Orkestrio PEC Dare valore alla PEC grazie alla gestione documentale

Transcript

1 Orkestrio PEC Dare valore alla PEC grazie alla gestione documentale

2 Orkestrio PEC è la soluzione per smistare ed archiviare la PEC nella tua organizzazione Cos è la Posta Elettronica Certificata (PEC) La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un Sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi. (DL 30 dicembre 2010, n. 235) Ha lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno e si invia come una semplice . Garantisce inoltre la certezza e non manomissione del contenuto ed ha recapito immediato. Gestori accreditati erogano il servizio PEC fornendo all utente una Casella personale di Posta Elettronica Certificata. I gestori, inviando messaggi di ricevuta al mittente e al destinatario, certificano: che il messaggio è stato spedito che il messaggio è stato consegnato che il messaggio non è stato alterato Cos è Orkestrio PEC? Orkestrio PEC è la soluzione software utile a smistare ed archiviare la PEC all interno di un organizzazione. Orkestrio PEC si interfaccia con un qualsiasi servizio di PEC consentendo l Invio e la Ricezione di messaggi PEC. Ogni messaggio PEC archiviato sotto forma di documento in Orkestrio mantiene tutta la struttura originale: le ricevute e le informazioni che consentono di stabilire che il messaggio non è stato alterato e le informazioni che provano l avvenuta spedizione e consegna. Orkestrio PEC realizza l integrazione della casella PEC con il sistema di gestione documentale permettendo la protocollazione automatica e la gestione dei flussi documentali relativi alle PEC che arrivano e che vengono spedite. Orkestrio PEC non è un classico software per la gestione della posta elettronica ma una soluzione dedicata alla gestione delle caselle PEC in un contesto organizzativo. Con Orkestrio PEC è possibile gestire una o più caselle PEC attraverso un'unica installazione centralizzata che gli operatori dell organizzazione utilizzano collegandosi semplicemente attraverso il proprio browser. Orkestrio PEC rispetta i requisiti dei client disposti dalle Regole Tecniche allegate al Decreto Ministeriale 2 novembre 2005 con: Gestione del colloquio con i punti di accesso e di consegna PEC attraverso canali di trasmissione sicuri; Gestione dell autenticazione dell utente sia in fase d invio che di ricezione dei messaggi; Gestione della firma elettronica del gestore apposta sui messaggi e sulle ricevute, nonché sugli eventuali avvisi. Tutti i messaggi PEC ricevuti ed inviati sono scaricati e memorizzati su un repository del server centralizzato Orkestrio PEC, che ne garantisce la rintracciabilità, l integrità e la sicurezza rispetto alla gestione degli stessi su un singolo client. Orkestrio PEC v.1 2/6

3 Funzionalità Gestione dei messagi PEC in entrata Per la gestione dei messaggi PEC ricevuti dall organizzazione, o messaggi PEC in entrata, le funzionalità di cui Orkestrio PEC dispone sono: Ricezione di messaggi PEC direttamente in Orkestrio senza dover accedere al portale del gestore PEC; Monitoraggio su una o più caselle di posta elettronica certificata; Notifica tramite mail tradizionale della ricezione di un nuovo messaggio PEC ad una persona o gruppo di persone coinvolte nel processo di lavorazione della PEC; Integrazione con il sistema di protocollazione e gestione documentale: creazione di un protocollo in entrata o di un documento per ogni messaggio PEC ricevuto; Possibilità di creare un protocollo o documento specifico per ogni casella di posta elettronica certificata che riceve un messaggio PEC; Riconoscimento automatico del mittente del messaggio PEC ed associazione alla relativa scheda di anagrafica per la consultazione diretta dei dati in essa contenuti; Associazione automatica al documento del file daticert.xml che accompagna sempre un messaggio PEC in entrata e riporta tutte le informazioni relative alla spedizione del messaggio; Estrazione automatica dei file allegati al messaggio PEC ed associazione al documento che rappresenta il messaggio PEC; Workflow documentale per l avvio di un processo di smistamento del messaggio PEC in entrata alle persone coinvolte nel processo di lavorazione del messaggio; Creazione di regole di smistamento automatico dei messaggi PEC in entrata come ad esempio il riconoscimento di parole chiave presenti all interno dell oggetto del messaggio PEC; Possibilità di personalizzare il processo di smistamento associato alla ricezione di un messaggio PEC in entrata in un ambiente di modellazione semplice; Impostazione di timer in grado di monitorare il tempo entro cui il destinatario di un messaggio deve aver preso visione dello stesso all interno dell organizzazione. E possibile quindi creare delle regole di escalation per garantire la gestione del messaggio in entrata in tempi predefiniti; Gestione delle buste anomalia ossia i messaggi PEC che il gestore del servizio identifica come corrotti o anomali. E possibile ad esempio impostare l'invio di una mail di notifica nel caso di ricezione di una busta anomalia, allo scopo di notificare la presenza della stessa sul server PEC; Svuotamento delle caselle PEC dal server del gestore a seguito dell archiviazione dei messaggi in Orkestrio PEC. Orkestrio PEC v.1 3/6

