C O M U N E D I C O D O G N O. ( Provincia di Lodi ) REGOLAMENTO SULLA TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI

Transcript

1 C O M U N E D I C O D O G N O ( Provincia di Lodi ) REGOLAMENTO SULLA TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI Approvato dal Consiglio Comunale con atto n. 121 del Esaminato dall'o.re.co. nella seduta del con atto n. 25 Ripubblicato dal al Il Segretario Generale Vincenzo Filippini Il Sindaco Adriano Croce

2 I N D I C E CAPO I 3 Art. 1.1 Oggetto. 3 Art. 1.2 Definizioni di riferimento. 3 CAPO II 4 Art. 2.1 Individuazione delle banche dati. 4 Art. 2.2 Titolarità e responsabilità della banca dati 4 Art.2.3 Soggetti incaricati del trattamento dei dati. 5 Art. 2.4 Trattamento dei dati. 5 CAPO III 6 Art Informazione. 6 Art Diritti dell interessato. 6 CAPO IV 6 Art Disposizioni finali. 6 Art. 4.2 Entrata in vigore. 6 RICHIAMI 7

3 CAPO I Art. 1.1 Oggetto. 1. Il presente regolamento disciplina il trattamento dei dati personali contenuti nelle banche dati organizzate, gestite od utilizzate dall Amministrazione Comunale in attuazione dell art. 27, dei commi 3 e 3 bis dell art. 22 e dell art. 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e del D. Lg.vo n. 135/99. Art. 1.2 Definizioni di riferimento. 1. Ai fini del presente regolamento, per le definizioni di banca dati, di trattamento di dato personale, di titolare, di responsabile, di interessato, di comunicazione, di diffusione, di dato personale, sensibile ed anonimo, di blocco e di Garante si fa riferimento a quanto previsto dall art. 1 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e successive modifiche ed integrazioni. 2. In particolare: a) per dato personale, si intende, qualsiasi informazione riguardante una persona fisica o giuridica, acquisita dall Ente o ad esso conferita dall interessato in relazione allo svolgimento di attività istituzionali e trattata secondo quanto previsto dalla legge n. 675/96; b) per dato sensibile si intende ogni informazione di natura sensibile o attinente a provvedimenti giudiziari, qualificata e individuata con riferimento a quanto previsto dagli artt. 22, comma 1 e 24 della legge n. 676/96, nonché assoggettata al sistema di garanzie definito dal D. Lg.vo n. 135/99. Essi riguardano l origine raziale ed etnica, le convinzioni filosofiche e religiose, le idee politiche, lo stato di salute e la vita sessuale; c) per tipi di dati, si intendono le categorie di dati individuati, sotto il profilo gestionale e operativo, normalmente utilizzati per lo svolgimento delle attività amministrative e comunque riferibili al novero dei dati sensibili; d) per operazioni eseguibili, si intendono le differenti forme e soluzioni di trattamento realizzabili sulle tipologie di dati sensibili e non individuati dall Ente; e) per rilevanti finalità di interesse pubblico, si intendono le finalità individuate dal D. Lg.vo n. 135/99, dalla legge e dal Garante connesse alle attività istituzionali dell Ente, che lo stesso svolge in base alla legge, allo Statuto e ai regolamenti, anche per mezzo di intese, accordi di programma e convenzioni, per realizzare interessi pubblici e soddisfare bisogni della propria comunità locale comportanti la possibilità di trattamento di dati personali e dati sensibili. Le attività che perseguono rilevanti finalità di interesse pubblico sono individuate, per il trattamento di dati sensibili, dal D. Lg.vo n. 135/99, da altre leggi e dal Garante, in base a quanto previsto dall art. 22 della legge n. 675/96 e negli articoli seguenti del presente regolamento; f) per finalità istituzionali, si intendono tutte le funzioni e le relative attività svolte dall Ente in relazioni a compiti ad esso attribuiti da leggi o regolamenti statali o da altra normativa regionale, nonché quelli inerenti all organizzazione dell amministrazione ed allo sviluppo dell attività amministrativa nei suoi vari profili; g) si considera trattamento di dati, qualsiasi operazione di raccolta, registrazione, conservazione, elaborazione, comunicazione e aggiornamento di dati personali di soggetti pubblici e privati.

