Quaderni. La fattura elettronica. Modelli normativi della gestione elettronica delle fatture. La trasmissione telematica delle fatture

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1 06 24 LUGLIO 2009 APPUNTI DIGITALI Quaderni La fattura Contenuti: La trasmissione telematica delle fatture La fatturazione Lo scambio dati via EDI Quando la fattura si considera emessa Fattura e Pubblica Amministrazione Da tempo il quadro normativo che regola i diversi modelli di gestione delle fatture, dalla semplice trasmissione telematica, alla fatturazione in senso proprio, risulta sufficientemente definito. Modelli normativi della gestione delle fatture I quattro scenari principali prevedono: la trasmissione telematica delle fatture l adozione della conservazione sostitutiva dei documenti fiscali la fatturazione in senso proprio il ricorso a sistemi di scambio documentale basati sull EDI (Electronic Data Interchange). La trasmissione telematica delle fatture Trasmissione telematica delle fatture Parlando di fatturazione telematica si intende la trasmissione digitale, concordata tra mittente e destinatario, della fattura o delle informazioni in essa contenute. In questo caso resta comunque obbligatoria, sia da parte del mittente che del destinatario, la materializzazione (ossia la stampa su supporto cartaceo) del documento, che viene a costituire la sua evidenza legale, esattamente come se la fattura fosse stata inviata e ricevuta per posta. Questo scenario è già ampiamente utilizzato dalle imprese, con la trasmissione delle fatture ad esempio in formato PDF via o mediante dei sistemi di trasmisione di dati strutturati ad esempio in formato XML. I benefici sono ovviamente legati al risparmio dei costi di spedizione e, nel caso di trasmissione di dati strutturati, anche nella gestione integrata e più efficiente dei processi informatici di gestione. 1

2 Scambiare le fatture via (o tramite altri mezzi di trasmissione digitale) provvedendo alla conservazione della relativa copia cartacea non è però fatturazione come indicato dalla normativa. La fatturazione La fattura Con fattura ci si riferisce ad una fattura in formato digitale provvista del riferimento temporale e della firma digitale dell emittente (che ne garantiscano il posizionamento temporale preciso, l autenticità e l integrità), inviata in formato elettronico al destinatario, il quale ha l obbligo di conservarla nel formato originale, in modalità sostitutiva alla carta. In buona sostanza una fattura è un documento che nasce, viene trasmesso e viene conservato, sia dal mittente che dal destinatario, esclusivamente in formato digitale. Inoltre perché la fattura sia considerata dal ricevente, deve necessariamente essere stipulato un accordo tra emittente e destinatario. Per le sole fatture elettroniche è quindi richiesta l adozione del processo di conservazione sostitutiva a cura del responsabile della conservazione. Lo scambio dati via EDI Scambio EDI 2 È utile inoltre riassumere come viene considerato, nel quadro della normativa sulla fatturazione, l impiego di sistemi EDI. Le fatture o, per meglio dire, i dati relativi alle fatture trasmessi attraverso un sistema EDI, possono essere considerati fatturazione anche in assenza della firma digitale e del riferimento temporale quando il sistema EDI rispetta la raccomandazione 94/820/CE, garantendo esso stesso l autenticità dell origine e l integrità del contenuto. In Italia vi sono diversi fornitori di servizi EDI che possono garantire il rispetto di queste caratteristiche, per cui è necessario controllare che il proprio sistema sia conforme alla raccomandazione menzionata. Nel caso di utilizzo di un sistema EDI non conforme alla raccomandazione, occorre tener presente che si sta effettuando fatturazione telematica. Glossario dei termini e dei significati Rimandando per ulteriori approfondimenti agli articoli dello stesso autore: Dematerializzazione e conservazione sostitutiva Documenti elettronici: cifratura, firma e marca temporale PEC: Posta Elettronica Certificata viene fornito un breve glossario dei termini e dei significati. Conservazione sostitutiva si intende un processo, indipendente dal supporto tecnologico utilizzato, che permette di conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale, mantenendoli disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Il processo, normativamente ben definito dalla legge, consente di mantenere la validità legale e fiscale dei documenti conservati e costituisce perciò una modalità di conservazione sostitutiva rispetto alla carta che porta anche al concetto di dematerializzazione dei documenti per cui tale procedimento è stato adottato. Chiusura del processo di conservazione processo, obbligatorio per la conservazione delle fatture elettroniche, di congelamento dell archivio contenente le fatture elettroniche inviate e/o ricevute in un determinato periodo. Il processo, a carico del responsabile della conservazione, è da effettuarsi con cadenza almeno quindicinale, implica la firma digitale e l apposizione della marca temporale sull archivio. Documento analogico è un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiches, microfilm), le tracce magnetiche su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Per un documento informatico devono essere garantite l integrità (inalterabilità nel tempo) e l autenticità (identificazione certa del formatore/emittente).

