TUO HOTEL. Manuale operativo. Ver Pagina 1 di 41

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1 TUO HOTEL Manuale operativo Ver Pagina 1 di 41

2 SOMMARIO Il programma... 3 Accesso... 4 L interfaccia... 5 TABLEAU... 5 Calendario... 7 Principale... 8 Gestione Clienti... 9 Gestione agenzie Gestione camere Gestione piatti Registrazione piatti Consumazioni Gestione Costi Trattamenti e promozioni Listino ed extra Gestione Conti Sinottico giornaliero Incasso giornaliero ISTAT Filtro avanzato Configurazioni Tabelle Impostazioni di sistema Messaggi di sistema Gestione utenti Gestione Hotel Pagina 2 di 41

3 Aggiorna Layout stampe Supporto on-line Skin Aggiornamenti Errori e notifiche Guida rapida Per partire Inserire una prenotazione Modificare lo stato Spostare una prenotazione su un altra camera Creare un conto Conto multiplo Utility Servizi personalizzabili IL PROGRAMMA Tuo Hotel è stato ideato e sviluppato sul campo per gestire ed ottimizzare il lavoro del personale e dei collaboratori e per avere un piano ben visibile e pratico di chi lo organizza. Realizzato interamente in Visual Studio 2005 e SQL server 2005 permette di sfruttare al massimo le nuove tecnologie di comunicazione tra client, server e web. La filosofia degli applicativi Tuo è sintetizzabile nel concetto che l interfaccia utente possa modificarsi rapidamente in pochi clic secondo le esigenze e i gusti del proprio utilizzatore, per questo motivo la maggior parte degli elementi presenti sono facilmente personalizzabili su ogni postazione. Tutti i vari moduli sono stati a lungo testati sul campo in strutture ricettive presso luoghi di villeggiatura ad alto flusso, (riviera adriatica), che hanno consentito agli sviluppatori di aggiungere numerose funzionalità ed ottenere una stabilità operativa. Pagina 3 di 41

4 Le nuove funzioni vengono aggiunte automaticamente nella versione e vengono installate, senza spese, a tutti i titolari di licenza TuoHotel Gli aggiornamenti al programma e al database avvengono automaticamente ad ogni avvio dell applicativo. ACCESSO L accesso al programma è garantito all apertura dal classico inserimento utente e password. L amministratore potrà creare infiniti utenti e specificarne la password. Pagina 4 di 41

5 L INTERFACCIA L interfaccia appare chiara e diretta, il tableau indica le prenotazioni inserite. Nella parte alta il menù, in stile Office 2007, è composto da 3 linguette: Tableau: permette spostamenti all interno del tableau Principale: Comandi maggiormente utilizzati per la gestione della struttura Configurazioni: Insieme dei comandi per configurare il programma TABLEAU E la finestra centrale del programma ed elemento essenziale d insieme per la gestione dell albergo: la visualizzazione classica è di tipo time-line, in alto appare il mese e i relativi giorni, scorrendo con la rotellina del mouse è possibile muoversi orizzontalmente nel tempo (o verticalmente secondo le impostazioni). Nella parte destra compaiono le camere, in ordine crescente e di piano, questi sono configurabili in Configurazioni > Tabelle > Camere > Piani Pagina 5 di 41

6 Solitamente è la prima configurazione da effettuare, l ID indica l ordine in cui saranno visualizzati i piani (è possibile indicare anche appartamenti, esterni o altro) il TESTO sarà quello visualizzato nella scheda camera e il COLORE indica la tonalità dello sfondo che appare nel tableau, il campo HOTEL andrà valorizzato con la struttura attuale (TuoHotel è multi-struttura, pertanto sarà possibile inserire le camere di tutte le strutture presenti) Qui è possibile osservare che la finestra aperta è stata inserita come linguetta sotto il menù, pertanto sarà possibile navigare velocemente tra le varie funzioni senza chiudere o spostare finestre. Pagina 6 di 41

