Soluzioni informatiche per l'innovazione aziendale. SineKartaMFP. Caratteristiche e funzionalità

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1 SineKartaMFP

2 INDICE Indice... 2 Caratteristiche Basato su Alfresco... 4 Integrato con MFP Toshiba... 4 Comprende SineKarta Community Edition... 4 Installer automatico... 4 Vincolo sulle MFP da cui operare... 4 Costo aggiuntivo per MFP... 4 Configurazione directory e tipologie documenti... 4 Scansione tramite wizard... 5 Override dei parametri di scansione... 5 Controllo ed eliminazione pagine bianche... 5 OCR su intero documento... 5 Conversione in PDF/A... 5 Invio a fine elaborazione... 5 Integrazione TABLET e SMARTPHONE... 5 Conversione immagini in Bianco e Nero o Scala di Grigi in conversione PDF/A... 5 Lettura barcode per separazione automatica documenti... 6 Gestione documenti allegati... 6 Rotazione automatica fogli su faldoni misti (A4 e A3)... 6 Lettura metadati tramite OCR... 6 Validazione manuale (post scansione) dei metadati automatici... 6 OMR (Optical Mark Recognition)... 6 Wizard per aggiunta nuove tipologie documenti... 6 Wizard per configurazione automatismi di scansione... 6 Pag. 2

3 CARATTERISTICHE SineKartaMFP è il prodotto di JENIA Software a supporto della dematerializzazione dei documenti cartacei. Tramite SineKartaMFP è possibile connettere Alfresco (noto DMS open source) con le MFP Toshiba della propria azienda, anche se geograficamente delocalizzate. SineKartaMFP, con l'ausilio di sofisticati algoritmi di elaborazione delle immagini, permette di valorizzare al massimo l'accoppiata Toshiba/Alfresco. VERSIONI Di seguito una tabella riassuntiva che descrive le diverse versioni di SineKartaMFP funzionalità\versione SineKartaMFP SineKartaMFP++ Basato su Alfresco Integrato con MFP Toshiba Comprende SineKarta Community Edition Installer automatico Vincolo sulle MFP da cui operare Costo aggiuntivo per MFP Configurazione directory (suddivise per anno) + 5 tipologie documenti (con metadati di ricerca) : fatture attive, fatture passive, ddt, contratti, fax/posta Scansione tramite wizard ( one shot ) per ciascun tipo di documento con digitazione metadati Override dei parametri di scansione predefiniti (risoluzione, colore, sorgente) Controllo ed eliminazione pagine bianche OCR su intero documento Conversione in PDF/A Invio a fine elaborazione Integrazione TABLET e SMARTPHONE Conversione immagini in Bianco e Nero o Scala di Grigi in conversione PDF/A Lettura barcode per separazione automatica documenti Gestione documenti allegati Pag. 3

4 funzionalità\versione SineKartaMFP SineKartaMFP++ Rotazione automatica fogli su faldoni misti (A4 e A3) Lettura metadati tramite OCR Validazione manuale (post scansione) dei metadati automatici OMR (Optical Mark Recognition) Wizard per aggiunta nuove tipologie documenti Wizard per configurazione automatismi di scansione Basato su Alfresco SineKartaMFP è l'interfaccia creata da JENIA Software che permette di connettere il documentale Alfresco alle MFP Toshiba. Al contrario di Alfresco CE e SineKarta CE su cui è basato, SineKartaMFP NON E' open source. Integrato con MFP Toshiba E' possibile navigare il repository Alfresco direttamente dal touch screen delle MFP Toshiba per eseguire scansioni o stampe. Comprende SineKarta Community Edition L'installazione del sistema comprende l'edizione Community di SineKarta per applicare la firma digitale, la marca temporale e la conservazione sostitutiva (fornito senza supporto né garanzie). Installer automatico SineKartaMFP è facile da installare; bastano pochi click per installare Alfresco CE, SineKarta CE e SineKartaMFP. Al termine della procedura guidata sarà immediatamente possibile usare le MFP per accedere al proprio repository Alfresco. Vincolo sulle MFP da cui operare L'installazione di SineKartaMFP è legata ad uno specifico insieme di MFP. Non è possibile operare tramite le MFP che non sono censite nel sistema. Costo aggiuntivo per MFP Il censimento di una MFP nel sistema prevede un costo una tantum per l'attivazione ed un canone annuo di assistenza e manutenzione. Pag. 4

