SCHEMA DI CONVENZIONE PER LA GESTIONE DEL SERVIZIO DI TESORERIA DELLA FARMACAP TRIENNIO Art.1 - SCOPO, MATERIA, LIMITI DELLA CONVENZIONE
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- Vittoria Crippa
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1 Allegato 1 SCHEMA DI CONVENZIONE PER LA GESTIONE DEL SERVIZIO DI TESORERIA DELLA FARMACAP TRIENNIO Art.1 - SCOPO, MATERIA, LIMITI DELLA CONVENZIONE Premesso che con delibera del Commissario Straordinario, Dott. Francesco Alvaro, n.10 del 11/12/2014 prot.n.105/cs del 11/12/2014, che approva la convenzione per l affidamento del servizio di tesoreria e i criteri di aggiudicazione dello stesso. La Farmacap dichiara di affidare, come di fatto affida, alla Banca, di seguito denominata Istituto Cassiere o, per brevità, Istituto il proprio servizio di Tesoreria/cassa. La gestione finanziaria della Farmacap ha inizio il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ciascun anno. La durata di detto servizio è pari a tre anni con decorrenza 1 Gennaio 2015 e scadenza 31 Dicembre 2017 e comunque a far data dalla sottoscrizione della presente convenzione. Il servizio verrà svolto in conformità alla presente convenzione ed effettuato alle condizioni offerte in gara. Il servizio deve essere svolto presso lo sportello bancario con servizio di tesoreria più vicino alla sede della Farmacap. Durante il periodo di validità della convenzione, di comune accordo fra le parti e tenendo conto delle indicazioni di cui all art. 213 del D.Lgs. n. 267/00, alle modalità di espletamento del servizio, possono essere apportati i perfezionamenti metodologici ed informatici ritenuti necessari per migliorarne lo svolgimento; in particolare, si porrà ogni cura ad introdurre, appena ciò risulti possibile, un sistema basato su mandati di pagamento, ordinativi di incasso ed altri documenti sottoscritti elettronicamente, con interruzione della relativa produzione cartacea. Per la formalizzazione dei relativi accordi può procedersi con scambio di lettere. Art. 2 - RISCOSSIONI ED OBBLIGHI DELL ISTITUTO a) Riscossioni. In relazione a quanto sopra, la Farmacap delega l Istituto ad incassare tutte le somme ad essa spettanti sotto qualsiasi titolo e per qualsiasi causa, demandando allo stesso facoltà di rilasciare, ove necessario, in luogo e vece della Farmacap, quietanza liberatoria delle somme incassate. Tale mandato è irrevocabile ai sensi ed effetti dell art del Codice Civile. L Istituto segnalerà immediatamente alla Farmacap, per iscritto, tali incassi con numerazione progressiva, specificandone la causale richiedendo l emissione dei relativi ordini di riscossione. Le entrate sono incassate dal Tesoriere in base ad ordinativi di incasso emessi dalla Farmacap in moduli appositamente predisposti, numerati progressivamente e firmati dall incaricato del servizio o da altro dipendente individuato dalla Farmacap. L Istituto dovrà accettare, anche senza l autorizzazione della Farmacap, le somme che i terzi intendono versare a qualsiasi titolo, a favore della medesima, rilasciandone ricevuta contenente, oltre alle indicazioni delle clausole del versamento, la clausola espressa salvi i diritti dell azienda. Tali incassi saranno immediatamente segnalati alla Farmacap, alla quale l Istituto chiederà i relativi ordini di riscossione, che dovranno essere emessi tempestivamente entro 30 giorni dalla segnalazione. In relazione a quanto disposto dall art.67-bis del DPR n.627/1972 per l affluenza delle somme riconosciute alla Farmacap a mezzo del servizio postale, sarà provveduto all apertura di apposito conto corrente postale intestato alla Farmacap, con traenza riservata all Istituto. 1 di 7
2 La Farmacap potrà, in considerazione di mutate esigenze operative, aumentare o diminuire il numero delle proprie sedi operative. b) Obblighi dell Istituto. 