7 CALENDARIO Il calendario si trova inizialmente nella parte sinistra del tableau, è possibile spostare il pannello trascinandolo dalla scritta in alto Calendario e posizionandolo rilasciando nelle posizioni previste (i 4 lati) oppure rendendo il pannello a scomparsa automatica premendo sulla spilla in alto. E possibile modificare il numero di camere visualizzate contemporaneamente premendo sui pulsanti + e posti in basso a destra e si possono scorrere verticalmente le camere utilizzando la barra a destra. Pagina 7 di 41

8 PRINCIPALE Nella linguetta Principale sono elencati i comandi per la gestione del programma: Gestione clienti: anagrafiche dei clienti Gestione agenzie: anagrafiche delle agenzie Gestione piatti: per la preparazione dei menù al tavolo Registrazione piatti: per la registrazione dei piatti scelti dai clienti Consumazioni del giorno: gestione delle consumazioni extra del giorno selezionato Gestione costi: Impostazione dei costi per periodo e trattamento Gestione trattamenti e promozioni: gestione dei tipi trattamento e promo Gestione listino ed extra: Prezzi delle consumazioni extra e delle opzioni camera Gestione conti: gestione dei conti salvati o dei conti multipli Sinottico giornaliero: stato delle camere nella data selezionata Gestione A/P: arrivi, presenze e partenze del giorno Incasso giornaliero: analisi dell incasso giornaliero (presenze, consumazioni e opzioni) Pagina 8 di 41

9 GESTIONE CLIENTI Nell elenco clienti è possibile visualizzare l intero elenco dei clienti. La visualizzazione, comune a tutti gli elenchi è filtrabile (prima riga in alto), raggruppabile (trascinando il nome colonna nell apposita area), ordinabile (basta un clic nel nome colonna) ed esportabile in Excel (pulsante in basso). Aprendo o creando una scheda cliente viene visualizzato: Qui è possibile specificare le varie voci integrative alle informazioni del cliente (anche in un secondo momento) Pagina 9 di 41

10 All interno del programma è inserito un database dei comuni italiani, con la selezione di un comune dal campo Località (cliccare sul pulsante * +) Selezionando il comune verrà riportato, sulla scheda, anche i corrispondenti dati per CAP, provincia e prefisso telefonico. L elevato livello di personalizzazioni di TuoHotel permette di personalizzare ogni finestra utente, facendo clic destro nella finestra e selezionando Personalizza Layout si ottiene: Ora sarà possibile spostare (trascinare l elemento nel box) o rinominare ogni singolo elemento (attenzione a non spostare i campi obbligatori evidenziati in giallo) Pagina 10 di 41

11 GESTIONE AGENZIE Come per la gestione clienti, viene visualizzato l elenco delle agenzie e la loro relativa scheda. GESTIONE CAMERE Pagina 11 di 41

12 L elenco camere visualizza tutte le camere disponibili, aprendo la relativa scheda si ottiene: Qui si può specificare il numero camera, il tipo (Doppia, tripla, ecc ) il piano e i relativi camerieri (al tavolo e al piano), le eventuali note e un flag in cui si può specificare se la camera è fittizia, valida cioè solo per eventuali parcheggi di prenotazioni o gestione in overbooking. Pagina 12 di 41

13 GESTIONE PIATTI Questa funzione permette di preparare i menù del giorno da lasciare al tavolo per pranzo e cena, è possibile inserire fino a 8 portate per pranzo e cena. L elenco a sinistra riporta già oltre 5000 piatti (filtro veloce nella prima riga in alto), per inserire un piatto nel menù è sufficiente trascinare il nome dentro la casella desiderata, in ogni momento è possibile visualizzare l elenco completo da *Elenco piatti+ e da qui gestirne le 3 traduzioni già incluse (inglese, francese e tedesco) Pagina 13 di 41

14 Una volta selezionato e salvato il menù del giorno è possibile mandare in stampa: La stampa di default prevede 2 menù per pagina A4, ma è possibile modificare la stampa predefinita mediante l utilizzo del programma TuoReport opzionale. Una volta salvato il menù viene registrato nell ARCHIVIO PIATTI Qui si possono facilmente ritrovare i vecchi menù e clonarli su altre date. Pagina 14 di 41

