REGOLAMENTO DEL REGISTRO ELETTRONICO

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1 I.I.S. ADRIANO PETROCCHI Via A. De Gasperi, n Palombara Sabina (RM) Tel Fax 0774/ Distretto 33 C.M. RMIS05800Q C.F C/C postale REGOLAMENTO DEL REGISTRO ELETTRONICO approvato dal collegio dei docenti nella seduta del 12/09/2014 PREMESSA L Istituto d Istruzione Superiore A. Petrocchi di Palombara Sabina adotta il Registro Elettronico AXIOS (di seguito indicato con RE) per gestire il registro personale del docente, il registro elettronico di classe, le pagelle on-line e le comunicazioni con le famiglie, tramite dispositivo digitale (computer, notebook, tablet, smartphone ecc.) collegato ad internet o alla rete WI FI della scuola al portale AXIOS all indirizzo: Customer_ID = raggiungibile anche dal sito istituzionale dell istituto digitando sulla voce: L utilizzo del Registro Elettronico è previsto per legge dello Stato dal DL.95/2012 art.7 e gestisce dati personali riguardanti gli studenti (assenze, ritardi, giustificazioni, voti, note disciplinari ecc.) nel pieno rispetto delle disposizioni di legge (DL.95/2012 e 135/ spending review), e del codice in materia di protezione dei dati personali (DL 196/2013) che vietano la pubblicazione di informazioni sensibili dello studente e del DL 82/2005 "codice dell amministrazione digitale" e sue integrazioni DL 235/2010 e pertanto per il suo utilizzo non è necessaria alcuna autorizzazione, né da parte del Garante della Privacy, né da parte delle famiglie degli alunni. La sicurezza: il sito AXIOS si avvale dell «Hiper Text Transfer Protocol" un protocollo crittografico SSL (Secure Sockets Layer), che permette di utilizzare un canale criptato per garantire trasferimenti riservati di dati nel web, e soddisfare le caratteristiche di sicurezza sull intercettazioni dei contenuti. La scritta https di colore verde preceduta dal lucchetto conferma la cifratura della connessione (certificato EV - Estended Validation). Le informazioni relative ai singoli alunni potranno essere consultate solo ed esclusivamente dai rispettivi genitori o dagli alunni maggiorenni opportunamente muniti di nome utente e password di Pag. 1

2 accesso. Nessun genitore o studente maggiorenne potrà mai vedere le informazioni di un altro alunno. La firma elettronica: nel Registro Elettronico AXIOS viene utilizzata la firma elettronica semplice, che conferisce validità ai documenti a tutti gli effetti di legge. Questa tipologia di firma, in caso di contenzioso impone al docente (e quindi alla scuola) l onere della prova, in quanto il valore probatorio circa la garanzia e la integrità dei dati e rimesso alla decisione del giudice. Garanzia ed integrità dei dati: al fine di garantire a tutto il personale docente l immediatezza dell inserimento delle informazioni l Istituto A. Petrocchi dispone di un PC in ogni aula didattica custodito all interno di un box di sicurezza a cui si accede con la relativa chiave. Il docente della prima ora di lezione, prima di andare in classe deve prendere la chiave del box dall apposita bacheca posta nella sala dei docenti e l ultimo docente deve riporre la chiave nella bacheca. Tutte le certificazioni mediche degli alunni presentate nel corso dell anno saranno conservate nell apposita cartellina presente all interno del box di sicurezza del PC oltre che nel fascicolo personale dello studente. Gli alunni maggiorenni e la privacy: premesso che l indipendenza socio-economica rappresenti il concreto momento di cessazione dell obbligo nei confronti del proprio figlio (sentenza n del 3 aprile 2002 della Corte di Cassazione) e che quindi il diritto di istruire ed educare i figli non si esaurisce con la maggiore età ma prosegue e necessita di quegli strumenti indispensabili per l esercizio di questo diritto, come l informazione sul rendimento sulle assenze e sul profitto del figlio, ne scaturisce che non si pone nessuna questione di privacy nelle comunicazioni scuolafamiglia in formato elettronico per quanto riguarda gli alunni maggiorenni. Resta inteso ovviamente che il figlio maggiorenne potrà esercitare autonomamente il diritto di accesso al RE. REGOLE PER IL CORRETTO USO DEL REGISTRO ELETTRONICO Le credenziali di accesso: 1. Ogni docente per accedere al Registro elettronico deve inserire le proprie credenziali: username e password; 2. Il nome utente generalmente costituito da un numero non deve essere mai cambiato mentre la password assegnata inizialmente al docente deve essere cambiata periodicamente rispettando le seguenti regole: - Non deve contenere la username come sua parte, - Non deve essere simile alla precedente; - Non deve contenere elementi riconducibili al docente (nome, data di nascita, ecc.), Pag. 2