4 CAPO II Art. 2.1 Individuazione delle banche dati. 1. Le banche dati gestite dall Amministrazione Comunale sono individuate con provvedimento della Giunta su proposta dei Responsabili dei servizi. 2. Di norma le banche dati di cui al presente regolamento sono gestite in forma elettronica. 3. I Responsabili dei servizi comunicano al Sindaco, anche ai fini della notificazione al Garante di cui all art. 7 della Legge 31 dicembre 1996, n. 675, le banche dati tenute in forma cartacea o informatizzata. Art. 2.2 Titolarità e responsabilità della banca dati 1. Titolare delle banche dati è il Sindaco. 2. Responsabile del trattamento dei dati sono i Responsabili di servizio, o più responsabili per singole banche dati, individuati con provvedimento del Sindaco sulla base di quanto previsto dall art. 8, comma 1, della legge 31 dicembre 1996, n Nel provvedimento di cui al precedente comma può essere indicato un sostituto per il caso di impedimento o assenza del responsabile. 4. Il Responsabile della banca dati: a) non è tenuto, ai sensi dell art. 11 della legge 675/96, ad acquisire il consenso dell interessato al trattamento dei dati (sensibili e no); b) è tenuto all informativa orale di cui all art. 10 della legge n. 675/96 nei confronti dell interessato; c) tratta i dati solo ed esclusivamente per rilevanti finalità di interesse pubblico individuate dalle leggi e per lo svolgimento delle funzioni istituzionali dell Ente, secondo le modalità fissate da leggi e regolamenti statali, dal presente regolamento e comunque nel rispetto: delle norme sull accesso di cui all art. 10 del D.Lgs. 267/2000 ed all art. 7 della legge n. 241/90; delle norme sulla pubblicità degli atti, dei registri, dei contratti, degli appalti, delle deliberazioni, delle autorizzazioni; delle norme sulla trasparenza; d) provvede alla comunicazione dei dati a soggetti pubblici quando sia necessaria per lo svolgimento delle loro funzioni istituzionali previste per legge o regolamento. In assenza di previsioni di legge o regolamento, si provvede solo previa autorizzazione del Garante; e) provvede a dare istruzioni per la corretta elaborazione dei dati personali e per la criptatura dei dati sensibili ed il loro trattamento in forma anonima e riservata. f) tratta i dati sensibili soltanto ove non sostituibili con altri dati di natura diversa e solo ove ciò sia essenziale per i fini istituzionali dell Ente; g) procede alle verifiche sulla metodologia di introduzione e di gestione dei dati, anche attraverso controlli a campione da eseguirsi periodicamente; h) è responsabile dei procedimenti di rettifica dei dati;

