Comune di Teglio Provincia di Sondrio PIANO PER LA SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI

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1 Comune di Teglio Provincia di Sondrio PIANO PER LA SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI redatto ai sensi dell art. 4 lett. c) D.P.C.M. 3 dicembre 2013

2 QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 allegato B Disciplinare Tecnico e ss.mm.ii.; Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) D.Lgs. 7 marzo 2005 e ss.mm.ii.; DPCM 3 dicembre 2013 recante: Regole tecniche in materia di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 ; Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 ; Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 allegato B Disciplinare Tecnico e ss.mm.ii.; DPCM 13 novembre 2014 relativo all adozione delle regole tecniche per la formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di conservazione degli stessi; Manuale Operativo per conservazione digitale dei documenti informatici approvato con Delibera di Giunta Comunale n. 48 del 16 aprile REDAZIONE DEL PIANO DI SICUREZZA Compiti e responsabilità Il presente Piano è redatto, ai sensi della lettera c) comma 1 art. 4 del D.P.C.M 3 dicembre 2013, dal Responsabile del Sistema Informativo Comunale d intesa con il Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo Informatico e degli Archivi comunali, in collaborazione con il Responsabile del Procedimento di gestione del Sistema Informativo Comunale, secondo le specifiche tecniche del Manuale Operativo per conservazione digitale dei documenti informatici approvato con Delibera di Giunta Comunale n. 48 del 16 aprile 2015, conformemente alla Convenzione sottoscritta con il soggetto esterno individuato Responsabile del sistema di conservazione e della sicurezza dei dati archiviati. FINALITA DEL PIANO DI SICUREZZA Oggetto e ambito di applicazione Il Piano stabilisce le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di formazione, gestione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione, validazione temporale, interscambio, accesso e conservazione dei documenti informatici prodotti dall Ente. Le presenti regole tecniche sono predisposte nel rispetto del Codice in materia di protezione dei dati personali di cui al Decreto Legislativo 30 giugno 2003 e, in particolare, delle misure minime di sicurezza previste dal Disciplinare Tecnico allegato B, coerentemente con i principi stabiliti dagli artt. 50-bis e 51 del Codice e dalle relative linee guida emanate dall Agenzia per l Italia Digitale. DOCUMENTO INFORMATICO Formazione del documento informatico Per la predisposizione dei documenti informatici sono adottati formati che offrono garanzie di leggibilità, reperibilità, apertura, sicurezza, portabilità, funzionalità, supporto allo sviluppo, immodificabilità, staticità e diffusione, coerentemente con le regole tecniche del sistema di conservazione e del protocollo informatico, ai sensi delle disposizioni contenute nel D.P.C.M. 3 dicembre Il documento informatico è formato mediante: l uso di appositi strumenti software; acquisizione per via telematica o su supporto informatico;

3 acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico; acquisizione della copia informatica di un documento analogico; registrazione informatica risultanti da processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all utente; generazione o raggruppamento anche in via automatica di insieme di dati o registrazioni provenienti da una o più basi di dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. Il documento informatico, identificato in modo univoco e persistente, è memorizzato nei sistemi di gestione informatica dei documenti e di conservazione. Il documento, immodificabile, è per forma e contenuto inalterabile durante le fasi di tenuta e di accesso. E garantita la staticità del documento informatico nella fase di conservazione. Le caratteristiche di immodificabilità e integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni: sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; apposizione di una validazione temporale; trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata e ricevuta completa; memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; versamento ad un sistema di conservazione. Sono privilegiati formati standard internazionali o formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche. In via preferenziale si adottano formati XML, PDF, PDF-A, TXT, ODF, ODT, TIF, RTF, JPEG. I formati adottati, di cui all allegato 2 del D.P.C.M. 13 novembre 2014, assicurano l indipendenza dalle piattaforme tecnologiche, l interoperabilità tra sistemi informatici e la durata nel tempo dei dati in termini di accesso e leggibilità. Al documento informatico immodificabile sono associati, secondo le regole tecniche definite dall allegato 5 del D.P.C.M. 13 novembre 2014, i metadati (descrizione dei dati) generati durante la sua formazione. I metadati minimi da associare ad ogni documento informatico sono i seguenti: l identificativo univoco e persistente; il riferimento temporale associato al documento informatico; l oggetto; il soggetto che ha formato il documento; l eventuale destinatario; l impronta del documento informatico. Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessità gestionali e conservative. GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Registrazione Tutti i documenti prodotti o ricevuti dall Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a segnatura obbligatoria, ad eccezione di quelli per i quali non è espressamente prevista la registrazione, secondo le linee guida previste dal Manuale di Gestione del Protocollo Informatico. Per i documenti informatici trasmessi ad altre Pubbliche Amministrazioni i dati relativi alla segnatura di protocollo sono contenuti una sola volta nel messaggio telematico in un file conforme alle specifiche dell Extensible Marckup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (TDT). Sono definiti e aggiornati periodicamente gli standard, le modalità di trasmissione, il formato e le definizioni dei tipi di informazioni scambiate tra le amministrazioni pubbliche e associate ai documenti protocollati.

