Nomina e istruzioni incaricati. Allegato 6

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1 Pag 1 di 17 Lettera di nomina dell incaricato del trattamento dei dati personali Alla/Al docente IL DIRIGENTE SCOLASTICO In qualità di Il Titolare del trattamento dei dati personali dell istituzione scolastica Visto il D.Lgs 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, Visto il Regolamento emanato dal Ministero della Pubblica Istruzione con decreto 7 dicembre 2006 n 305 e adottato da questa istituzione scolastica con delibera del CdI in data 15/02/2007, Viste le in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico 14 giugno 2007 considerato che: - occorre definire le misure minime di sicurezza per l attività di ciascuna unità organizzativa nel trattamento di dati personali e per l esecuzione di procedimenti amministrativi - la nomina a Incaricato non implica l attribuzione di funzioni ulteriori rispetto a quelle già assegnate bensì soltanto ricevere un autorizzazione a trattare dati personali e istruzioni sulle modalità cui attenersi nel trattamento determina 1) di designare l unità organizzativa docenti quale Incaricata del trattamento dei seguenti dati personali sottoelencati : T1 Alunni dati personali T5 Acquisti e fornitori T11 Trattamento di dati per Esami di Stato 2) di incaricare ufficialmente docenti esterni per attività della scuola (esami, corsi, concorsi e attività integrative) 3) di dare atto che ogni dipendente che cessa di far parte di questa unità organizzativa automaticamente decada dalla funzione di Incaricato, e che ogni nuovo dipendente che entra a far parte di questa unità organizzativa assuma automaticamente la funzione di Incaricato, 4) fermo restando obblighi e responsabilità civili e penali dei dipendenti pubblici nell ambito delle attività d ufficio, di disporre sotto vincolo disciplinare l obbligo tassativo di attenersi alle suddette istruzioni, 5) di mettere a disposizione copia del D.Lgs 196/2003, 6) di organizzare apposite riunioni esplicative e formative, 7) di mettere a disposizione, non appena redatto, il Documento Programmatico sulla Sicurezza, 8) di consegnare, all atto dell assunzione in servizio, a ogni nuovo componente anche temporaneo dell unità organizzativa in oggetto, copia della presente determina affinché riceva un adeguata informazione individuale.

2 Pag 2 di 17 Di impartire le seguenti Istruzioni Generali: Il Responsabile e gli Incaricati devono attenersi rigorosamente a tutte le regole dettate dal D.Lgs 196/2003 e in particolare ai seguenti punti fondamentali: - L obbligo di mantenere riserbo in ordine alle informazioni delle quali si sia venuti a conoscenza nel corso dell incarico, e anche quando sia venuto meno l incarico stesso (art.326 del codice penale e art. 28 della legge 241/90). - Ai sensi dell'art. 30 del Codice, gli Incaricati del trattamento devono operare sotto la diretta autorità del Titolare e devono elaborare i dati personali ai quali hanno accesso attenendosi alle istruzioni impartite. - E vietata all Incaricato qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia funzionale allo svolgimento dei compiti affidati. - Per il trattamento devono essere seguite le norme di Legge in materia di tutela della riservatezza dei dati personali e devono essere applicate le misure di protezione previste dal Titolare. Modalità di trattamento dei dati: Può essere effettuato manualmente, mediante strumenti informatici, telematici o altri supporti. Ai sensi dell art. 11 del Codice, il trattamento deve applicare il principio di pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità del trattamento medesimo, pertanto è consentita l acquisizione dei soli dati personali strettamente indispensabili per adempiere alle finalità richieste dall interessato. Ogni acquisizione di dati deve essere preceduta dall apposita informativa all Interessato di cui agli artt. 13 e 22, avendo cura nel caso di documenti ritenuti potenzialmente classificabili come sensibili o giudiziari di fare espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale è effettuato il trattamento. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati: ai sensi dell'articolo 19 del Codice, la comunicazione da parte della scuola ad altri soggetti pubblici è ammessa quando è prevista da una norma di legge o di regolamento. In mancanza di tale norma la comunicazione è ammessa previa comunicazione al Garante e attesa del diniego o del silenzio-assenso dopo 45 giorni. La comunicazione da parte della scuola a privati o a enti pubblici economici e la diffusione sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento. Modalità di trattamento dei dati sensibili: Ferma restando l applicazione delle disposizioni vigenti in materia di trattamento dei dati sensibili e delle istruzioni impartite dal Titolare e dal Responsabile del trattamento, i documenti (anche tuttora in lavorazione e non definitivi) ed i supporti recanti dati sensibili devono essere conservati in elementi di arredo muniti di serratura e non devono essere lasciati incustoditi in assenza dell incaricato. Trattamenti da parte dei docenti Procedura di Protezione Dati: registro elettronico Il netbook e la pennetta usb che fungono da registro elettronico di classe e personale, avuti in uso dall Istituto, il cui accesso è protetto da password con screensaver temporizzato e password di riattivazione, devono sempre essere sempre custoditi con la massima diligenza e responsabilità. Le stampe dei verbali dei consigli di classe e scrutini, o qualunque altro verbale, affidato per la scrittura, la firma o la consultazione, devono essere mantenuti protetti da accessi non autorizzati e riconsegnati quanto prima in segreteria. Procedura di Protezione Dati: certificazioni mediche e informazioni sullo stato di salute degli alunni

