UNIVERSITA DEGLI STUDI DI TORINO WORD

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1 WORD SOMMARIO 1. Muoversi nel testo Taglia, copia e incolla Aprire, salvare e chiudere Trovare e sostituire Visualizzare in modi diversi Formattare e incolonnare Rientrare e spaziare Muoversi nel testo Per muovere il cursore all'interno di un testo sono disponibili alcuni comandi da tastiera ed in particolare: le quattro freccette per muoverlo nelle quattro direzioni il tasto PagUp e PagDown per farlo salire e scendere di una videata il tasto Home per mandarlo all'inizio della riga il tasto Fine per mandarlo alla fine della riga. Un altro modo di muoversi nel testo è di utilizzare il mouse per far scorrere la barra verticale e/o quella orizzontale di scorrimento (entrambe visualizzate solo quando le dimensioni del testo superano quelle del video) ed i tasti su di essa collocati. Dopo aver utilizzato questi comandi la posizione del cursore nel testo rimane però invariata: è necessario cliccare nel punto voluto per posizionarvici il cursore. Cliccando sulla barra e trascinandola potete raggiungere la parte del testo che vi interessa. Cliccando sulle freccette che stanno in cima ed in fondo alla barra stessa potete far avanzare verso il basso o verso l'alto il testo di una riga per volta, in modo analogo a quando usate le freccette della tastiera. Usando invece le doppie freccette che stanno in fondo alla barra ottenete un effetto analogo a quello dei tasti PagUp e PagDown. Appena cliccate sulla barra verticale vedete inoltre comparire il numero della pagina (se il testo consta di più di una pagina) ed il nome del paragrafo che compare in quel momento sul video. Esistono anche delle combinazioni di tasti che provocano determinati spostamenti del cursore: Ctrl avanti di una parola Ctrl indietro di una parola Ctrl in alto di un paragrafo Ctrl in basso di un paragrafo Ctrl PgUp all'inizio della videata corrente Ctrl PgDown alla fine della videata corrente Ctrl Home all'inizio del documento Ctrl Fine alla fine del documento. LABORATORIO DI INFORMATICA 1

2 2. Taglia, copia e incolla Per eseguire qualunque operazione che comporti eliminazione, copiatura ed eventuale ricollocazione di parti più o meno ampie del testo, è sempre necessario selezionare la parte del testo a cui si vuole applicare l'operazione. La parte del testo selezionata viene mostrata in evidenza, di norma con lo sfondo nero ed i caratteri bianchi. Per selezionare una parte di testo si può procedere in vari modi alternativi: si posiziona il cursore all'inizio dell area da selezionare, si clicca con il tasto sinistro e lo si tiene premuto trascinando il mouse fino alla fine dell area si posiziona il cursore all'inizio o alla fine della zona da selezionare, tenendo premuto il tasto Shift si modifica l area della selezione utilizzando le freccette o gli altri comandi da tastiera (tutti i comandi semplici e composti visti nel par.1 sono utilizzabili per le operazioni di selezione ovviamente abbinandoli al comando Shift; ad es. per selezionare la parte di testo che va dal punto in cui è posizionato il cursore fino alla fine del documento, tenendo premuto Shift, si preme su Ctrl e Fine). Se si vogliono selezionare parti ben precise di un testo si possono usare anche i seguenti comandi: doppio clic su una parola per selezionare solo la parola stessa Ctrl e clic su una parola della frase per selezionare l'intera frase clic sul margine in corrispondenza di una riga per selezionare l'intera riga tre clic su una parola del paragrafo per selezionarlo tutto. Per annullare una selezione basta fare clic fuori dall'area selezionata. Per copiare la parte di testo selezionata si può scegliere la voce Copia nel menu Modifica ovvero l icona equivalente nella barra strumenti, o utilizzare la combinazione di tasti Ctrl c. Per tagliare la parte di testo selezionata si può scegliere la voce Taglia nel menu Modifica ovvero l icona equivalente nella barra strumenti, o utilizzare la combinazione di tasti Ctrl x. Per incollare una parte di testo precedentemente copiata o tagliata si può scegliere la voce Incolla nel menu Modifica ovvero l icona equivalente nella barra strumenti, o utilizzare la combinazione di tasti Ctrl v. Quando si invia a Word un comando di copiatura (o di taglio), la parte di testo copiata (o tagliata) viene immagazzinata in un area di memoria dedicata a questa funzione dal sistema; questo significa che ogni volta che si esegue una operazione di questo tipo quell area di memoria viene riempita con la nuova parte di testo e tutto ciò che essa conteneva precedentemente viene cancellato. Prima di copiare o di tagliare una parte di testo conviene quindi essere sicuri che quello che si era messo in memoria con il precedente comando di questo tipo non è più necessario. Nella versione 2000 del programma Word questo limite del programma è stato superato e, per recuperare anche parti di testo copiate precedentemente, è disponibile un area di appunti in cui il programma LABORATORIO memorizza DI e INFORMATICA rende disponibili le ultime 12 aree di testo 2 copiate o tagliate dall utente.

