Suite Avvocato Elite Linee guida per la fatturazione elettronica

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1 Suite Avvocato Elite Linee guida per la fatturazione elettronica Wolters Kluwer Italia

2 Suite Avvocato Elite Fatturazione elettronica Sommario 1 Fatturazione Elettronica Cos'è la Fatturazione Elettronica Come fare Predisporre la Fattura Elettronica con Suite Avvocato Elite Configurazioni preliminari Predisporre la Fattura Elettronica Firmare la Fattura Elettronica Inviare la Fattura Elettronica Verificare l accettazione della Fattura Elettronica Pagina 1 di 14

3 1 Fatturazione Elettronica Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, la Finanziaria 2008 (art. 1 commi ) ha stabilito che l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l'osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione attraverso il SdI (sistema di interscambio) e ricevimento della fattura elettronica e ne definisce il formato. Legge Finanziaria 2008, sul sito di ufficiale di Normattiva Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, sul sito di ufficiale di Normattiva 2 Cos'è la Fatturazione Elettronica La Fattura Elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni ed ha le seguenti caratteristiche: il contenuto è rappresentato da un file con estensione XML: questo formato è l' unico accettato dal Sistema di Interscambio l' autenticità dell' origine e l' integrità del contenuto sono garantite tramite l' apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni. 3 Come fare Le operazioni che l Operatore Economico, ossia colui che effettua fatturazione elettronica verso un Amministrazione pubblica tramite il Sistema di Interscambio, deve svolgere sono: Predisporre la Fattura Elettronica con Suite Avvocato Elite Firmare la Fattura Elettronica Inviare la Fattura Elettronica Pagina 2 di 14

4 3.1 Predisporre la Fattura Elettronica con Suite Avvocato Elite Configurazioni preliminari Si consiglia di aggiornare Suite Avvocato Elite all ultima versione disponibile su: Per una corretta compilazione del documento di fattura elettronica si consiglia altresì di completare l anagrafica del soggetto emittente fattura (avvocato e/o studio legale) con i dati obbligatori per la fatturazione: - Denominazione - Codice fiscale - Partita IVA - Indirizzo - Città - CAP E possibile accedere a questi dati dalla sezione Configurazioni > Operatori >Studio legale e operatori: Figura 1 Pagina 3 di 14

5 Figura 2 Creare la fattura fiscale utilizzando le modalità conosciute. Partiremo da questa fattura per ottenere la corrispondente fattura in formato elettronico. Pagina 4 di 14

6 Verificare che l anagrafica dell intestatario della fattura sia completa dei dati obbligatori per la fatturazione: - Denominazione - Codice fiscale - Partita IVA - Indirizzo - Città - CAP E possibile conoscere i suddetti dati delle Pubbliche Amministrazioni da Aprire la fattura ed entrare in modifica dell intestatario: Figura 3 Pagina 5 di 14

7 3.1.2 Predisporre la Fattura Elettronica Posizionarsi con il cursore sulla fattura fiscale da convertire in formato elettronico. Non aprire la fattura ed eseguire un click con il tasto destro del mouse. Dal menù selezionare Fatturazione Elettronica > Crea XML: Figura 4 Il form di compilazione della fattura elettronica si compone di due schede: 1. Dati Principali 2. Altri Dati Procedere nella compilazione dei campi. In caso di dubbi nella compilazione si consiglia di consultare i tooltip ossia dei suggerimenti di compilazione attivabili dai pulsanti Pagina 6 di 14

8 La scheda Dati Principali raccoglie i seguenti dati: Figura 5 1. Dati Trasmittenti: - ID PAESE: riferito all emittente fattura - IDENTIFICATIVO: è il codice fiscale del soggetto emittente la fattura e viene recuperato dall anagrafica degli operatori (si veda il paragrafo 3.1.1) - PROGRESSIVO DI INVIO: è il numero univoco attribuito al documento. Il progressivo deve contenere 5 caratteri alfanumerici eseguire una numerazione progressiva dei documenti creati in precedenza - TELEFONO: è quello del soggetto emittente la fattura e viene recuperato dall anagrafica degli operatori (si veda il paragrafo 3.1.1) - è il quello del soggetto emittente la fattura e viene recuperato dall anagrafica degli operatori (si veda il paragrafo 3.1.1) - CODICE DESTINATARIO: è il codice univoco dell Ufficio dell amministrazione dello stato destinatario della fattura, definito dall amministrazione di appartenenza come riportato nella rubrica Esempio: Pagina 7 di 14