3 Pag 3 di 17 I dati personali in grado di rivelare lo stato di salute sono classificati sensibili e quindi protetti dalla visione di terzi che non sia strettamente necessaria. L insegnante ottiene informazioni su problemi di salute dell alunno che possono presentarsi durante le lezioni, in alcuni casi con grave rischio per la vita dell alunno stesso. Le informazioni sono messe a disposizione dai genitori o dall interessato. Le comunicazioni scritte, trattandosi di dato sensibile vengono trattate con particolare cautela, e la consultazione avviene previa autorizzazione del Titolare o Responsabile. Procedura di Protezione Dati : gestione di documenti scolastici In generale qualunque documento scolastico che contenga dati personali è sottoposto al D.Lgs 196/2003, pertanto va custodito sempre con la massima diligenza e responsabilità. Procedura di Protezione Dati : gestione degli elenchi degli alunni Gli elenchi contenenti dati anagrafici degli alunni godono di protezione da parte del D.Lgs 196/2003. Pertanto possono essere consegnati a terzi, soprattutto privati, esclusivamente per attività istituzionali della scuola. Va comunque chiesta l autorizzazione al Dirigente. Il Titolare del trattamento dei dati Dirigente Scolastico Cristina Bonaglia

4 Pag 4 di 17 Lettera di nomina dell incaricato del trattamento dei dati personali IL DIRIGENTE SCOLASTICO Al docente collaboratore In qualità di Il Titolare del trattamento dei dati personali dell istituzione scolastica - Visto il D.Lgs 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, che d ora in poi nel presente documento sarà richiamato semplicemente come Codice - Visto il Regolamento emanato dal Ministero della Pubblica Istruzione con decreto 7 dicembre 2006 n 305 e adottato da questa istituzione scolastica con delibera del CdI in data 15/02/2007, - Viste le in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico 14 giugno 2007 considerato che: - occorre definire le misure minime di sicurezza per l attività di ciascuna unità organizzativa nel trattamento di dati personali e per l esecuzione di procedimenti amministrativi e individuare gli Incaricati - la nomina a Incaricato non implica l attribuzione di funzioni ulteriori rispetto a quelle già assegnate bensì soltanto ricevere un autorizzazione a trattare dati personali e istruzioni sulle modalità cui attenersi nel trattamento determina 1) Di designare l unità organizzativa Collaboratori del Dirigente Scolastico quale Incaricata del trattamento dei seguenti dati personali sotto elencati : a) T1 - Alunni Dati personali b) T3 - Personale dipendente Dati personali c) T4 - Collaborazioni professionali Dati personali d) T5 - Acquisti e fornitori Dati personali e) T6 - Gestione finanziaria del Programma Annuale f) T7 - Gestione Istituzionale e Protocollo g) T10 - Dati di presenza h) T11 - Trattamento di dati per esami di stato 1) Di autorizzare in sua assenza il Dirigente questa categoria di Incaricati a trattare tutti i dati con cui entrino in contatto nell ambito dell espletamento dell attività di loro competenza, 2) di disporre sotto vincolo disciplinare l obbligo tassativo di attenersi alle suddette istruzioni, fermo restando obblighi e responsabilità civili e penali dei dipendenti pubblici nell ambito delle attività d ufficio, 3) di mettere a disposizione copia del D.Lgs 196/2003, 4) di mettere a disposizione, il Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati personali, 5) di organizzare apposite riunioni esplicative e formative