5 Configurazione directory e tipologie documenti Il sistema è preconfigurato per la gestione di cinque (5) tipologie di documenti : fatture attive, fatture passive, D.d.T., contratti, fax/posta. A ciascuna tipologia di documenti è dedicata una sezione (cartella) all'interno del documentale. Le cartelle sono inoltre suddivise per anno di riferimento. Per ciascuna delle cinque tipologie di documenti è predefinito un set specifico di metadati. Scansione tramite wizard Tramite le MFP Toshiba è possibile eseguire una scansione della specifica tipologia di documenti. Tramite il touch screen della MFP è possibile digitare i metadati che caratterizzano il documento. Override dei parametri di scansione Dal touch screen della MFP è possibile andare a sovrascrivere e personalizzare i parametri di scansione. E' possibile intervenire sulla fonte del documento (ADF, RADF o platen), sul colore (BN, Gray o color), sulla rotazione del foglio, sulla qualità dell'immagine ottenuta (DPI), Controllo ed eliminazione pagine bianche SineKartaMFP è in grado di intercettare e rimuovere automaticamente le pagine bianche dai documenti scansionati. OCR su intero documento L'intero contenuto del documento scansionato viene interpretato tramite un algoritmo di OCR (Optical Character Recognition) per rendere il documento PDF generato ricercabile tramite Alfresco. Conversione in PDF/A I documenti scansionati vengono convertiti automaticamente in PDF/A prima del caricamento in Alfresco. Invio a fine elaborazione Al termine di ciascuna elaborazione eseguita, SineKartaMFP invia una all'utente che ha richiesto la scansione per avvisarlo del completamento dell'attività. Integrazione TABLET e SMARTPHONE SineKartaMFP è utilizzabile anche tramite tablet e smartphone (qualsiasi marca e sistema operativo) per visualizzare il contenuto del proprio repository Alfresco, eseguire stampe o scansioni. Pag. 5

6 Conversione immagini in Bianco e Nero o Scala di Grigi in conversione PDF/A SineKartaMFP++ è in grado di eseguire operazioni di elaborazione grafica sulle immagini scansionate per personalizzare i documenti generati. Lettura barcode per separazione automatica documenti SineKartaMFP++, tramite l'utilizzo di un potente motore BCR (BarCode Recognition), è in grado di interpretare qualsiasi tipo di barcode (1D e 2D) per elaborazioni automatizzate dei metadati del documento. Tramite il barcode è inoltre in grado di separare automaticamente diversi documenti inseriti nello stesso plico di fogli. Gestione documenti allegati SineKartaMFP++ è in grado di distinguere tra diverse tipologie e contenuti di barcode per gestire allegati a documenti principali. Rotazione automatica fogli su faldoni misti (A4 e A3) In caso di plichi di fogli non omogenei (A3 e A4) SinekartaMFP++ è in grado di ruotare automaticamente i fogli per ottenere un PDF/A sempre leggibile. Lettura metadati tramite OCR SineKartaMFP++ può essere configurato per ricavare automaticamente i metadati di ricerca eseguendo OCR su zone specifiche dei fogli scansionati. Validazione manuale (post scansione) dei metadati automatici In caso di calcolo dei metadati tramite OCR è possibile, per un utente dedicato, verificare e correggere i valori ottenuti prima che i documenti vengano caricati su Alfresco. OMR (Optical Mark Recognition) Con SineKartaMFP++ è possibile interpretare i moduli prestampati che gli utenti devono compilare annerendo appositi spazi (caselle). Le scelte fatte dall'utente vengono ricondotte in specifici metadati di Alfresco. Wizard per aggiunta nuove tipologie documenti Un'interfaccia facile e veloce permette a SineKartaMFP++ di creare ad aggiungere ad Alfresco nuove tipologie di documenti, ciascuna con il suo insieme di attributi specifici. Wizard per configurazione automatismi di scansione Per ciascuna tipologia di documento è possibile definire automatismi di scansione per permettere all'utente un'operatività semplificata. Pag. 6