PORTALE FORNITORI ISTRUZIONI DI COMPILAZIONE FORNITORE

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1 PORTALE FORNITORI ISTRUZIONI DI COMPILAZIONE FORNITORE Data: 20/03/2017 Revisione: 01

2 INDICE 1. Manuale di compilazione fornitore Bottone operativo Azioni Torna in cima alla pagina Registrazione Regole di costruzione username Primo accesso al portale Regole di costruzione password Compilazione e invio del form di prequalifica Informazioni sulla società Forniture Dati referenti Questionario Allegati Salvataggio parziale Invio Visualizza info Terms and conditions ISTRUZIONI DI COMPILAZIONE FORNITORE Il presente documento descrive il processo di iscrizione al Portale Fornitori e la compilazione e l invio della form di prequalifica BOTTONE OPERATIVO Per operare sulle diverse pagine, è presente un bottone verde in basso a destra, sempre visibile Azioni Il menu delle attività possibili, che è diverso a seconda della pagina in cui ci si trova, è aperto di default. Cliccando sopra il bottone, è possibile nascondere le azioni. Cliccando sopra il bottone quando le azioni sono chiuse, queste ultime verranno nuovamente aperte. Di seguito sono mostrati due esempi di azioni possibili. Istruzioni di Compilazione 2/10

3 Torna in cima alla pagina Scorrendo la pagina verso il basso, a fianco del bottone operativo comparirà una freccia rivolta verso l alto, che se cliccata consente di tornare rapidamente all inizio della pagina REGISTRAZIONE Il fornitore, per poter utilizzare il portale, deve effettuare la registrazione. Per poter effettuare questa operazione, accede alla pagina di login del portale, dove è presente il tasto per la registrazione. Il sistema mostra una pagina contenente il form di registrazione. Il fornitore compila tutti i campi necessari. Da questa pagina è possibile visualizzare l albero merceologico. È richiesto anche l inserimento del codice Captcha. I campi obbligatori sono indicati da un asterisco rosso (*). Nota: il codice Captcha fa distinzione tra lettere maiuscole e minuscole. Verificare di aver inserito i caratteri in maniera corretta prima di procedere. Nel caso non si riuscisse a comprendere i caratteri del codice, è possibile visualizzarne uno diverso cliccando sul tasto Ricarica immagine. Completata la compilazione, il fornitore clicca sul pulsante Richiedi credenziali in basso a destra, per procedere con la procedura di registrazione. Il sistema invia una mail all indirizzo di posta elettronica indicato dall utente in fase di registrazione che contiene un link per verificare l indirizzo . L utente clicca sul link e il sistema invia una seconda mail all utente, contenente le credenziali di accesso al sistema, ovvero username ed una password temporanea. Istruzioni di Compilazione 3/10

4 Regole di costruzione username Durante la registrazione, il fornitore può scegliere liberamente il proprio username, attenendosi alle seguenti regole di costruzione. Lo username deve rispettare contemporaneamente queste condizioni: il primo carattere deve essere alfanumerico non deve essere più corto di 8 caratteri deve contenere un carattere - e _ 1.3. PRIMO ACCESSO AL PORTALE Una volta che il fornitore ha completato la procedura di registrazione e ricevuto le credenziali di accesso via mail, è in grado di effettuare l accesso al portale. Per entrare, l utente accede alla pagina di login e inserisce username e password temporanea precedentemente ricevuti. Il sistema presenta la maschera per effettuare la modifica della password temporanea. Il fornitore inserisce la username scelta in fase di registrazione, la password temporanea ricevuta e due volte la nuova password che desidera utilizzare. Inseriti i dati necessari, clicca sul tasto Aggiorna credenziali. Il sistema consente l accesso alla homepage del portale. Nota: il cambio della password è necessario solo al primo accesso. Ai login successivi sarà possibile accedere senza cambiare password Regole di costruzione password Il fornitore deve attenersi alle seguenti regole di costruzione nel momento della scelta della nuova password. La nuova password deve rispettare contemporaneamente queste condizioni: Istruzioni di Compilazione 4/10

5 almeno 8 caratteri alfanumerici almeno un numero almeno un carattere maiuscolo o minuscolo non deve contenere spazi 1.4. COMPILAZIONE E INVIO DEL FORM DI PREQUALIFICA Per accedere al form di prequalifica, il fornitore clicca sulla voce di menu Prequalifica. Il sistema mostra il form di prequalifica, composto da 5 tab: Informazioni sulla società Forniture Dati referenti Questionario Allegati Informazioni sulla società In questo tab il fornitore inserisce i dettagli relativi alla società. Il tab è suddiviso in domanda, sede legale, sede operativa, generalità dell azienda, dati organizzativi e risorse umane. I campi obbligatori sono indicati ad un asterisco rosso (*). Nota: in caso di campo obbligatorio e non rilevante è possibile inserire NA in caso di campo testuale o 0 in caso di campo numerico. Se si inserisce NA in un campo numerico o 0 in un campo testuale, il salvataggio viene inibito Forniture Da qui il fornitore indica quali prodotti l azienda fornisce, tramite l albero merceologico. Cliccando sul tasto Seleziona classi merceologiche è possibile navigare l albero merceologico. Istruzioni di Compilazione 5/10