5 Pag 5 di 17 Di impartire altresì le seguenti Istruzioni Generali: Il Responsabile e gli Incaricati devono attenersi rigorosamente a tutte le regole dettate dal D.Lgs 196/2003 e in particolare ai seguenti punti fondamentali: L obbligo di mantenere il dovuto riserbo in ordine alle informazioni delle quali si sia venuti a conoscenza nel corso dell incarico, deve permanere in ogni caso, anche quando sia venuto meno l incarico stesso (art.326 del codice penale e art. 28 della legge 241/90). Ai sensi dell'art. 30 del Codice gli Incaricati del trattamento devono operare sotto la diretta autorità del Titolare o del Responsabile e devono elaborare i dati personali ai quali hanno accesso attenendosi alle istruzioni impartite. Finalità del trattamento: Ai sensi dell'art. 18 del Codice in materia di protezione dei dati personali, il trattamento di dati personali da parte di soggetti pubblici è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali. Modalità di trattamento dei dati: Può essere effettuato manualmente, mediante strumenti informatici, telematici o altri supporti. Ai sensi dell art. 11 del Codice, il trattamento deve applicare il principio di pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità del trattamento medesimo, pertanto è consentita l acquisizione dei soli dati personali strettamente indispensabili per adempiere alle finalità richieste dall interessato. Ogni acquisizione di dati deve essere preceduta dall apposita informativa all Interessato di cui agli artt. 13 e 22, avendo cura nel caso di documenti ritenuti potenzialmente classificabili come sensibili o giudiziari di fare espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale è effettuato il trattamento. I dati devono essere trattati in modo lecito e secondo correttezza, devono essere esatti ed aggiornati. E vietata all Incaricato qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia funzionale allo svolgimento dei compiti affidati. Per il trattamento devono essere seguite le norme di legge in materia di tutela della riservatezza dei dati personali e devono essere applicate le misure di protezione previste dal Titolare. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati: Ai sensi dell'articolo 19 del Codice la comunicazione da parte della scuola ad altri soggetti pubblici è ammessa quando è prevista da una norma di legge o di regolamento. In mancanza di tale norma la comunicazione è ammessa previa comunicazione al Garante e attesa del diniego o del silenzio-assenso dopo 45 giorni. La comunicazione da parte della scuola a privati o a enti pubblici economici e la diffusione sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento. Modalità di trattamento dei dati sensibili/giudiziari: Ferma restando l applicazione delle disposizioni vigenti in materia di trattamento dei dati sensibili e giudiziari e delle istruzioni impartite dal Titolare e dal Responsabile del trattamento, i documenti recanti dati sensibili o giudiziari vengono conservati nell ufficio di Presidenza. Il Titolare del trattamento dei dati Dirigente Scolastico Cristina Bonaglia

6 Pag 6 di 17 Lettera di nomina dell incaricato del trattamento dei dati personali All Assistente Amm.vo IL DIRIGENTE SCOLASTICO In qualità di Il Titolare del trattamento dei dati personali dell istituzione scolastica - Visto il D.Lgs 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, che d ora in poi nel presente documento sarà richiamato semplicemente come Codice - Visto il Regolamento emanato dal Ministero della Pubblica Istruzione con decreto 7 dicembre 2006 n 305 e adottato da questa istituzione scolastica con delibera del CdI in data 15/02/2007 -Viste le in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico 14 giugno 2007 Premesso che: - Il Titolare ha applicato l art. 29 del Codice che consentiva la facoltà di nominare uno o più Responsabili di tutti o parte dei trattamenti e che pertanto è stato nominato il DSGA Milena Casella quale Responsabile per la parte dei trattamenti di dati svolti dall unità organizzativa Assistenti Amministrativi e dall unità organizzativa Collaboratori Scolastici - L art. 30 del Codice impone di nominare gli Incaricati del trattamento dei dati personali - L art. 33 impone di adottare le misure di sicurezza disposte dal Codice e almeno le misure minime individuate dall allegato B del Codice stesso considerato che: - occorre definire le misure minime di sicurezza per l attività di ciascuna unità organizzativa nel trattamento di dati personali e per l esecuzione di procedimenti amministrativi e individuare gli Incaricati - la nomina a Incaricato non implica l attribuzione di funzioni ulteriori rispetto a quelle già assegnate bensì soltanto ricevere un autorizzazione a trattare dati personali e istruzioni sulle modalità cui attenersi nel trattamento determina 1) di designare l unità organizzativa Assistenti Amministrativi quale Incaricata del trattamento dei seguenti dati: a) T2 - Alunni Dati personali b) T3 - Personale dipendente Dati personali c) T4- Collaborazioni professionali Dati personali d) T5 - Acquisti e fornitori Dati personali e) T6 - Gestione finanziaria del Programma Annuale f) T7 - Gestione Istituzionale e Protocollo g) T10 - Dati di presenza h) T11 Trattamento di dati per esami di stato 2) di dare atto che ogni dipendente che cessa di far parte di questa unità organizzativa cessa automaticamente dalla funzione di Incaricato, che ogni nuovo dipendente che entra a far parte di questa unità organizzativa assume automaticamente la funzione di Incaricato, 3) di autorizzare questa categoria di Incaricati a trattare tutti i dati personali con cui entrino comunque in contatto nell ambito dell espletamento dell attività di loro competenza o