9 Figura 6 2. Voci esenti IVA: - NATURA VOCI ANTICIPAZIONI: se in fattura sono presenti delle anticipazioni sarà qui indicato il codice di classificazione come da Tabelle Ministeriali - NATURA VOCI IMPONIBILI: se in fattura sono presenti delle spese sarà qui indicato il codice di classificazione come da Tabelle Ministeriali 3. Varie: - CAUSALE DEL PAGAMENTO PER RITENUTA: da selezionare in tabella - REGIME FISCALE CEDENTE/PRESTATORE: da selezionare in tabella - ESIGIBILITA IVA: da selezionare in tabella coerentemente al proprio regime fiscale - TIPO CASSA: da selezionare in tabella coerentemente alla cassa previdenziale di appartenenza - RIFERIMENTO AMMINISTRAZIONE: è un campo di testo dove è possibile inserire le specificazioni amministrative richieste dal beneficiario - CAUSALE DOCUMENTO: il sistema propone di default l'ufficio giudiziario della pratica, il nome breve del registro, anno e numero di iscrizione a ruolo (se indicati nella pratica di riferimento della fattura principale). 4. Dettaglio fattura: si tratta di un riquadro sintetico delle principali voci riportate in fattura. Pagina 8 di 14

10 La scheda Altri Dati raccoglie i seguenti dati: Figura 7 1. Dati Pagamento: - CONDIZIONI PAGAMENTO: indicare la soluzione di pagamento - MODALITA PAGAMENTO: indicare attraverso quale mezzo si richiede la liquidazione della somma in fattura nella tabella codificata - BENEFICIARIO/ISTITUTO FINANZIARIO/IBAN: da compilare con i dati utili al pagamento 2. Gestione Allegati: - GESTIONE ALLEGATI: con il pulsante Aggiungi Documento è possibile recuperare in fattura la documentazione da inviare. Il sistema procede alla codifica secondo le specifiche tecniche ministeriali. Pagina 9 di 14

11 Al termine della compilazione cliccare su Crea XML. La fattura in formato.xml è salvata in un apposita cartella del file system di Suite Avvocato Elite, facilmente recuperabile con la funzione Apri cartella fattura elettronica Figura 8 Il file.xml è nominato secondo il formalismo definito dalle specifiche tecniche ministeriali e si consiglia di non rinominare il file: Codice PaeseIdentificativo univoco del Trasmittente _ Progressivo univoco del file.xml (Esempio: ITAAABBB99T99X999W_00001.xml) dove: il Codice Paese va espresso secondo lo standard ISO alpha-2 code, l Identificativo univoco del Trasmittente, sia esso persona fisica o soggetto giuridico, è rappresentato dal suo identificativo fiscale (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia, identificativo proprio del Paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente all estero). La lunghezza di questo identificativo è di: Pagina 10 di 14

12 o o 11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese IT, 2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) altrimenti, il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi da A a Z e da 0 a Firmare la Fattura Elettronica Se si desidera procedere con la firma utilizzando Suite Avvocato Elite, si consiglia di copiare il file.xml negli Atti e documenti della pratica Figura 9 e di procedere con la firma del documento utilizzando le consuete modalità (click destro sul documento>firma digitale). Pagina 11 di 14

13 3.3 Inviare la Fattura Elettronica Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio. Sono previsti cinque diversi canali di trasmissione per l invio dei file: Posta Elettronica Certificata (PEC) Invio via web Servizio SDICoop - Trasmissione Servizio SDIFTP Servizio SPCoop - Trasmissione Approfondiamo l invio attraverso PEC per chi utilizza l Add-in per Outlook di Suite Avvocato Elite. Se si desidera utilizzare il canale PEC, esso non presuppone alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio. I file.xml deve essere spedito come allegato del messaggio di PEC. L'indirizzo PEC a cui destinare la prima fattura elettronica è il seguente: sdi01@pec.fatturapa.it. Il Sistema di Interscambio comunicherà l indirizzo a cui inviare le successive fatture elettroniche. Da Suite Avvocato Elite click destro sul file.xml firmato e selezionare dal Menù Invia per PEC: Figura 10 L sarà inviata da Outlook e salvata anche in Suite Avvocato Elite. Pagina 12 di 14

14 Si ricorda che il messaggio, comprensivo dell allegato, non deve superare la dimensione di 30 megabytes ai fini dell accettazione da parte del ricevente. Se tale limite dimensionale non viene rispettato il programma avvisa l utente già in fase di creazione. Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i file messaggio prodotti dal SdI relativi al proprio invio. Nota bene: il Sistema, con il primo messaggio di risposta, notifica di scarto o ricevuta di consegna, comunica al trasmittente l indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per i successivi eventuali invii. L utilizzo di un indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI non garantisce il buon fine della ricezione del file FatturaPA. Per approfondire Consultare la sezione PEC del sito dell'agenzia per l'italia Digitale 4 Verificare l accettazione della Fattura Elettronica Il Sistema di interscambio invia all'operatore Economico la notifica di esito che certifica l'accettazione o il rifiuto della fattura inviata utilizzando necessariamente lo stesso canale usato per la ricezione. Qualora l' Amministrazione pubblica non espliciti l' esito entro 15 giorni dalla data di ricezione del file, il Sistema di Interscambio provvede ad inviare all' Amministrazione stessa e al soggetto emittente la fattura una notifica di decorrenza termini con la quale si comunica la non avvenuta notifica di esito da parte dell' Amministrazione pubblica entro i termini previsti. Per approfondire Si consiglia di consultare la sezione File, fatture e messaggi per una descrizione dettagliata dei file messaggio prodotti dal SdI con Partecipant. Pagina 13 di 14

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