GMG CRACOVIA 2016 Istruzioni per l iscrizione dei pellegrini 1

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1 GMG CRACOVIA 2016 Istruzioni per l iscrizione dei pellegrini 1 Benvenuti nel sistema di iscrizioni alla GMG di Cracovia 2016! Prima di cominciare la procedura di iscrizione, vi preghiamo di leggere attentamente queste semplici istruzioni. Premessa L iscrizione dei pellegrini avverrà per gruppi; ogni gruppo sarà coordinato e rappresentato da un responsabile e un viceresponsabile, necessariamente maggiorenni. È prevista una specifica iscrizione individuale, a parte, solo per i vescovi e per i volontari (vedi sezioni apposite su questa homepage). La fascia d età raccomandata per partecipare alla GMG è di anni; i minorenni saranno affidati al responsabile del proprio gruppo, previa autorizzazione dei genitori o tutori legali. La procedura di iscrizione dei gruppi di pellegrini si svolge in due fasi: Fase 1 e Fase 2. Fase 1: Nella prima fase di iscrizione, sarà possibile includere in ciascun gruppo da 1 a partecipanti (cosiddetto macrogruppo ). 1 Le iscrizioni alla GMG di Cracovia si raccoglieranno online presso gli indirizzi e a partire dal mese di luglio 2015.

2 Il responsabile del gruppo dovrà compilare, in tutte le sue quattro parti, il modulo di colore blu disponibile su questa homepage. Affinché i gruppi possano iscriversi con largo anticipo, in questa prima fase saranno richiesti solo alcuni dati generali: provenienza del gruppo, nome e recapito del responsabile, numero previsto di partecipanti, lingua, ecc.; non saranno richiesti contributi di alcun genere. Tutte le organizzazioni dalle Conferenze episcopali, ai Movimenti, Associazioni e Comunità, alle Diocesi e le parrocchie dovranno utilizzare questa prima fase per annunciare la propria intenzione di partecipare alla GMG e indicare orientativamente il numero di pellegrini totale, in modo che il Comitato Organizzatore Locale (COL) di Cracovia possa adeguatamente allestire sia le strutture di accoglienza sia le sedi degli eventi. Potranno iscriversi non solo grandi gruppi organizzati, ma anche piccoli gruppi spontanei o singoli pellegrini, sempre utilizzando lo stesso modulo di iscrizione; è tuttavia preferibile che i gruppi molto piccoli e i singoli pellegrini si inseriscano in gruppi già organizzati a livello parrocchiale, diocesano o altro. E inoltre prevista anche l iscrizione di gruppi internazionali, con pellegrini provenienti da diverse nazioni che desiderano partecipare insieme alla GMG. 2

3 Al termine di questa prima fase di iscrizione, verrà rilasciato un account con cui il responsabile (o il viceresponsabile) del gruppo potrà accedere a un area riservata per poter completare o modificare i dati già inseriti, ma soprattutto potrà avviare la seconda fase di iscrizione, dopo che la sua scheda sarà stata convalidata dal COL (tale convalida richiederà un tempo massimo di 3 giorni). Importante: poiché il rilascio dell account e le comunicazioni successive avverranno tramite posta elettronica, è fondamentale che il responsabile inserisca correttamente il proprio indirizzo (non Posta Elettronica Certificata) e che in seguito controlli frequentemente la propria casella di posta, verificando che i messaggi ricevuti non siano stati archiviati nella cartella antispam. Fase 2 Se il gruppo iscritto nella prima fase non supera i 150 partecipanti, dalla propria area riservata il responsabile potrà decidere di farlo proseguire per la seconda fase di iscrizione come gruppo unico, confermando o modificando i dati inseriti inizialmente e aggiungendo informazioni più specifiche. Altrimenti, il responsabile dovrà suddividere i pellegrini in diversi sottogruppi, ciascuno composto da non più di 150 persone e con un proprio responsabile e viceresponsabile. Per poter effettuare questa operazione, dovrà disporre del nome, cognome e indirizzo corretto del responsabile e viceresponsabile di ciascun sottogruppo (solo uno dei sottogruppi potrà avere lo stesso responsabile e/o viceresponsabile 3

4 indicato nella fase 1). L attivazione dei sottogruppi potrà avvenire anche in più riprese, man mano che si entrerà in possesso dei dati necessari. Ad ogni sottogruppo verrà assegnato un account per accedere alla propria area riservata e un codice di registrazione, che da quel momento dovrà essere citato come riferimento in tutte le comunicazioni con il COL di Cracovia e con il Pontificio Consiglio per i Laici (PCL), ivi comprese le causali di bonifici e pagamenti. I moduli (di colore verde) con la richiesta di dati più specifici per completare la seconda fase di iscrizione potranno essere compilati direttamente dal responsabile del sottogruppo oppure dal responsabile del macrogruppo di appartenenza, accedendo alla propria area riservata. Il responsabile dovrà anche scegliere il pacchetto del pellegrino (link) più adeguato alle esigenze del sottogruppo (con o senza alloggio, con o senza vitto, ecc.) e provvedere al versamento del relativo contributo con bonifico o carta di credito, secondo le indicazioni che verranno fornite durante la procedura. Sarà inoltre richiesta una donazione di 10 euro a persona al Fondo 4