4 Sistema di gestione informatica del protocollo e dei documenti Il sistema operativo del server sul quale è realizzato il sistema di gestione informatica del protocollo e di formazione dei documenti, nonché l applicativo in uso, sono conformi alle regole tecniche previste dalla normativa vigente con particolare riferimento alle specifiche indicazioni riportate nel D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 Testo Unico sulla documentazione amministrativa, nei D.P.C.M. 3 dicembre 2013 e 13 novembre Essi assicurano: l univoca identificazione ed autenticazione degli utenti; la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri; la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati; la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantire l identificabilità dell utente stesso; tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate; il controllo differenziato dell accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppi di utenti; il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l individuazione del suo autore; tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate; la generazione delle impronte dei documenti informatici tramite la funzione di HASH; la trasmissione del registro giornaliero di protocollo entro la giornata successiva al sistema di conservazione, garantendone l immodificabilità del contenuto; il rispetto delle le misure di sicurezza previste dal Codice in materia di protezione dei dati personali di cui al Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 e disciplinare tecnico allegato B. Registro informatico di protocollo Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone la staticità, l immodificabilità, l integrità e la leggibilità del contenuto. E formato, ai sensi dell art. 3 co. 1 lett. d) art. 4 del D.P.C.M. 13 novembre 2014, mediante la generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più base dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. Le informazioni contenute nei documenti informatici di protocollo sono fruibili durante l intero ciclo di gestione dei documenti. La sottoscrizione del registro giornaliero di protocollo con firma digitale o con firma elettronica qualificata è facoltativa. Il trasferimento dei documenti informatici nel Sistema di Conservazione avviene generando un pacchetto di versamento prodotto dal Responsabile della tenuta del protocollo e degli archivi comunali secondo modalità, tempi e formati concordati con il Responsabile della Conservazione e previsti nel Manuale Operativo di Conservazione (rif. Delibera di Giunta Comunale n. 48/2015); il Conservatore verifica l esito dell operazione di versamento e lo comunica all Ente Produttore tramite il rapporto di versamento generato automaticamente dal Sistema di Conservazione. Il rapporto di versamento, univocamente identificato contiene: un riferimento temporale; una o più impronte del documento informatico; l accettazione o il rifiuto del pacchetto con l indicazione dell esito negativo e delle anomalie verificate. Modifica o annullamento delle registrazioni di protocollo L applicativo in uso impedisce il tentativo di modifica di una delle informazioni generate, o assegnate, automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile (numero di protocollo, data di registrazione protocollo). Le informazioni registrate in forma non modificabile (mittente, destinatario, oggetto), possono essere annullate per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati. I campi sono