5 i) impartisce le disposizioni operative per la sicurezza della banca dati e dei procedimenti di gestione e/o trattamento dei dati stessi; j) verifica periodicamente la pertinenza, completezza, non eccedenza e necessità dei dati rispetto alle finalità perseguite dall Ente; k) tratta con tecniche di cifratura o mediante codici identificativi i dati sensibili essenziali alle finalità dell Ente in modo da consentirne la identificazione solo in loro necessità ove non sia sufficiente il loro trattamento in forma anonima; l) dispone il blocco dei dati, qualora sia necessaria una sospensione temporanea delle operazioni di trattamento. Art.2.3 Soggetti incaricati del trattamento dei dati. 1. A cura del responsabile della banca dati, vengono individuati con apposita determinazione inviata al Sindaco i soggetti incaricati e responsabili del trattamento, da svolgersi secondo le modalità di cui agli art. 9 e 10 della legge 31 dicembre 1996, n Agli incaricati, ove possibile, viene assegnato un codice di accesso personale che viene registrato all inizio e al termine delle operazioni giornaliere di trattamento. Art. 2.4 Trattamento dei dati. 1. I dati in possesso dell Amministrazione sono trattati nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità dell interessato, con l impiego di ogni criterio di sicurezza e riservatezza, agevolando l esercizio dei diritti di cui all art. 13 della legge n. 675/ Tutti i dati sensibili contenuti in elenchi o banche dati informatiche devono essere criptati in modo da potere identificare gli interessati solo in caso di necessità. Analogamente si provvede per i dati sanitari e sessuali su apposito cartaceo da conservare separatamente. 3. Si possono trattare soltanto i dati sensibili essenziali alle operazioni e non sostituibili con altri dati non sensibili, verificandone periodicamente la pertinenza, non eccedenza e necessità rispetto alle finalità istituzionali ed alle attività di rilevante interesse pubblico da perseguire come definite dalle legge e dal presente regolamento. 4. Il Trattamento dei dati sensibili deve essere limitato alle sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità per cui è presupposto indispensabile il loro utilizzo. 5. Le interconnessioni di banche dati con altri Enti è possibile solo ove prevista da espressa disposizione di legge ed in ogni caso non è consentita la diffusione di dati idonei a far rilevare lo stato di salute dell interessato. 6. Per i dati sensibili ed i relativi tipi di dati, le relative operazioni sono eseguibili in tutti i casi in cui la legge espressamente individua il rilevante interesse pubblico cui è finalizzato il trattamento. 7. Per i dati sensibili per i quali la legge non determina espressamente tutti i tipi di dati e tutte le operazioni eseguibili per rilevanti finalità di interesse pubblico è consentito per le finalità istituzionali dell Ente trattare in forma anonima e criptata solo i dati sensibili essenziali a rendere operativo un intervento dell Ente a favore dell interessato, riservando ad un atto interno

6 segretato ogni essenziale riferimento, che costituisca presupposto dell intervento, idoneo ad identificare l interessato. 8. Nell ipotesi in cui per il perseguimento di finalità di rilevante interesse pubblico non identificate dal legislatore o di finalità istituzionali facoltative e non vincolante si rendesse necessario il trattamento di dati personali sensibili è necessario richiedere ed ottenere la preventiva autorizzazione del Garante. 9. I dati sensibili devono essere conservati distintamente dagli altri dati personali ed i dati sensibili relativi al sesso ed alla salute vanno conservati in modo distinto dagli altri dati sensibili. CAPO III Art Informazione. 1. A cura del responsabile della banca dati va data ampia diffusione degli obblighi informativi di cui all art. 10 della legge 31 dicembre 1996, n Nell informativa agli interessati i responsabili fanno riferimento alla normativa che prevede obblighi e compiti in base ai quali è autorizzato il trattamento, rifiutando ogni dato sensibile non rilevante, pertinente ed eccedente. Art Diritti dell interessato. 1. Le richieste per l esercizio dei diritti di cui all art. 13 della Legge 31 dicembre 1996, n. 675 sono presentate all Ufficio Relazioni con il Pubblico dell Ente. CAPO IV Art Disposizioni finali. 1. Per quanto non previsto nel presente regolamento, si applicano le disposizioni di cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675 ed al D. Lg.vo n. 135/ Copia del presente regolamento è disposizione del pubblico presso ogni servizio. Art. 4.2 Entrata in vigore. 1. Il presente Regolamento viene pubblicato all Albo Pretorio ed entra in vigore dopo 15 giorni dalla sua pubblicazione.

7 RICHIAMI ARTICOLO COMMA NORMATIVA RICHIAMATA L. 675/96 artt. 22, 24, 27 D. Lgs. 135/ L.675/96 art. 1 2 a) L b) L. 675/96 artt. 22 comma 1 e 24 D. Lgs. 135/99 2 e) D. Lgs. 135/99 L. 675/96 art L. 675/96 art L. 675/96 art. 8 comma 1 4 a) L. 675/96 art b) L. 675/96 art c) D. Lgs. 267/2000 art.10 L.241/90 art L. 675/96 artt. 9 e L. 675/96 art L. 675/96 art L. 675/96 art L. 675/96 D. Lgs. 135/99