GUIDA PRATICA. Scopo. Iscrizione nel registro. per l iscrizione nel registro degli intermediari assicurativi. Edizione del 21 febbraio 2014

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1 GUIDA PRATICA per l iscrizione nel registro degli intermediari assicurativi Edizione del 21 febbraio 2014 Scopo La presente guida pratica è uno strumento di lavoro che, senza alcuna pretesa legale, si propone di agevolare la presentazione delle istanze, indicando le informazioni e i documenti che sono generalmente necessari a tal fine. A prescindere dalle indicazioni ivi contenute, l istante ha la possibilità di fornire informazioni supplementari e l Autorità federale di vigilanza sui mercati finanziari (FINMA) può esigere informazioni e/o documenti supplementari. L istanza deve essere redatta in una lingua ufficiale svizzera e, nel caso in cui sia presentata da un procuratore legale del richiedente, deve essere accompagnata da una procura in originale. La Legge concernente l Autorità federale di vigilanza sui mercati finanziari (LFINMA; RS 956.1), la Legge sulla sorveglianza delle imprese di assicurazione (LSA; RS ) e l Ordinanza sulla sorveglianza delle imprese di assicurazione private (OS; RS ) sono disponibili presso l Ufficio federale delle costruzioni e della logistica (UFCL), 3003 Berna (tel , fax , sito Internet o possono essere scaricate dal sito Internet delle autorità federali ( Iscrizione nel registro L'iscrizione avviene elettronicamente tramite un Extranet protetto. L'intermediario assicurativo fornisce tutti i dati per l'iscrizione e paga la tassa di registrazione. L iscrizione deve essere corredata di una serie di documenti di prova che devono essere procurati anticipatamente e fatti pervenire per posta alla FINMA. La FINMA tratterà l'iscrizione solo quando tutti i dati saranno stati forniti, la tassa di registrazione sarà stata pagata e i documenti di prova saranno pervenuti. Vi preghiamo di dedicare il tempo necessario alla procedura d'iscrizione. Qualora lei sia già iscritto nel registro (e disponga di un nome utente e di una password), la preghiamo di indicare il suo nome utente e la sua password. Qualora abbia dimenticato la password, indichi il suo indirizzo e clicchi su «Inviare dati login». I suoi dati d accesso le saranno immediatamente comunicati via . I nuovi richiedenti clicchino su «Nuova registrazione». Einsteinstrasse 2, 3003 Bern Tel. +41 (0) , Fax +41 (0) /A21190

2 Le ditte individuali, le società semplici come pure le società collettive e in accomandita devono registrarsi come persone fisiche. I. Esempio persona giuridica Per ogni persona giuridica deve essere iscritta in via aggiuntiva almeno una persona fisica come intermediario assicurativo. I.1 Iscrizione Scelga se iscriversi come «persona giuridica» o «come persona fisica» e clicchi poi su «Registrare». I.1.1 Fase 1: Login e dati relativi alla ditta Per la compilazione della domanda d iscrizione, nel processo di registrazione devono essere indicati i dati concernenti la sua ditta e le sue relazioni commerciali. I moduli devono essere debitamente compilati e le informazioni in essi dichiarate devono corrispondere al vero. Il nome utente deve essere composto di almeno quattro caratteri, mentre la password di almeno sei caratteri. Qualora abbia bisogno di ulteriori spiegazioni per la procedura di iscrizione, la preghiamo di cliccare sul pulsante delle informazioni. Si aprirà una finestra informativa: Clicchi su «continua ->» I.1.2 Fase 2: Dati relativi alla persona di contatto L'indicazione della persona di contatto è necessaria in caso di domande da parte della FINMA. Deve essere indicato un indirizzo valido. Clicchi su «continua ->» I.1.3 Fase 3: Dichiarazione sul vincolo giuridico ed economico a imprese di assicurazione L'art. 43 LSA disciplina la questione dell'obbligo all'iscrizione nel registro degli intermediari assicurativi. Tutti gli intermediari assicurativi che non sono vincolati né giuridicamente né economicamente o in altri modi ad un'impresa di assicurazione devono iscriversi nel pubblico registro. Gli altri intermediari assicurativi hanno il diritto d iscriversi nel registro. L'art. 183 OS indica i criteri necessari per stabilire tale differenziazione /A /8

