Progetto Protocollo Informatico

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1 Progetto Protocollo Informatico

2 L EVOLUZIONE DEI SISTEMI DI PROTOCOLLAZIONE SISTEMA DI PROTOCOLLO TRADIZIONALE: Documenti cartacei, che cioè utilizzano come unico supporto fisico la carta; in tale caso la gestione dei documenti avviene in modo esclusivamente manuale. SISTEMA DI PROTOCOLLO DI TRANSIZIONE: Documenti cartacei con catalogazione elettronica, che utilizzano come unico supporto fisico la carta e per i quali esiste nel sistema informatico di gestione dei flussi documentali un modello o una descrizione in formato elettronico. SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO: Documenti elettronici che fanno completo utilizzo della tecnologia della informazione. In questo sistema il documento, sia esso cartaceo che elettronico, viene esclusivamente processato in via informatica. Nella diapositiva seguente si evidenziano le differenze grafiche tra le tre tipologie. Il nostro Comune dal 1994 opera come protocollo di transizione; oggi siamo in grado di passare al protocollo informatico.

3 Sistema di protocollo tradizionale 24/04/2003 $ Documento Ingresso Protocollo e classificazione Archivio cartaceo Distribuzione agli uffici Sistema di protocollo di transizione 24/04/2003 Documento $ Scansione Archivio elettronico Ingresso Protocollo e classificazione Archivio cartaceo Distribuzione agli uffici Sistema di protocollo informatico 24/04/2003 Documento $ Archivio elettronico Distribuzione agli uffici Ingresso Protocollo e classificazione Scansione Flusso primario: in rosso Flusso secondario: in nero Archivio cartaceo

4 Il Comune di Argenta si avvale di un software di rotocollo Informatico unico integrato con un sistema d archiviazione ottica dei documenti, un modulo di Firma Digitale ed un Modulo Fascicoli AIPA Tale software prende il nome di ARCHIDOC

5 Ad ogni operatore è assegnata una login ed una password d accesso al sistema

6 Questa è la maschera di inserimento dei dati del protocollo

7 Il software permette anche di protocollare i documenti ervenuti tramite posta elettronica vale a dire le mail anche con firma digitale selezionando il documento direttamente all interno del programma di posta elettronica

8 Questa è la maschera dove è stata archiviata la mail firmata digitalmente

9 siste poi una maschera dove è inserito tutto l organigramma del Comune con i vari uffici ed i relativi componenti Da questa maschera viene attribuita ad un ufficio o ad un

10 Questa è la maschera attraverso la quale ogni utente può visualizzare tutti i documenti assegnati all ufficio cui appartiene, effettuare ricerche e stampe dei documenti in base alle diverse abilitazioni concesse dal Responsabile del Protocollo Informatico

11 L utente al quale viene attribuita la pratica, andando ad aprire dalla propria postazione ARCHIDOC, riceverà un messaggio di presenza di documenti all interno della propria casella di posta ARCHIDOC possiede infatti un proprio sistema di posta interna che ermette di non caricare la rete e fa si che gli utenti ricevano i document

12 utente vede quindi i documenti che gli sono stati scaricati e può a sua volta decidere cosa fare di questi documenti in base alle abilitazioni, ad sempio cancellarli, stamparli, attribuirli ad altri, inserirli all interno di un fascicolo, restituirli all ufficio protocollo se non di competenza, ecc. Ovviamente queste operazioni possono essere fatte in base alle abilitazioni concesse all utente o gruppo di utenti

13 Decentramento totale Tutte le pratiche vengono distribuite direttamente dal protocollo, dopo la segnatura e registrazione, al dipendente finale del processo collegato ad Archidoc Opportunità Riduzione dei tempi di ricezione el documento Rischi I documenti non sono visti dal Dirigente ma solo dal dipendente Minor carico per Dirigenti e Capi ervizio Necessita una fase preliminare faticosa e poco sicura di identificazione dei destinatari finali Comunque sono possibili errori di smistamento Maggior carico di lavoro per Ufficio Protocollo

14 utte le pratiche vengono smistate ai soggetti (Dirigenti, P.O Capi Servizio) che poi dispongono l invio ai singoli collegh competenti Opportunità Decentramento parziale Rischi Tutti i documenti vengono visti da irigenti e Capi Servizio che hanno uindi una visione completa della ocumentazione relativa al proprio ettore Riduzione della possibilità di rrore nella fase di smistamento Minor carico di lavoro per Ufficio rotocollo Tempi più lunghi di arrivo della posta ai dipendenti interessati Riduzione dei margini temporali per la gestione del procedimento Maggior carico lavorativo per Dirigenti e Capi Servizio Corretto smistamento ai fini della egge 241/90