5 di Solidarietà, per permettere ai giovani dei paesi più svantaggiati di partecipare alla GMG. Anche in questa seconda fase, è possibile effettuare l iscrizione come gruppo internazionale. Ogni sottogruppo dovrà essere caratterizzato dalla stessa modalità di partecipazione alla GMG (stesse date di arrivo e partenza, scelta di un unico pacchetto del pellegrino ). Il COL di Cracovia farà il possibile per assegnare a ciascun sottogruppo un unica sede di catechesi e, in caso di richiesta di alloggio, un alloggio unico o nella medesima zona. Per facilitare l organizzazione e l accoglienza, saranno richiesti alcuni dati specifici riguardanti i sacerdoti, le persone con disabilità e i pellegrini con necessità di visto per l ingresso in Polonia. Per ciascun minorenne presente nel gruppo, il responsabile dovrà scaricare dal sistema un apposito modulo di autorizzazione, da far firmare ai suoi genitori o tutori legali. Dopo aver completato l iscrizione e il pagamento dei contributi per i pacchetti, il responsabile (o il viceresponsabile) potrà stampare un voucher che dovrà presentare all arrivo a Cracovia, presso l apposito punto di check-in indicato nel voucher stesso; potrà così ricevere i kit del pellegrino da distribuire ai membri del proprio gruppo, insieme a tutta la documentazione e al supporto necessario per la partecipazione alla GMG. N.B.: Il numero totale di partecipanti indicato dal responsabile del macrogruppo nella fase 1 di iscrizione deve essere il più preciso possibile ma è comunque orientativo. Pertanto, se al momento della fase 2 si verifica la presenza di un minor numero di pellegrini rispetto alla stima iniziale, è possibile attivare un minor numero di sottogruppi e/o inserire in ciascun sottogruppo un numero inferiore di pellegrini. D altra parte, quando il sottogruppo avrà completato il versamento dei contributi richiesti per i pacchetti del pellegrino, la sua iscrizione sarà considerata conclusa; pertanto eventuali richieste di modifiche dovranno seguire un apposita procedura di riapertura della scheda. 5

6 ESEMPI DI ISCRIZIONE: A. Grandi gruppi (più di 150 persone) Esempio 1: A settembre 2015, il rappresentante della Diocesi X compilerà il modulo di fase 1 (blu) per segnalare che, per esempio, circa persone della sua diocesi intendono venire alla GMG, organizzandosi tramite gruppi parrocchiali. Il responsabile della diocesi a questo punto dovrà solo raccogliere alcune informazioni minime relative a tali gruppi (nome, cognome ed di responsabile e viceresponsabile). Successivamente, tramite un apposita area riservata, potrà attivare per ciascuno di essi una procedura autonoma con cui effettuare l iscrizione effettiva di fase 2 (modulo verde), rispettando il limite massimo di 150 pellegrini. Esempio 2: Una Conferenza episcopale che preveda la partecipazione di persone dal proprio paese, individuerà 4 responsabili che procederanno a iscrivere 4 macrogruppi di persone ciascuno (preferibilmente dando ai gruppi dei nomi facilmente collegabili, per es. CEF 01, CEF 02, CEF 03 e CEF 04). Ciascun macrogruppo dovrà poi suddividersi in sottogruppi appartenenti a diverse diocesi. Il responsabile di ciascun macrogruppo dovrà pertanto operare come indicato nel paragrafo procedente: raccogliere alcune informazioni minime relative a tali gruppi (nome, cognome ed di responsabile e viceresponsabile) e attivare per ciascuno di essi una procedura autonoma con cui effettuare l iscrizione effettiva di fase 2 (modulo verde), rispettando il limite massimo di 150 pellegrini. In caso di diversi sottogruppi provenienti dalla stessa diocesi, è consigliabile utilizzare dei nomi facilmente collegabili (per es. Diocesi Milano 01, Diocesi Milano 02, ecc.). Esempio 3: Il responsabile di un movimento, associazione o comunità internazionale potrà segnalare la partecipazione di (per esempio) pellegrini da diversi paesi, indicando la propria conformazione 6

7 internazionale. Dovrà poi individuare i responsabili e viceresponsabili dei diversi sottogruppi e attivare per ciascuno di essi l account per procedere alla fase 2 di iscrizione, mantenendo il limite di 150 partecipanti ciascuno. Ciascun sottogruppo potrà liberamente scegliere una conformazione nazionale o internazionale. Anche in questo caso, se si desidera identificare i sottogruppi come appartenenti al medesimo movimento o associazione, è bene utilizzare nomi collegabili (per es. FIAC 01, FIAC 02, ecc.). N.B. Per partecipare alle catechesi, ciascun sottogruppo internazionale dovrà indicare la lingua comune alla maggioranza dei partecipanti; allo stesso modo, poiché sarà possibile selezionare un unica data di arrivo e di partenza, il sottogruppo dovrà indicare la data valida per la maggioranza dei partecipanti (è comunque opportuno che gli arrivi e le partenze del sottogruppo siano il più possibile omogenei). Ovviamente, i movimenti, le associazioni e le comunità internazionali potranno anche scegliere di far partecipare i propri gruppi nel quadro dell organizzazione del rispettivo paese, diocesi o parrocchia. B. Piccoli gruppi (meno di 150 persone) Il responsabile iscrive il gruppo in fase 1. Se i partecipanti hanno le stesse preferenze di pacchetto del pellegrino e le stesse date di arrivo e partenza, il responsabile può proseguire per la seconda fase di iscrizione mantenendo un unico gruppo. Altrimenti, dovrà comunque suddividere il macrogruppo iniziale in sottogruppi più piccoli, raggruppandoli secondo date di arrivo e partenza e preferenze di pacchetto, procedendo come indicato nei paragrafi precedenti. 7