IISS E. Bona. Copia controllata

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1 Pagina 1 di 6 Copia controllata 1. Scopo e Campo di Applicazione La presente procedura stabilisce le responsabilità e le modalità per l efficace gestione delle non conformità riscontrate durante la progettazione, la gestione e l erogazione dei servizi erogati dall Istituto e delle azioni correttive avviate per eliminare le cause delle non conformità di sistema. 2. Riferimenti Normativi e Aziendali UNI EN ISO 9001 Paragrafo Non conformità e azioni correttive Manuale Parametri 34, Generalità Le Non Conformità sono costituite da problemi riscontrati su prodotti/servizi acquistati o utilizzati in Istituto o da problemi sulle prestazioni e l erogazione dei servizi, comprese le attività sviluppate da soggetti esterni direttamente coinvolti in modo rilevante nel processo di erogazione del servizio per ruolo e rapporto continuativo. Tali Non Conformità comprendono le emergenze e disservizi, inclusi quelli evidenziati da reclami da parte di Allievi, Famiglie e altre parti interessate presentati anche in forma non ufficiale. Nel caso in cui pervengano in Istituto dei reclami, in forma scritta, da parte degli Allievi e/o delle Famiglie, oltre alla segnalazione e all avvio del, occorre provvedere ad emettere apposita lettera / fax di risposta. La gestione di una Non Conformità prevede che essa sia valutata, documentata e che si definisca il per il ripristino della conformità. A seguito della valutazione della Non Conformità, se essa risulta particolarmente rilevante e pregiudizievole per la Qualità l Istituto realizza Azioni Correttive finalizzate ad eliminarne le cause. Azioni Correttive possono derivare anche dagli esiti delle Verifiche Ispettive o dalle attività di Riesame. Il e il decidono se intraprendere l Azione. A conclusione del di una Non Conformità e di un Azione il e/o il hanno il compito di valutare l efficacia delle azioni intraprese, nel rispetto dell indipendenza, come previsto dalla norma cogente di riferimento. La verifica/valutazione di un Azione può essere oggetto di una verifica ispettiva interna specifica, oppure effettuata mediante la raccolta di Revisione Data Modifiche 0 20/04/2017 Emissione (La procedura unifica due precedenti procedure distinte relative alle Non Conformità e alle Azioni Correttive) Preparazione Verifica Approvazione Funzione Data 20/04/ /04/ /04/2017 Firma G Diritti G Diritti Raffaella Miori

2 Pagina 2 di 6 evidenze documentali. Le Non Conformità e le Azioni Correttive sono gestite attraverso la compilazione del Registro Non Correttive, da parte del La gestione delle Non Conformità e delle Azioni Correttive prevede una analisi storico-statistica, eseguita dal, che costituisce un elemento di valutazione dello stato del Sistema di Gestione, da prendere in considerazione in sede di Riesame per individuare eventuali ulteriori interventi. 4 1 SEGNALAZIONE DELLA NON CONFORMITÀ RILEVATA AI RESPONSABILI DELLA DECISIONE DEL TRATTAMENTO Personale dell Istituto Segnalare al responsabili della decisione del la non conformità rilevata durante lo svolgimento delle attività o a seguito di segnalazione dell Allievo, della Famiglia, ecc. - Non Conformità - Reclamo - Emergenza - Disservizio - Registro Segnalazioni e Reclami Le Non Conformità sono definite nelle generalità della presente procedura. I responsabili della decisione del sono: - per le Non Conformità relative al processo di approvvigionamento, il e il Direttore SGA; - per le altre Non Conformità, il o un suo delegato. Tutto il Personale è tenuto a segnalare ai responsabili della decisione del tutte le situazioni rilevate nel corso del normale svolgimento del lavoro e valutate come Non Conformità. La segnalazione deve essere eseguita anche in caso di reclamo pervenuto dagli Allievi, Familiari, ecc. Segnalazioni e reclami possono essere presentati da chiunque anche in forma non ufficiale e non anonima compilando il Registro Segnalazioni e Reclami. Il controlla periodicamente il registro e comunica ai responsabili della decisione del l oggetto delle segnalazioni e dei reclami. Per le Non Conformità relative al processo di approvvigionamento la gestione specifica è descritta nella Approvvigionamento Beni e Servizi La segnalazione al responsabile della decisione del è verbale. 2 ANALISI DELLE CAUSE DELLA NON Analizzare le cause che hanno generato la Non Conformità. Registrare le cause individuate sul Registro Non Conformità - Conformità Azioni Correttive Conformità Azioni Correttive Per ridurre le eventuali carenze del Sistema Gestione è necessario risalire alle cause delle Non Conformità ed

