Preparare un progetto su bandi EuropeAid

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1 Venezia 9 Dicembre 2010 Preparare un progetto su bandi EuropeAid Marco Pasini Regione Veneto Ufficio del Consigliere Diplomatico Sede di Bruxelles

2 Progetto Europeo Progettare = pensare, ideare qualcosa e studiare il modo di realizzarla Progetto = uno sforzo temporaneo per creare un unico prodotto o servizio Progetto europeo = una serie di attività mirate a raggiungere obiettivi specifici all interno di un periodo di tempo ben definito con un budget ben definito, in grado di produrre un valore aggiunto europeo

3 Presentazione di un progetto obblighi formali Riempire un application form, sulla base delle guidelines, entro una specifica data: Rispetto della scadenza (deadline) Metodo e luogo di consegna Presentare un progetto completo Testo completo; tutte le copie previste; versione digitale Application form budget logical framework other forms requested Allegare i documenti formali Firma del leader; firme dei partner Allegare i documenti di supporto Statuti, bilanci, altri documenti che vengano richiesti, solitamente, in una seconda fase

4 Creazione di un progetto: Passaggi IDEA Analisi dei bisogni sul terreno Valutazione interna di obiettivi e necessità BANDO Verifica criteri ed obiettivi COSTRUZIONE DEL PROGETTO Costruzione del partenariato Preparazione del formulario BUDGET Lobby Incontrare i responsabili di programma per assicurarsi di centrare gli obiettivi di programma Presentare la propria proposta e le proprie qualità ad autorità coinvolte o interessate alla realizzazione del programma

5 Idea Dev essere basata su una nostra necessità, ma soprattutto sulla conoscenza dei bisogni e delle necessità dei beneficiari, o dell area beneficiaria Da dove può emergere?: Dalla considerazione si alcune nostre specifiche qualità o competenze Dalla necessità di rispondere ad uno specifico bisogno Da un analisi di concerto con dei nostri partner Dai bisogni di un nostro partner, o un contatto a livello locale

6 Sito web EuropeAid

7 La call for proposals è aperta I DOCUMENTI A DISPOSIZIONE: Pubblicazione della call proposal Guidelines Programma annuale (se previsto) Application package Application form Griglia per il Budget Documenti di supporto ( Documenti di partenariato e necessarie dichiarazioni Checklist

8 PADOR Potential Applicant Data On-Line Registration Database dei potenziali beneficiari dei grant È una procedura telematica per registrare i dati del proprio ente allo scopo di partecipare a calls for proposal dei programmi di finanziamento gestiti da EuropeAid La procedura deve essere fatta prima della presentazione del progetto n.htm Consiste in schermate web da compilare con i dati relativi all ente. Richiede in genere almeno un giorno di tempo Compilati i dati, il sistema attribuisce all ente un numero di Pador Nel testo del progetto, e dichiarazione di partenariato, va obbligatoriamente inserito il codice Pador dell ente

9 PADOR (2) DATI RICHIESTI Profilo dell ente (mission, struttura, numero del personale) Statuto Identificazione della forma giuridica Bilancio degli ultimi tre anni Registrazione in camera di Commercio e/o visura camerale (ove applicabile) Esperienza e progetti svolti N.B. sono previste eccezioni per gli enti pubblici, per i quali alcuni dati non sono applicabili. Spesso trovare le informazioni necessarie richiede un certo tempo

10 Guidelines Comprendono le regole necessarie per partecipare alla call for proposal, inclusi i criteri di partecipazione e le scadenze Vengono pubblicate assieme alla pubblicazione della nota di apertura del bando stesso Possono fare riferimento ad un Programma Operativo, un Piano annuale o altri documenti (Decisioni o Comunicazioni della CE) Contenuti guidelines EuropeAid Background Obiettivi Priorità Allocazione finanziaria (totale e per ciascun progetto) Criteri di eleggibilità (Leader, partner, attività, costi) Griglia di valutazione Documenti di supporto Condizioni di realizzazione Procedure di presentazione e scadenze

11 Application form Background Sulla base degli obiettivi di programma Bisogni e necessità sul terreno (NB il focus è nel paese beneficiario) Obiettivi generali and obiettivo specifico Target group e beneficiari Risultati ed output quantificabili Attività Divise in pacchetti di lavoro (working packges) Metodologia Include la sostenibilità del progetto Log frame matrix (se richiesta) Budget Piano temporale Grafico di Gantt

