del Dipendente Cartellino Web Situazione mensile con dettagli giornalieri Visualizzazione saldo spettanze Consultazione totali mensili Stampa riepilogo mensile Gestione Missioni Bacheca Elettronica Gestione Anagrafica Funzionalità dell Autorizzatore Lista Richieste Funzionalità dell Ufficio del Personale Caratteristiche tecniche Sommario

3 1 Caratteristiche generali Per raggiungere la reale ottimizzazione e lo snellimento della Gestione del Personale, la semplificazione delle procedure burocratiche e la responsabilizzazione dei dipendenti, è divenuto necessario uno strumento aziendale che permetta ai dipendenti di interagire con l ufficio del personale con efficienza e tempismo riducendo la trasmissione cartacea di documenti; per tale scopo 3S Team ha predisposto la soluzione HR Portal HR Portal è uno strumento capillare di interazione bidirezionale tra l ufficio del personale e il dipendente che consente di automatizzare, attraverso una serie di moduli preposti, un certo numero di attività standard secondo il corretto iter autorizzativo: Cartellino Web per la gestione della propria situazione presenze e assenze, la stampa del proprio cartellino mensile o del proprio cedolino paghe, eventuale comunicazione di indennità occasionale (quest ultima è una funzione da analizzare sulle specifiche esigenze da Voi espresse e realizzare conseguentemente); Gestione Missioni per la gestione delle proprie trasferte in termini di richiesta autorizzazione preventiva e per la consuntivazione finale; Bacheca Elettronica per la gestione delle comunicazioni verso i singoli dipendenti; Gestione Anagrafica per la consultazione in tempo reale e la comunicazione di modifiche della propria situazione anagrafica, ad es. cambio di residenza, variazione dei carichi familiari, etc. HR Portal è quindi un importante strumento di controllo del flusso delle informazioni gestionali; tutte le richieste immesse dal dipendente, infatti, mediante il Processo Autorizzativo verranno inoltrate automaticamente ai responsabili di linea e solo dopo la loro approvazione saranno rese disponibili all ufficio del personale. In tal modo il dipendente, diviene non solo fruitore ma anche alimentatore dei servizi correlati alla procedura di Gestione del Personale. In questo modo non avrà più necessità di contattare la sede centrale per verificare la propria situazione, potendo lui stesso prenderne visione in qualunque momento. Effetto di questa nuova realtà sarà anche la significativa diminuzione sia della documentazione cartacea che dell attività informativa, liberando l ufficio verso compiti più di controllo e pianificazione. pag. 3 di 10

4 LOGIN CONTROL HR Portal - Dipendente Cartellino WEB Trasferte Autocertificazione Anagrafica Amministratore del personale Responsabile Diretto Dipendente HR Portal - Autorizzatore Flusso Autorizzativo Autorizzazione Cartellino WEB Autorizzazione Trasferte Report di controllo HR Portal Ufficio del Personale Autorizzazione Cartellino WEB Liquidazione Trasferte Visualizzazione Variazioni Anagrafiche Leonardo - Archimede pag. 4 di 12

5 1.1 Gestione sicurezza degli accessi Il login ad HR Portal da parte di un dipendente è possibile tramite l autenticazione di un utente e password crittografata; in questo modo verrà permesso l accesso alla procedura e la consultazione ai dati personali relativi all utenza in uso. Il dipendente ha la possibilità di modificare la password assegnatagli. Gli utenti abilitati attraverso il profilo utente assegnato sono distinti in dipendenti e autorizzatori. L applicativo in maniera automatica e dipendente dalla storicità delle informazioni provvederà a stabilire l elenco dei dipendenti assegnati a ciascun autorizzatore. In alternativa il modulo può essere integrato con sistemi LDAP esterni. pag. 5 di 12

6 1.2 Processo Autorizzativo Le funzionalità previste sono su due livelli di fruitori: colui che richiede l autorizzazione e l autorizzatore: Parametrizzazione del flusso autorizzativi completamente tabellare: Inoltro a destinatario (automatico o definito dal richiedente) Controllo di avvenuta autorizzazione, definendone l obbligatorietà o meno. Invio di mail di notifica agli interessati (richiedenti, autorizzatori, amministratore) passi condizionali per verifiche e reinstradamento richieste Modulo per autorizzatori con lista delle schede di richiesta: Visualizzazione ed eventuale modifica della scheda di Autorizzazione della richiesta Rifiuto della scheda pag. 6 di 12