1) I prelievi degli incassi delle singole sedi Farmacap verranno effettuati da società specializzata al ritiro e trasporto valori appositamente incaricata da Farmacap secondo modalità ed orari concordati contrattualmente. Tutte le spese inerenti tale servizio sono a carico della Farmacap; 2) la verifica delle somme prelevate (contazione) alle singole sedi di farmacia Farmacap verrà effettuata gratuitamente dall Istituto ove non effettuata contestualmente e dovrà avvenire con modalità tali da permettere alla Farmacap, in caso di contestazioni, un puntuale riscontro. L Istituto, al momento della contazione del denaro contante, in caso di divergenza tra il valore dichiarato dalla Farmacap al momento del prelievo dalle singole farmacie rispetto al valore derivante dalla conta fisica, dovrà elaborare un apposito verbale di anomalia in cui vengono specificati i motivi della discordanza in questione nonché dovrà darne tempestiva comunicazione (via e/o fax) alla Farmacap ai numeri ed agli indirizzi che quest ultima indicherà nel corso del rapporto contrattuale. Resta inteso che la Farmacap ha facoltà di visionare i filmati delle operazioni di contazione e l Istituto si impegna a custodirli - ovvero farli custodire -, nei modi e nei termini di legge e regolamento. Resta inteso che si procederà ad espungere dalla conta fisica il denaro con falsità sospetta quando lo stesso venga dichiarato definitivamente falso, previa conferma della Banca d Italia. Tutta la documentazione relativa al procedimento di falsità del denaro dovrà essere trasmessa nel più breve tempo possibile alla Farmacap; 3) l Istituto si impegna ad installare a propria cura e spese senza corresponsione di canoni, diritti, commissioni, ecc. (es. acquiring) presso tutte le sedi Farmacap almeno numero 1 (uno) postazione di sistema di pagamento tramite circuito elettronico (POS). Il tesoriere provvede ad effettuare l accredito giornaliero del totale incassato dalla postazione entro il giorno lavorativo bancabile successivo a quello della consegna al tesoriere della documentazione di incasso tramite circuito elettronico; 4) l Istituto dovrà attivare un servizio gratuito di banca on line per lo scambio di dati ed informazioni relative ad operazioni di tesoreria; 5) l istituto si impegna a praticare nei confronti dei dipendenti Farmacap le migliori condizioni sul mercato; 6) l Istituto si impegna ad attivare entro trenta giorni dalla sottoscrizione del presente contratto il servizio di online-banking con funzioni informative per l accesso diretto in tempo reale agli archivi del conto corrente a cura e spese dell Istituto Cassiere per tutta la durata del contratto; 7) l Istituto si impegna ad offrire uno sportello dedicato esclusivamente alle operazioni della Farmacap. Art. 3 PAGAMENTI L Istituto effettuerà pagamenti in base ad ordini di pagamento (mandati) emessi dalla Farmacap sottoscritti, numerati progressivamente e firmati dall incaricato del servizio da altro dipendente individuato dalla Farmacap. L Istituto su conforme deliberazione degli organi amministrativi della Farmacap, darà corso al pagamento di spese fisse ricorrenti, come rate di imposte e tasse, canoni ed utenze varie, anche senza i relativi mandati, da emettere successivamente dalla Farmacap su richiesta dell Istituto. La Farmacap specificherà sui mandati di pagamento le istruzioni per il regime fiscale da applicare sulle quietanze; nell eventualità di omissione delle istruzioni da parte della Farmacap, l Istituto si atterrà alle norme in vigore. La Farmacap può disporre, su richiesta scritta del creditore e con espressa annotazione sui titoli, che i mandati di pagamento siano estinti mediante: 2 di 7
3 a) accreditamento in conto corrente postale a favore del creditore, nonché mediante vaglia postale o telegrafico con spesa a carico del richiedente; in quest ultimo caso deve essere allegata al titolo la ricevuta del versamento rilasciata dall ufficio postale; b) commutazione in vaglia cambiario o in assegno circolare non trasferibile all ordine del creditore, da spedire a cura dell Istituto cassiere all indirizzo del medesimo con spesa a carico del beneficiario; c) assegno bancario a copertura garantita con firma di traenza; d) bonifico bancario. Le dichiarazioni di accreditamento o di commutazione, che sostituiscono la quietanza del creditore, verranno inviati dall Istituto con opportuni mezzi di trasmissione. I beneficiari dei mandati saranno avvisati direttamente dalla Farmacap dopo l avvenuta consegna dei relativi mandati all Istituto. L Istituto non è tenuto a dar corso al pagamento dei mandati non correttamente compilati. I mandati saranno ammessi al pagamento possibilmente il giorno della consegna ovvero il primo giorno lavorativo per le Aziende di Credito successivo a quello di consegna all Istituto. In caso di errato accredito da parte