3 3. Aprire, salvare e chiudere Se il file di testo che si vuole aprire si trova sul Desktop è sufficiente cliccare due volte sull icona che lo rappresenta; in questo modo verrà aperto il file dentro il programma idoneo alla sua elaborazione. Se invece il file non si trova sul Desktop, si deve utilizzare Gestione risorse o il programma Word per aprirlo. Da Gestione risorse, dopo aver trovato ed aperto la cartella che contiene il file, è sufficiente cliccare due volte sul suo nome oppure selezionarlo (ciccandoci una volta sola) e dal menu File scegliere la voce Apri. Da Word invece è necessario utilizzare il menu File e scegliere la voce Apri oppure cliccare sull icona ; in entrambi i casi viene visualizzata la finestra Apri in cui si può cliccare sul nome del file. E` possibile aprire un programma senza aprire alcun file, ma non è possibile aprire un file senza aprire un programma. Infatti un file non è visualizzabile se non tramite un programma e quindi, ogni volta che lo si apre, esso viene aperto contestualmente ad un programma idoneo per vederlo ed eventualmente Nota bene: se nella finestra Apri la cartella in cui cercare e l estensione del file non sono impostate correttamente, il file non viene mostrato nell elenco dei file da aprire e quindi non è possibile aprirlo. Ad es. se si vuole aprire un file salvato in formato solo testo (cioè con estensione.txt) che si trova dentro la cartella Documenti sul disco C, nella finestra Apri si dovrà avere la voce Cerca in: impostata a Documenti e Tipo file: impostato a Solo testo (*.txt). L estensione di un file è quella stringa di 3 caratteri che viene messa dopo il vero e proprio nome del file ed indica il tipo del file stesso. In pratica indicando l estensione si specifica quali informazioni vanno considerate rilevanti oltre al contenuto del file stesso. Per quanto riguarda i testi ad esempio sono normalmente disponibili almeno 3 estensioni:.txt con cui il testo viene salvato nella sua forma più semplice, cioè privo di formattazione;.doc, il formato tipico di Word, con cui il testo viene salvato con tutta la formattazione che l utente ha specificato;.rtf (rich Se è la prima volta che il file viene salvato dopo la sua creazione, allora, mentre lo si salva, è necessario anche attribuirgli un nome. Dal menu File si deve selezionare la voce Salva con nome con cui viene aperta la finestra in cui si deve specificare il nome da attribuire al file e la sua estensione o formato. In realtà, quando il file viene salvato per la prima volta, anche se si seleziona Salva verrà comunque aperta la finestra del Salva con nome. LABORATORIO DI INFORMATICA 3