7 Pag 7 di 17 contenuti nelle banche dati, in archivi cartacei, nelle memorie dei computers, negli archivi dell intera scuola e dei dati personali comunque raccolti, 4) di autorizzare l unità organizzativa Assistenti Amministrativi a trattare i dati con cui vengano a contatto durante l attività di loro competenza nell ambito dell Istituto, 5) di indicare quali misure di sicurezza da applicare nel trattamento dei dati personali in genere, nella gestione di banche dati,nell utilizzo dei computers, nelle comunicazioni anche elettroniche, le istruzioni operative riportate nell allegato 10, 6) fermi restando obblighi e responsabilità civili e penali dei dipendenti pubblici nell ambito delle attività d ufficio, di disporre sotto vincolo disciplinare l obbligo tassativo di attenersi alle suddette istruzioni, 7) di mettere a disposizione copia del D.Lgs 196/03. 8) di organizzare apposite riunioni esplicative e formative 9) di mettere a disposizione, non appena redatto, il Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati personali. Di impartire le seguenti Istruzioni Generali: Il Responsabile e gli Incaricati devono attenersi rigorosamente a tutte le regole dettate dal D.Lgs 196/2003 e in particolare ai seguenti punti fondamentali: L obbligo di mantenere il dovuto riserbo in ordine alle informazioni delle quali si sia venuti a conoscenza nel corso dell incarico, deve permanere in ogni caso, anche quando sia venuto meno l incarico stesso (art.326 del codice penale e art. 28 della legge 241/90). Ai sensi dell'art. 30 del Codice gli Incaricati del trattamento devono operare sotto la diretta autorità del Titolare (o del Responsabile, se nominato) e devono elaborare i dati personali ai quali hanno accesso attenendosi alle istruzioni impartite. Finalità del trattamento: Ai sensi dell'art. 18 del Codice in materia di protezione dei dati personali, il trattamento di dati personali da parte di soggetti pubblici è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali. Modalità di trattamento dei dati: Può essere effettuato manualmente, mediante strumenti informatici, telematici o altri supporti. Ai sensi dell art. 11 del Codice, il trattamento deve applicare il principio di pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità del trattamento medesimo, pertanto è consentita l acquisizione dei soli dati personali strettamente indispensabili per adempiere alle finalità richieste dall interessato. Ogni acquisizione di dati dev essere preceduta dall apposita informativa all Interessato di cui all art. 13 e 22, avendo cura nel caso di documenti ritenuti potenzialmente classificabili come sensibili o giudiziari di fare espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale è effettuato il trattamento. I dati devono essere trattati in modo lecito e secondo correttezza, devono essere esatti ed aggiornati. E vietata all Incaricato qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia funzionale allo svolgimento dei compiti affidati. Per il trattamento devono essere seguite le norme di legge in materia di tutela della riservatezza dei dati personali e devono essere applicate le misure di protezione previste dal Titolare. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati: Ai sensi dell'articolo 19 del Codice la comunicazione da parte della scuola ad altri soggetti pubblici è ammessa quando è prevista da una norma di legge o di regolamento. In mancanza di tale norma la comunicazione è ammessa previa comunicazione al Garante e attesa del diniego o del silenzio-assenso dopo 45 giorni. La comunicazione da parte della scuola a privati o a enti pubblici economici e la diffusione sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento.

8 Pag 8 di 17 Modalità di trattamento dei dati sensibili/giudiziari: Ferma restando l applicazione delle disposizioni vigenti in materia di trattamento dei dati sensibili e giudiziari e delle istruzioni impartite dal Titolare e dal Responsabile del trattamento, i documenti (anche tuttora in lavorazione e non definitivi) ed i supporti recanti dati sensibili o giudiziari devono essere conservati in elementi di arredo muniti di serratura e non devono essere lasciati incustoditi in assenza dell incaricato. Il Titolare del trattamento dei dati Dirigente Scolastico Cristina Bonaglia Il Responsabile del trattamento dati Direttore SGA MilenaCasella

9 Pag 9 di 17 Lettera di nomina dell incaricato del trattamento dei dati personali Ai membri degli OOCC IL DIRIGENTE SCOLASTICO In qualità di Il Titolare del trattamento dei dati personali dell istituzione scolastica - Visto il D.Lgs 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, che d ora in poi nel presente documento sarà richiamato semplicemente come Codice - Visto il Regolamento emanato dal Ministero della Pubblica Istruzione con decreto 7 dicembre 2006 n 305 e adottato da questa istituzione scolastica con delibera del CdI in data 15/02/ Viste le in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico 14 giugno 2007 considerato che: - occorre definire le misure minime di sicurezza per l attività di ciascuna unità organizzativa nel trattamento di dati personali e per l esecuzione di procedimenti amministrativi e individuare gli Incaricati - la nomina a Incaricato non implica l attribuzione di funzioni ulteriori rispetto a quelle già assegnate bensì soltanto ricevere un autorizzazione a trattare dati personali e istruzioni sulle modalità cui attenersi nel trattamento determina 1) Di designare l unità organizzativa membri di Organi Collegiali quale Incaricata del trattamento dei seguenti dati personali : T8 - Gestione di trattamenti da parte di persone, anche esterne alla scuola, facenti parte degli Organi Collegiali interni (Consiglio di Circolo/d Istituto e Consigli di classe) 2) Di dare atto che ogni persona che cessa di far parte di questa unità organizzativa cessa automaticamente dalla funzione di Incaricato, che ogni nuovo designato che entra a far parte di questa unità organizzativa assume automaticamente la funzione di Incaricato 3) Di autorizzare questa categoria di Incaricati a trattare tutti i dati personali con cui entrino comunque in contatto nell ambito dell espletamento dell attività di loro competenza. 4) Di autorizzare l unità organizzativa membri di Organi Collegiali a trattare i dati sensibili e giudiziari con cui vengano a contatto durante l attività di loro competenza nell ambito dell Istituto. 5) Di indicare per l unità organizzativa membri di Organi Collegiali quali istruzioni e misure di sicurezza da applicare tassativamente nel trattamento dei dati personali in genere, nella gestione di banche dati cartacee, le istruzioni operative riportate nell allegato 11 Elenco misure di protezione dei dati (che viene affisso all albo), nella parte di loro competenza. 6) Fermi restando obblighi e responsabilità civili e penali dei dipendenti pubblici e degli eletti negli Organi Collegiali nell ambito delle attività d ufficio, di disporre l obbligo tassativo di attenersi alle suddette istruzioni per tutti i dipendenti e le persone facenti parte dell all unità organizzativa membri di Organi Collegiali. 7) Di mettere a disposizione copia del D.Lgs 196/ ) Di mettere a disposizione, non appena redatto, il Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati personali.

