E-Government. L e-government attraverso il procedimento amministrativo informatizzato. di Rosanna Udanch Università degli Studi di Sassari

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1 E-Government L e-government attraverso il procedimento amministrativo informatizzato di Rosanna Udanch Università degli Studi di Sassari 1

2 E- Government Dopo un lungo immobilismo legislativo si è verificato nel corso degli ultimi anni un forte processo di rinnovamento che ha condizionato radicalmente la cultura organizzativa dell amministrazione pubblica. 2

3 E-Government Da una amministrazione dirigistica, verticale e segmentata si è passati ad una amministrazione orizzontale ed orientata al servizio pubblico. A tal fine hanno contribuito le nuove tecnologie dell informazione e dell informatica che hanno evidenziato i principi di economicità, efficienza e pubblicità a supporto della nuova economia digitale. (firma digitale e smart card, sistemi di gestione documentale informatizzati, cns- carta nazionale dei servizi etc..) 3

4 E- Government Tale rinnovamento culturale e tecnologico si chiama e- government inteso come strategia di ammodernamento della p.a. basata sull utilizzo dell ICT (vedi codice dell amministrazione digitale) ovvero, dell Information and Communication Technologies = nuove tecnologie informatiche della comunicazione e dell informazione 4

5 E- Government Mira alla semplificazione amministrativa attraverso l informatizzazione dei servizi e ai processi di interoperabilità telematica. 5

6 E-Government Il rinnovamento culturale muove da quello legislativo a partire da: legge n.59 del 1997 più comunemente individuata come la Bassanini, segue il D.P.R. 445/2000 che ha abrogato in parte e recepito il DPR 428/98, il DPR 513/97 sulla Firma Digitale, 6

7 E-Government il DPCM Regole tecniche sul protocollo informatico ( impone la redazione del manuale di gestione per ogni AOO costituita) D.lgvo Codice dell Amministrazione digitale 7

8 E-Government Sono di rilevante interesse, in quanto regolano la conservazione sostituiva su supporti removibili non ottici, le due deliberazioni - n. 42/2001 AIPA( Autorità informatica per la pubblica Amministrazione) Integralmente recepita - n.11/2004 CNIPA (Centro nazionale per l informatica della pubblica amministrazione) 8

9 E-Government Infatti, l affiancarsi del documento elettronico a quello cartaceo, con la prospettiva di giungere ad una completa sostituzione attraverso le proposte di dematerializzazione, diventa oggi una nuova realtà da dover necessariamente gestire 9

10 D.P.R. 445/2000 art. 6 le p.a. possono sostituire i documenti amministrativi e contabili con la loro riproduzione su qualsiasi supporto purché venga garantita la conformità con gli originali art. 51 promuove la sostituzione degli archivi cartacei con quelli digitali se si dispone di un piano di sostituzione conforme alla normativa 10

11 D.P.R. 445/2000 Art. 62 (conservazione) Individua i compiti del Responsabile della Conservazione e della gestione del sistema informatico: a) Sicurezza salvataggio dati b) Tracciabilità dei dati c) Riversamento dei dati su supporto informatico per i procedimenti conclusi d) Verifica, ogni 5 anni, della leggibilità dei dati e, in caso, provvedere al riversamento diretto o sostitutivo dei dati su supporto removibile al fine di scongiurare il problema dell obsolescenza tecnologica. 11

12 D.P.R. 445/2000 Riversamento diretto Trasposizione dei dati da un supporto ad un altro senza alterare la rappresentazione informatica dei dati Riversamento sostitutivo Trasposizione dei dati da un supporto ad un altro cambiando la rappresentazione informatica: prevede il cambiamento del supporto ad es.: da quello cartaceo a quello digitale mantenendo il doc.integro e inalterabile nel tempo 12

13 Il documento 241/90 Rappresentazione di atti e fatti su qualsiasi supporto prodotto o inviato dalle p.a. utili ai fini dell attività amministrativa 13

14 Il documento I non pochi studi in campo giuridico hanno di volta in volta utilizzato gli aggettivi elettronico, informatico e digitale per indicare il documento prodotto o comunque trattato attraverso un sistema computerizzato ed eventualmente trasmesso per via telematica ignorando però le descrizioni tecniche 14