12 Creazione di un progetto Comprende Identificazione dei partner Identificazione delle attività e degli obiettivi Definizione del budget CONTENUTI Un PROBLEMA da risolvere è il punto focale del nostro progetto obiettivo specifico Le conseguenze del problema che affrontiemo sono gli obiettivit di lungo periodo del progetto Le cause del nostro problema sono i nostri risultati intermedi risultati attesi I metodi che utilizziamo per affrontare e risolvere le cause del nostro problema sono le attività del nostro progetto

13 Partenariato Eleggibile I criteri di eleggibilità sono nelle linee guida Bisogna considerare lo status legale del partner Bisogna considerare il luogo in cui è registrato legalmente il partner Rilevante per il progetto Ogni partner deve avere un ruolo chiaro ed identificabile Ogni partner deve portare un valore aggiunto al progetto Idealmente dovrebbe contribuire con risorse proprie Rilevante per noi Che sia parte di una nostra rete di contatti Che sia un partner strategico per ragioni politiche Che sia un partner simili a noi per necessità e bisogni

14 Partenariato (2) Dove trovare i partner Strumenti Contatti esistenti Accordi formali di partenariato Strumenti di partner search dei programmi (siti web e incontri, scarsi su assistenza esterna però) Contatti personali Membri di reti internazionali Contatti di partner (effetto catena) Leader o partner nelle precedendi edizioni della call for proposals UNA BUONA PROJECT FICHE Partecipazioni a reti internazionali Capacità di utilizzare le relazioni Identificazione di un partner ideale, da ricercare

15 Budget

16 Budget (2) Risorse umane Divise per attività Identificazione dei costi unitari Divisione fra risorse interne (che possono essere considerate quale cofinanziamento) e risorse esterne Per diem per i viaggi Viaggi Equipaggiamenti e forniture Meglio il noleggio dell acquisto (per via dei costi di ammortamento da stimare) Local Office Solo per strutture costruite o affittate esclusivamente per il progetto Altri Costi/Servizi Consulenze Servizi bancari (incluso revisore dei conti, obbligatorio sopra i ) Traduzioni Affitto sale conferenze, etc Azioni di visibilità Piccoli investimenti (ove possibile) Contingency Reserve e Overhead Costs A percentuale

17 Budget (3) L elemento più importante è la relazione fra la distribuzione temporale delle attività ed il budget Bisogna considerare I costi attività per attività per completare il budget COSTI ELEGGIBILI Devono essere chiaramente riconducibili al progetto: questo deve essere citato nei documenti di supporto (es. Fattura), per evitare la doppia attribuzione All interno dei limiti temporali (dopo l avvio e prima della fine, come da contratto) Vanno scalate le eventuali rendite ottenute dal progetto IVA normalmente non viene riconosciuta verifica di possibili esenzioni Devono essere verificabili per un revisore dei conti interno e/o esterno Includono il cofinanziamento CO FINANZIAMENTO E la regola in praticamente tutti I progetti di cooperazione Il tipo di spesa non è chiaramente definito, ma è una percentuale delle spese totali La soluzione migliore, per una amministrazione pubblica, è di contribuire con la valorizzazione del costo delle risorse umane interne assegnate al progetto In CASH vs in KIND

18 Logical framework Project description Indicators Source of Verification Assumption s Overall objective il contributo del progetto agli obiettivi del programma Che contributo all aobiettivo generale è stato dato Fonti d informazione e metodi per ottenerle Specific Objective benefici diretti per I target group Come sappiamo se l obiettivo è stato raggiunto? Fonti d informazione e metodi per ottenerle Fattori al di fuori del controllo che possono avere impatto sull obiettivo specifcio Results prodotti tangibili realizzati dal progetto Come sappiamo se l obiettivo è stato raggiunto? Fonti d informazione e metodi per ottenerle Fattori al di fuori del controllo che possono avere impatto sui risultati Activities compiti da intraprendere per realizzare il progetto lista work packages Risorse utilizzate Costi budget Fattori al di fuori del controllo che possono avere impatto sulle attività

19 Arrivederci Marco Pasini Regione Veneto Sede di Bruxelles Ufficio del Consigliere Diplomatico Palazzo Grandi Stazioni Fondamenta Santa Lucia Cannaregio Venezia