3 Indichi con delle crocette quali affermazioni corrispondono alla sua situazione. Qualora nessuna di queste corrisponda, scelga «Nessuna affermazione corrispondente». Clicchi su «continua ->». I.1.4 Fase 4: Dati relativi alle coperture assicurative offerte La preghiamo di indicare nel modulo sottostante quali coperture assicurative lei offre e da quali imprese di assicurazione esse provengano. Qualora lei abbia un vincolo verso una o più imprese di assicurazione, clicchi su «Altro/vincolato». Nella finestra che si aprirà potrà selezionare le relative imprese di assicurazione. In seguito, clicchi su «salvare» e poi su «continua ->». Qualora lei non sia attivo in un determinato ramo assicurativo, scelga l opzione «Nessuna attività». Clicchi su «continua ->». I.1.5 Fase 5: Dati relativi alla garanzia finanziaria La preghiamo di indicare nel modulo sottostante in che modo lei intende fornire la garanzia finanziaria. Tenga presente che la somma assicurativa per tutti i casi di sinistro di un anno deve ammontare ad almeno 2 milioni di franchi. Per quanto concerne l entità della franchigia, deve scegliere una delle quattro opzioni e compilare i campi vuoti. Clicchi su «continua ->». I.1.6 Fase 6: Dati relativi alla lotta contro il riciclaggio di denaro La preghiamo di indicare nel modulo sottostante se lei è già registrato come intermediario finanziario e presso quale autorità. Queste indicazioni sono facoltative. Qualora, oltre a occuparsi di intermediazione assicurativa, lei sia attivo anche come intermediario finanziario, lei è sottoposto alla vigilanza della lotta contro il riciclaggio di denaro. In questo caso, la preghiamo di indicare se lei è assoggettato presso la FINMA oppure affiliato a un organismo di autodisciplina (OAD). Clicchi su «continua ->». I.1.7 Fase 7: Riepilogo dell iscrizione nel registro Una volta verificata la sua domanda, nella parte pubblica del registro saranno visibili i dati riguardanti la sua ditta /A /8

4 Tenga presente che nella parte pubblica del registro è visibile solo un estratto dei suoi dati. La FINMA, al contrario, dispone di tutti i dati inseriti, che vengono gestiti con la massima cura nel rispetto delle disposizioni sulla protezione dei dati. A pagamento avvenuto, ogni intermediario assicurativo riceverà un numero di registrazione di 5 cifre (non visibile qui). Al momento della pubblicazione dei dati sarà indicata anche la data della prima registrazione. Clicchi su «continua ->». I.1.8 Fase 8: Pagamento della tassa di registrazione (CHF 300.-) Può eseguire il pagamento direttamente con una carta di credito. Tenga presente che, per motivi tecnici relativi alla sicurezza, non ci sarà alcun salvataggio parziale dei dati di pagamento. Come alternativa ha la possibilità di effettuare il pagamento tramite bonifico bancario. Troverà i dati del conto bancario consultando il nostro sito sotto "Domande Frequenti". Il costo della tassa per la procedura di registrazione è di CHF per le persone giuridiche e fisiche. Altre forme di pagamento (in particolare fatturazione) non sono consentite. Per gli intermediari assicurativi non vincolati registrati sarà prelevata una tassa annua di vigilanza, la prima volta nell anno civile successivo alla registrazione. L importo richiesto sarà il medesimo per le persone giuridiche e fisiche e sarà nuovamente stabilito ogni anno. Clicchi su «Iniziare con il pagamento» I.1.9 Fase 9: Invio dei documenti di prova Dopo l'iscrizione elettronica, i documenti di prova elencati dovranno essere fatti pervenire per posta alla FINMA. Se desidera correggere nuovamente i suoi dati, clicchi su «< Indietro» nella corrispondente fase della registrazione ed esegua le correzioni. Se desidera terminare il processo di registrazione, clicchi su «confermare i dati e terminare il processo di registrazione». I suoi dati saranno immediatamente inoltrati alla FINMA e nel frattempo non le sarà più possibile modificarli. Affinché la FINMA possa elaborare la sua domanda, deve far pervenire per posta i documenti di prova indicati. La sua domanda non sarà trattata fino alla ricezione della documentazione. Tenga presente che la «Domanda d iscrizione nel registro degli intermediari assicurativi» e la «Dichiarazione sulla parola» devono essere firmate. La preghiamo di inviare alla FINMA soltanto dossier completi. I dossier incompleti saranno immediatamente rinviati al mittente /A /8

5 I.2 Comunicazione di modifiche Tutti gli intermediari assicurativi devono eseguire loro stessi le mutazioni successive nell Extranet. Le modifiche non rilevanti come l indicazione di un nuovo indirizzo possono essere eseguite autonomamente. Le modifiche rilevanti (p. es. la modifica della garanzia finanziaria) saranno esaminate dalla FINMA. Se necessario, si dovranno presentare alla FINMA ulteriori documenti di prova. II. Esempio persona fisica II.1 Iscrizione Scelga se iscriversi come «persona giuridica» o come «persona fisica» e clicchi poi su «Registrare». II.1.1 Fase 1: Login e dati personali del richiedente Per la compilazione della domanda d iscrizione, nel seguente processo di registrazione devono essere indicati i dati concernenti la sua persona e le sue relazioni commerciali. I moduli devono essere debitamente compilati e quanto in essi dichiarato deve corrispondere al vero. Il nome utente deve essere composto di almeno quattro caratteri, mentre la password di almeno sei caratteri. II.1.2 Fase 2: Dati relativi al datore di lavoro Qualora lei eserciti la sua attività d intermediario in un rapporto di lavoro dipendente, la preghiamo di indicare nella lista sottostante il suo datore di lavoro. Tenga presente che la scelta può essere fatta solo se il suo datore di lavoro è già iscritto in questo registro come persona giuridica. Gli intermediari assicurativi indipendenti (ditte individuali) scelgano l opzione «Nessun datore di lavoro/ditta individuale», così pure chi è impiegato presso persone fisiche. Gli intermediari assicurativi con un datore di lavoro possono scegliere quest ultimo, qualora esso sia già presente nell'elenco. Gli impiegati d imprese di assicurazione scelgano quest ultima dall elenco. Clicchi su «continua ->» /A /8