4 Nota bene: se si salva un file con una estensione sbagliata si possono perdere dei dati. Ad esempio, se si salva un documento in formato solo testo si perderanno irrimediabilmente le informazioni relative alla formattazione introdotte durante la sua elaborazione. Questo avviene perché le informazioni relative alla formattazione non sono ritenute rilevanti nel formato solo testo, a differenza di quanto accade nel formato di Word. Prima di salvare un file è quindi conveniente valutare quale formato è opportuno attribuirgli. Dopo la prima volta, per salvare un file si può utilizzare l icona apposita della barra strumenti, oppure la voce Salva del menu File. Se nel momento in cui si vuole salvare un file sono aperte più finestre (altri file) verrà salvato solo il file contenuto nella finestra attiva riconoscibile dal fatto che in essa compare il cursore e la barra del titolo è in evidenza. Talvolta può essere utile conservare versioni di un file diverse per contenuto, formattazione e/o estensione; in tal caso si possono salvare più copie del file con nomi diversi da quello del file di partenza. Per fare questo, dopo aver apportato al file le opportune modifiche, dal menu File si seleziona la voce Salva con nome e si specifica anche in questo caso il nome da attribuire al file e l estensione opportuna. Prima di chiudere un file è sempre conveniente salvarlo, a meno che non si desideri proprio perdere le modifiche ad esso apportate e non ancora salvate (questa operazione equivale all annullamento di tutte le modifiche fatte dopo l ultimo Salva). In ogni caso, quando l utente invia il comando di chiusura di un file non salvato, Word mostra una finestra da cui è ancora possibile salvare il file se ci si è dimenticati di farlo. E` possibile chiudere un file senza chiudere Word, così come è possibile aprire il programma senza aprire un particolare file. Si deve scegliere la voce Chiudi nel menu File oppure utilizzare l icona di chiusura collocata nell angolo in alto a destra della finestra relativa al file. Se invece si desidera chiudere non solo il file ma anche il programma Word, si può scegliere la voce Esci nel menu File oppure cliccare sulla crocetta nell angolo in alto a destra della finestra relativa al programma. 4. Trovare e sostituire LABORATORIO DI INFORMATICA 4

5 E` possibile trovare una data parola (frammento di testo o stringa di caratteri) all interno di un documento utilizzando la voce Trova del menu Modifica oppure la combinazione di tasti Ctrl Shift t dopo aver selezionato la stringa che si vuole cercare. Viene così aperta un finestra di dialogo in cui l utente deve specificare l oggetto della ricerca. Cliccando su Trova successivo il cursore si sposta nel punto del documento in cui compare la stringa cercata che viene mostrata evidenziata. Per cercare altre occorrenze della stessa stringa si ripete quest ultimo passo. Cliccando su Altro viene aperta una parte della finestra in cui si può impostare la ricerca in modo più raffinato agendo su diversi parametri tra cui i seguenti sono particolarmente utili: maiuscole/minuscole: se la stringa da cercare è Mario la ricerca non rileverà la presenza di sommario né mario, ma troverà Mario e Mariolino. solo parole intere: se la stringa da cercare è Mario la ricerca rileverà la presenza di mario (con o senza maiuscola), ma non troverà mariolino né sommario. usa carattere jolly: permette di utilizzare il carattere? per indicare qualunque carattere ed il carattere * per indicare qualunque sequenza di caratteri; ad es. se si vogliono trovare tutte le parole usate nel documento che iniziano con ma e finiscono con ta si può impostare la ricerca con la stringa ma*ta che consentirà di trovare Marta, malta, marmellata e mareggiata ; se invece si imposta la ricerca con ma?ta si troverà Marta e malta. parole simili formato: la ricerca troverà tutte le parti di testo a cui è stata applicata la formattazione specificata, ad es. tutte le parole in corsivo o in grassetto. speciale: per attivare la ricerca di caratteri e segni speciali all interno del documento, ad es. un trattino unificatore. La stessa finestra si apre anche scegliendo la voce Sostituisci del menu Modifica. In questo caso oltre alla stringa da cercare è necessario anche specificare con quale stringa si desidera sostituirla all interno del documento. LABORATORIO DI INFORMATICA 5