15 Il documento L. n.59/97, art.15,comma 2 = - documento informatico - volontà del legislatore - manca la parte applicativa Gli atti e i fatti rappresentati su supporto informatico, e i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché trasmessi su supporti informatici o telematici sono rilevanti a tutti gli effetti di legge 15

16 Il documento informatico Deliberazione CNIPA n.11/ 2004 Il documento informatico è la rappresentazione di atti e fatti giuridicamente rilevanti su supporto informatico e per i quali sia possibile individuare l origine/ provenienza acquisendo valore di forma scritta. 16

17 Il documento informatico Principio di provenienza: garantisce la validità giuridica e probatoria al documento. Tutti i documenti informatici per i quali è rintracciabile l origine hanno valore di forma scritta 17

18 Il caso Le e mail sono delle rappresentazioni meccaniche ma non hanno valore giuridico per via dell ambiguità relativa all attestazione della provenienza perché, a tutti gli effetti, non è chiaro il mittente. 18

19 Il caso Le non garantiscono: - la tracciabilità dell origine - l integrità del documento - l autenticità del documento - non emerge la volontà del mittente di assumersi la responsabilità del contenuto poiché manca la sottoscrizione autografa o elettronica 19

20 Il caso Non si può intendere come sottoscrizione la validazione di user id e password ad un provider di posta elettronica in quanto: Non emerge l associazione di volontà 20

21 Il documento informatico PROBLEMA del legislatore: - attribuire ad un doc. informatico validità giuridica - Riproporre una sorta di sottoscrizione autografa per garantire i principi di : - paternità/ - integrità/ autenticità 21

22 Il documento informatico Documento informatico = esistenza e rilevanza prescindono dalla presenza di un supporto fisico Documento cartaceo = Inscindibilità dell informazione dal supporto che la contiene 22

23 Il documento elettronico La firma digitale associata ad un documento elettronico costituisce prova in giudizio in quanto in base all art del Codice Civile acquisisce valore di scrittura privata 23

24 Requisiti del documento elettronico La gestione informatica dei documenti elettronici (e-government) si avvale di 3 requisiti fondamentali: 1) Reperimento delle informazioni 2) Rischio di deperimento e di non accessibilità 3) Garanzia di autenticità ed integrità (dichiarazione di volontà e riconoscimento dei contenuti) 24

25 Reperimento delle informazioni 1 requisito Avviene attraverso i sistemi di classificazione e fascicolazione che si avvalgono di un di un indice alfanumerico più comunemente inteso come titolario di classificazione. 25

26 Reperimento delle informazioni 1 requisito Il titolario di classificazione è uno strumento archivistico: - individua i documenti in base alle loro funzioni primarie - sedimenta i documenti logicamente e fisicamente all interno dello stesso fascicolo - si avvale del vincolo archivistico in base al quale i documenti hanno reciproche relazioni se accomunati dalle stesse caratteristiche ed in quanto appartenenti ad uno stesso affare o procedimento amministrativo 26

27 Reperimento delle informazioni 1 requisito Il sistema di reperimento delle informazioni, attraverso l uso dei sistemi di classificazione, è stato adottato anche digitalmente tramite: - l automazione dei processi di gestione e di archiviazione = creazione informatica di fascicoli in gestione ( vedi titulus 97 per gli archivi in formazione o correnti) 27

28 Rischio di deperimento e di non accessibilità 2 requisito Controllo periodico dei supporti soggetti all obsolescenza tecnologica dei formati e proposta di riversamento diretto o sostitutivo (compiti del responsabile della conservazione ai sensi della 445/2000) 28

29 Garanzia di autenticità ed integrità 3 requisito - Firma autografa, sigilli, punzoni (per il cartaceo) - Firma DIGITALE (per il documento elettronico, nato elettronico) 29

30 Firma digitale/sottoscrizione autografa Requisiti della sottoscrizione autografa - Certezza = Collegamento diretto con la persona fisica - Riferibilità /imputabilità = generata personalmente - Supporto = è inscindibile dal supporto ma scindibile dal contenuto ( firma in bianco) - Ripetitività = la firma di un soggetto è sempre la stessa 30

