La dematerializzazione dei documenti:

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1 La dematerializzazione dei documenti: gestione documentale archiviazione protocollo elettronico Dott.ssa Dirigente CNIPA Responsabile Ufficio Efficienza Organizzativa nelle PAC

2 dal testo unico Il DPR 445/2000 stabilisce che dal 1 gennaio 2004 tutte le amministrazioni pubbliche debbano dotarsi di sistemi informatici finalizzati alla gestione del protocollo informatico e di gestione documentale per l automazione dei procedimenti amministrativi

3 al codice dell'amministrazione digitale Diritto all'accesso e all'invio di documenti digitali (art.4) In particolare i cittadini e le imprese hanno diritto di accedere a tutti gli atti che li riguardano e di partecipare a tutti i procedimenti in cui sono coinvolti tramite le moderne tecnologie informatiche e telematiche. Tutte le amministrazioni devono quindi organizzarsi per rendere disponibili agli interessati documenti, atti e procedimenti, in modo sicuro e trasparente, in formato digitale.

4 al codice dell'amministrazione digitale Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per (art.6) I cittadini e le imprese che ne fanno richiesta hanno diritto a ricevere tutte le comunicazioni dalle pubbliche amministrazioni via all'indirizzo che avranno dichiarato. La posta elettronica proveniente dalla PA sarà certificata, ossia sarà certa la data e l'ora della spedizione, della sua ricezione e provenienza. Le comunicazioni e i documenti ricevuti in questo modo avranno piena validità giuridica anche verso altre persone o aziende

5 al codice dell'amministrazione digitale La gestione informatica dei procedimenti (art. 37) Con il Codice nasce il fascicolo informatico. Le pubbliche amministrazioni devono gestire i procedimenti utilizzando le nuove tecnologie e possono raccogliere in un "fascicolo digitale" atti e documenti relativi ad un procedimento anche se prodotti da amministrazioni diverse. In questo modo si accelerano tempi e procedure interne, con maggiore efficienza, minori costi per la pubblica amministrazione e maggiore trasparenza per i cittadini.

6 al codice dell'amministrazione digitale Formazione di documenti informatici (art. 40) 1. Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici.. Procedimento e fascicolo informatico (art. 41) 1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell informazione e della comunicazione 2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento può raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati.

7 al codice dell'amministrazione digitale Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni (art. 42 ) 1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici Riproduzione e conservazione dei documenti (art. 43).. Requisiti per la conservazione dei documenti informatici (art. 44).

8 al codice dell'amministrazione digitale La trasmissione informatica dei documenti (art. 47 e segg.) Le amministrazioni possono comunicare e trasmettere documenti tra di loro in tempo reale. Il codice dà piena validità giuridica all'utilizzo della posta elettronica nella comunicazione tra uffici pubblici. Anzi è lo strumento con cui di norma le amministrazioni devono comunicare. Comunicazioni, atti e documenti trasmessi per tra uffici pubblici sono validi ai fini del procedimento amministrativo in tutti i casi in cui è possibile accertare la provenienza e cioè se sono siglate con la firma digitale, oppure con protocollo informatico o trasmessi con posta certificata.

9 Trasparenza verso il Cittadino, l impresa e le altre amministrazioni Che fine ha fatto la mia pratica? A E H Amministrazione o Area organizzativa C F B F A E H A C E H G D Amministrazione o Area organizzativa A G Amministrazione o Area organizzativa B

10 Semplificazione amministrativa Tipo di comunicazione Interamministrazione Intraamministrazione Extra amministrazione Amministrazione o Area organizzativa omogenea A Amministrazione o Area organizzativa omogenea B Cittadini e imprese Area organizzativa omogenea A A mministrazione Area organizzativa omogenea B Amministrazione o Area organizzativa omogenea C Amministrazione o Area organizzativa omogenea

11 .La Visione Condivisa Il modello a tendere è quello di : una Pubblica Amministrazione che pur mantenendo al suo interno le sue autonomie e le sue peculiarità, si presenta all utente cittadino/impresa come un sistema unitario capace di offrire i servizi con adeguato livello di qualità omogeneo in qualunque parte del paese e su qualunque sportello.