15 Elenco abilitazioni da attribuire ai vari utenti, uffici o gruppi

16 ALCUNE TEMATICHE OPERATIVE 1 1) Quali documenti arrivano in formato elettronico: a) Tutti, tranne quelli che sono composti di vari allegati (eccetto per il SUA Digitale). Circa il 70% della documentazione arriverà quindi in formato elettronico. 2) Cosa devono fare i Capi Servizio e/o Dirigenti (prima devono essere verificate le abilitazioni): - Aprono Archidoc giornalmente - Verificano il contenuto all interno della propria casella di posta contenuta all interno di Archidoc - Tengono per se o assegnano ad altri tramite la posta di Archidoc il documento I Capi Servizio possono quindi anche per i documenti trasmessi ai colleghi: - Stamparli e farne un utilizzo cartaceo - Salvarli in propri file extra Archidoc - Averli in consultazione su Archidoc nell archivio informatico generale delle proprie pratiche - Tenerli nella propria casella di posta di Archidoc - Cancellarli dalla casella di posta di Archidoc una volta letti - Spostare il documenti all interno del relativo fascicolo elettronico riguardante la pratica in oggetto

17 ALCUNE TEMATICHE OPERATIVE 2 3) - - 4) Posta in uscita: Nella fase precedente all utilizzo di documenti con firma elettronica si procederà ancora alla trasmissione del cartaceo all Ufficio Protocollo come adesso. Il mittente riceverà copia del documento protocollato con le modalità analoghe alle attuali e lo ritroverà anche nell archivio di Archidoc in formato elettronico. Percorso di formazione: Individuazione dei soggetti interessati Formazione degli utenti di 1 livello (Dirigenti Capi Servizio) in rapporto al loro livello di abilitazione alla gestione dei documenti tramite Archidoc Formazione degli utenti di 2 livello (tutti i dipendenti interessati) abilitati solamente ad alcune funzioni per la gestione dei documenti tramite Archidoc.

18 LE NORMATIVE VIGENTI PER IL PROTOCOLLO - Le normative di riferimento sul Protocollo: - D.P.C.M Regolamento formazione archiviazione e trasmissione documenti con sistemi informatici ai sensi art. 3 DPR n D.P.R. 28 Dicembre 2000 nr. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa - D.P.C.M. 31 Ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R. 428/98 - Circolare AIPA 7 Maggio 2001 nr. 28 Standard, modalità di trasmissione, formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati - Deliberazione AIPA 13 Dicembre 2001 nr. 42 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali

19 I DOCUMENTI INFORMATICI Secondo quanto stabilito dall art. 10, comma 1, dal testo unico sulla documentazione amministrativa 445/2000 il documento informatico soddisfa il requisito legale della forma scritta solo se è sottoscritto con firma digitale. Pertanto, tutti i documenti provenienti dall esterno per essere legalmente validi ed essere protocollati necessitano della firma digitale. I documenti informatici provenienti dal Comune e da trasmettere all esterno devono essere anch essi sottoscritti con firma digitale e successivamente registrati al protocollo. Per quello che riguarda i documenti interni all Amministrazione, devono essere provvisti della firma digitale e successivo protocollo tutti i documenti in transito all interno dell Amministrazione in forma informatica che hanno rilevanza giuridico-amministrativa presente o futura quali ad esempio: - richiesta pareri in ambito di procedimenti amministrativi relativi al rilascio di autorizzazioni, licenze, ecc. - richiesta di avvio di procedimenti amministrativi d ufficio da parte degli uffici comunali verso altri uffici comunali; - rilascio dei medesimi pareri di cui al punto a) precedente da parte degli uffici competenti.

20 IL MANUALE DI GESTIONE Il DPR 445 del impone alle Pubbliche Amministrazioni di attivare entro il 1 Gennaio 2004 sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi. L obiettivo che si vuole conseguire è chiaro ma non è facile raggiungerlo dovendosi intervenire in ogni comparto dell Amministrazione dettando regole per la gestione dei documenti. Nasce quindi l esigenza di istituire un servizio per il coordinamento e la supervisione delle attività connesse alla gestione dei documenti alla cui direzione va posto un Responsabile in possesso di idonei requisiti professionali. Ai sensi dell art. 5 del DPCM deve essere adottato un Manuale di Gestione sempre entro il 1 Gennaio 2004 su proposta del Responsabile di Servizio che descriva il sistema di gestione, conservazione dei documenti ed organizzazione interna. Si tratta di un documento piuttosto articolato nel quale vengono descritti i flussi di lavorazione dei documenti ricevuti e prodotti sia in formato cartaceo che in formato digitale, il piano di sicurezza dei documenti informatici, tutte le procedure adottate per la gestione dei documenti, l utilizzo della firma digitale, l indicazione dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo e quelli esclusi, i compiti del Responsabile del Protocollo Informatico, le abilitazioni concesse ai vari utenti per l utilizzo per software di protocollo, ecc.

21 DEFINIZIONE MODALITA OPERATIVE PER PROTOCOLLAZIONE DOCUMENTI CON FIRMA DIGITALE Ipotesi n. 1: - Gestione firma digitale ed elettronica basata su trasmissione diretta da parte del firmatario (dopo aver acquisito la protocollazione del documento) Ipotesi n. 2: - Gestione firma elettronica e digitale basata su trasmissione da parte dell Ufficio Protocollo del documento già firmato e protocollato.