3 - Deve contenere almeno 8 caratteri e non deve essere facilmente individuabile; 3. La password deve essere assolutamente riservata e non può essere in nessun caso comunicata ad altra persona; 4. E indispensabile inserire le credenziali di accesso lontano dagli occhi degli alunni e chiudere sempre la sezione del RE prima di uscire dall aula. 5. Nel caso di smarrimento della password il docente deve informare per iscritto la segreteria dell Istituto che provvederà, in forma riservata al recupero della stessa; 6. Il genitore, per avere accesso al registro elettronico e conoscere le assenze, i ritardi, le giustificazioni, i voti e le note disciplinari riguardanti il proprio figlio, deve compilare e firmare l apposito modulo, scaricabile anche dal sito della scuola alla sezione modulistica genitori e ricevere dalla segreteria della scuola le credenziali di accesso: username e password. Il Registro elettronico di classe: 7. Le assenze, i ritardi, le note disciplinari, le giustificazioni, gli argomenti delle lezioni le annotazioni personali ecc. devono essere inserite solo dal docente presente in aula. Se, per qualunque ragione, dovesse non essere disponibile il supporto informatico che permette l uso del Registro elettronico, il docente deve utilizzare l apposito registro di classe appositamente predisposto per questo tipo di emergenze, presente nella cartellina all interno del box di sicurezza del PC e denominato Registro di classe temporaneo di emergenza in cui il docente annoterà assenze, ritardi, uscite anticipate, note disciplinari, comunicazioni della Dirigenza e specificherà le motivazioni che lo hanno indotto ad utilizzare il suddetto registro come situazione temporanea e di emergenza data l impossibilità oggettiva ad accedere al Registro Elettronico. Appena possibile, nell ambito della stessa giornata lavorativa o al più, per motivate ragioni tecniche, entro le 24 ore successive, ogni docente che ha utilizzato il Registro di classe temporaneo di emergenza provvederà ad inserire i dati nel RE. Il Registro di classe temporaneo di emergenza deve essere conservato nell apposito box di sicurezza del computer, non può essere trasportato fuori dalla classe e costituisce la garanzia dell avvenuta formalizzazione scritta dei dati. L accesso al box di sicurezza non è consentito agli studenti. Il Registro elettronico del docente: 8. I voti, le assenze, gli argomenti delle lezioni e le annotazioni personali devono essere inseriti nel RE soltanto dal docente interessato. Se, per qualunque ragione, dovesse non essere disponibile il supporto informatico che permetta l uso del Registro Elettronico, il docente trascriverà, nel proprio Registro, l argomento della lezione e gli eventuali voti appena possibile, Pag. 3