15 REGISTRAZIONE PIATTI La registrazione dei piatti permette di specificare i piatti selezionati dai clienti per comporre la lista complessiva per la preparazione in cucina. A sinistra si trova l elenco delle camere occupate, la colonna REC specifica se la corrispondente camera è già stata registrata o meno. Le stampe disponibili sono le liste per la cucina e le liste per rango Pagina 15 di 41

16 CONSUMAZIONI Le consumazioni extra possono essere inserite, sia nella rispettiva prenotazione, sia nelle consumazioni del giorno: L elenco visualizza tutte le consumazioni del giorno selezionato (è possibile modificare il giorno in basso). L inserimento di una nuova consumazione nel giorno permette di specificare l extra consumato e la camera (vengono visualizzate solo le camere occupate) e l operatore (cameriere ai tavoli) Pagina 16 di 41

17 GESTIONE COSTI Nella Gestione costi si possono inserire i periodi interessati dal listino presenze: Per ogni periodo è possibile specificare i trattamenti, normali o promozionali con l indicazione del costo e dell eventuale sconto. Pagina 17 di 41

18 TRATTAMENTI E PROMOZIONI In questa finestra compare l elenco dei trattamenti e delle promozioni disponibili per le presenze, i trattamenti SENZA flag Promo appariranno nella scheda prenotazione mentre quelle segnate come Promo saranno disponibili solo nelle presenze per essere assegnate ad un componente della camera. Pagina 18 di 41

19 LISTINO ED EXTRA L elenco visualizza tutto il listino extra (consumazioni) e Opzioni camera (legato cioè alle presenze) con l indicazione del prezzo e dello sconto. Il flag Visibile indica se tale extra è o meno visibile nella scheda consumazione e la colonna Inclusive se la consumazione è compresa nell opzione All Inclusive. Pagina 19 di 41

20 GESTIONE CONTI L elenco propone tutti i conti effettuati con l indicazione della prenotazione e della camera e il suo stato. La scheda conto riepiloga tutti i costi della prenotazione, suddivisi per presenze, extra e opzioni camera. Pagina 20 di 41

21 La stampa del conto propone al cliente tutti i costi sostenuti in modo dettagliato, la stampa, come le altre, può essere personalizzata con Tuo Report. SINOTTICO GIORNALIERO E una visualizzazione che elenca, per tutte le camere disponibili, il suo stato. Pagina 21 di 41

22 Gestione A/P (Arrivi e Partenze) Si tratta dell elenco degli Arrivi, Presenze e Partenze suddivisi tramite gli appositi pulsanti in alto (di default propone gli arrivi ), la stampa visualizza: Pagina 22 di 41

23 INCASSO GIORNALIERO Si tratta di uno strumento d analisi che permette di visualizzare, in modo diretto, il carico dell albergo e l andamento delle consumazioni extra. Pagina 23 di 41

24 ISTAT La funzione restituisce la statistica ISTAT come prevista dal modulo C59 mensile: L elenco è esportabile in Excel. FILTRO AVANZATO Molte volte, soprattutto nei periodi di alta stagione è necessario focalizzare la vista solo nel periodo da considerare e solo nella camere ideali (inutile vedere una singola per un prenotazione di 4 persone) Il Filtro avanzato permette di aprire un occhio solo su questi parametri (data inizio, fine e numero di persone): Pagina 24 di 41

25 CONFIGURAZIONI E l elenco delle funzionalità che il programma permette per configurare adeguatamente l utilizzo e di adattarne la personalizzazione. TABELLE Nella parte sinistra si trova l elenco delle tabelle disponibili per le personalizzazioni e il funzionamento del programma, una volta selezionata la tabella appare, nella parte centrale, la corrispondente griglia per le modifiche necessarie. Pagina 25 di 41

26 IMPOSTAZIONI DI SISTEMA E la finestra in cui viene configurato l utilizzo principale del programma. MESSAGGI DI SISTEMA Ogni messaggio di sistema proposto dagli aggiornamenti periodici lascia sullo schermo un messaggio di notifica, in questa finestra è possibile visualizzarne un riepilogo. Pagina 26 di 41