3 Quando la fattura si considera emessa Emissione della fattura La fattura inoltrata per via telematica si considera emessa nel momento della sua trasmissione, ossia nel momento in cui il documento informatico è trasmesso per via al destinatario (si deve far riferimento, in proposito, alle disposizioni contenute nell articolo 45, comma 2, del dlgs. n. 82 del 2005). Sarà molto utile, se non indispensabile, affidarsi a sistemi di PEC (Posta Elettronica Certificata). Fattura e Pubblica Amministrazione Fattura e Pubblica Amministrazione Con la legge finanziaria 2008, all art.1 commi , si stabilisce che la fatturazione nei confronti delle pubbliche amministrazioni diventa un obbligo che, nella sua formulazione, si percepisce verrà esteso in futuro anche a tutti gli altri rapporti economici. In conseguenza di ciò Imprese e Professionisti che siano fornitori di beni o servizi ad Amministrazioni dello Stato, Enti Pubblici Nazionali, Regioni e Province Autonome, hanno l obbligo di emettere, trasmettere, archiviare e conservare le fatture esclusivamente in formato elettronico. Al contempo Amministrazioni dello Stato, Enti Pubblici Nazionali, Regioni e Province Autonome non potranno accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea ed effettuare pagamenti, anche parziali, sino al ricevimento del documento in forma. A tal fine le norme prevedono la costituzione di un sistema di interscambio a cui far pervenire, mediante Posta Elettronica Certificata o altre forme di trasmisione che permettano di determinare con certezza la collocazione temporale, Glossario dei termini e dei significati Firma avanzata è una firma ottenuta mediante un precedimento informatico che garantisce l associazione univoca del documento al firmatario e la sua univoca identificazione Firma qualificata è una firma avanzata basata su un certificato qualificato fornito da un Autorità di Certificazione e gestito attraverso un dispositvo sicuro per la creazione della firma, come ad esempio una smartcard. Firma digitale è una firma qualificata basata su chiavi asimmetriche. Impronta è una rappresentazione sintetica di un documento informatico, ottenuta dall applicazione di un algoritmo apposito. Per come essa è costruita non è possibile avere due documenti informatici diversi che generano la medesima impronta. Dall impronta non è possibile ricostruire il documento da cui è stata generata. Riferimento temporale è l informazione contenente la data e l ora che può essere associata ad uno o più documenti informatici. Di fatto consiste in una procedura software che effettua l associazione di tali informazioni al documento e, in generale, non è opponibile a terzi. Marca temporale si intende una evidenza informatica che permette di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. La marcatura temporale di un documento informatico consiste nella generazione, da parte di una terza parte certificata (Autorità di Certificazione) di una firma digitale del documento (anche aggiuntiva rispetto a quella del sottoscrittore), a cui è associata l'informazione relativa alla data e ora certa. La marca temporale è sempre opponibile a terzi. Responsabile della conservazione è il soggetto incaricato di definire le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione, e il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti (analogici ed informatici) memorizzati su supporti ottici o altri supporti capaci di garantire la conformità dei documenti agli originali. 3

4 le fatture elettroniche. Compito del sistema di interscambio è quindi quello di effettuare la classificazione e lo smistamento dei documenti elettronici ricevuti. Il Sistema di Interscambio Il gestore del sistema di interscambio è già stato individuato nell Agenzia delle Entrate la quale si avvale di SOGEI per la conduzione tecnica e per i servizi strumentali. La situazione sino ad oggi sviluppatasi è riassumbile: La I fase di attuazione della fatturazione Tuttavia resta ancora da emanarsi il II decreto attuativo, a cura del Ministero dell Economia e delle Finanze di concerto con il Ministero della Funzione Pubblica ed Innovazione, con le le regole di attuazione: La II fase di attuazione della fatturazione identificazione degli uffici destinatari della fatturazione regole tecniche per l emissione e la trasmissione delle fatture eventuali deroghe data di decorrenza degli obblighi 4

5 i ng. R o b erto G al l er ani a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree: Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni: Gestione dei documenti Fattura e conservazione sostitutiva Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica delle informazioni BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti) CRM: Customer Relationship Management Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel settore manifatturiero meccanico Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l adaptive enterprise e la business continuity : Architetture di elaborazione in cluster Virtualizzazione e consolidamento Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi Collocazione in data center di sistemi ed Application Service Provisioning Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi: Electronic Document Management Product Data Management / Product Lifecycle Management Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM Gestione dei processi di formazione aziendali Progetti speciali Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico. Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile) Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera del settore tessile Quaderni LUGLIO 2009 Iscrizione all'albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: Via Berlinguer n Castel San Pietro Terme - BO 5