FATTURA ELETTRONICA. non solo verso la pubblica amministrazione

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1 FATTURA ELETTRONICA non solo verso la pubblica amministrazione

2 Fattura Emissione documento IVA cartaceo prestampato personalizzato da tipografia Registrazione documento IVA registri IVA manuali registri IVA stampati dal computer compilato a mano compilato dal computer personalizzato da computer compilato a mano compilato dal computer generato dal computer Conservazione faldoni, scatoli, armadi, cantine HD, CD, DVD gestiti da computer

3 Progetto Europeo pensato nel 2008, sviluppato nel 2010 estendere la fatturazione elettronica in UE entro il 2020 uniformare e semplificare lo scambio dei documenti IVA garantire l integrità dei documenti nel tempo agevolare la diffusione nelle piccole e medie imprese conseguire risparmi di tempo e denaro abbinato al metodo di pagamento SEPA

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5 Fattura Elettronica Circolare 18 del 26 giugno 2014 Circolare 12 del 3 maggio 2013 illustra le modifiche apportate alla disciplina della fatturazione in recepimento della direttiva 45/2010/UE articolo 21 la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico la fattura cartacea o elettronica si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario (non presuppone un accordo formale precedente o successivo)

6 Fattura Elettronica Circolare 18 del 26 giugno 2014 Emissione fattura IVA Cartacea Generato dal computer ed inviato con postel Ricezione fattura IVA Cartacea Recapitata su carta File pdf! inviato con scaricabile da sito web Stampato su carta Archiviato sul computer Generato con file xml Archiviato sul computer

7 Fattura Elettronica Circolare 18 del 26 giugno 2014 articolo 21, comma 3 Il soggetto assicura l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra fattura e la cessione dei beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente o mediante sistema EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l autenticità dell origine e l integrità dei dati.

8 Fattura Elettronica Circolare 18 del 26 giugno 2014 autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra fattura e la cessione dei beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile Sistema ERP (software gestionale) che coordini le azioni riferibili al documento: registrazioni gestionali riferibili al processo di fatturazione: contratti, ordini ai fornitori, documenti di trasporto, ordini dei clienti, pagamenti tracciati Conservazione della suddetta documentazione unitamente alla fattura

9 Fattura Elettronica Circolare 18 del 26 giugno 2014 autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante ovvero mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente Tipologia di firma: grafometrica ( firma a mano libera su dispositivo elettronico esempio un tablet) elettronica elettronica avanzata (connessione univoca al firmatario) elettronica qualificata (elettronica avanzata basata su certificato qualificato) digitale (firma elettronica avanzata basata su certificato qualificato e su sistema di chiavi crittografiche, una pubblica una privata tra loro correlate)

10 Fattura Elettronica Circolare 18 del 26 giugno 2014 Chi emette la fattura Chi appone la firma Cedente genera ed invia il documento Cedente genera il documento ed incarica un terzo ad inviare Cedente incarica un terzo a generare il documento cedente cedente soggetto terzo annotazione: fattura compilata dal cliente, ovvero per conto del cedente o prestatore, dal terzo (art. 21, 2 comma, lett. n, dpr 633/72)

11 FATTURA P.A. fattura elettronica verso la pubblica amministrazione

12 Fattura Elettronica P.A. Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55 decorrenza dei termini ante decreto 66/2014 ENTRATA IN VIGORE DMEF 55/2013 SDI DISPONIBILE PER LE PA VOLONTARIE OBBLIGO FASE 1 OBBLIGO FASE 2 P.A. LOCALI 06/06/13 06/12/13 06/06/14 06/06/15 attesa decreto ENTRATA IN VIGORE DMEF 55/2013 decorrenza dei termini post decreto 66/2014 SDI DISPONIBILE PER LE PA VOLONTARIE OBBLIGO FASE 1 OBBLIGO FASE 2 P.A. LOCALI 06/06/13 06/12/13 06/06/14 31/03/15 31/03/15 FASE 1 FASE 2 MINISTERI, AGENZIE ED ENTI DI PREVIDENZA RESTANTI P.A. COMPRESE QUELLE LOCALI

13 Fattura Elettronica P.A. Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55 Generazione esclusiva di file in formato XML contenente: campi obbligatori previsti dalla legge IVA, (art. 21, dpr 633/72) campi obbligatori, Decreto 3/4/13, n.55 (utili per la corretta dematerializzazione del ciclo passivo della PA) campi facoltativi, richiesti dalla PA destinataria firma digitale invio del file XML alla PA esclusivamente attraverso il sistema SDI (gestito da Agenzia delle Entrate)

14 Fattura Elettronica P.A. Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55

15 Fattura Elettronica P.A.

16 Fattura Elettronica P.A. Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55 Il file XML deve contenere: Codice Univoco Ufficio Codice Identificativo di Gara : CIG - tranne i casi di esclusione dall obbligo della tracciabilità (legge 13 agosto 2010, n.136) Codice unico di Progetto : CUP - in caso di fatture relativa ad opere pubbliche le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento delle fatture che non recano i codici CIG e/o CUP

17 Fattura Elettronica P.A. Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55 Il file XML generato con i dati necessari avrà la seguente denominazione CODICE PAESE IDENTIFICATIVO UNICOVO SEPARATORE PROGRESSIVO UNIVOCO ESTENSIONE IT GLLPLA58E08A182M _ xml ITGLLPLA58E08A182M_00001.xml su questo files deve essere apposta la firma digitale per cui l estensione varia in.xml.p7m