dell Istituto cassiere, nella corresponsione di stipendi e assegni pensionistici, lo stesso è tenuto, a seguito del rilevamento dell errore, a provvedere immediatamente al pagamento di quanto dovuto. L Istituto cassiere è tenuto a versare l importo dovuto, relativo alle ritenute di legge, agli enti interessati nonché ad eventuali ulteriori creditori alle scadenze prescritte, con applicazione, a carico dell Istituto stesso, di eventuali sanzioni ed interessi, come da normativa vigente, in caso di ritardato pagamento. Su richiesta della Farmacap l Istituto cassiere provvederà a rilasciare carte di credito al Direttore Generale o ad un suo delegato. Le parti concordano che il rilascio e l utilizzo di tali strumenti non comporterà oneri per la Farmacap. L Istituto chiederà periodicamente l emissione dei mandati relativi alla contabilizzazione di tali operazioni. Art. 4 TRASMISSIONE ATTI E DOCUMENTI Gli ordinativi di incasso ed i mandati di pagamento sono trasmessi dalla Farmacap al Tesoriere in ordine cronologico, accompagnati da distinta in doppia copia - numerata progressivamente e debitamente sottoscritta dagli stessi soggetti incaricati alla sottoscrizione degli ordinativi e dei mandati - di cui una, vistata dal Tesoriere, funge da ricevuta per la Farmacap. La distinta deve contenere l indicazione dell importo dei documenti contabili trasmessi, con la ripresa dell importo globale e di quelli precedentemente consegnati. La Farmacap, al fine di consentire la corretta gestione degli ordinativi di incasso e dei mandati di pagamento, comunica preventivamente le generalità e qualifiche delle persone autorizzate a sottoscrivere detti ordinativi e mandati, nonché ogni successiva variazione. Il Tesoriere resta impegnato dal giorno lavorativo successivo al ricevimento della comunicazione. La Farmacap trasmette al Tesoriere: - il bilancio d'esercizio deliberato dall Azienda; - l elenco dei residui passivi ed attivi, sottoscritto dall incaricato del servizio. Nel corso dell esercizio finanziario, la Farmacap trasmette al Tesoriere: - le deliberazioni esecutive, relative a storni, prelevamenti dal fondo di riserva ed ogni variazione di bilancio; - le variazioni apportate all elenco dei residui attivi e passivi in sede di riaccertamento. 3 di 7
4 Se formulato nell'offerta tecnica, l Istituto si impegna: 1. ad inviare all indirizzo indicato dalla Farmacap l elenco analitico in formato excel dei mandati e delle reversali nonché copia fotostatica dei documenti appena citati sottoscritti e digitalizzati in formato pdf ; 2. a fornire alla Farmacap l elenco degli incassi giornalieri distinti per giorno e per farmacia (versamenti, Bancomat, Carta di credito) in versione file excel; 3. a fornire gratuitamente un software che permetta, attraverso la diversificazione dei livelli abilitativi per i vari utenti della Farmacap, la gestione e la firma degli ordinativi informatici, nonché di accedere, in tempo reale, a tutte le informazioni che caratterizzano il servizio stesso e la posizione contabile, ed in particolare l elaborazione e l'invio dei file contenenti i flussi di addebito degli stipendi dei dipendenti Farmacap; 4. ad installare a propria cura e spese senza corresponsione di canoni, diritti, commissioni, ecc. (es. acquiring) presso tutte le sedi Farmacap almeno numero 1 (uno) postazione di sistema di pagamento tramite circuito elettronico (POS). 5. ad effettuare alle migliori condizioni di mercato: operazioni di cessione del credito; operazioni di mutuo; finanziamento; costituzione polizze fideiussorie e/o depositi cauzionali. Art 5 - LIMITI DI PAGAMENTO I pagamenti saranno effettuati dall Istituto nei limiti delle effettive disponibilità di cassa della Farmacap e nei limiti massimi dell anticipazione di tesoreria come disciplinato dalla legge. Il Cassiere è tenuto a concedere anticipazioni di cassa nei limiti previsti dalle disposizioni di legge in materia (nell attualità non oltre il limite dei tre dodicesimi delle entrate accertate nell anno precedente risultanti dal bilancio deliberato dall Azienda). Art. 6 - COMUNICAZIONI GIORNALIERE - RESTITUZIONE ORDINATIVI L Istituto comunicherà giornalmente alla Farmacap, sia per il conto ordinario di cassa che per quello di quiescenza, l elenco delle operazioni effettuate. Verrà, altresì, messo a disposizione della Farmacap l elenco