Le Circolari della Fondazione Studi Consulenti del Lavoro N.2/2008. OGGETTO: Comunicazione telematica dei rapporti di lavoro prime indicazioni
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1 Le Circolari della Fondazione Studi Consulenti del Lavoro N.2/2008 OGGETTO: Comunicazione telematica dei rapporti di lavoro prime indicazioni * * * * * * * * * * * * * * L 11 gennaio 2008 è entrato in vigore il decreto interministeriale 30 ottobre 2007, pubblicato sulla G.U. n. 299 del 27 dicembre 2007, che disciplina il nuovo obbligo di effettuare le comunicazioni assunzioni, variazione e cessazioni dei rapporti di lavoro in via telematica. Soggetti abilitati alla trasmissione I soggetti interessati alla nuova modalità di trasmissione delle comunicazioni sono i datori di lavoro privati, gli enti pubblici economici, le pubbliche amministrazioni, le agenzie di somministrazione e gli intermediari. Sono possibili deroghe per il settore agricolo. Sono, dunque, abilitati a trasmettere la comunicazione on-line nel rispetto dell articolo 1 della legge n. 12/1979 e di specifiche procedure di accreditamento, i seguenti soggetti: consulenti del lavoro, avvocati e procuratori legali, i dottori commercialisti e gli esperti contabili associazioni di categoria delle imprese considerate artigiane, nonché delle piccole imprese, anche in forma cooperativa, che abbiano affidato l esecuzione secondo quanto previsto dal citato articolo 1, comma 4 della medesima l. n. 12/1979. le associazioni di categoria delle imprese agricole; associazioni di categoria dei datori di lavoro; le agenzie per il lavoro; i soggetti promotori dei tirocini.
2 Sono esclusi dalla possibilità di trasmettere le comunicazioni telematiche i C.E.D. (centri elaborazione dati). Oggetto delle comunicazioni Per quanto riguarda gli eventi del rapporto di lavoro, che devono essere oggetto di comunicazione, si rinvia alle note circolari del Ministero del Lavoro 13/SEGR/ del , 13/SEGR/ del e 13/II/ del reperibili sul link Regime transitorio Il nuovo obbligo, che istituisce la comunicazione telematica dei rapporti di lavoro, entra in vigore in modo graduale. E previsto un regime transitorio, che decorre dall 11 gennaio 2008 e termina il 29 febbraio 2008, durante il quale sarà ancora possibile presentare dette comunicazioni su modelli cartacei. A partire dal 1 marzo 2008, salvo proroghe, la comunicazione dovrà avvenire esclusivamente in via telematica e non saranno ammessi modelli cartacei. Un eccezione all invio telematico è prevista attualmente per il lavoro domestico; in tal caso i datori di lavoro potranno effettuare anche dopo il 1 marzo le comunicazioni con modalità diverse purché idonee a documentare la data certa di trasmissione. Sulla base di quanto precisato dal Ministero del Lavoro, durante il regime transitorio i datori di lavoro del settore agricolo dovranno continuare ad inviare la comunicazione secondo le modalità indicate nella circolare INPS n. 80 del 27 aprile 2007 e messaggio n. 846/2008. Modulistica L articolo 3, comma 3 del DM stabilisce che dall 11 gennaio 2008 sono abrogati tutti i modelli preesistenti utilizzati per la comunicazione di inizio e cessazione dei rapporti di lavoro. A partire da tale data la modulistica utilizzabile è la seguente: 1. per coloro che nel periodo transitorio intendono effettuare le comunicazioni su modelli cartacei sono stati istituiti n. 15 nuovi modelli specifici per tipologia di comunicazione;
3 2. per coloro che si avvarranno dell invio telematico, indipendentemente dal sistema informativo utilizzato (regionale o transitorio messo a disposizione dal Ministero del lavoro), sono stati previsti i seguenti n. 4 modelli: - Unificato Lav Unificato Lav, per le comunicazioni obbligatorie dei datori di lavoro privati, ivi compresi quelli agricoli, gli enti pubblici economici e le pubbliche amministrazioni; - Unificato Somm, per le comunicazioni obbligatorie delle agenzie di somministrazione; - Unificato Urg, per le comunicazioni di assunzione effettuate in casi di urgenza connessa ad esigenze produttive, di cui all articolo 1, comma 1180 della legge 27 dicembre 2006, n. 296; - Unificato VARDatori, per la comunicazione di variazione della ragione sociale, del trasferimento d azienda o di ramo di essa. Pertanto, le eventuali comunicazioni effettuate utilizzando moduli diversi da quelli adottati non sono valide ai fini dell assolvimento degli obblighi previsti dal decreto medesimo. I modelli cartacei di nuova istituzione sono privi di un apposito spazio per la firma del datore di lavoro. Ciò nonostante, si ritiene opportuno che venga apposta la firma in uno spazio utile in calce al modello utilizzato. La trasmissione telematica In via prioritaria le comunicazioni telematiche devono essere trasmesse con i servizi informatici messi a disposizione dalle Regioni sulla base degli standard informatici individuati dal decreto ministeriale. I soggetti abilitati possono compilare i moduli on line mediante la soluzione applicativa messa a disposizione dalle Regioni. In alternativa, è possibile inviare un file XML generato da uno degli applicativi utilizzati autonomamente. In via transitoria, qualora le Regioni non abbiano ancora predisposto il proprio sistema informatico, è possibile utilizzare il sistema informatico predisposto dal Ministero del Lavoro. Allo stato attuale le Regioni che non hanno ancora il proprio sistema informativo sono Campania, Sicilia, Calabria, Basilicata, Molise, Liguria, Sardegna.
