Capitolo TOTALI PARZIALI E COMPLESSIVI Aprire la cartella di lavoro Lezione2 e inserire la tabella n 2 nel Foglio1 che chiameremo Totali.

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1 Capitolo 6 GESTIONE DEI DATI 6.1 TOTALI PARZIALI E COMPLESSIVI Aprire la cartella di lavoro Lezione2 e inserire la tabella n 2 nel Foglio1 che chiameremo Totali. Figura 86. Tabella Totali Si vuole sapere di quanti fax, copiatrici, stampanti e computer è fornita l azienda. Occorre mettere in ordine alfabetico la colonna Divisione: si fa clic in una cella qualsiasi della colonna Divisione ma non sull intestazione, e si clicca sull icona Ordinamento crescente. Nel menù a scelta rapida Dati, si selezioni Subtotali. Si apre la seguente finestra Figura 88 nella quale occorre selezionare la colonna in cui si vuole effettuare il conteggio, quindi Divisione, nella finestra successiva selezionare la funzione Somma, nella terza finestra si deve selezionare la colonna dove si desidera inserire i totali e quindi Quantità come mostrato in Figura

2 Figura 87. Subtotali Dopo aver fatto clic su OK, si apre la seguente immagine 71

3 Figura 88. Subtotali Si ottiene l inserimento di quattro righe con i totali relativi alle quattro voci, Totale Computer, Totale Copiatrici, Totale Fax, Totale Stampanti più il Totale complessivo come indicato nella Figura 88. Si osservino i pulsanti in alto a sinistra. Cliccando sul pulsante vengono evidenziati tutti i totali, il pulsante consente di ritornare alla tabella, il pulsante evidenzia solo il totale complessivo. Procedere ora per rimuovere i totali e ripristinare la tabella come era inizialmente: si seleziona una cella della tabella, nel menù Dati si seleziona Subtotali e successivamente si seleziona Rimuovi tutti. 6.2 CONVALIDA DI DATI Spesso si lavora con tabelle contenenti ingenti dati e quindi è frequente commettere errori di battitura. Qualora si fosse sicuri che i valori da immettere non debbano superare un certo importo, si può procedere nel modo seguente. Nella tabella del foglio di lavoro Totali, in cui sono stati appena rimossi i totali, non devono essere inseriti stipendi di importo superiore a Si seleziona l intero intervallo E2-E29 della colonna Stipendio, nel menù a scelta rapida Dati, si seleziona Convalida, (fare clic su OK se si apre un messaggio di avviso); nella scheda Impostazioni si selezionano le voci come in Figura 89. Figura 89. Convalida dati 72

4 Si provi a digitare nella colonna degli stipendi nell intervallo E2-E29 un importo superiore a 1908, verrà aperta una finestra con un messaggio di errore. 73

5 Capitolo 7 ELENCHI DI DATI 7.1 ORDINARE UN ELENCO IN BASE A DUE O TRE COLONNE Abbiamo già visto l utilizzo dell icona Ordinamento crescente ; analogamente si utilizza l icona Ordinamento decrescente. Qualora si volesse ordinare una tabella in base a tre colonne è possibile utilizzare l opzione Ordina: nella tabella Totali della cartella di lavoro Lezione2 si vuole realizzare un ordinamento per Ufficio, all interno di ciascun ufficio per Qualifica e poi per Cognome. Si procede nel seguente modo: si fa clic su una cella qualsiasi della tabella, nel menù a scelta rapida Dati, scegliere Ordina, nella finestra che si apre inserire le voci come in Figura 90 Figura 90. Ordina Fare clic su OK per chiudere la finestra. Nella tabella che segue si può verificare che nella colonna Ufficio è stato effettuato un ordine crescente; all interno dell ufficio Contabilità ad esempio si è ordinato per Qualifica; se ci sono due qualifiche uguali, nel nostro caso Venditore, queste vengono ordinate per Cognome. 74

6 Figura 91. Risultato Ordina 7.2 CONFRONTARE DUE CARTELLE DI LAVORO Spesso può risultare utile confrontare i dati contenuti in cartelle distinte; poiché non è ottimale passare da una cartella all altra, è possibile visualizzare entrambe le cartelle sullo schermo. Si aprano le due cartelle Lezione1 e Lezione2, dal menù Finestra si selezioni Affianca per confronto. Si ottiene la visualizzazione seguente 75

7 In questa visualizzazione le due cartelle scorrono simultaneamente; se si volesse scorrerne solo una e mantenere fissa l altra, nella finestra Confronta documenti, aperta sopra le due cartelle, è necessario cliccare sull icona Scorrimento sincrono come evidenziato in figura sopra. Per ripristinare la visualizzazione a singola cartella, nella finestra Confronta documenti fare clic sull icona Interrompi confronto. 7.3 CONFRONTARE TRE O PIU CARTELLE DI LAVORO Per confrontare più cartelle di lavoro è necessario per prima cosa che siano aperte. (Creare una nuova cartella di lavoro e chiamarla Esercizi) Dal menù Finestra selezionare Disponi e dalla finestra che si apre selezionare ad esempio la voce Verticale 76

8 Si ottiene l apertura delle tre cartelle di lavoro come indicato nella figura seguente. Provare le diverse opzioni di apertura cartelle. Per riaprire a foglio intero solo una delle tre cartelle è sufficiente fare doppio clic sulla barra del titolo della cartella di lavoro che interessa. 77