degli ordinativi di incasso e di pagamento trasmessi ed in fase di esecuzione. Entro la fine di ogni esercizio, gli ordinativi di riscossione e di pagamento non eseguiti, emessi dalla Farmacap nel corso dell esercizio stesso, saranno restituiti dall Istituto alla Farmacap. Art. 7 - CONTO RIASSUNTIVO DEI MOVIMENTI DI CASSA Il conto riassuntivo del movimento di cassa sarà costituito dall estratto di conto corrente ordinario, tenuto dall Istituto. Art. 8 GRATUITÀ DEL SERVIZIO E SPESE DI GESTIONE Tutti i servizi contemplati nella presente convenzione sono espletati gratuitamente dall istituto, non sarà richiesto alcun rimborso per spese vive nonché per le spese della tenuta del conto che vengono fissate esenti. Nessun rimborso, pertanto, potrà essere chiesto dall Istituto alla Farmacap per la prestazione del servizio e, quindi, saranno a carico del Tesoriere l imposta di bollo, se dovuta, sui 4 di 7
5 mandati di pagamento e sui conti correnti intestati all'azienda, le spese ripetibili, le spese postali, telegrafiche e stampati e quant altro necessario per il regolare svolgimento del servizio. Art. 9 - VERIFICHE ED ISPEZIONI La Farmacap e l organo di revisione dell ente medesimo hanno diritto di procedere a verifiche di cassa ordinarie e straordinarie e dei valori dati in custodia ogni qualvolta lo ritengano necessario ed opportuno. Il Tesoriere deve all uopo esibire, ad ogni richiesta, i registri, i bollettari e tutte le carte contabili relative alla gestione della tesoreria. Gli incaricati delle funzioni di revisione economico-finanziaria hanno accesso ai documenti relativi alla gestione del servizio di tesoreria: di conseguenza, previa comunicazione da parte della Farmacap dei nominativi dei suddetti soggetti, questi ultimi possono effettuare sopralluoghi presso gli uffici ove si svolge il servizio di Tesoreria. Art CONDIZIONI PER LE OPERAZIONI IN CONTO CORRENTE E PER I PRINCIPALI SERVIZI DI BANCA Il conto corrente sarà regolato alle migliori condizioni di mercato previa intesa tra le parti, sulla scorta dell offerta presentata dall Istituto in sede di gara. Le condizioni economiche relative all erogazione di mutui saranno regolate alle migliori condizioni di mercato previa intesa tra le parti. La Farmacap potrà richiedere all Istituto la disponibilità alla concessione di mutui, il quale dovrà rendersi disponibile ad erogarli, per finalità istituzionali di competenza, in esenzione di spese di stipula del relativo contratto, di commissioni istruttorie e di penalità per anticipata estinzione. Resta salva la facoltà della Farmacap di accendere mutui con altri istituti di credito alle migliori condizioni di mercato. Gli altri conti non rientranti nella gestione di cassa (c/c fondi a capitalizzazione) saranno regolati di comune intesa alle migliori condizioni di mercato. Art COMUNICAZIONI PERIODICHE DELL ISTITUTO ALLA FARMACAP - CHIUSURA CONTI RECLAMI L Istituto invierà alla Farmacap alla fine di ogni mese gli estratti del conto corrente di cassa, l elenco dei mandati e delle reversali non evasi, nonché dei pagamenti e delle riscossioni verificatisi nell esercizio e risultanti ancora non perfezionati attraverso l emissione di mandati o reversali. Alla chiusura annuale (31 dicembre di ogni anno) l Istituto trasmetterà alla Farmacap l ultimo foglio dell estratto di conto regolato per capitali ed interessi. La Farmacap si obbliga a verificare gli estratti conto trasmessagli e a darne benestare all Istituto, oppure a segnalare, entro e non oltre sessanta (60) giorni dalla data di ricezione della situazione mensile di cui al primo capoverso del presente articolo, le eventuali osservazioni e differenze riscontrate, che devono essere subito eliminate. L Istituto rimane sollevato da ogni responsabilità derivante dalla mancata o ritardata segnalazione delle eventuali discordanze rilevate dalla Farmacap nella spunta degli estratti conto. La Farmacap è tenuta a segnalare tempestivamente all Istituto gli eventuali reclami che gli pervenissero in relazione allo svolgimento del servizio. Art QUADRO DI RACCORDO DEL CONTO L Istituto deve procedere ogni mese al raccordo delle risultanze della propria contabilità con quelle della contabilità della Farmacap. Copia del quadro di raccordo compilato dall Istituto, nonché l elenco degli ordinativi ineseguiti, saranno inviati alla Farmacap in plico raccomandato. 5 di 7