4 Nel caso già realizzatosi che i sistemi informatici delle Regioni diverse da quelle sopra indicate non siano perfettamente funzionanti. In questo caso, l unica modalità per la trasmissione della comunicazione del rapporto di lavoro è quella mediante l utilizzo dei nuovi modelli cartacei fino al termine della fase transitoria ( 29 febbraio ). E possibile utilizzare il sistema informatico di riferimento accedendo al link in cui è presente la sezione servizi informatici delle Regioni. Accreditamento Per poter trasmettere telematicamente la comunicazione i soggetti abilitati devono registrarsi ed acquisire le necessarie password per accedere ai sistemi informatici secondo le modalità indicate da ciascuna Regione e Provincia Autonoma. Nelle Regioni in cui non è attivo il sistema transitorio del Ministero del Lavoro l accreditamento deve avvenire con le modalità di seguito indicate. I soggetti abilitati dovranno richiedere le password compilando lo specifico form on line che viene visualizzato una volta che si accede alla Regione interessata nella sezione servizi informatici delle Regioni. Una volta trasmesso il modulo, l utente riceverà una di conferma contenente, oltre al codice di riferimento dell accreditamento, un allegato con la dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà. Deve essere compilata la dichiarazione sostitutiva in ogni sua parte e insieme alla copia di un documento di identità va inviato un fax (848/800131). Ricevuto il fax, il Ministero del lavoro comunicherà via le login e password necessarie per la trasmissione. Per i Consulenti del Lavoro che operano in una delle Regioni in cui viene utilizzato il sistema transitorio del Ministero del Lavoro le login e password sono già state acquisite dal Consiglio Nazionale e messe a disposizione dei Consiglio Provinciali competenti, che provvedono alla consegna al singolo iscritto. Pertanto i Consulenti del Lavoro non devono seguire l ordinaria procedura innanzi descritta. Accentramento delle comunicazioni I consulenti del lavoro e gli altri professionisti della legge 12/1979, nonché le agenzia di somministrazione e i datori di lavoro che operano in più regioni, potranno richiedere
5 l accentramento della comunicazione. Non è ammesso l accentramento delle comunicazioni per i soggetti abilitati diversi da quelli appena descritti. I soggetti che intendono avvalersi dell'accentramento devono darne preventiva comunicazione al Ministero del lavoro e della previdenza sociale specificando il servizio informatico regionale prescelto. A tal fine è necessario compilare lo specifico form on line al link e unitamente ad una copia del documento di identità del dichiarante, dovrà essere inviato al numero al fax (848/800363). Non è necessario attendere alcuna specifica risposta da parte del Ministero, che pubblicherà l'elenco completo dei soggetti che usufruiscono di questa opportunità in un apposita sezione del sito. L accentramento non è consentito per le comunicazioni inerenti particolari rapporti di lavoro per i quali, a livello regionale, possono essere definiti moduli integrativi al fine di acquisire informazioni specifiche necessarie per la loro gestione (ad es. contratto di apprendistato). Mancato funzionamento del servizio L ipotesi di mancato funzionamento dei servizi informativi, che non consenta ai soggetti obbligati di adempiere alla trasmissione, è espressamente contemplata dall articolo 4, commi 5 e 6 del decreto interministeriale. Per sopperire a limiti dell adozione obbligatoria di un servizio informatico che può essere soggetto a disfunzioni, con conseguente impossibilità di procedere alle comunicazioni e rischiare di essere soggetti a sanzioni, è stato predisposto un servizio che permette ai soggetti obbligati ed abilitati di adempiere comunque inviando una comunicazione sintetica d urgenza, mediante il modulo Unificato Urg, ad un Fax Server nazionale o regionale. Le disfunzioni possono riguardare sia i servizi competenti che il soggetto obbligato; tuttavia, in quest ultimo caso, occorrerà fornire la prova della disfunzione in caso di controlli. Entro il primo giorno utile, però, i soggetti obbligati debbono procedere all invio telematico della comunicazione completa mediante il servizio informatico. Validità della comunicazione La validità della comunicazione ai fini dell adempimento dell obbligo, è ottenuta a seguito della protocollazione e del rilascio del codice univoco.