10 Pag 10 di 17 9) Di consegnare, all atto dell assunzione in carica, a ogni nuovo componente anche temporaneo dell unità organizzativa in oggetto copia della presente determina. Di impartire la seguenti Istruzioni Generali: Il Responsabile e gli Incaricati devono attenersi rigorosamente a tutte le regole dettate dal D.Lgs 196/2003 e in particolare ai seguenti punti fondamentali: L obbligo di mantenere il dovuto riserbo in ordine alle informazioni delle quali si sia venuti a conoscenza nel corso dell incarico, deve permanere in ogni caso, anche quando sia venuto meno l incarico stesso (art.326 del codice penale e art. 28 della legge 241/90). Ai sensi dell'art. 30 del Codice gli Incaricati del trattamento devono operare sotto la diretta autorità del Titolare (o del Responsabile, se nominato) e devono elaborare i dati personali ai quali hanno accesso attenendosi alle istruzioni impartite. Finalità del trattamento: Ai sensi dell'art. 18 del Codice in materia di protezione dei dati personali, il trattamento di dati personali da parte di soggetti pubblici è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali. Modalità di trattamento dei dati: Può essere effettuato manualmente, mediante strumenti informatici, telematici o altri supporti. Ai sensi dell art. 11 del Codice, il trattamento deve applicare il principio di pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità del trattamento medesimo, pertanto è consentita l acquisizione dei soli dati personali strettamente indispensabili per adempiere alle finalità richieste dall interessato. Si ricorda che ogni acquisizione di dati deve essere preceduta dall apposita informativa all Interessato di cui all art. 13 e 22, avendo cura nel caso di documenti ritenuti potenzialmente classificabili come sensibili o giudiziari di fare espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale è effettuato il trattamento. I dati devono essere trattati in modo lecito e secondo correttezza, devono essere esatti ed aggiornati. E vietata all Incaricato qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia funzionale allo svolgimento dei compiti affidati. Per il trattamento devono essere seguite le norme di legge in materia di tutela della riservatezza dei dati personali e devono essere applicate le misure di protezione previste dal Titolare. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati: Ai sensi dell'articolo 19 del Codice la comunicazione da parte della scuola ad altri soggetti pubblici è ammessa quando è prevista da una norma di legge o di regolamento. In mancanza di tale norma la comunicazione è ammessa previa comunicazione al Garante e attesa del diniego o del silenzio-assenso dopo 45 giorni. La comunicazione da parte della scuola a privati o a enti pubblici economici e la diffusione sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento. Modalità di trattamento dei dati sensibili: ferma restando l applicazione delle disposizioni vigenti in materia di trattamento dei dati sensibili e delle istruzioni impartite dal Titolare e dal Responsabile del trattamento, i documenti (anche tuttora in lavorazione e non definitivi) ed i supporti recanti dati sensibili o giudiziari devono essere conservati in elementi di arredo muniti di serratura e non devono essere lasciati incustoditi in assenza dell incaricato; Modalità di trattamento dei dati: Può essere effettuato manualmente, mediante strumenti informatici, telematici o altri supporti. Ai sensi dell art. 11 del Codice, il trattamento deve applicare il principio di pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità del trattamento medesimo, pertanto è consentita l acquisizione dei soli dati personali strettamente indispensabili per adempiere alle finalità richieste dall interessato.