9 7.4 FISSARE RIQUADRI IN TABELLE CON MOLTI DATI E frequente lavorare con tabelle contenenti molti record e spesso scorrendo la tabella verso le ultime righe scompaiono le righe contenenti le intestazioni della tabella. E possibile mantenere sempre visibili le intestazioni della tabella bloccandole in riquadri. Per bloccare la prima riga della tabella totali nella Lezione2, occorre selezionare tutta la seconda riga (in generale occorre selezionare la riga sotto la parte che si vuole bloccare). Dal menù Finestra, scegliere Blocca riquadri. Provare a scorrere la tabella per verificare che la riga con le intestazioni rimane fissa. Per eliminare il riquadro, dal menù Finestra selezionare Sblocca riquadri. Qualora le intestazioni della tabella fossero orizzontali e anche verticali (ad esempio prima riga e prima colonna) occorre selezionare la cella la prima riga e a destra della prima colonna (cella B2). Ad esempio per bloccare la prima riga e la prima colonna nella tabella Totali, selezionare la cella B2, dal menù Finestra scegliere Blocca riquadri. Scorrere la tabella in basso e verso destra come verifica. 78

10 Capitolo 8 RICERCA DI DATI 8.1 I FILTRI Nella tabella Totali della cartella di lavoro Lezione2 si vogliano tutti i nominativi delle persone che hanno le stampanti. Si evidenzia l intera colonna Divisione facendo clic sulla lettera F, dal menù a scelta rapida Dati si seleziona Filtro e successivamente Filtro automatico. A fianco della colonna Divisione compare ora una freccia come indicato in Figura 92 Figura 92. Filtro Cliccando sulla freccia come mostrato in Figura 92 si apre un menù a scelta rapida 79

11 Figura 93. Filtro in cui occorre selezionare Stampanti, ottenendo così tutte le informazioni relative a chi le possiede. Figura 94. Filtro stampanti Per eliminare il filtro, dal menù a scelta rapida Dati si seleziona Filtro e successivamente Filtro automatico. Se si vuole realizzare una ricerca di dati che coinvolga più colonne, si procede selezionando una cella qualunque della tabella, dal menù a scelta rapida Dati si seleziona Filtro e successivamente Filtro automatico. Compare una freccia a fianco di ciascuna colonna. Nel nostro esempio si vuole trovare tra tutte le persone che possiedono fax, quelle che fanno parte dell Ufficio Segreteria. Per far ciò si clicca sulla freccia nella colonna Divisione e si seleziona Fax; nella colonna Ufficio si seleziona Segreteria. Figura 95. Filtro fax-segreteria Se si vuole tornare indietro solo di un passo ad esempio a tutti i possessori di fax, senza rimuovere i filtri, si clicca sulla freccia in una delle colonne interessate (nel nostro caso Divisione o Ufficio) e nel menù a scelta rapida dei filtri attivati, scegliere (Tutto). Eliminare i filtri selezionando Filtro dal menù a scelta rapida Dati, e successivamente Filtro automatico. 80

12 8.2 PERSONALIZZARE UN FILTRO Si voglia ad esempio, l elenco di tutte le persone che hanno stipendio maggiore di euro. Dopo aver inserito il filtro nella colonna Stipendio (si evidenzia l intera colonna Stipendio, dal menù a scelta rapida Dati si seleziona Filtro e successivamente Filtro automatico) fare clic sulla freccia del filtro nella colonna Stipendio e scegliere nel menù a scelta rapida la voce (Personalizza). Si apre la finestra seguente nella quale occorre selezionare le voci come indicato in Figura 96. Fare clic su OK. Si ottiene il seguente risultato: Figura 96. Filtro automatico Figura 97. Risultato Filtro automatico Se all interno della colonna Stipendio si vuole restringere la ricerca, ad esempio si vogliono trovare le persone che hanno stipendio compreso tra euro e euro, occorre aggiungere la condizione che lo stipendio deve anche essere < di euro. Per far ciò, fare clic sulla freccia del filtro nella colonna Stipendio e scegliere nel menù a scelta rapida la voce (Personalizza) nella finestra che si apre selezionare le voci come in Figura 98: 81

13 Figura 98. Personalizza filtro automatico Fare clic su OK per visualizzare il risultato. Rimuovere i filtri per provare il prossimo esercizio. Si vogliono trovare le persone che hanno uno stipendio inferiore a euro oppure superiore a euro. Si dovrà ottenere la seguente tabella facendo attenzione di selezionare l opzione OR come indicato nella Figura 99 che segue. Eliminare i filtri. Figura 99. Filtro automatico 8.3 INSERIRE, ELIMINARE O TROVARE UN RECORD Si selezioni una cella qualunque della tabella Totali. Dal menù a scelta rapida Dati, si seleziona Modulo. Si apre una finestra in cui compaiono tutti i record della tabella. 82

14 Figura 100. Elenco personale In questa finestra è possibile inserire un nuovo record facendo clic su Nuovo o eliminarne uno facendo clic su Elimina. L opzione che ci interessa è quella di ricercare un record: per far ciò si clicchi su Criteri: digitando R* in Cognome e facendo clic ripetutamente su Trova succ, si trovano tutti i cognomi che iniziano con R. Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra. 8.4 RICERCA OBIETTIVO Aprire il Foglio2 e rinominarlo Ricerca obiettivo. Costruire la tabella che segue e in B3 inserire la formula che calcola il totale =B1*B2. Figura 101. Ricerca obiettivo Ci si pone il problema: se si volesse guadagnare circa 1000 euro, quante stampanti si dovrebbero vendere? Ci si posiziona sulla cella in cui compare il totale, nel nostro caso B3, nel menù a scelta rapida Strumenti, si seleziona Ricerca obiettivo; in questa tabella si inseriscono i valori indicati in Figura 1023: 83

15 Figura 102. Ricerca obiettivo Facendo clic su OK si ottiene il risultato secondo cui occorre vendere almeno 5 stampanti. Figura 103. Ricerca obietti vo 84