4 Gestione dei messaggi PEC in uscita Per la gestione dei messaggi PEC inviati dall organizzazione, o messaggi PEC in uscita, le funzionalità di cui Orkestrio PEC dispone sono: Invio di messaggi PEC senza dover accedere al portale del gestore PEC; Invio da una o più caselle di posta elettronica certificata mittenti; Integrazione con il sistema di protocollazione e gestione documentale: creazione di un protocollo in uscita o di un documento per ogni messaggio PEC da inviare; Workflow documentale: processo di autorizzazione all invio del messaggio PEC in uscita da parte di persone che ricoprono un ruolo di responsabilità all interno dell organizzazione; Possibilità di selezionare il/i destinatario/i del messaggio PEC da una anagrafica aziendale centralizzata e condivisa; Associazione automatica al documento delle ricevute di ritorno che accompagnano sempre un messaggio PEC in uscita come ad esempio le ricevute di accettazione e avvenuta consegna; Invio massivo di messaggi PEC a molti destinatari. E possibile programmare l invio dei messaggi PEC rispetto a specifiche scadenze temporali; Verifica automatica della corrispondenza delle ricevute ottenute rispetto al numero dei destinatari del messaggio PEC con segnalazione delle anomalie e richiesta di intervento da parte di operatori preposti. Questa funzionalità risulta molto utile per l invio massivo di un messaggio PEC a molti destinatari; Creazione automatica dell allegato di un messaggio PEC a partire da uno o più file allegato/i ad un documento. Le caratteristiche funzionali aggiuntive Orkestrio PEC oltre a fornire tutte le funzionalità utili per la gestione dei messaggi PEC in entrata ed in uscita dispone delle funzionalità di gestione documentale e di workflow per la gestione dei flussi di lavoro legati alla gestione del messaggio PEC. Per cui è possibile: creare catene documentarie di messaggi PEC correlati; gestire automaticamente numero e data dei messaggi PEC protocollati; gestire la fascicolazione automatica e manuale dei messaggi PEC; autocomporre file da inviare con il canale PEC mediante modelli di word processor; specificare i criteri di accesso a ciascuna tipologia di messaggio PEC in funzione dell organigramma; effettuare ricerche su tutti i campi, metadati, indici di classificazione, etc. che identificano i messaggi PEC. Orkestrio PEC si distingue per il suo approccio con linguaggio naturale vicino all utente e alle tematiche organizzative e di gestione che verranno affrontate e che si potranno presentare in futuro. Questo significa che la tecnologia permette di disegnare le regole organizzative alla base del sistema di gestione della posta elettronica certificata usando i tre strumenti di disegno principali di cui la tecnologia dispone: l'organizzazione: ossia l'insieme delle persone che partecipano al processo di gestione dei messaggi PEC e le relazioni che fra loro intercorrono; i documenti: i dati che sono gestiti nel corso del processo di gestione dei messaggi PEC come i file eml, gli allegati ai messaggi, le ricevute inviate dai gestori di PEC. il processo: ovvero il flusso delle attività da compiere. realizzare integrazioni con sistemi di gestione documentale esterni; realizzare integrazioni con sistemi di gestione delle anagrafiche esterni; realizzare integrazioni con sistemi gestionali esterni per l invio massivo tramite PEC di documenti come gli ordini, le fatture, le offerte; aggiungere metadati personalizzati ai documentiorkestrio utili ad una migliore classificazione e reperimento del documento PEC inviato/ricevuto. Orkestrio PEC v.1 4/6