6 La Farmacap dovrà darne benestare all Istituto, oppure dovrà segnalarne subito le discordanze eventualmente rilevate e, comunque, entro e non oltre sessanta (60) giorni dalla data di ricezione del quadro di raccordo. Trascorso tale termine, l Istituto resta sollevato da ogni e qualsiasi responsabilità derivante dalla mancata o ritardata segnalazione delle eventuali discordanze emerse nella verifica. Art TITOLI IN DEPOSITO Qualora richiesto l Istituto potrà assumere, a titolo gratuito, in custodia ed eventuale amministrazione i titoli ed i valori di proprietà della Farmacap. L Istituto si obbliga ad amministrare i titoli di proprietà della Farmacap, da esso depositati a custodia, alle più favorevoli condizioni di mercato, seguendone le variazioni. L Istituto si obbliga, altresì, ad amministrare, con le modalità ed alle condizioni suddette, i titoli e valori depositati da terzi per cauzione a favore della Farmacap e a non procedere alla restituzione dei titoli stessi senza regolari ordini da parte di quest ultima, comunicati per iscritto. Art TASSO DI INTERESSE Il tasso di interesse da corrispondersi sui depositi in c/c è determinato dallo spread offerto rispetto all Euribor a tre mesi (base 360), riferito alla media del mese precedente rilevabile sul quotidiano politico-economico-finanziario a maggiore diffusione nazionale. Il tasso debitore sulle eventuali anticipazioni di cassa è determinato dallo spread offerto rispetto all Euribor a tre mesi (base 360), riferito alla media del mese precedente rilevabile sul quotidiano politico-economico-finanziario a maggiore diffusione nazionale. Art. 15 CONTRIBUTO ANNUALE PER ATTIVITA ISTITUZIONALI Se formulato nell'offerta economica il contributo annuale offerto per attività ed iniziative istituzionali della Farmacap sarà regolamentato con apposito contratto. Per tutte le operazioni non rientranti nelle previsioni della presente convenzione, che eventualmente dovessero essere richieste all Istituto, la Farmacap è tenuta a corrispondere i compensi e commissioni alle migliori condizioni di mercato o a quelle per la primaria clientela applicate dalle banche tesoriere, come risultanti dai cartelli della trasparenza bancaria di cui al D.Lgs. 385/93 e s.m.i.. Art DURATA DELLA CONVENZIONE La presente convenzione avrà durata di 3 (tre) anni con decorrenza 1 Gennaio 2015 e scadenza 31 Dicembre 2017 e comunque a far data dalla sottoscrizione della presente convenzione. La Farmacap si riserva la facoltà di rinnovare l affidamento del servizio in questione, secondo le modalità previste dalla normativa vigente in materia, dandone comunicazione scritta a mezzo raccomandata A.R. entro tre mesi dalla scadenza. Di comune accordo tra le parti potranno essere in ogni momento apportati alle modalità del servizio tutti quei perfezionamenti ritenuti necessari o che saranno suggeriti dall esperienza. Art RISOLUZIONE DELLA CONVENZIONE La Farmacap si riserva la facoltà di recedere dalla presente convenzione, in qualsiasi momento e senza alcun onere a suo carico, qualora, notificati nell anno solare due richiami scritti a mezzo raccomandata A.R., in ordine a gravi carenze riscontrate nella prestazione del servizio, permanga l inefficienza segnalata. 6 di 7
7 In questo caso la Farmacap si riserva la facoltà di richiedere all Istituto il risarcimento del danno subito. Art. 18 TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Ai sensi del D.Lgs. 196 del 2003 l Istituto è titolare del trattamento dei dati personali acquisiti nell esecuzione del servizio, cui compete le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali ed agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza. Art FORO COMPETENTE Per tutte le controversie derivanti dalla presente convenzione, comprese quelle relative alla sua validità, interpretazione, esecuzione e risoluzione, è competente il Foro di Roma. Art SPESE PER LA REGISTRAZIONE DELLA CONVENZIONE Le spese di registrazione della presente convenzione sono a carico dell Istituto cassiere. Art DOMICILIO DELLE PARTI Per gli effetti della presente convenzione e per tutte le conseguenze dalla medesima derivanti, la Farmacap elegge domicilio in Roma, Via Ostiense 131/L, presso la sede della stessa. L Istituto elegge domicilio di 7
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