27 GESTIONE UTENTI Qui è possibile creare, modificare o eliminare gli utenti che hanno accesso al programma. Pagina 27 di 41

28 GESTIONE HOTEL Vengono visualizzati tutti gli Hotel gestiti dal azienda (il programma è multi-struttura): Nella scheda è possibile inserire tutti i dati della struttura che potranno essere utilizzati anche nelle stampe personalizzate. Pagina 28 di 41

29 AGGIORNA LAYOUT STAMPE In caso di aggiornamenti o disponibilità di nuove stampe la funzione permette di scaricare automaticamente le stampe nella posizione corretta. SUPPORTO ON-LINE Questa funzione innovativa permette, a tutti gli utenti di TuoHotel, di mettersi in diretto contatto con il supporto tecnico per spiegazioni, consulenze, informazioni o altro cliccando su Avvia una conversazione verrà richiesto di digitare un codice di verifica (sistema anti-spam), a quel punto sarà possibile conversare con il nostro staff. Pagina 29 di 41

30 SKIN Le Skin (letteralmente pelle ) sono un modo per personalizzare la grafica globale di TuoHotel, una sorta di tema che caratterizza tutte le finestre, attualmente sono disponibili oltre 20 temi grafici che verranno implementati con gli aggiornamenti periodici AGGIORNAMENTI Il programma, se trova una connessione internet attiva, cerca ad ogni avvio, una versione più aggiornata, in caso positivo ne viene notificata la disponibilità e chiede l autorizzazione all installazione. In ogni caso è consigliabile effettuare gli aggiornamenti quando richiesto. ERRORI E NOTIFICHE In caso di errori del sistema viene notificato all utente l errore intercorso, cliccando Invia all assistenza è possibile trasmettere al nostro supporto l errore rilevato in modo di evitare future notifiche o anomalie. Nel corso della trasmissione NON vengono comunicati dati personali dell utente ma solamente il testo completo dell errore (è visualizzabile con uno dei pulsanti a lato) Pagina 30 di 41

31 GUIDA RAPIDA Proponiamo una serie di mini-guide per dare alcuni spunti sulle caratteristiche di TuoHotel e un suo possibile utilizzo nella Vostra struttura: PER PARTIRE Alla prima installazione il database del programma è vuoto e occorre inserire alcuni dati essenziali: Per primo inserire i dati della Vostra struttura nella Gestione Hotel (ved. Pag. 26), poi passare alla composizione dei piani (Configurazione > Tabelle > Camere/Hotel > Piani) Quindi definire le camere disponibili (ved. Pag. 12), a questo punto il tableau è pronto, per inserire una prenotazione è sufficiente fare un doppio clic su una cella disponibile, i clienti possono essere inseriti al volo mentre è consigliabile verificare le preparazioni e i trattamenti (per modifiche andare in Configurazione > Tabelle). Prima di provare ad inserire un conto verificate il listino e in Gestione costi controllate che ci siano gli scaglioni di costo per tutti i periodi da Voi gestiti. Pagina 31 di 41

32 INSERIRE UNA PRENOTAZIONE Per inserire una prenotazione è sufficiente un doppio clic sul tableau o selezionando il periodo desiderato (basta trascinare il mouse nelle caselle) poi clic-destro > Nuova prenotazione: La scheda prenotazione è la finestra più importante del programma, qui vengono inseriti: i dati del cliente (cliccare su * + per l elenco clienti o *++ per inserirne uno al volo Le persone che occuperanno la camera (si può specificare la quantità solo nel primo inserimento, successivamente è necessario cliccare su Registro presenze Camera: viene proposta quella in cui si è fatto il doppio clic, la [>] elenca le camere disponibili al momento della prenotazione (per cambi camera dalla scheda) Fonte: ha un utilizzo statistico (per inserirne di nuove andare su Configurazioni > Tabelle > Fonti) (es. Google, Vecchio cliente, brochure, ecc ) Pagina 32 di 41