5 Modulo dedicato alla PA Interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico Nell ambito di una comunicazione tra differenti amministrazioni, o tra differenti sistemi di protocollo della stessa amministrazione (quindi appartenenti a diverse Aree Organizzative Omogenee), due sistemi di protocollo informatico interoperano quando è consentito al sistema ricevente di trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema mittente al fine di automatizzare le attività ed i processi amministrativi sottostanti. (D.P.R. 428/98 e DPCM 31 ottobre 2000) L integrazione con posta elettronica e firma elettronica, pone le basi per una completa automazione dei flussi documentali e quindi per l interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico. Orkestrio PEC, è conforme ai requisiti DigitPA per il protocollo informatico di livello AAAB, garantendo l interoperabilità attraverso: Lo scambio di documenti informatici, soggetti alla registrazione di protocollo, mediante messaggi di posta elettronica certificata; Automazione della gestione dei messaggi in ingresso e della segnatura informatica; Integrazione con sistemi di firma elettronica; Gestione dei messaggi di notifica; Funzionalità di accesso all indice delle Pubbliche Amministrazioni e delle Aree organizzative omogenee; L interfacciamento di Orkestrio PEC con l Indice PA è stato realizzato per assistere l utente durante la compilazione del campo destinatario di un messaggio PEC o di un protocollo in uscita. Mediante la funzionalità di Autocompilazione, l utente potrà creare e compilare schede di anagrafica dedicate alla pubblica amministrazione ricavando tutti i dati utili in automatico direttamente dall Indice PA. Le tipologie di schede di anagrafica previste, rispettano la struttura IPA, per cui sono distinte schede di anagrafica di Amministrazioni, Aree Organizzative Omogenee e Strutture Organizzative. L indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario di un messaggio PEC inviato con Orkestrio PEC, sarà ricavato in automatico dalla scheda di anagrafica della pubblica amministrazione, superando gli errori legati alla compilazione manuale del campo e garantendo la correttezza del dato poiché ricavato direttamente dall Indice PA. Orkestrio PEC v.1 5/6

6 I vantaggi della nostra soluzione I principali vantaggi apportati dalla soluzione Orkestrio PEC sono: Svuotamento delle caselle PEC: Orkestrio PEC periodicamente scarica i messaggi PEC dal server del gestore PEC; Smistamento automatico dei messaggi PEC attraverso regole organizzative e di processo; Invio massivo di messaggi PEC; Archiviazione centralizzata dei messaggi PEC che fornisce garanzia di sicurezza ed integrità; Protocollazione automatica dei messaggi PEC in entrata ed in uscita. Orkestrio PEC è una soluzione fornita su Orkestrio, la piattaforma di Gestione documentale di Openwork. All interno di Orkestrio, la soluzione PEC può essere integrata ad evoluti strumenti di Workflow Documentale, che permette di implementare il disegno logico di un flusso di lavoroe trasformarlo in processi immediatamente eseguibili e Gestione della struttura Organizzativa che permette una gestione grafica dell'organigramma e delle Aree Organizzative all'interno dell'organizzazione. Orkestrio PEC v.1 6/6