5 ricompilati con i dati corretti e contestualmente memorizzati, in modo permanente, con i valori precedentemente attribuiti, unitamente alla data, l ora e l autore della modifica; tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate; Le funzioni di annullamento/correzione competono al Responsabile del Servizio Protocollo/Archivio secondo le modalità previste dal Manuale di gestione del Protocollo Informatico. Registro di emergenza In condizioni di emergenza, per l attivazione del registro di emergenza, si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati previste dall articolo 63 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 e dal Manuale di Gestione del Protocollo Informatico dell Ente. Sicurezza fisica dei documenti informatici I documenti informatici sono memorizzati nel sistema comunale in modo non modificabile al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo e conservati nell archivio informatico a cura del Responsabile della Conservazione (RDC). Dalle registrazioni del protocollo informatico è sempre possibile estrarre evidenza analogica. Il contenuto del registro e del sistema di protocollo informatico è altresì salvato ogni giorno su apposita server farm geograficamente distante dalla sede del produttore gestita in remoto dalla software house incaricata della manutenzione hardware/software/sistemistica del sistema informativo in uso, su hard disk interno, su supporto magnetico esterno mediante nastri/cassette custodite in contenitore ignifugo presso la sede comunale protetta da sistema antintrusione. La riservatezza dei dati è garantita da elevati standard di sicurezza: - alta protezione e controllo per i protocolli in uso (modalità di interazione tra terminali ed apparati); - aggiornamenti dei database antivirus, antispam; - amministrazione e configurazione remota attraverso web console (via Internet); - back up (on site e centralizzato) delle configurazioni consentendo, in caso di guasto dell hardware, di ripristinare velocemente i servizi (Continuità operativa e Disaster Recovery); - monitoraggio del sistema presso la server Farm esterna con reportistica completa sui processi svolti (traffico dati, rilevazione attacchi, controllo rischi via posta); - moduli NETWORK SECURITY (Firewall, IDS, IPS); - servizi MAIL E WEB SECURITY (Mail gateway, Antivirus-Antisypware, Antispam, Mail Server). RIPRODUZIONE Copie e estratti informatici di documenti informatici La copia e gli estratti informatici sono prodotti attraverso l utilizzo di uno dei formati idonei previsti dall allegato 2 del D.P.C.M. 13 novembre 2014, mediante processi o strumenti che assicurano la corrispondenza del contenuto della copia o dell estratto informatico alle informazioni dell atto digitale di origine previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione del procedimento. La copia o l estratto sono sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata. Ove richiesto dalla natura dell attività l attestazione di conformità delle copie o dell estratto informatico di un documento sono inserite nel documento informatico contenente la copia o l estratto. Copia per immagine su supporto informatico di documenti analogici La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso

6 certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell originale e della copia. La copia per immagine di uno o più documenti analogici può essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia. Nel documento informatico può essere inserita, se richiesto dalla natura dell attività, l attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico a un documento analogico, sottoscritta con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata di pubblico ufficiale a ciò autorizzato Duplicato informatici di documenti informatici Il duplicato di un documento, come previsto dall art. 23-bis comma 1 del Codice, è prodotto mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico ottenuto sul medesimo sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contiene la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine. Essi sono prodotti in conformità alle regole tecniche del CAD e ai principi di accessibilità dettati dalla legge 9 gennaio 2004, n. 4. Per maggiori approfondimenti sugli standard e le specifiche tecniche adottate si rimanda al Manuale Operativo di Conservazione sopra citato approvato con Delibera di Giunta Comunale n. 48/2015. VALIDAZIONE TEMPORALE Riferimento temporale Il riferimento temporale è un informazione, opponibile ai terzi, riportante la data e l ora di emissione, associata ai documenti in formato elettronici durante la procedura di generazione dei documenti informatici. Le marche temporali utilizzate sono rilasciate da certificatori accreditati ed attendibili. Il riferimento temporale, in conformità alla normativa vigente, è contenuto nella segnatura di protocollo, nella procedura di conservazione dei documenti informatici e nella procedura di utilizzo della posta certificata. TRASMISSIONE E INTERSCAMBIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI Sistema di Posta elettronica Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi di posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68 o messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME secondo le specifiche pubbliche di cui all art. 16 del D.P.C.M. 3 dicembre Interoperabilità La struttura e i processi implementati in materia di formazione, protocollazione e conservazione dei documenti elettronici permettono l integrazione con altre soluzioni informatiche e l adeguamento tempestivo dei sistemi a fronte di evoluzioni normative-tecnologiche; è integrato con tutte le certificazioni Authority, con i più diffusi sistemi di posta certificata e supporta tutte le funzionalità legate all interoperabilità. E integrato con la firma digitale e con la conservazione sostitutiva. E aperto a software e applicativi esterni tramite una serie di WebServices. Utilizza tecnologie e standard di mercato e open-source. E conforme alla normativa sulla Privacy (Decreto Legislativo n. 196/2003). Lo scambio dei dati e documenti avviene attraverso sistemi di autenticazione e cifratura. L interazione è assicurata attraverso l adozione di formati dei file e di firma conformi agli standard previsti dai D.P.C.M 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014, secondo le regole tecniche e di sicurezza previste dal D.P.C.M. 1 aprile 2008 per il funzionamento del Sistema pubblico di connettività.