4 nell ambito della stessa giornata lavorativa o al più, entro le 24 ore successive. In ogni caso i voti relativi alle valutazioni orali, devono essere inseriti dal docente nel RE nell arco delle 24 ore successive; se il docente si accorge di aver inserito una votazione in modo errato, dovrà inviare una comunicazione sia alla famiglia motivando la variazione o la cancellazione del voto sia per conoscenza al DS; i voti relativi alle prove scritte e/o pratiche devono essere inseriti nel Registro Elettronico entro 21 giorni dalla data di svolgimento dell elaborato o prova scritta e le cui votazioni dovranno essere inserite in corrispondenza del giorno in cui è stata effettuata la prova o in altro giorno ma in ogni caso mai in corrispondenza di un giorno dove l alunno risulti assente. Le uscite anticipate e gli ingressi in seconda ora: 9. Le uscite anticipate degli alunni minorenni, oltre che sul registro elettronico vengono trascritte su un apposito registro denominato Registro delle uscite anticipate con la seguente procedura: - il genitore o delegato per richiedere l uscita anticipata, ossia prima del termine dell orario delle lezioni, deve presentarsi, al collaboratore scolastico presente in portineria. Il collaboratore, appurata l identità del genitore o delegato, farà compilare a quest ultimo il registro delle uscite anticipate in tutti i suoi campi e farà apporre la firma per l assunzione di responsabilità. Se trattasi di persona delegata che non ha presentato in segreteria didattica la delega per il ritiro dell alunno (delega straordinaria) allora è necessario che il delegato consegni una copia fotostatica del documento d identità e che il genitore dell alunno: o abbia preventivamente inviato in segreteria didattica tramite FAX o e_mail oppure consegni brevi mani, una formale richiesta di uscita anticipata; o abbia consegnato al delegato un copia fotostatica leggibile di un documento di riconoscimento non scaduto con apposta la firma dello stesso genitore. - Successivamente, il collaboratore munito di documento di identità, registro delle uscite anticipate (ed eventuale delega) si recherà nella classe dell alunno dove il docente, presente in quel momento in aula, dopo aver controllato l esattezza dei dati presenti nel registro delle uscite anticipate, compilerà il Registro Elettronico di classe inserendo l ora di uscita ed annotando anche il grado di parentela di colui che ha prelevato l alunno. L eventuale delega straordinaria con fotocopia del documento di riconoscimento del genitore sarà riconsegnata dal collaboratore in segreteria dove verrà inserita nel fascicolo personale dell alunno. - Le uscite degli alunni maggiorenni, autorizzate e firmate dalla Dirigenza sul libretto delle giustificazioni, vengono trascritte sul RE elettronico dal docente della stessa ora di uscita; Pag. 4

5 10. Gli ingressi in seconda ora, autorizzati dalla Dirigenza, vengono registrati dal docente della seconda ora sul Registro Elettronico di classe; 11. Gli ingressi eccezionalmente consentiti oltre la seconda ora vengono accettati dal docente solo se autorizzati con permesso firmato dalla Dirigenza. Il docente in questo caso trascriverà sul RE l ora di ingresso dell alunno e la relativa autorizzazione firmata verrà conservata all interno della cartellina presente nel box di sicurezza del PC. Le assenze dovute a sanzione disciplinare: 12. L alunno sospeso senza obbligo di frequenza, durante il periodo di sospensione dalle lezioni viene regolarmente segnalato sul RE come assente dalle lezioni. Tali alunni non hanno però l obbligo di giustificare l assenza sul libretto, in quanto tali assenze sono esplicitamente motivate sul RE dalla notifica della sospensione. Al rientro dell alunno a scuola l insegnante della prima ora, appurato personalmente o attraverso il coordinatore che l alunno sia rientrato accompagnato da almeno un genitore potrà giustificare, con l usuale procedura prevista nel RE, tutte le assenze relative al periodo di sospensione dalle lezioni senza che queste siano segnalate sul libretto. Partecipazione ad attività previste dal POF: 13. La partecipazione degli alunni ad attività e progetti previsti dal POF in orario scolastico autorizzate dalla Dirigenza (uscite didattiche, viaggi e visite di istruzione, alternanza scuola lavoro, stages etc.) devono essere considerate come ore effettive di lezione quindi non devono essere conteggiate nel computo delle assenze. Pertanto tali attività verranno opportunamente segnalate sul RE e qualora gli alunni impegnati non fossero presenti nel luogo oggetto dell attività, devono essere segnalati come assenti, dal docente accompagnatore/responsabile dell attività o dalla Dirigenza, e riportati al più il giorno dopo nel RE, mentre il docente della classe deve trascrivere come assenti sul RE soltanto coloro che, pur non partecipando alle attività non sono regolarmente presenti in classe. Utilizzo delle annotazione giornaliere: 14. Questa voce presente in entrambi i registri, può essere utilizzata dal docente per segnalare tutta una serie di annotazioni che, per ragioni di privacy, non compaiono pubblicamente. Situazioni in cui si consiglia l uso di questa sezione sono: le interrogazioni programmate, in cui viene segnalato il nome dell alunno; le uscite didattiche dove vengono segnalati i nomi degli alunni che partecipano; le assemblee d istituto per segnalare gli alunni che non sono in possesso della giustificazione per l uscita anticipata e cosi via. Sostituzioni orarie: Pag. 5