6 Scegliendo Sostituisci tutto il programma opererà la sostituzione di tutte le occorrenze della stringa da cercare con la stringa specificata nel campo Sostituisci con:. Se invece si sceglie Sostituisci: la ricerca presenterà una alla volta le occorrenze della stringa da cercare evidenziandole e consentirà all utente di specificare per ognuna se desidera o meno operare la sostituzione con la stringa specificata nel campo Sostituisci con:. La stessa finestra di dialogo si apre anche scegliendo la voce Vai a... del menu Modifica. In questo caso è possibile selezionare la parte del documento che si vuole raggiungere in termini di pagina, riga, nota etc. Per interrompere la ricerca o la sostituzione è sufficiente cliccare sul testo; in questo modo la finestra di dialogo rimarrà aperta e cliccandoci sopra sarà possibile rnderla di nuovo attiva per proseguire la ricerca o la sostituzione. Quando invece si vuole terminare la ricerca si può cliccare su Annulla oppure sul tasto Esc e la finestra di dialogo verrà chiusa. 5. Visualizzare in modi diversi Esistono varie opzioni di visualizzazione del documento in Word ed ognuna di esse mette in rilievo particolare caratteristiche del testo. Per scegliere il tipo di visualizzazione si deve aprire il menu Visualizza e selezionare una delle opzioni proposte. LABORATORIO DI INFORMATICA 6

7 La visualizzazione Normale è probabilmente la più utilizzata per le consuete operazioni di modifica del documento e mostra il testo in un formato molto simile a quello di stampa. Non vengono però mostrati Intestazioni e Piè di pagina che possono essere recuperati scegliendo la voce apposita del menu Visualizza. La visualizzazione Layout di stampa mostra il documento esattamente come verrà stampato, comprese le Intestazioni e Piè di pagina. Poiché questa visualizzazione è più pesante da gestire per il programma, conviene usarla solo per le rifiniture che precedono la fase di stampa. Inoltre per vedere pagine intere nel modo in cui vengono stampate conviene comunque usare l Anteprima di stampa (vedi il par.sulla Stampa). La visualizzazione Layout web serve per modificare pagine che verranno usate come pagine per Internet e non è utile per i documenti da stampare. La visualizzazione Struttura evidenzia la struttura del documento secondo le impostazioni date dall utente. Consente infatti di visualizzare solo i titoli nascondendo il testo ad essi subordinato. E` possibile scegliere fino a quale livello scendere nella visualizzazione dei titoli specificando paragrafi sottoparagrafi etc.. In ogni caso questo tipo di visualizzazione si fonda sull utilizzo degli stili (vedi par. sugli Stili) nel documento, quindi solo se si sono utilizzati in modo opportuno gli stili per definire la formattazione del testo ha senso utilizzare questo tipo di visualizzazione. Visualizzando la mappa lo schermo viene diviso in due parti, una in cui compare la struttura e l altra in cui compare il documento vero e proprio. Nello stesso menu Visualizza compare anche la voce Zoom ciccando sulla quale si pare una finestra di dialogo in cui si posso scegliere le dimensioni in cui il documento viene mostrato sul video. Per intervenire sulle dimensioni di visualizzazione è possibile anche utilizzare l apposito tasto che compare sulla barra degli strumenti. 6. Formattare ed elencare Word offre molte possibilità di modificare l aspetto del testo, selezionando la parte del testo che si vuole formattare è possibile applicargli il font (tipo di carattere), la dimensione, il grassetto, corsivo, sottolineato, colore e varie altre caratteristiche tramite le icone che compaiono sulla barra strumenti oppure dalla finestra di dialogo che si apre cliccando sulla voce Carattere del menu Formato. Word consente anche di organizzare il testo tramite elenchi puntati e numerati. Per creare un elenco numerato o puntato si può procedere in diversi modi. LABORATORIO DI INFORMATICA 7