7 2 Funzionalità del Dipendente 2.1 Cartellino Web Questo modulo dà la possibilità a ciascun dipendente di accedere ai propri dati di presenza e assenza. Il sistema prevede una modalità di dialogo via internet/intranet attraverso la quale il dipendente avrà un accesso controllato anche da casa Situazione mensile con dettagli giornalieri La consultazione della situazione mensile con dettagli giornalieri ha le seguenti caratteristiche: Possibilità di selezionare il mese da consultare Visualizzazione delle timbrature della giornata e verso delle stesse. Visualizzazione della segnalazione di anomalia della giornata Giustificare le assenze della giornata Inserire le timbrature mancanti o annullare quelle doppie Richiedere l attribuzione delle eccedenze giornaliere alla banca delle ore. Visualizzare le indennità della giornata Visualizzazione saldo spettanze pag. 7 di 12

8 L utente avrà la possibilità di consultare i saldi delle spettanze assegnate nonchè l elenco delle assenze usufruite durante il periodo selezionato Consultazione totali mensili La consultazione della funzione di dettaglio dei Totali Mensili ha le seguenti caratteristiche: Possibilità di selezionare il mese da consultare Visualizzazione delle Voci di totale calcolate dall attività di Chiusura Mensile Stampa riepilogo mensile Selezionando l anno ed il mese da elaborare, l utente avrà la possibilità di stampare o salvare su file in formato PDF il proprio cartellino riepilogativo mensile. pag. 8 di 12

9 2.2 Gestione Missioni La procedura Gestione Missioni permette al dipendente di: Richiedere l autorizzazione ad effettuare una trasferta indicando: o le tratte di viaggio previste con l indicazione del mezzo, o l anticipo spese richiesto, o i pernotti Consuntivare la trasferta effettuata indicando gli effettivi: o tratte e mezzi utilizzati o Pernotti o Spese effettuate suddivise in Documentate e Non Documentate o Eventuali straordinari effettuati suddivisi per aliquota o Le diarie sostitutive spettanti Al termine di ognuna delle operazioni suddette il dipendente potrà stampare un modulo di verifica dei dati inseriti. 2.3 Bacheca Elettronica Questo modulo dà la possibilità a ciascun dipendente di consultare una bacheca di messaggi aziendali e personali gestiti dall ufficio del personale. 2.4 Gestione Anagrafica Questo modulo dà la possibilità a ciascun dipendente di modificare specifici dati anagrafici in seguito a variazioni. pag. 9 di 12

10 3 Funzionalità dell Autorizzatore Le principali funzionalità previste dal modulo Autorizzatore sono le seguenti: Lista richieste dei propri dipendenti suddivise in: o Da autorizzare o Autorizzate o Rifiutate Report riepilogativi 3.1 Lista Richieste La lista delle richieste inoltrate dal dipendente potrà essere consultato per: Stato Autorizzativo (Da Autorizzare, Autorizzate, ) Mese e Anno Per gruppo di dipendenti. L autorizzatore potrà in un unico cruscotto autorizzare o rifiutare: Richieste di giustificazione assenze Modifica di timbrature giornaliere Richieste di trasferta Consuntivi trasferte pag. 10 di 12

11 4 Funzionalità dell Ufficio del Personale Le principali funzionalità previste dal modulo Back Office sono le seguenti: Forzatura delle autorizzazioni per richieste inevase Consultazione stato delle richieste di tutti gli autorizzatori Blocco della operatività su mesi chiusi e/o già liquidati Liquidazione delle trasferte con trasferimento automatico dei movimenti al modulo Archimede (paghe e stipendi) Report di controllo delle trasferte. pag. 11 di 12

12 5 Caratteristiche tecniche Ambiente grafico Windows. Storicità delle informazioni. Disponibilità immediata dei dati aggiornati in tempo reale. Completa integrazione con i moduli Leonardo e Archimede Modulo sviluppato in Java (J2EE) Possibilità di installazione su :Windows, Unix, Linux RDBMS: Oracle Possibilità di utilizzo di Web Server Free (Tomcat) pag. 12 di 12