PROCEDURA 00 DS PRO 29

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1 Pagina 1 di 5 INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI 4. RESPONSABILITÀ 5. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ 6. RIFERIMENTI 7. ARCHIVIAZIONE 8. APPARECCHIATURE 9. REQUISITI PRELIMINARI 10. CRITERI DI ACCETTAZIONE LISTA DI DISTRIBUZIONE Direttore Generale Direttore Sanitario Direttore Amministrativo Direttore Medico di Presidio Staff Direzione Generale UOC Servizi Amministrativi Direttori dei D.A.I. Direttori delle UU.OO.CC e UU.OO.SS. dipartimentali 00 30/2011 Prima Emissione Rev. Data Causale Dott. G. Cannavò Dott. P. Panagia Redazione RdF Dott. A. Artemisia Dott. M. Magistri Dott. A. Artemisia Verifica U.O.C. Controllo e Qualità Approvazione DS Codificato U.O.C. Controllo e Qualità

2 Pagina 2 di 5 1. SCOPO Questo documento definisce le responsabilità e le modalità attuative dei processi comunicativi dalle UUOO aziendali alla Direzione Medica di Presidio, al fine di ottimizzarle ed uniformarle. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica, alle direzioni dei DAI, alle unità operative complesse e dipartimentali assistenziali, dei Servizi Amministrativi, nonché alle strutture formalizzate in carico allo Staff della Direzione Generale e Aziendale dell A.O.U. G. Martino. 3. TERMINOLOGIA ED ABBREVIAZIONI A.O.U. = Azienda Ospedaliera Universitaria Art. = articolo D.A. = Decreto Assessoriale D.A.I.=Dipartimento Attività Integrata D.Lgs. = Decreto Legislativo D.M.P.= Direzione Medica di Presidio G.U.R.S. = Gazzetta Ufficiale Regione Sicilia U.O. = Unità Operativa 4. RESPONSABILITÀ Direzione Medica di Presidio: è responsabile, in vigilando, della corretta Direttori DAI: sono responsabili della corretta Direttori UOC Servizi Amministrativi: sono responsabili della corretta Direttori UUOO Staff Direzione Generale: sono responsabili della corretta Direttori UUOO Staff Direzione Aziendale: sono responsabili della corretta

3 Pagina 3 di 5 5. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ Le procedure interne amministrative di ricezione delle comunicazioni formali inoltrate alla Segreteria della Direzione Medica da parte dei soggetti identificati nel campo di applicazione della presente procedura, dovranno essere trasmesse esclusivamente mediante le modalità operative sotto descritte: COMUNICAZIONI ORDINARIE Posta ordinaria in busta chiusa. Posta elettronica certificata: segr.direzionemedica.presidio@pec.polime.it (accesso tramite il collegamento web aziendale: Posta elettronica non certificata (valida fino al 31/12/2011): dirsanaou@unime.it Via fax ai numeri: o (operativo H24); o (esclusivamente per la documentazione relativa: denuncie malattie infettive comunicazioni riguardanti date di visite/esami/ricoveri relativi a pazienti in regime di detenzione carceraria e domiciliare. COMUNICAZIONI URGENTI Al di fuori dell orario di ufficio della segreteria (07:30-15:00 dal lunedì al venerdì; 15:00 18:00 lunedì e mercoledì), ed esclusivamente nel caso di comunicazioni concernenti problematiche con carattere di urgenza-emergenza, le trasmissioni mezzo fax e/o posta elettronica dovranno essere precedute da una comunicazione telefonica al Dirigente Medico in servizio/reperibile per la DMP /Direzione Sanitaria (i recapiti telefonici ed il prospetto dei turni sono ottenibili contattando il centralino aziendale). REQUISITI FORMALI DEL MITTENTE Le comunicazione possono essere inoltrate esclusivamente dal Direttore della struttura, dal suo vicario, o solo in caso di comunicazioni urgenti dal medico in servizio/guardia.

4 Pagina 4 di 5 Il documento dovrà essere sottoscritto con firma chiara, leggibile e con relativo timbro della struttura o dello scrivente. TUTELA DEI DATI SENSIBILI Ai sensi della legge sulla tutela dei dati personali è necessario porre particolare cura nell inoltro delle comunicazioni evitando di diffondere dati sensibili, ovvero dati che attengono alla sfera etico-sociale, alle condizioni psico-fisiche dell individuo ed ancora riferibili all ambito più intimo della persona. Per quanto sopra, le comunicazioni contenenti dati sensibili dovranno essere trasmesse in busta chiusa, riportante chiaramente la dicitura LA PRESENTE BUSTA CONTIENE DATI RISERVATI DA TRATTARE AI SENSI DELLA LEGGE SULLA PRIVACY 196/2003, accompagnata da relativa nota di trasmissione. In caso di comunicazioni trasmesse per mezzo fax, queste non dovranno contenere dati sensibili salvo casi di comprovata ed estrema necessità. 6. RIFERIMENTI D.A. 890/2002 D.Lgs 196 del 30/06/2003 Nota del Direttore Sanitario prot del 28/02/ ARCHIVIAZIONE La procedura viene archiviata presso la Direzione Sanitaria di Presidio sita al 3 piano del padiglione L, a cura dei dirigenti medici di presidio. 8. APPARECCHIATURE Personal computer Connessione Internet Fax

5 Pagina 5 di 5 9. REQUISITI PRELIMINARI Caselle e Credenziali accesso PEC. Prospetto mensile turni di servizio pomeridiano/pronta disponiblità DMP/Direzione Sanitaria inviato al centralino aziendale. Rete informatica. Accesso del personale autorizzato al fax. 10. CRITERI DI ACCETTAZIONE 1% comunicazioni non trasmesse secondo le modalità sopradescritte