6 Le varie cartelle dell albero merceologico si aprono cliccando sulla relativa freccia oppure facendo doppio clic sul loro nome, mentre le foglie sono selezionabili con un solo clic. Oltre alla navigazione dell albero merceologico, il fornitore può inserire fino ad un massimo di tre clienti principali e di tre fornitori principali. Nota: è obbligatorio selezionare almeno una voce all interno dell albero merceologico. In caso contrario, l invio non sarà permesso Dati referenti In questo tab si ha la possibilità di inserire tre referenti: il referente commerciale, il referente amministrativo ed il referente tecnico. È necessario inserire i primi due referenti, mentre l inserimento del referente tecnico è facoltativo Questionario Questo tab è composto da una serie di domande, che andranno a fornire un punteggio all azienda, in base alle risposte date. Il tab è diviso in due sezioni. La prima è Sistemi di gestione, all interno della quale il fornitore indica i sistemi di cui dispone l azienda e se l azienda ha adottato o meno il Codice Etico, il Codice Disciplinare e il Modello di Organizzazione e Controllo. Istruzioni di Compilazione 6/10

7 Nella selezione dei sistemi di gestione, selezionando Sì, compare la voce Certificato. Se si spunta questa voce, è necessario allegare la certificazione. La seconda sezione è Questionario di auto-valutazione, contenente domande relative all organizzazione dell azienda Allegati Qui il fornitore ha la possibilità di allegare gli allegati necessari, che variano a seconda della sede dell azienda, eventuali altri allegati ed eventuali altre polizze assicurative. Istruzioni di Compilazione 7/10

8 Per allegare un documento, il fornitore clicca sul tasto Allega (evidenziato in giallo nella figura precedente) in corrispondenza del documento da caricare. Per scaricare un documento precedentemente allegato, il fornitore clicca sul tasto Scarica documento (evidenziato in rosso nella figura precedente). Per aggiornare un documento precedentemente allegato, il fornitore clicca sul tasto Aggiorna documento (evidenziato in verde nella figura precedente). Non è possibile eliminare gli allegati già caricati Salvataggio parziale Tramite la funzione di salvataggio, il fornitore ha la possibilità di sospendere la compilazione per riprenderla in un secondo momento. Per fare questo, clicca sul tasto Salva in basso a destra. Nota: è sempre possibile effettuare il salvataggio, indipendentemente dalla compilazione dei campi obbligatori Invio Quando tutte le informazioni obbligatorie sono state compilate, il fornitore può procedere con l invio della richiesta di prequalifica a Gi Group. Per fare questo, clicca sul tasto Invia in basso a destra. Nota: è possibile effettuare l invio solo se tutti i campi obbligatori sono stati compilati. Nel caso in cui vi fosse qualche campo mancante, il sistema farà comparire un asterisco sul tab dove sono presenti i campi non compilati. I campi non compilati verranno invece evidenziati in rosso. Istruzioni di Compilazione 8/10

9 Nota: una volta che la richiesta è stata inviata, non è più possibile effettuare modifiche, a meno che la richiesta non viene sbloccata da Gi Group Visualizza info Se Gi Group ha sbloccato la prequalifica, il fornitore può nuovamente effettuare modifiche e visualizzare le motivazioni dello sblocco. Per fare questo, clicca sul tasto Info in basso a destra. Il sistema mostra una finestra contenente i dettagli dello sblocco. Quando Gi Group sblocca la prequalifica, oltre a poter visualizzare i dettagli sul portale, il fornitore riceve una mail di notifica riportante il motivo dello sblocco Terms and conditions Una volta che Gi Group ha qualificato il fornitore, quest ultimo dovrà procedere alla sottoscrizione della documentazione al fine di poter instaurare e gestire possibili rapporti commerciali e contrattuali con Gi Group e/o con le società appartenenti al gruppo. Per fare questo, nel form di prequalifica sarà visualizzato un nuovo tab, Istruzioni di Compilazione 9/10

10 chiamato T&C, di colore rosso. Il fornitore sarà avvisato della qualificazione avvenuta tramite . Da questo tab è possibile scaricare gli originali dei documenti presenti che, una volta firmati, andranno scansionati e allegati. Istruzioni di Compilazione 10/10