8 Se si vuole creare l elenco mentre si digitano le sue voci si deve scrivere la prima voce e dalla finestra di dialogo Elenchi puntati e numerati (del menu Formato) selezionare il formato dei numeri o punti. Per creare il punto (numero) successivo è sufficiente andare a capo; Word inserirà automaticamente il punto (numero) davanti ad esso utilizzando il formato scelto ed aggiornando la numerazione. Se invece si vuole applicare il formato dell elenco ad una lista di voci già inserita nel testo, si seleziona tutta la lista (le cui diverse voci devono essere divise da un a capo) e poi si applica il primo passo del procedimento descritto qui sopra (per la creazione dell elenco mentre si digitano le voci) utilizzando la finestra di dialogo Elenchi puntati e numerati (del menu Formato) e selezionando il formato dei numeri o punti. Le stesse cose si possono fare utilizzando le icone della barra strumenti, ma in questo caso non viene data la possibilità di scegliere il formato dei numeri o punti perché Word utilizzerà il suo formato di default. 7. Rientrare e allineare La distanza tra il testo ed i bordi della pagina è controllata dai margini e dal rientro del testo. I margini vengono definiti per l'intero documento o per grandi sezioni di esso (vedi il par. sui margini). I rientri vengono invece usati per sezioni più piccole. Per definire i rientri è necessario utilizzare il righello che può essere visualizzato cliccando sulla voce Righello del menu Visualizza. La stessa operazione consente di nascondere il righello quando non si vuole utilizzarlo. Per applicare il rientro ad una parte di testo occorre selezionarla e poi trascinare i marcatori di rientro che si trovano alle due estremità del righello orizzontale. Esistono 4 diversi marcatori di rientro: il marcatore di rientro sinistro che si trova sulla parte sinistra del righello (vedi immagine): trascinandolo tutte le righe del testo selezionate vengono rientrate in corrispondenza con la posizione in cui si rilascia il marcatore il marcatore di rientro prima riga che si trova sulla parte sinistra del righello (vedi immagine): trascinandolo solo la prima riga del testo selezionato viene rientrata in corrispondenza con la posizione in cui si rilascia il marcatore il marcatore di rientro sporgente che si trova sulla parte sinistra del righello (vedi immagine seguente): trascinandolo tutte le righe del testo selezionato LABORATORIO DI INFORMATICA 8

9 eccetto la prima riga vengono spostate in corrispondenza con la posizione in cui si rilascia il marcatore il marcatore di rientro destro che si trova sulla parte destra del righello: funziona esattamente come il marcatore di rientro sinistro, ma sul lato destro del testo selezionato. Mentre si trascinano i marcatori compare una linea tratteggiata che mostra la posizione del rientro sulla pagina. Per modificare i rientri si può anche utilizzare la finestra di dialogo Paragrafo che si apre dal menu Formato. In questa finestra è possibile impostare anche la spaziatura del testo cioè definire quanto spazio deve esserci tra le linee e tra i paragrafi, e l'allineamento del testo sulle righe. La stessa cosa si può fare con i comandi disponibili sulla barra strumenti che consentono di allineare a destra, a sinistra, di centrare il testo ovvero di giustificarlo distribuendo gli spazi in modo uniforme sulla riga. Anche se conviene comunque utilizzare le posizioni di tabulazione predefinite oppure i rientri per ottentere risultati grafici analoghi, è comunque possibile intervenire sulle tabulazioni per personalizzarle. E' necessario selezionare i paragrafi a cui devono essere applicate le tabulazioni personalizzate e poi operare in modo analogo a quanto visto per i LABORATORIO DI INFORMATICA 9

10 rientri utilizzando però i marcatori di tabulazione che si possono far comparire cliccando sul righello e che hanno la forma di. LABORATORIO DI INFORMATICA 10

11 CORREGGERE UN DOCUMENTO... 2 Controllo ortografico... 2 Controllo grammaticale... 3 Controllare l ortografia e la grammativa durante l inserimento... 4 Usare il Thesaurus... 5 STAMPARE E INVIARE UN DOCUMENTO... 6 L anteprima di stampa... 6 Stampare... 7 Inviare un documento tramite posta elettronica... 8 Gli stili... 9 Assegnare uno stile al testo... 9.Creare un nuovo stile... 9 Creare un nuovo stile Modificare uno stile esistente L impaginazione Le interruzioni di pagina Le sezioni Impostare i margini della pagina Inserire i numeri di pagina Inserire intestazioni e piè di pagina Le tabelle Inserire una tabella Eliminare e inserire righe, colonne e celle Modificare la tabella inserire immagini Documenti HTML in Word PERSONALIZZARE WORD LABORATORIO DI INFORMATICA 1