11 Pag 11 di 17 Ogni acquisizione di dati deve essere preceduta dall apposita informativa all Interessato di cui agli artt. 13 e 22, avendo cura nel caso di documenti ritenuti potenzialmente classificabili come sensibili o giudiziari di fare espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale è effettuato il trattamento. Procedura di Protezione Dati : gestione di documenti scolastici In generale qualunque documento scolastico che contenga dati personali è sottoposto al D.Lgs 196/2003, pertanto va custodito sempre con la massima diligenza e responsabilità. Il Titolare del trattamento dati Dirigente Scolastico Cristina Bonaglia

12 Pag 12 di 17 Lettera di nomina dell incaricato del trattamento dei dati personali Al Collaboratore Scolastico IL DIRIGENTE SCOLASTICO In qualità di Il Titolare del trattamento dei dati personali dell istituzione scolastica Visto il D.Lgs 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, che d ora in poi nel presente documento sarà richiamato semplicemente come Codice - Visto il Regolamento emanato dal Ministero della Pubblica Istruzione con decreto 7 dicembre 2006 n 305 e adottato da questa istituzione scolastica con delibera del CdI in data 15/02/2007 Viste le in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico 14 giugno 2007 Premesso che: - Ai sensi dell art. 28 del Codice nel presente atto, Titolare dei dati personali trattati da parte di questo Istituto è l Istituto stesso, di cui il sottoscritto è Legale Rappresentante protempore - Il Titolare ha applicato l art. 29 del Codice che consentiva la facoltà di nominare uno o più Responsabili di tutti o parte dei trattamenti e che pertanto è stato nominato il DSGA Milena Casella quale Responsabile per la parte dei trattamenti di dati svolti dall unità organizzativa Assistenti Amministrativi e dall unità organizzativa Collaboratori Scolastici - L art. 30 del Codice impone di nominare gli Incaricati del trattamento dei dati personali - L art. 33 impone di adottare le misure di sicurezza disposte dal Codice e almeno le misure minime individuate dall allegato B del Codice stesso considerato che - occorre definire le misure minime di sicurezza per l attività di ciascuna unità organizzativa nel trattamento di dati personali e per l esecuzione di procedimenti amministrativi e individuare gli Incaricati - la nomina a Incaricato non implica l attribuzione di funzioni ulteriori rispetto a quelle già assegnate bensì soltanto ricevere un autorizzazione a trattare dati personali e istruzioni sulle modalità cui attenersi nel trattamento determina 1) Di designare l unità organizzativa Collaboratori Scolastici quale Incaricata del trattamento dei seguenti dati personali elencati : T9 Trattamenti di dati personali effettuati da Collaboratori Scolastici 2) Di dare atto che ogni dipendente che cessa di far parte di questa unità organizzativa cessa automaticamente dalla funzione di Incaricato, che ogni nuovo dipendente che entra a far parte di questa unità organizzativa assume automaticamente la funzione di Incaricato, che in un determinato momento l elenco degli incaricati appartenenti a questa categoria corrisponde all elenco dei dipendenti validamente in servizio che ne fanno parte. 3) Di autorizzare questa categoria di Incaricati a trattare tutti i dati personali con cui entrino comunque in contatto nell ambito dell espletamento dell attività di loro competenza.

13 Pag 13 di 17 4) Di autorizzare l unità organizzativa Collaboratori Scolastici a trattare i dati sensibili e giudiziari con cui vengano a contatto durante l attività di loro competenza nell ambito dell Istituto 5) Di indicare per l unità organizzativa Collaboratori Scolastici quali misure di sicurezza da applicare tassativamente nel trattamento dei dati personali in genere, nella gestione di banche dati cartacee, le istruzioni operative riportate nell allegato 11 Elenco misure di protezione dei dati (che viene pubblicato all albo), nella parte a loro dedicata. 6) Fermi restando obblighi e responsabilità civili e penali dei dipendenti pubblici nell ambito delle attività d ufficio, di disporre sotto vincolo disciplinare l obbligo tassativo di attenersi alle suddette istruzioni per tutti i dipendenti facenti parte dell unità organizzativa Collaboratori Scolastici e Personale Ausiliario. 7) Di mettere a disposizione copia del D.Lgs 196/2003 ed altri materiali informativi 8) Di organizzare apposite riunioni esplicative e formative 9) Di mettere a disposizione, non appena redatto, il Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati personali. 10) Di consegnare, all atto dell assunzione in servizio, a ogni nuovo componente anche temporaneo dell unità organizzativa in oggetto copia della presente determina e i relativi allegati e di provvedere affinché riceva un adeguata informazione individuale. Di impartire le seguenti Istruzioni Generali: Il Responsabile e gli Incaricati devono attenersi rigorosamente a tutte le regole dettate dal D.Lgs 196/2003 e in particolare ai seguenti punti fondamentali: L obbligo di mantenere il dovuto riserbo in ordine alle informazioni delle quali si sia venuti a conoscenza nel corso dell incarico, deve permanere in ogni caso, anche quando sia venuto meno l incarico stesso (art.326 del codice penale e art. 28 della legge 241/90). Ai sensi dell'art. 30 del Codice gli Incaricati del trattamento devono operare sotto la diretta autorità del Titolare (o del Responsabile, se nominato) e devono elaborare i dati personali ai quali hanno accesso attenendosi alle istruzioni impartite. Finalità del trattamento: Ai sensi dell'art. 18 del Codice in materia di protezione dei dati personali, il trattamento di dati personali da parte di soggetti pubblici è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali. Modalità di trattamento dei dati: Può essere effettuato manualmente, mediante strumenti informatici, telematici o altri supporti. Ai sensi dell art. 11 del Codice, il trattamento deve applicare il principio di pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità del trattamento medesimo, pertanto è consentita l acquisizione dei soli dati personali strettamente indispensabili per adempiere alle finalità richieste dall interessato. Si ricorda che ogni acquisizione di dati deve essere preceduta dall apposita informativa all Interessato di cui all art. 13 e 22, avendo cura nel caso di documenti ritenuti potenzialmente classificabili come sensibili o giudiziari di fare espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale è effettuato il trattamento. I dati devono essere trattati in modo lecito e secondo correttezza, devono essere esatti ed aggiornati. E vietata all Incaricato qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia funzionale allo svolgimento dei compiti affidati. Per il trattamento devono essere seguite le norme di legge in materia di tutela della riservatezza dei dati personali e devono essere applicate le misure di protezione previste dal Titolare.