7 ACCESSO DEI DOCUMENTI INFORMATICI Gestione della riservatezza - rispetto delle norme sulla Privacy Il sistema operativo dell elaboratore, su cui è realizzato il sistema di gestione informatica del protocollo e dei documenti, è conforme alle regole tecniche e alle misure di sicurezza previste dalla normativa vigente in materia di privacy e protezione dei dati personali (Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 e allegato B Disciplinare Tecnico, Regolamento di accesso agli atti approvato con Deliberazione del Commissario Straordinario n. 453 del così come modificato con Delibera di Giunta Comunale n. 142 del 19, , Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari approvato con Delibera di Consiglio Comunale n. 15 del ). I documenti protocollati sono distribuiti dal sistema informativo sulla base degli accessi definiti per default dal sistema secondo l organizzazione delle aree omogenee e dei servizi prestabilita. Ciascun operatore o gruppo di operatori autorizzato accede ai documenti assegnati alla struttura (servizio) di appartenenza e agli uffici ad essa subordinati. Accesso da parte degli utenti interni all Amministrazione L utilizzo dell applicativo di gestione informatica dei documenti e il livello di autorizzazione è attribuito dal Responsabile del Servizio Protocollo/Archivio. Il controllo degli accessi ai dati di protocollo e dei documenti informatici da parte degli operatori è garantito da credenziali personali costituite da User Id e da password assegnate ad ogni operatore. L ufficio informatico della struttura comunale assicura la variazione sistematica delle password assegnate agli operatori per l accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico. Accesso da parte di altre pubbliche Amministrazioni L accesso al sistema da parte di altre pubbliche amministrazioni, ove previsto, è realizzato secondo gli standard e il modello tecnico/di sicurezza previsti dal D.P.C.M. 1 aprile 2008 per il funzionamento del Sistema pubblico di connettività, con garanzia delle funzioni minime previste dall art. 60 comma 2 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n Lo scambio dei dati e documenti avviene attraverso sistemi di autenticazione e cifratura. Il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni e dei documenti informatici sono effettuati nel rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali. Accesso da parte di utenti esterni L accesso telematico al sistema di protocollo informatico e dei documenti informatici da parte di utenti esterni alla struttura comunale, ove previsto, avverrà solo con strumenti tecnologici di identificazione certa del soggetto richiedente. Per il controllo degli accessi esterni potranno essere utilizzati, in attuazione ai principi impartiti dal D.P.C.M. 24 ottobre 2014, gli strumenti telematici previsti dall Agenzia di identificazione digitale (Agid): carta di identità elettronica, carta nazionale dei servizi, SPID (sistema Pubblico per la gestione dell Identità Digitale). CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Supporti di memorizzazione L infrastruttura hardware e software di tenuta dei dati, prevede, in conformità alla normativa vigente in materia di conservazione ottica dei documenti in formato elettronico, l archiviazione della documentazione (volumi) nella sede del Conservatore e in siti alternativi di Disaster Recovery, la creazione di DVD con relativo software di consultazione. I backup di sicurezza sono effettuati in ordine alla tipologia di documenti elettronici da conservare, con processi di riversamento diretto o sostitutivo, a cadenze prefissate con l Ente produttore. Per maggiori approfondimenti sugli standard e le specifiche tecniche adottate si rimanda al Manuale Operativo di Conservazione sopra approvato con Delibera di Giunta Comunale n. 48/2015.

8 Procedure di conservazione Il processo di conservazione avviene attraverso idonea procedura operativa tecnologica associata alla gestione informatica dei documenti informatici prodotti secondo modalità e tecniche descritte nel Manuale Operativo di Conservazione approvato con Delibera di Giunta Comunale n. 48/2015. Tenuta dell archivio informatico Il Conservatore è il Responsabile del service di tenuta dei documenti archiviati. Nell ambito delle funzioni assegnate e specificate nel Manuale Operativo di Conservazione il Responsabile della Conservazione provvede: - all adozione delle misure e procedure di gestione dell ambiente operativo del server di conservazione a garanzia dell integrità degli archivi; - alla definizione delle componenti logiche, tecnologiche e fisiche dell infrastruttura hardware e software in uso; - alla previsione delle misure di monitoraggio, manutenzione e sicurezza dei documenti conservati; - alla verifica ciclica dei volumi di documenti conservati, secondo modalità concordata con l Ente produttore; - alla predisposizione di backup e copie di sicurezza dei lotti archiviati, secondo modalità concordate con l Ente produttore. DISPOSIZIONI FINALI Rinvio e richiami Per quanto non espressamente previsto e disciplinato dal presente Piano si rimanda a quanto disposto dalla vigente normativa nazionale in materia di tenuta e sicurezza dei documenti informatici, alle disposizioni dei Manuali di riferimento elaborati dalle strutture organizzative interne ed esterne coinvolte nel processo tecnico-operativo del sistema di digitalizzazione/conservazione dell Ente.