12 CORREGGERE UN DOCUMENTO Microsoft Word mette a disposizione degli utenti un controllo ortografico che permette di verificare e correggere l ortografia di un documento. Le parole sono controllate in base a un dizionario standard, e le parole sconosciute vengono sottolineate. Fate attenzione: il dizionario non conosce tutte le parole del vocabolario italiano e, molto spesso, gli errori che indica non sono errori, ma parole a lui sconosciute o termini stranieri! Quando una parola è sottolineata potete, a seconda dei casi, decidere di ignorarla, correggerla o aggiungerla al dizionario. Controllo ortografico Per eseguire il controllo ortografico dell intero documento procedete come segue: 1. posizionatevi all inizio del documento, oppure selezionatelo tutto (se volete controllare solo una parte del documento selezionate solo la parte desiderata) 2. selezionate dal menu Strumenti la voce Controllo ortografia e grammatica 3. controllate che la casella Controlla grammatica non sia selezionata (per eseguirli entrambi lasciatela selezionata, vedi sotto) 4. non appena viene trovata una parola non presente nel dizionario, tale parola, e il testo circostante, vengono visualizzati nella casella Non nel dizionario A questo punto potete scegliere una delle opzioni indicate qui di seguito: - correggere la parola manualmente dalla casella Non nel dizionario e poi selezionare Cambia LABORATORIO DI INFORMATICA 2

13 - utilizzare una parola presente nei Suggerimenti, prima evidenziandola e poi cliccando su Cambia Se desiderate correggere tutte le occorrenze del termine all interno del documento dovete selezionare, al posto del semplice Cambia, la voce Cambia tutto - ignorare questa occorrenza della parola cliccando sulla voce Ignora - ignorare tutte le occorrenze della parola cliccando sulla voce Ignora tutto - aggiungere la parola al dizionario cliccando sulla voce Aggiungi Word evidenzia anche le parole scritte correttamente, compresi i nomi propri, se non sono contenuti nel dizionario. Aggiungendo tali parole esse non verranno più evidenziate. Controllo grammaticale Word controlla la grammatica del documento segnalando eventuali problemi affinché possiate correggerli, se necessario. Per eseguire il controllo grammaticale dell intero documento procedete come segue: 1. posizionatevi all inizio del documento, oppure selezionatelo tutto (se volete controllare solo una parte del documento selezionate solo la parte desiderata) 2. selezionate dal menu Strumenti la voce Controllo ortografia e grammatica 3. controllate che la casella Controlla grammatica sia selezionata 4. non appena vengono trovate una parola o una frase con un possibile errore grammaticale, esse vengono evidenziate in verde nella finestra di dialogo, insieme alla descrizione del problema. Le correzioni suggerite, se presenti, sono elencate nella casella suggerimenti. A questo punto potete scegliere una delle opzioni indicate qui di seguito: - correggere la parola manualmente e poi selezionare Cambia - utilizzare una parola presente nei Suggerimenti, prima evidenziandola e poi cliccando su Cambia - ignorare questa occorrenza della parola cliccando sulla voce Ignora - ignorare tutte le occorrenze della parola cliccando sulla voce Ignora tutto - aggiungere la parola al dizionario cliccando sulla voce Aggiungi LABORATORIO DI INFORMATICA 3

14 Il controllo ortografico viene eseguito contemporaneamente al controllo grammaticale. Per le correzioni procedere come descritto in precedenza. - dopo aver verificato l intero documento, Word visualizza un messaggio. Per interrompere il controllo prima della fine selezionate la voce Chiudi Non fidatevi ciecamente di Word! Il controllo grammaticale di Word è uno strumento utile, ma non può sostituirsi all attenzione di chi scrive. Controllare l ortografia e la grammatica durante l inserimento Word può anche controllare il testo mentre lo inserite. Il controllo automatico è attivo se sono selezionate le voci Controllo ortografico durante la digitazione e Controllo grammaticale durante la digitazione nella scheda Ortografia e grammatica della finestra di dialogo Opzioni del menu Strumenti. Quando incontrate una parola sottolineata, fate clic su di essa con il pulsante destro del mouse. Per sostituire velocemente la parola con un suggerimento, fate clic su di esso. Per attivare una delle altre opzioni del menu a comparsa, selezionate la voce desiderata. Per nascondere le sottolineature, andate nella scheda Ortografia e grammatica della finestra di dialogo Opzioni del menu Strumenti e selezionate l opzione Nascondi errori ortografici nel documento e Nascondi errori grammaticali nel documento. LABORATORIO DI INFORMATICA 4