14 Pag 14 di 17 Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati: Ai sensi dell'articolo 19 del Codice la comunicazione da parte della scuola ad altri soggetti pubblici è ammessa quando è prevista da una norma di legge o di regolamento. In mancanza di tale norma la comunicazione è ammessa previa comunicazione al Garante e attesa del diniego o del silenzio-assenso dopo 45 giorni. La comunicazione da parte della scuola a privati o a enti pubblici economici e la diffusione sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento. Modalità di trattamento dei dati sensibili: Ferma restando l applicazione delle disposizioni vigenti in materia di trattamento dei dati sensibili e giudiziari e delle istruzioni impartite dal Titolare e dal Responsabile del trattamento, i documenti recanti dati sensibili o giudiziari vengono custoditi in ufficio di Presidenza. Procedura di Protezione Dati : trasporto di documenti scolastici I documenti ricevuti aperti vanno immediatamente consegnati alla segreteria, senza prenderne visione. Se si tratta di certificati medici, certificazioni varie, si deve offrire all interessato una busta chiusa. Nel caso di consegna di documenti all ufficio postale o ad altri destinatari o di ricezione di documenti, vanno trattati con cura, protetti da accesso di terzi, mai lasciati incustoditi, consegnati appena possibile alla segreteria o al legittimo destinatario. Procedura di Protezione Dati: custodia E fatto divieto assoluto a chiunque non ne abbia ricevuto esplicita autorizzazione di accendere o utilizzare i computers della segreteria. Se esterni per motivi di manutenzione devono accedere agli uffici di segreteria per i quali è prevista la chiusura a chiave, vengono seguiti dal Responsabile dell ufficio tecnico a da persona Sua delegata. Il Titolare del trattamento dei dati Dirigente Scolastico Cristina Bonaglia Il Responsabile del trattamento dati Direttore SGA Milena Casella

15 Pag 15 di 17 Designazione del Responsabile del trattamento dei dati trattati nella scuola IL DIRIGENTE SCOLASTICO In qualità di Il Titolare del trattamento dei dati personali dell istituzione scolastica Al Direttore SGA - Visto il D.Lgs 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, che d ora in poi nel presente documento sarà richiamato semplicemente come Codice -Visto il Regolamento emanato dal Ministero della Pubblica Istruzione con decreto 7 dicembre 2006 n 305 e adottato da questa istituzione scolastica con delibera del CdI in data 15/02/ Viste le in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico 14 giugno 2007 Premesso che Ai sensi dell art. 28 del Codice nel presente atto, Titolare dei dati personali trattati da parte di questo istituto è l Istituto stesso, di cui il sottoscritto è Legale Rappresentante pro-tempore L art. 29 del Codice consente la facoltà di nominare uno o più Responsabili di tutti o parte dei trattamenti. L art. 33 impone di adottare le misure di sicurezza disposte dal Codice e almeno le misure minime individuate dall allegato B del Codice stesso Considerato che occorre definire le misure minime di sicurezza per l attività di ciascuna unità organizzativa nel trattamento di dati personali e per l esecuzione di procedimenti amministrativi e individuare gli Incaricati Ritenuto che il DGSA, Milena Casella abbia adeguate capacità professionali, esperienza e affidabilità, tali da fornire idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza, Determina 1) Di designare il DGSA Milena Casella, quale Responsabile dei trattamenti di dati svolti dall unità organizzativa Assistenti Amministrativi e Collaboratori scolastici, dati che sono elencati negli allegati: T2 - Alunni Dati personali trattati da personale amministrativo T3 - Personale dipendente Dati personali trattati da personale amministrativo T4 - Collaborazioni professionali Dati personali trattati da personale amministrativo T5 - Acquisti e fornitori Dati personali trattati da personale amministrativo T6 - Gestione finanziaria del Programma Annuale trattati da personale amministrativo T7 - Gestione Istituzionale e Protocollo trattati da personale amministrativo T9 - Trattamenti di dati personali effettuato dai collaboratori scolastici