3 Pagina 3 di 6 Azioni - Rapporto Verifiche Ispettive Interne - Rapporto Verifiche Ispettive di Certificazione/ eliminarle. La ricerca delle cause si basa principalmente sull esperienza del personale dell Istituto, ma può presupporre anche prove e controlli effettuati appositamente, nonché la consultazione di esperti. 3 DECISIONE DEL TRATTAMENTO DELLA NON della decisione del Decidere il più opportuno della Non Conformità sulla base delle informazioni ricevute. Segnalare la Non Conformità e la decisione presa ai responsabili incaricati del e la per la registrazione. - Non Conformità di processo. - Reclamo. - Emergenza. - Disservizio. I responsabili della decisione del, secondo competenza, sono responsabili della valutazione della Non Conformità e della decisione del della stessa. Non Conformità e sono comunicati ai responsabili incaricati del e al per la registrazione. 4 REGISTRAZIONE DELLA NON RILEVATA Per ogni non conformità rilevata, provvedere, sulla base di quanto riferito, a descrivere tale non conformità e il deciso sul Registro Non Conformità- Azioni - Non Conformità di processo. - Reclamo. - Emergenza. - Disservizio. Tutte le non conformità devono essere gestite attraverso la compilazione del Registro Non Correttive da parte del. 5 ESECUZIONE DEL TRATTAMENTO DELLA NON della esecuzione del Eseguire il della Non Conformità deciso. I responsabili dell esecuzione del, secondo competenza, effettuano quanto è stato stabilito e comunicano l avvenuto al che lo ha deciso. 6 VERIFICA POST- GESTIONE DELLA NON della verifica del Controllare che il della Non Conformità abbia ripristinato lo stato di conformità. A seguito del della Non Conformità, occorre verificarne l efficacia per il ripristino della situazione di conformità. Responsabili della verifica del sono coloro che lo hanno deciso, fatta salva l indipendenza di chi esegue la verifica rispetto a colui che ha effettuato il. Durante la valutazione delle Non Conformità, il responsabile che ha deciso il e il per la l possono disporre ulteriori analisi e controlli, al fine di identificare le possibili cause origine della Non Conformità.

4 Pagina 4 di 6 Nel caso in cui la Non Conformità non sia risolta con l intervento prefissato e nei tempi previsti, deve essere avviato un ulteriore con la segnalazione di una nuova Non Conformità sul Registro Non 7 CHIUSURA DELLA NON della verifica del Procedere alla chiusura della Non Conformità. Annotare sul Registro Non Conformità l avvenuta chiusura. In caso di esito positivo della Verifica, il responsabile della verifica chiude la Non Conformità e comunica la chiusura al per la formalizzazione della chiusura sul Registro Non Conformità. 8 DECISIONE NECESSITA AZIONE CORRETTIVA Per ogni Non Conformità valutare la necessità di intraprendere una Azione per eliminare le cause che hanno generato la Non Conformità. A seguito della valutazione della Non Conformità il e il valutano la necessità di avviare un eventuale Azione. 9 AVVIO DELL AZIONE CORRETTIVA Avviare l iter di attuazione dell Azione Le Azioni Correttive sono avviate oltre che a seguito di una Non Conformità rilevata durante lo svolgimento delle attività o durante Verifiche Ispettive Interne od Esterne, anche a seguito dell analisi storico - statistica sulle Non Conformità o di decisioni prese dal, in particolare durante il Riesame del Sistema di Gestione per la l. Le Azione sono attivate non solo per eliminare singole Non Conformità, che devono essere risolte durante la normale erogazione del servizio, ma soprattutto per ridurre le eventuali carenze del Sistema Gestione che potrebbero averle generate. 10 DECISIONE E Decidere l Azione e definire il Il e il

5 Pagina 5 di 6 APPROVAZIONE AZIONE CORRETTIVA, DEFINIZIONE INCARICATO Incaricato. Approvare l Azione decisa emettendo il Rapporto Azione definiscono le attività e le modalità per l attuazione dell Azione e individuano i responsabili dell esecuzione. Il ha la responsabilità di approvare le azioni decise e di definire e rendere completamente disponibili le risorse per la realizzazione. 11 ESECUZIONE AZIONE CORRETTIVA Incaricato Eseguire l azione correttiva decisa. La compilazione del Rapporto AC/AP è a carico del, su comunicazione del dell esecuzione. 12 VALUTAZIONE EFFICACIA AZIONE CORRETTIVA Verificare l attuazione e valutare l efficacia dell Azione intrapresa e registrare la valutazione sul Registro Non. Nel Registro Non Correttive il della verifica registra l evidenza oggettiva dell Azione attuata, commentando eventualmente i risultati ottenuti. Il della verifica deve essere una persona indipendente da chi ha attuato l azione correttiva. Nel caso in cui l Azione risulti non adeguata, i responsabili delle Funzioni coinvolte secondo competenza, valutano nuove azioni da intraprendere. 13 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTAZIONE Responsabili Incaricati Archiviare la documentazione relativa all attività svolta. - Documentazione relativa all attività svolta I responsabili incaricati dell Azione archiviano la documentazione relativa all attività svolta 14 ANALISI STORICO STATISTICA Procedere all analisi periodica, di quanto avvenuto nel periodo precedente, al fine di fornire un resoconto e di rilevare andamenti o aspetti significativi, identificare procedimenti non adeguati nel Sistema Gestione per la l dell Istituto. - Rapporto Stato Sistema Gestione. I risultati dell analisi costituiscono un elemento di valutazione dello stato del Sistema di Gestione per la e sono sottoposti all attenzione del in fase di Riesame del Sistema di Gestione per la l.

6 Formato IISS E. Bona Pagina 6 di 6 5. Gestione dei documenti di registrazione delle attività Titolo Predisposizione Conservazione Accesso Luogo Tempo riservato Incaricato (presidio) Registro Segnalazioni e Reclami C Resp. Acc. Resp. Acc. Atrio In uso = Registro Non Conformità-Azioni Correttive E Resp. Acc. Resp. Acc. Vicepresidenza Illimitato = Rapporto Azione E Resp. Acc. Resp. Acc. Vicepresidenza 3 anni = Rapporto Stato Sistema Gestione Resp. Acc. Vicepresidenza 3 anni Normale Legenda: C = Formato cartaceo, E = Formato elettronico; OE = di origine esterna Modalità di eliminazione