12 La Gestione Documentale Il protocollo informatico e la gestione documentale rappresentano gli strumenti cardine per il raggiungimento degli obiettivi prefissati dal legislatore Infatti debbono consentire la gestione del documento dal momento in cui questo si origina al momento in cui viene distrutto Ciclo di Vita del documento

13 Documenti in ingresso La Gestione Documentale Ciclo di Vita del documento Ricezione Archivio di deposito Protocollazione Assegnazione: Segnatura Responsabile Registrazione procedimento Ufficio incaricato Invio Archivio corrente Protocollazione Segnatura Registrazione Fascicolazione Gestione del procedimento Fascicolazione Gestione del procedimento Titolario di Classificazione e conservazione Formazione, gestione Documenti in uscita

14 La Gestione Documentale Ciclo di Vita del documento Archivio corrente Procedure di riversamento dei fascicoli chiusi Definizione Profili e regole di consultazione Commissione di scarto Riversamento negli archivi storici Definizione profili e regole per la consultazione reperti storici Archivio di deposito Archivio storico

15 La Gestione Documentale Ciclo di Vita del documento Titolario di Classificazione Una buona gestione documentale si basa su un titolario di classificazione che può definire per ogni foglia dell albero le regole di trattamento e conservazione della tipologia di documenti rappresentati Il Dipartimento degli Archivi del Ministero di Beni Culturali, in collaborazione tra le sovraintendenze locali e gli enti pubblici locali e centrali, ha prodotti i titolari per diverse tipologie di enti pubblici Il Centro di competenza per il protocollo e la gestione documentale del CNIPA ha prodotto il manuale di gestione che, in collaborazione del suddetto Dipartimento, tratta la problematica di conservazione e riporta i titolari citati

16 CENTRO DI COMPETENZA del protocollo informatico e trasparenza amministrativa Con delibera del dicembre 2003 il Ministro Stanca ha istituito il Centro di Competenza per il protocollo informatico e la gestione documentale per la trasparenza amministrativa Punto Unico di riferimento con funzioni di Azioni di sensibilizzazione Rilevazione periodica dello stato di attuazione dei progetti Supporto alle amministrazioni

17 Criticità riscontrate e azioni di contrasto del CNIPA Difficoltà di tipo economico (Budget limitati) Difficoltà culturali Problemi di tipo organizzativo Problemi di interpretazione della norma Servizio ASP CNIPA Promozione del Riuso (oggetti e sw) Bandi di e-gov Formazione del personale Sensibilizzazione dei vertici delle pp.aa. Rivisitazione della norma codice della PA digitale

18 Iniziative del Centro di competenza Supporto alle Amministrazioni attraverso: La gestione del sito web e della casella postale cc@protocollo.gov.it La gestione dell iniziativa protocolloasp Monitoraggio dello stato di attuazione della normativa Assessment periodico sulla PAC e sulla PAL - ad Aprile u.s. è stata avviata la rilevazione per il 2005 che verrà presentata nel convengo del CNIPA a luglio 2005

19 Il Servizio di Protocollo ASP Basato sul riuso del prodotto sviluppato per una grande amministrazione Rappresenta una soluzione di veloce attivazione per l amministrazione che non deve effettuare bandi di gara Offre caratteristiche di scalabilità e flessibilità in relazione alle esigenze di ciascuna amministrazione Richiede investimenti limitati riferiti alle soli aspetti organizzativi e formativi Ha costi correlati ai consumi effettivi Non vincola le scelte successive

20 Il Servizio di Protocollo ASP Costituisce una soluzione infrastrutturale di gestione documentale su cui basare applicazioni di sistema per la condivisione di documenti ed informazioni la gestione di fascicoli condivisi la gestione di archivi condivisi la gestione di workflow interamministrazioni

21 Il Servizio di Protocollo ASP Infrastruttura SISTEMI DI CONTROLLO (SLAM SRUS) HELP DESK INFRASTRUTTURA HW CENTRO SERVIZI SICUREZZA FISICA E LOGICA REPRO PORTALE PUNTO UNICO DI ACCESSO GEDOC E-LEARNING CONNETTIVITA FORMAZIONE SICUREZZA FISICA E LOGICA

22 Il Servizio di Protocollo ASP. Caratteristiche della Gestione Documentale Gestione del fascicolo Gestione del documento Servizi di di Protocollo Informatico e e Gestione documentale in ASP / Sistema user Consulenza STORE GeDOC REPRO Alimentazione dati da altri sottosistemi customer satisfation Consulenza Formazione STORE GEDOC REPRO Sottofascicoli, dossier Altri Servizi Formazione Service di acquisizione dei documenti/archiviazione sostitutiva Gestione Documentale Nucleo Minimo del Protocollo Conservazione Portale Monitoraggio SLA e fatturazione Help desk Gestione del procedimento Correlazione documenti, fascicoli e procedimenti

23 Adesioni al Servizio ASP Numero delle amministrazioni aderenti PAC e 13 PAL PA L 38% PA C PA C 62% PA L 17 piccole, 9 medie e 7 grandi PAC PAL G M P G M P Collegate 14 a RUPA, 5 al GARR e 14 ad altri provider PA L 38% PAC 62% PAC PAL

24 http//:protocollo.gov.it