16 Pag 16 di 17 T10-Dati di presenza con marcatempo elettronico trattati da personale amministrativo T11--Trattamento di dati per esami di stato Il responsabile è tenuto a: a) provvedere ad organizzare gli Incaricati a lui sottoposti, in particolare dando piena concretezza operativa alle Procedure di protezione dei dati b) organizzare gli archivi cartacei in modo da garantire adeguata protezione dei dati, anche in relazione al loro grado di sensibilità e di delicatezza, nonché di garantirne la protezione da eventi che potrebbero danneggiare o far perdere documenti c) organizzare la gestione dei computers che trattano dati e i relativi strumenti elettronici in modo da garantire adeguata protezione degli stessi, anche in relazione al loro grado di sensibilità e di delicatezza, nonché di garantirne la protezione da eventi o intrusioni che potrebbero provocare perdite di dati o fuoriuscite di documenti d) prendere le misure opportune per evitare accessi o intrusioni fisiche e) collaborare col Titolare nella predisposizione del Documento Programmatico Sulla Sicurezza e degli altri documenti necessari. f) collaborare col Titolare nella predisposizione di attività formative degli incaricati, mediante riunioni, corsi o distribuzione di materiali illustrativi delle norme. g) disporre che all atto dell assunzione in servizio, venga dato l incarico (all. 6) ad ogni nuovo componente, anche a tempo determinato, delle unità organizzative Assistenti amministrativi - e Collaboratori Scolastici - 2) Di impartire le seguenti Istruzioni Generali, che deve applicare e far applicare: Il Responsabile e gli Incaricati devono attenersi rigorosamente a tutte le regole dettate dal D.Lgs 196/2003 e dal Regolamento emanato dal Ministero della Pubblica Istruzione con decreto 7 dicembre 2006 n 305 e adottato da questa istituzione scolastica con delibera del CdI in data 15/02/2007, ed in particolare ai seguenti punti fondamentali: L obbligo di mantenere il dovuto riserbo in ordine alle informazioni delle quali si sia venuti a conoscenza nel corso dell incarico, deve permanere in ogni caso, anche quando sia venuto meno l incarico stesso (art.326 del codice penale e art. 28 della legge 241/90). Ai sensi dell'art. 30 del Codice gli Incaricati del trattamento devono operare sotto la diretta autorità del Titolare o del Responsabile, e devono elaborare i dati personali ai quali hanno accesso attenendosi alle istruzioni impartite. Finalità del trattamento: Ai sensi dell'art. 18 del Codice in materia di protezione dei dati personali, il trattamento di dati personali da parte di soggetti pubblici è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali. Modalità di trattamento dei dati: Può essere effettuato manualmente, mediante strumenti informatici, telematici o altri supporti. Ai sensi dell art. 11 del Codice, il trattamento deve applicare il principio di pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità del trattamento medesimo, pertanto è consentita l acquisizione dei soli dati personali strettamente indispensabili per adempiere alle finalità richieste dall interessato. Ogni acquisizione di dati deve essere preceduta dall apposita informativa all Interessato di cui all art. 13 e 22, avendo cura nel caso di documenti ritenuti potenzialmente classificabili come sensibili o giudiziari di fare espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale è effettuato il trattamento.

17 Pag 17 di 17 I dati devono essere trattati in modo lecito e secondo correttezza, devono essere esatti ed aggiornati. E vietata all Incaricato qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati che non sia funzionale allo svolgimento dei compiti affidati. Per il trattamento devono essere seguite le norme di legge in materia di tutela della riservatezza dei dati personali e devono essere applicate le misure di protezione previste dal Titolare. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati: Ai sensi dell'articolo 19 del Codice la comunicazione da parte della scuola ad altri soggetti pubblici è ammessa quando è prevista da una norma di legge o dal regolamento. In mancanza di tale norma la comunicazione è ammessa previa comunicazione al Garante e attesa del diniego o del silenzio-assenso dopo 45 giorni. La comunicazione da parte della scuola a privati o a enti pubblici economici e la diffusione sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento. Modalità di trattamento dei dati sensibili/giudiziari: Ferma restando l applicazione delle disposizioni vigenti in materia di trattamento dei dati sensibili e giudiziari e delle istruzioni impartite dal Titolare e dal Responsabile del trattamento, i documenti recanti dati sensibili o giudiziari devono essere conservati con cura. Il Titolare del trattamento dei dati Dirigente Scolastico Cristina Bonaglia