31 Firma digitale/sottoscrizione autografa Requisiti della firma digitale - Certezza= collegamento indiretto con il certificato - Riferibilità/imputabilità= esiste un soggetto titolare delle chiavi ma potrebbe essere utilizzata da altri - Supporto= è generata dal contenuto (funzione di hash) a prescindere dal supporto di memorizzazione - Ripetitività= è sempre diversa perché viene generata a partire dal contenuto del documento 31

32 Il futuro degli archivi è digitale Passaggio cruciale per l intero sistema documentale dalla gestione informatica di documenti cartacei alla - produzione - tenuta - conservazione di documenti esclusivamente informatici 32

33 Il futuro degli archivi è digitale Lo stato attuale della normativa sembra aver risolto i problemi legati alla Validità giuridica dei documenti informatici ricorrendo al meccanismo della FIRMA DIGITALE 33

34 Il futuro degli archivi è digitale Gli elementi costitutivi della firma: Impronta Certificato Diventano requisiti fondamentali del sistema di gestione informatica degli archivi poiché strumenti di verifica della provenienza e dell integrità del documento 34

35 Il futuro degli archivi è digitale La firma digitale è lo strumento di verifica per eccellenza della provenienza e dell integrità nella formazione e nella trasmissione dei documenti in archivio 35

36 Il futuro degli archivi è digitale La firma digitale: - riconoscimento sicuro dei soggetti intercorsi - Autenticità dei contenuti e valore legale - Strumento di validazione affidabile Trasformazione delle certezze tecniche in certezze legali 36

37 Il futuro degli archivi Soluzioni è digitale Sistemi di progetti Archiviazione di automazione sostitutiva per la duplicazione dei materiali documentari 37

38 Il futuro degli archivi è digitale Progetti di automazione per la duplicazione dei materiali documentari Formato digitale formato cartaceo = = finalizzato alla gestione per fini legali e di conservazione (vedi come es: titulus 97) 38

39 Il futuro degli archivi è digitale Criticità progetti di automazione per la duplicazione dei materiali documentari: 1) Disallineamento degli archivi cartacei rispetto alla loro duplicazione in forma elettronica 2) Inadeguata gestione di memorie digitali create e mantenute solo ai fini gestionali e non sostitutivi*: la rinuncia all osservanza delle normative vigenti rende il patrimonio informatico privo di valore giuridico e spinge i soggetti produttori a trascurare il problema della conservazione di lungo periodo 39

40 Il futuro degli archivi è digitale Strategie di conservazione di documenti informatici: Il linguaggio XML 40

41 Il linguaggio XML Xml = È un linguaggio di codifica/marcatura che mira alla conservazione del contenuto e delle forme di un documento elettronico 41

42 Il linguaggio XML che cos è una marcatura? È un mezzo o strategia informatica utilizzata per rendere esplicita l interpretazione di un testo 42

43 Il linguaggio XML XML utilizza sistemi di marcatura ed è un linguaggio universale libero, è uno standard di descrizione, non proprietario cioè è pubblico, non brevettato 43

44 Il linguaggio XML Conservazione in pericolo Word, ad es., è un linguaggio proprietario che utilizza simboli non conosciuti. Contiene files proprietari i cui simboli sono leggibili solo dalla microsoft 44

45 Il linguaggio XML Conservazione in pericolo Se i termini per la conservazione sono di 40 anni e se non si intende come archivio anche l archivio corrente programmando la produzione digitale, cosa ci arriverà fra 40 anni? NIENTE 45

46 Il linguaggio XML È necessario prevenire i rischi dell obsolescenza tecnologica attraverso nuove strategie informatiche e archivistiche = Con l uso dei nuovi linguaggi di descrizione viene reinterpretata la missione archivistica 46

47 E- Government riassumendo Si può dire che L e- government effettua un riassetto in materia di società dell informatica con riferimento ai seguenti oggetti: 1) Documento informatico, firma elettronica e firma digitale 2) Procedimenti amministrativi automatizzati 3) Gestione dei documenti informatici 4) Sicurezza informatica dei dati e dei sistemi 5) Modalità di accesso informatico ai documenti e alle banche dati di competenza delle amm.ni 47

48 E- Government Grazie per l attenzione Rosanna Udanch Università degli Studi di Sassari 48