15 Usare il Thesaurus Il Thesaurus fornisce sinonimi e contrari per le parole del documento. Per usare il Thesaurus 1. posizionate il punto di inserimento sulla parola desiderata 2. selezionate Strumenti, Lingua, Thesaurus 3. nella finestra di dialogo vi appariranno - il termine ricercato - i significati alternativi per la parola - i possibili sinonimi 4. per sostituire la parola con il suo sinonimo cliccate sulla voce Sostituisci 5. per trovare ulteriori sinonimi delle parole presenti nell elenco Significati o in Sostituisci con Sinonimo, selezionate il termine e poi cliccate su Cerca 6. per alcune parole il Thesaurus mostra dei termini contrari nell elenco Significati LABORATORIO DI INFORMATICA 5

16 STAMPARE E INVIARE UN DOCUMENTO L anteprima di stampa Prima di stampare un documento è possibile vedere il documento a video esattamente come apparirà in stampa, attivando la funzione Anteprima di stampa dal menu File. La pagina corrente apparirà nella finestra di anteprima e potete - visualizzare altre pagine, premendo Torna/Vai a precedente o Torna/Vai a successivo - vedere più pagine contemporaneamente, cliccando sul pulsante Pagine multiple - ingrandire il documento cliccando su di esso (di default il cursore assume la forma di una lente d ingrandimento), - modificare le percentuali di Zoom dal corrispondente menu a discesa - trasformare la lente d ingrandimento in cursore per effettuare modifiche direttamente dall Anteprima, cliccando sul pulsante Lente d ingrandimento - evitare che una piccola parte di testo passi all ultima pagina, cliccando sul pulsante Riduci di una pagina - visualizzare il righello, cliccando sul pulsante Mostra Righello - visualizzare l Anteprima a tutto schermo, cliccando sul pulsante Schermo intero - chiudere l Anteprima, cliccando su Chiudi LABORATORIO DI INFORMATICA

17 Stampare Per stampare un documento cliccate sulla voce Stampa del menu File. Vi apparirà la finestra di dialogo Stampa A questo punto potete scegliere: 1. quale stampante utilizzare dal menu a discesa Nome 2. quante pagine stampare, ossia: - Tutte, - solo la Pagina corrente, - Pagine diverse indicandole con il rispettivo numero di pagina separato da una virgola (es. 1,3,6), oppure pagine consecutive segnalandone l intervallo separato da un trattino (es. 2-5: stampa dalla pagina 2 alla 5), - una Selezione del testo (solo nel caso in cui l abbiate precedentemente selezionato) 3. quante copie stampare dalla voce Numero Copie e, volendo, attivare l opzione Fascicola Una volta terminata la scelta delle opzioni potete avviare la stampa semplicemente premendo il pulsante OK LABORATORIO DI INFORMATICA 7

18 Per stampare senza aprire la finestra di dialogo Stampa, fate clic sul pulsante Stampa della Barra degli Strumenti Inviare un documento tramite posta elettronica Per Inviare un documento tramite la posta elettronica selezionate la voce Invia a dal menu File, quindi selezionate la voce Destinatario posta elettronica (come allegato). Vi apparirà la finestra Messaggio del programma di posta predefinito dalla quale potete selezionare il destinatario e quindi inviare. LABORATORIO DI INFORMATICA 8

19 Gli stili Uno stile è un insieme di specifiche di formattazione a cui è stato assegnato un nome ed è stato salvato. Dopo aver definito uno stile, potete applicarlo al testo del vostro documento. Se in seguito decidete di modificare uno stile precedentemente definito, tutto il resto del testo a cui avete applicato quelle specifiche di stile cambierà automaticamente, senza che voi dobbiate sostituire manualmente tutti gli elementi di formattazione (carattere, rientri, spaziature, ecc) Word dispone di numerosi stili predefiniti, ma è anche possibile creare stili personalizzati a seconda delle necessità. Assegnare uno stile al testo Per assegnare uno stile al testo è sufficiente selezionare la parte di testo che si desidera formattare (es., paragrafi o titolo) e 1. cliccare sul menu a discesa di Stile che appare sulla Barra di Formattazione 2. selezionare lo stile desiderato. Per rimuovere lo stile applicato, è sufficiente selezionare il testo e applicare lo stile Carattere predefinito paragrafo LABORATORIO DI INFORMATICA