6 15. Quando un docente viene comandato dalla Dirigenza a sostituire un collega assente, al momento della firma sul RE deve sempre indicare sotto la voce tipo di sostituzione la dicitura "sostituzione oraria" Comunicazioni scuola famiglia on line: 16. Tutti i docenti devono comunicare alla segreteria didattica il proprio indirizzo di posta elettronica istituzionale al fine di permettere la prenotazione on line dei colloqui da parte del/i genitore/i, tenendo ben presente, come da Regolamento d Istituto, che l obbligo al ricevimento da parte del docente permane solo per la prima settimana del mese, mentre è lasciata a discrezione del docente la possibilità di ricevere il genitore anche nelle altre settimane. Il docente ha sempre la possibilità, per motivi personali, di disdire l'appuntamento, al di fuori dell obbligo del regolamento. Nel caso in cui fosse esaurito il numero massimo di prenotazioni possibili, ogni genitore ha la possibilità di prenotarsi anche nelle settimane successive o mesi successivi. Scrutini: 17. Durante gli scrutini intermedi, finali e di recupero delle carenze, le eventuali correzioni o modifiche dei voti, su indicazione del docente della materia, i cui voti proposti saranno comunque coincidenti con quelli presenti nel proprio Registro Elettronico, dovranno essere effettuate, all interno del tabellone elettronico, dal Dirigente Scolastico o dal coordinatore (se autorizzato) o dal tecnico di laboratorio (se autorizzato). La compilazione del verbale e dei dati ad esso relativi invece, deve essere effettuata a cura dal coordinatore/segretario di classe. Nello scrutinio finale, se il voto proposto del docente della materia trova dissensi tali da rimettere la propria proposta di voto alla decisione del Consiglio di classe, allora il voto che ne scaturirà sarà deliberato a maggioranza (art. 79 del regio decreto 659 del 1925) ma il docente non dovrà modificare la propria proposta di voto sul proprio RE personale, perché scaturita da una votazione collegiale del CdC. A scrutinio concluso non è più consentito rimaneggiare voti in quanto costituisce falso ideologico in atto pubblico (sentenza della Cassazione del 4 giugno 2014 n ). Registro presenze per le prove di evacuazione: 18. Tutti i docenti della prima ora di lezione, devono obbligatoriamente compilare contestualmente al RE il Registro presenze per le prove di evacuazione. Questo registro, presente nella cartellina all interno del box di sicurezza del PC, ha la finalità di avere, in caso di prova o di evacuazione vera e propria, l elenco degli alunni presenti in quel momento a scuola, e sarà utilizzato nel punto di raccolta dal docente presente in quel momento in aula. Allo stato attuale dell arte questa forma è quella che assicura un margine migliore di sicurezza. Il docente della Pag. 6

7 seconda ora dovrà quindi contestualmente all entrata in seconda ora di un alunno aggiornare il suddetto registro e così a seguire anche gli altri docenti per le uscite anticipate. Modalità di collegamento: 19. I docenti, per il collegamento al Registro Elettronico possono utilizzare il PC presente in ogni aula e collegato alla rete WIFI della scuola oppure il proprio dispositivo digitale utilizzando la rete internet e la relativa connessione del proprio gestore. Legislazione: 20. I dati del registro elettronico non possono essere inseriti cancellati o modificati da persone non autorizzate che verrebbero perseguiti penalmente e civilmente a norma di legge. 21. Tutti i registri indicati in questo regolamento a supporto del RE saranno corredati del timbro della scuola e conservati a garanzia dell avvenuta formalizzazione scritta dei dati. 22. Allegati al presente regolamento: Registro di classe temporaneo di emergenza costituito da trenta pagine oltre il frontespizio; Registro delle uscite anticipate è costituito da sei pagine oltre il frontespizio; Registro delle prove di evacuazione per tutti i mesi dell anno scolastico; In caso di necessità, il coordinatore della classe si incaricherà di effettuare un ulteriore richiesta del Registro temporaneo di emergenza, di cui ne rimarrà traccia in segreteria, conservando il registro esaurito sempre nell apposito box di sicurezza. Il Dirigente Scolastico Prof.ssa Sonia Foli Pag. 7