DATEV KOINOS Azienda Cloud. Guida introduttiva

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1 DATEV KOINOS Azienda Cloud Guida introduttiva

2 INDICE 1. Accesso al servizio pag Profilo utente pag Prima attivazione pag Accesso alle applicazioni pag Upload dei file da disco locale pag Barra delle applicazioni pag Utenze aggiuntive pag Abilitazione accesso dati al commercialista pag Servizi vari pag. 12 2

3 DATEV KOINOS AZIENDA CLOUD DATEV KOINOS Azienda Cloud è un insieme di moduli software per gestire il ciclo attivo/passivo e la contabilità dell azienda. Tutte le applicazioni DATEV KOINOS Cloud possono essere utilizzate su Internet attraverso un browser di navigazione. La presente guida introduttiva ha lo scopo di fornire ai nuovi utenti alcune semplici istruzioni per iniziare ad utilizzare il servizio. ACCESSO AL SERVIZIO Per accedere al servizio DATEV KOINOS Azienda Cloud, è sufficiente digitare nella barra degli indirizzi del browser l indirizzo Per entrare nella propria area riservata DATEV KOINOS Azienda Cloud, occorre inserire Username e Password associati al proprio account DATEV KOINOS (Fig. 1). Fig. 1 3

4 In caso di password dimenticata, si prega di indicare il proprio indirizzo di posta elettronica nel campo Username e fare click sulla voce Password dimenticata?. Il sistema automatico di recupero password invierà un messaggio di posta elettronica contenente una nuova password provvisoria, la quale dovrà essere modificata al successivo accesso al sito DATEV KOINOS nella sezione Dati personali dell area Il mio account (Fig. 2). Fig. 2 PROFILO UTENTE Al primo accesso al servizio DATEV KOINOS Cloud, è possibile verificare le proprie informazioni personali nell area Profilo utente (Fig. 3). Ogni volta che si utilizzano le procedure di invio documenti presenti nelle applicazioni DATEV KOINOS Cloud, viene inoltrata una copia del messaggio all indirizzo qui indicato. 4

5 Fig.3 Da questa sezione è inoltre possibile decidere se i messaggi di posta elettronica inviati dalle applicazioni DATEV KOINOS Cloud avranno come oggetto il nome e cognome dell utente, oppure la denominazione dell archivio in uso all interno dell applicativo. PRIMA ATTIVAZIONE L attivazione dei prodotti acquistati avviene in maniera automatica nel momento in cui si effettua il primo accesso al servizio DATEV KOINOS Cloud. Una volta completata l attivazione, nella sezione Applicazioni attivate saranno disponibili tutti i dettagli riguardo ai moduli acquistati, al numero di utenti attivi e alla durata di validità di ciascun modulo. ATTENZIONE: si ricorda che all interno delle varie applicazioni saranno abilitate solamente le funzionalità relative ai moduli acquistati. ACCESSO ALLE APPLICAZIONI Dopo l attivazione, nel menu laterale sinistro vengono abilitate le applicazioni acquistate. Per lanciare le applicazioni DATEV KOINOS Cloud, occorre selezionare l applicativo desiderato dal menu (es. Gestione Azienda) e quindi fare click sul relativo link in alto (Fig. 4). 5

6 Fig. 4 UPLOAD DEI FILE DA DISCO LOCALE Alcune funzionalità delle applicazioni DATEV KOINOS Cloud, come ad esempio l impostazione del logo aziendale nell applicativo Gestione Azienda o le procedure di importazione di dati nei vari applicativi, richiedono il caricamento di file dal disco locale. In questo caso verrà visualizzata una apposita maschera che consente di inviare i file necessari alle procedure interessate (Fig. 5). Per caricare i file è necessario procedere come segue: 1. Le funzionalità che richiedono il caricamento di file offriranno in automatico la maschera Invia ed apri file (Fig. 5). Fig. 5 6

7 2. Quando la maschera Invia ed apri file viene visualizzata, attendere l attivazione del pulsante posto sulla barra degli strumenti laterale o, in alternativa, trascinare il file direttamente dal proprio disco locale alla cartella Invia ed apri file (Fig. 6). Fig Una volta inviato il file, quest ultimo risulterà disponibile nell applicazione. 7