20 Creare un nuovo stile Facendo clic sulla voce Stile del menu Formato si apre la finestra di dialogo che mostra gli stili presenti. Cliccando su Nuovo apparirà una nuova finestra con cui possiamo creare il nostro nuovo stile - al quale diamo un nome, - decidiamo se applicarlo al carattere o al paragrafo, - scegliamo su quale stile basarlo. LABORATORIO DI INFORMATICA 10

21 Cliccando su Formato, si aprono le varie finestre per impostare, secondo le esigenze, le dimensioni, il tipo di carattere, il formato, le tabulazioni ecc. Con Scelta rapida, è possibile scegliere una combinazione rapida di tasti con la quale applicare lo stile alla parte di testo selezionata Dopo aver impostato tutte le opzioni, cliccare su OK e il nuovo stile verrà creato. Modificare uno stile esistente Dopo aver selezionato la voce Stile dal menu Formato 1. dalla voce Mostra, scegliete quali stili visualizzare nell elenco stili 2. nell elenco Stili, cliccate sullo stile che volete modificare 3. selezionate la voce Modifica 4. nella finestra di dialogo Modifica stile (simile a quella di Nuovo stile) indicate le nuove specifiche dello stile 5. cliccate su OK, quindi su Applica L utilizzo degli stili consente, tra le altre cose, la creazione rapida di Sommari. E sufficiente applicare lo stile Titolo nelle sue varie declinazioni ai titoli del documento, quindi selezionare la voce LABORATORIO DI INFORMATICA 11

22 Indici e sommario dal menu Inserisci, attivare la scheda Sommario e, una volta scelto il formato desiderato, inserire il sommario LABORATORIO DI INFORMATICA 12

23 L impaginazione Le interruzioni di pagina Per inserire un interruzione di pagina manualmente, procedere come segue 1. cliccare sulla voce Interruzioni del menu Inserisci 2. selezionare la scelta Di pagina 3. fare clic su OK Per inserire velocemente le interruzioni di pagina, basta premere la combinazione di tastiera MAIUSC+Invio Le sezioni Word offre la possibilità di suddividere uno stesso documento in più sezioni, ognuna delle quali può avere una propria formattazione (margini diversi, differenti intestazioni, ecc) Per inserire una sezione 1. cliccare sulla voce Interruzioni del menu Inserisci 2. selezionare il tipo di interruzione di sezione: - pagina successiva: la nuova sezione inizia all inizio della pagina successiva (utile ad es. quando si inizia un nuovo capitolo) - continua: la nuova sezione inizia sulla stessa pagina della sezione precedente (utile ad es. quando nella stessa pagina si hanno numeri di colonne diversi) - pagina pari o pagina dispari: la nuova sezione inizia nella successiva pagina con numerazione pari o dispari (utile ad es. quando ogni nuovo capitolo deve iniziare con una pagina pari o dispari) 3. fare clic su OK Impostare i margini della pagina I margini indicano la distanza tra il testo e i bordi della pagina. Ogni pagina ha quattro margini: sinistro, destro, superiore e inferiore LABORATORIO DI INFORMATICA

24 Il modo più veloce per impostare i margini è quello di spostare con il mouse il marcatore di margine presente sia sul righello orizzontale che su quello verticale. Prima di effettuare tale operazione controllate di essere nella modalità di visualizzazione Layout di Stampa. Per modificare i margini dalla finestra di dialogo selezionate la voce Imposta pagina del menu File e verificate di essere nella scheda Margini. 1. Nelle caselle di testo Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro inserite i valori esatti dei margini espressi in centimetri. 2. Se il vostro documento dovrà essere rilegato potete inserire uno spazio maggiore per la Rilegatura. 3. Se nel vostro documento sono presenti Intestazioni e Piè di pagina potete stabilire un valore per la distanza di questi dal bordo. LABORATORIO DI INFORMATICA 14