6 Il controllo informatico, infatti, assicura non solo che la comunicazione è stata inviata ma anche che la stessa contiene almeno gli elementi essenziali previsti tassativamente dalla legge. I servizi competenti e gli Enti interessati, una volta effettuati i controlli, potranno richiedere al soggetto obbligato una segnalazione degli eventuali errori o anomalie riscontrati per le eventuali variazioni o rettifiche. I servizi informatici prevedono la gestione di ogni singola comunicazione, consentendo al soggetto che ha effettuato l invio la sua immediata identificazione. Il servizio informatico rilascia una ricevuta elettronica attestante l avvenuta presa in carico del modulo. La ricevuta è unica per ciascuna comunicazione e contiene l indicazione del protocollo (data e numero) e il codice di comunicazione. La ricevuta attesta la data certa di trasmissione, vale a dire il giorno e l ora in cui il modulo è stato ricevuto dal servizio informatico. La ricevuta viene rilasciata in formato XML e PDF, per consentire al soggetto che ha effettuato l invio la conservazione e la stampa della stessa. Pluriefficacia della comunicazione Dall 11 gennaio 2008 se la comunicazione viene trasmessa mediante uno dei sistemi informaci precedentemente descritti non devono più essere effettuati i seguenti adempimenti: denuncia nominativa degli assicurati; comunicazione INPS dei datori di lavoro agricolo; comunicazione alla Prefettura dell assunzione e della cessazione dei rapporti di lavoro riguardanti lavoratori extracomunitari; comunicazione all ENPALS riguardante lavoratori dello spettacolo; ogni altra comunicazione di denuncia di rapporto di lavoro prevista dalla normativa vigente nei confronti delle altre forme previdenziali sostitutive o esclusive. Le comunicazioni trasmesse mediante moduli cartacei durante il regime transitorio non consentono di beneficiare della pluriefficacia degli adempimenti. Pertanto, in questo caso gli adempimenti sopra descritti dovranno essere comunque assolti. La pluriefficacia delle comunicazioni dei datori di lavoro domestico inviate non per via telematica è assicurata dai servizi informatici regionali, attraverso l inserimento del modulo nei sistemi applicavi dei servizi competenti. Trasformazione dei rapporti di lavoro
7 In considerazione delle disposizioni contenute nell art. 4-bis del D.Lgs. n. 181/2000 a partire dall 11 gennaio scorso sono obbligatorie le comunicazioni ad alcune vicende modificative del rapporto di lavoro. Anche alla luce delle modifiche apportate al citato decreto ad opera dell articolo 1, comma 1183 della legge n. 296/2006, gli eventi che devono essere oggetto di comunicazione obbligatoria sono i seguenti: trasformazione da rapporto di tirocinio e di altra esperienza assimilata a rapporto di lavoro subordinato; proroga del termine inizialmente fissato; trasformazione da tempo determinato a tempo indeterminato; trasformazione da tempo parziale a tempo pieno; trasformazione da contratto di apprendistato a contratto a tempo indeterminato; trasformazione da contratto di formazione e lavoro a contratto a tempo indeterminato; trasferimento del lavoratore; distacco del lavoratore; modifica della ragione sociale del datore di lavoro; trasferimento d azienda o di ramo di essa. La comunicazione deve essere effettuata entro i cinque giorni successivi all evento. Nel caso di mancata comunicazione nei termini, è prevista l applicazione della sanzione nella misura che va da euro 100,00 a euro 500,00 così come previsto dall articolo 19, comma 3, del D.Lgs. n. 276/2003. Roma, 14 gennaio 2008 Rosario De Luca Presidente Fondazione Studi Consulenti del Lavoro
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