6 II.1.3 Fase 3: Dati riguardanti l'ufficio L ufficio commerciale è il luogo dove lei esercita la sua attività professionale, dunque dove lei riceve la sua corrispondenza, dove vengono redatte le offerte e dove vengono prese le decisioni relative all impresa. Per questo motivo, deve essere garantita la reperibilità dell indirizzo postale. Si deve indicare un indirizzo valido. Clicchi su «continua ->» Dichiarazione di vincolo giuridico ed economico a imprese di assicurazione, idem per l iscrizione di persone giuridiche (cfr. Fase 3: Dichiarazione sul vincolo giuridico ed economico a imprese di assicurazione) Dati riguardanti le coperture assicurative offerte, idem per l iscrizione di persone giuridiche (cfr. Fase 4: Dati relativi alle coperture assicurative offerte) II.1.4 Fase 6: Dati relativi alle competenze professionali La preghiamo di indicare nel modulo sottostante in che modo lei adempie alle condizioni di qualificazione professionale. Scelga una delle tre opzioni a disposizione. Nel caso di «formazione ai sensi delle disposizioni di equivalenza» si aprirà una selezione. Qualora lei disponga di uno dei qui menzionati attestati/diplomi, lo selezioni. Qualora necessiti di ulteriori spiegazioni per la procedura di iscrizione, la preghiamo di cliccare sul pulsante delle informazioni. Si aprirà una finestra informativa. Clicchi su «continua ->» II.1.5 Fase 7: Dati relativi alla garanzia finanziaria La preghiamo di indicare nel modulo sottostante in che modo lei intende produrre la garanzia finanziaria. Tenga presente che la somma assicurativa per tutti i casi di sinistro di un anno deve ammontare ad almeno 2 milioni di franchi. Le persone impiegate presso datori di lavoro che sono ditte d intermediazione registrate scelgano l opzione «Assicurazione R. C. professionale del datore di lavoro». Le persone impiegate presso persone fisiche scelga l opzione «Propria assicurazione R.C. professionale» e indichi poi la polizza della ditta individuale. Clicchi su «continua ->» /A /8

7 Dichiarazione dei dati riguardanti la lotta contro il riciclaggio di denaro (cfr. Fase 6: Dati relativi alla lotta contro il riciclaggio di denaro) II.1.6 Fase 9: Riepilogo dell iscrizione nel registro Nella parte pubblica del registro i suoi dati saranno mostrati come segue: tenga presente che nella parte pubblica del registro è visibile solo un estratto dei suoi dati. La FINMA, al contrario, dispone di tutti i dati inseriti, che vengono gestiti con la massima cura, ai sensi delle disposizioni sulla protezione dei dati. A pagamento avvenuto, ogni intermediario assicurativo riceverà un numero di registrazione di 5 cifre (non visibile qui). Al momento della pubblicazione dei dati sarà indicata anche la data della prima registrazione. Clicchi su «continua ->» Pagamento della tassa di registrazione, idem come per le persone giuridiche (cfr. Fase 8: Pagamento della tassa di registrazione (CHF 300.-)). II.1.7 Fase 11: Invio dei documenti di prova Dopo l'iscrizione elettronica, tutti i documenti di prova qui riportati dovranno essere fatti pervenire per posta alla FINMA. Se desidera correggere nuovamente i suoi dati, clicchi su «< Indietro» nella corrispondente fase della registrazione ed esegua le correzioni. Se desidera terminare il processo di registrazione, clicchi su «confermare i dati e terminare il processo di registrazione». I suoi dati saranno immediatamente inoltrati alla FINMA. Affinché la FINMA possa esaminare la sua domanda, i documenti di prova indicati devono essere fatti pervenire tramite posta. La sua domanda non verrà trattata fino al momento della ricezione. Tenga presente che la «Domanda d iscrizione nel registro degli intermediari assicurativi» e la «Dichiarazione sulla parola» devono essere firmate. La preghiamo di inviare alla FINMA soltanto dossier completi. I dossier incompleti saranno immediatamente rinviati al mittente /A /8

8 II.2 Notifica di modifiche Tutti gli intermediari assicurativi devono eseguire loro stessi le modifiche successive nell Extranet. Le modifiche non rilevanti come l indicazione di un nuovo indirizzo possono essere eseguite autonomamente. Le modifiche rilevanti (p. e. la modifica della garanzia finanziaria) saranno esaminate dalla FINMA. Se necessario, si dovranno presentare alla FINMA ulteriori documenti di prova /A /8