18 Fattura Elettronica P.A. Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n. 55 Chi emette la fattura Chi appone la firma Cedente emette ed invia il documento Cedente incarica un terzo ad inviare il documento già emesso Cedente incarica un terzo ad emettere ed inviare il documento Cedente Cedente Terzo annotazione: fattura compilata dal cliente, ovvero per conto del cedente o prestatore, dal terzo (art. 21, 2 comma, lett. n, dpr 633/72)

19 Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 n il fornitore predispone la fattura elettronica secondo le regole! di cui al paragrafo 2;! - il fornitore stesso, o un terzo delegato ad emettere fattura per! conto di questo, appone la firma elettronica qualificata o digitale! sulla fattura predisposta;! - il fornitore, o un terzo delegato, trasmette la fattura cosi'! generata, al SdI per mezzo dei canali e le modalita' di cui al! paragrafo 3.!! La procedura puo' essere schematizzata nei punti seguenti:! - il SdI, ricevuto correttamente il documento fattura, assegna un! identificativo proprio ed effettua i controlli previsti al successivo! par. 5;! - in caso di controlli con esito negativo, il SdI invia una! notifica di scarto al soggetto trasmittente;! - nel caso di esito positivo dei controlli il SdI trasmette la! fattura elettronica al destinatario;! - nel caso di buon esito della trasmissione, il SdI invia al! soggetto trasmittente una ricevuta di consegna della fattura! elettronica;! - nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI, la! trasmissione al destinatario non fosse possibile il SdI invia al! soggetto trasmittente una notifica di mancata consegna; resta a! carico del SdI l'onere di contattare il destinatario affinche'! provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla! trasmissione, e, a problema risolto, di procedere con l'invio;! - il SdI riceve notifica, da parte del soggetto destinatario, di! riconoscimento/rifiuto della fattura, che provvede ad inoltrare al! trasmittente a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti! della trasmissione della fattura elettronica;! Le ricevute ed i messaggi di notifica sono predisposti secondo un! formato XML la cui struttura e' riportata nelle specifiche tecniche.

20 SDI invia ricevuta al trasmittente = fattura emessa ai fini IVA SDI notifica esito fatture = decorrenza termini pagamento

21 SDI notifica esito fatture = decorrenza termini pagamento la fattura si considera trasmessa e ricevuta dalle pubbliche amministrazioni a fronte del rilascio della ricevuta di consegna decorso il termine di 15 giorni senza accettazione / disconoscimento della fattura, il SdI invia messaggio di decorrenza termini Decreto 55/2013 «La completezza dei dati relativi agli ordini e contratti contenuti nelle fatture consente una verifica immediata della coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile e mette quindi in condizione gli uffici competenti di procedere con solerzia all accettazione o al disconoscimento della fattura (così come indicato dall art * codice civile)».! (*) art. 1988: «La promessa di pagamento o la ricognizione di un debito dispensa colui a favore del quale è fatta dall'onere di provare il rapporto fondamentale. L'esistenza di questo si presume fino a prova contraria»

22 FATTURA ELETTRONICA archiviazione elettronica sostitutiva

23 Fattura Elettronica Circolare 18 del 26 giugno 2014 DMEF del 17 giungo 2014 le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica le fatture in formato elettronico e le cartacee possono essere conservate in modalità elettronica le fatture elettroniche emesse alla P.A. devono essere conservate in modalità elettronica (art.1 c. 209, legge semplificazione della dematerializzazione modifica termini di conservazione modifica del metodo di pagamento dell imposta di bollo 244/2007)

24 Fattura Elettronica il contenuto del documento da archiviare deve rispettare le norme del codice civile e le norme tributarie Ad esempio l art bis del Codice Civile richiede: «Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato». il metodo di ricerca deve consentire l estrazione delle informazioni in relazione a: Cognome Nome Denominazione Codice Fiscale Partita IVA Data il processo di conservazione si conclude con l apposizione di : una firma digitale una marca temporale Termine del processo di conservazione entro tre mesi successivi alla presentazione della dichiarazione, tipicamente 31/12 dell anno successivo termine previsto dall art. 7, comma 4-ter, del decreto legge n. 357/1994.

25 Fattura Elettronica versamento con modello F24 marca da bollo sulle fatture entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio, tipicamente 30 aprile indicazione sulla fattura: bollo assolto a norma dell art. 6 DMEF 17 giugno 2014 abolita la comunicazione ed il pagamento preventivi e consuntivi al 31/01 dell anno successivo In caso di verifiche il documento informatico è reso disponibile: su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture contabili. Sia con accesso diretto che da remoto (art. 10 dpcm 3/12/2013) obbligo di comunicazione il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento abolita la comunicazione dell impronta Hash

26 Fattura Elettronica DPCM 3 dicembre 2013 Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente.! Ai sensi dell'articolo 44 del CAD (codice dell amministrazione digitale), la conservazione può essere svolta:! all interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare. In questo caso occorre:! nominare un Responsabile di Conservazione! compilare un manuale della Conservazione! affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso DigitPA.

27 Fattura Elettronica Responsabile della Conservazione definisce le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione! gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità! genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o elettronica qualificata! effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione! assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore a 5 anni, dell integrità degli archivi e della stabilità degli stessi! rileva tempestivamente l eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione! provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all evolversi del contesto tecnologico! adotta misure per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione! assicura agli organismi competenti l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività di verifica e vigilanza! predispone il manuale di conservazione e ne cura l aggiornamento

28 ! Grazie