33 Arrivo e Partenza: indica data e ora di arrivo e quelle di partenza indicando un ora diversa (es. un cliente che parte alla sera invece che alla mattina) si potrà precludere ogni possibilità di accavallare due prenotazioni (con spiacevoli disguidi per il cliente) Stato prenotazione: In Tabelle si possono definire lo stato delle prenotazioni (es. in prenotazione, attesa caparra, ecc ) e il colore che assumerà la striscia nel tableau. Arriva per: spesso è importante sapere quando arriverà il cliente (magari per cena invece che per pranzo), questo dato apparirà anche nel registro piatti. Bloccata: selezionando l opzione la prenotazione risulterà bloccata e non sarà possibile cambiare la camera (per clienti affezionati ad una camera particolare) Trattamento: un trattamento definito nei trattamenti e promozioni Preparazione: dato importante da dare al personale che prepara la camera. Cambio biancheria: si definiscono n giorni dopo il quale verrà segnalato di effettuare il cambio biancheria ordinario al personale dei piani. Scadenza prenotazione: indica una scadenza magari per un offerta non ancora confermata. Opzioni: Qui si inseriscono le opzioni camera (es. parcheggio, clima, ecc.) Caparra: indica la caparra (o anticipo) richiesto, verrà conteggiato nel conto della prenotazione. Pagina 33 di 41

34 MODIFICARE LO STATO Mediante clic destro sulla striscia > Imposta stato prenotazione, per modificare o aggiungere queste diciture: Configurazioni > Tabelle > Stati prenotazione: Pagina 34 di 41

35 SPOSTARE UNA PRENOTAZIONE SU UN ALTRA CAMERA Dal tableau clic destro sulla prenotazione e selezionare sulla camera desiderata appariranno SOLO le camere disponibili, oppure dalla scheda prenotazione, clic sulla camera icona [>] Pagina 35 di 41

36 CREARE UN CONTO Dalla scheda prenotazione cliccare su Prepara conto, verrà presentata il dettaglio del conto: Qui si possono eventualmente porvi alcune modifiche, salvare il conto o stamparlo direttamente. Pagina 36 di 41

37 CONTO MULTIPLO Da Gestione conti > Prepara conto multiplo > Elenco prenotazioni (qui si possono utilizzare i soliti filtri): Una volta selezionate le prenotazioni si esegue il conto che verrà elencato come per il conto singolo nelle singole voci di conto e se ne potrà stampare una copia con i dettagli per ogni camera. UTILITY Da Tableau > Trova Prenotazione si può ritrovare una prenotazione risalendo dal suo numero. Pagina 37 di 41

38 Dal tableau > clic-destro > Vai a ci si può posizionare ad una certa data e una certa camera. Con clic-destro nel tableau si possono modificare le scale temporali che compaiono nella parte alta del tableau: (Anno, mese, Settimana, giorno e ora). Pagina 38 di 41

39 SERVIZI PERSONALIZZABILI Può accedere di voler gestire alcuni servizi offerti in modo scrupoloso, magari tenendone traccia con tanto di stampa di ricevuta: Per creare un servizio andare su Tabelle > Prenotazioni > Servizi Scrivere il nome del servizio, associarlo ad uno o tutti gli hotel e specificarne, se gestita, il nome della stampa Pagina 39 di 41

40 Allo stesso modo specificare in Tabelle > Prenotazioni > Listino servizi il costo del servizio, la data di validità e il suo prezzo di listino. Ora il servizio apparirà disponibile in ogni prenotazione alla voce Servizi Cliccando su Nuovo > [Nome del servizio] si potranno specificarne le relative voci (personalizzabili) Per ogni servizio si potrà personalizzare la schermata rendendola unica per ogni servizio. Anche la stampa potrà essere personalizzata (le stampe dovranno essere presenti nei documenti > TuoHotel). Ogni servizio sarà conteggiato nel conto della prenotazione. Pagina 40 di 41

41 Lo staff di TuoPlanet è alla continua ricerca di miglioramenti ed integrazioni, si augura che il programma sia di Vostro gradimento e spera di annoverarvi tra i nostri clienti. Pagina 41 di 41