8 BARRA DELLE APPLICAZIONI Posizionata nella parte laterale sinistra del browser vi è la Barra degli strumenti delle applicazioni DATEV KOINOS. Essa mette a disposizione degli utenti una serie di comandi utili. COMANDO DESCRIZIONE Aggiorna: permette di ottimizzare la risoluzione dell applicazione qualora venga ridimensionata la finestra del browser, oppure per ripristinare la sessione di lavoro in caso di problemi alla connessione Internet. Documenti: apre l archivio dei Documenti per caricare i file dal proprio disco locale, qualora le funzioni utilizzate nelle applicazioni li richiedano (es. caricamento del logo aziendale, procedure di importazione dati). Copia/Incolla testo: apre la funzione degli Appunti nella quale è possibile trovare il testo copiato all interno dell applicazione o digitare del testo che risulterà incollabile nell applicazione. Video didattici: consente aprire una nuova finestra per la visione dei video didattici selezionati all interno dell applicazione Gestione Azienda. Richiedi assistenza: rimanda alla pagina relativa ai servizi dedicati a DATEV KOINOS Azienda Cloud. E possibile acquistare una sessione di formazione con un trainer, consultare i tutorial multimediali o accedere a DK Care, il sistema on-line per l'assistenza e la formazione. Logout: effettua la disconnessione dalle applicazioni. Per utilizzare nuovamente il servizio DATEV KOINOS Cloud, è necessario ripetere la procedura di Login. UTENZE AGGIUNTIVE Tramite il servizio Utenza aggiuntiva Cloud, acquistabile nell area DK Shop-Prodotti del sito DATEV KOINOS, è possibile abilitare l accesso alle applicazioni acquistate ai propri collaboratori. Dopo aver acquistato le utenze aggiuntive, è possibile attivare l accesso ai propri collaboratori in 3 semplici passaggi (Fig.7): 1. Accedere al proprio account DATEV KOINOS e fare click sul pulsante Licenze Azienda Cloud ; 2. Fare click su Aggiungi utente per abilitare l accesso al collaboratore; 3. Nel campo sottostante inserire l indirizzo del collaboratore che si intende abilitare e premere Salva. Si ricorda che tale utente deve essere registrato al sito DATEV KOINOS. 8

9 Fig. 7 NOTA: l attivazione di un utenza aggiuntiva per le applicazioni DK Cloud viene effettuata entro le 24 ore successive al momento dell acquisto, a partire dalle ore 9.00 del primo giorno lavorativo utile. Una volta trascorse le 24 ore, il collaboratore potrà accedere all area DATEV KOINOS Cloud all indirizzo (Fig. 1) con le proprie credenziali. In seguito all acquisto di utenze aggiuntive, dal pannello Licenze Azienda Cloud è possibile eseguire le seguenti operazioni (Fig. 8): - Consente di disabilitare temporaneamente l accesso ai collaboratori; - Consente di riattivare un utente disabilitato; - Consente di eliminare definitivamente un collaboratore. 9

10 Fig. 8 ABILITAZIONE ACCESSO DATI AL COMMERCIALISTA DATEV KOINOS permette alle aziende che utilizzano i programmi in modalità Cloud di abilitare l accesso all archivio aziendale al commercialista che si occupa della gestione contabile dell azienda. ATTENZIONE: l abilitazione del commercialista può avvenire solo se quest ultimo è registrato al sito ed utilizza il software DATEV KOINOS presso il proprio studio. Per consentire l accesso del commercialista ai propri dati occorre compiere i seguenti passaggi: 1. Accedere al proprio account DATEV KOINOS e fare click sul pulsante Licenze Azienda Cloud (fig. 7); 2. Premere il pulsante Abilita commercialista e inserire l indirizzo del commercialista nel campo sottostante (fig. 9). Si ricorda che è necessario porre il segno di spunta nella casella Autorizzo il mio Commercialista all'accesso ai miei dati per abilitare l effettivo accesso all archivio aziendale. Premere infine Salva per convalidare i dati. 10

11 Fig. 9 Il commercialista, dopo aver acquistato l apposito servizio Abilitazione accesso ai propri clienti, disponibile nell area DK Shop-Prodotti del sito DATEV KOINOS, potrà accedere all archivio dell azienda semplicemente effettuando la procedura di login al sito e inserendo l indirizzo e la password forniti durante la registrazione al sito DATEV KOINOS. Una volta eseguito l accesso, una pagina web mostrerà l elenco delle connessioni disponibili dei clienti che hanno autorizzato l accesso al loro archivio aziendale. La connessione all ambiente dati del cliente avviene in maniera automatica facendo click su una delle voci presenti (Fig. 10). 11

12 Fig. 10 SERVIZI VARI DATEV KOINOS Azienda Cloud prevede una gamma di servizi correlati. Tutte le risorse e gli strumenti per il supporto agli utenti sono disponibili nell area Servizi > Servizi Azienda Cloud della piattaforma DK CARE, il sistema on-line per l'assistenza e la formazione. E possibile acquistare i seguenti servizi: - Restore dei dati : in caso di perdita dati, è possibile richiedere il ripristino del proprio archivio. DATEV KOINOS garantisce il salvataggio dell ambiente dati in uso fino a 5 giorni antecedenti la richiesta. - Personalizzazione dei modelli di documento per richiedere un modello di documento per l applicativo Gestione Azienda in base alle proprie esigenze; - Sessione di Formazione online della durata di un ora con un trainer per ricevere approfondimenti riguardo ai diversi ambiti di utilizzo del software. - Trasferimento dati da installazione fisica a versione Cloud : servizio dedicato a chi ha già installato i programmi DATEV KOINOS Gestione Azienda e Contabilità sul proprio computer e desidera ottenere il trasferimento dei propri dati per utilizzare il gli applicativi in modalità Cloud. Per ulteriori informazioni a riguardo, si prega di visitare la pagina 12