AZIENDA OSPEDALIERO UNIVERSITARIA MAGGIORE DELLA CARITA

Transcript

1 AZIENDA OSPEDALIERO UNIVERSITARIA MAGGIORE DELLA CARITA REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA E LA GESTIONE DEI CONTRATTI DI SPONSORIZZAZIONE Marzo

2 1. Premessa Finalità Definizioni Contenuti dei contratti di sponsorizzazione e destinatari Valore della sponsorizzazione e aspetti fiscali Procedura di scelta dello sponsor Il promotore - Diritto di prelazione, diritto di priorità e di prelazione Diritto e rifiuto delle sponsorizzazioni Normativa di riferimento Verifiche e controlli Recesso Inadempienze Trattamento dei dati personali Entrata in vigore, durata e verifiche Responsabilità

3 1. Premessa Le normative vigenti consentono alle Pubbliche Amministrazioni di stipulare contratti di sponsorizzazione a favore di soggetti privati e associazioni senza fini di lucro, al fine di favorire l innovazione e di realizzare maggiori economie, nonché di perseguire una migliore qualità dei servizi erogati in termini sia di prestazioni che di umanizzazione. L uso di una progettazione regolamentata riguardo alla sponsorizzazione può aiutare le Amministrazioni pubbliche a garantire l assolvimento di alcuni compiti istituzionali, quali la comunicazione e l umanizzazione, finalizzati al miglioramento dei rapporti con l utenza. Le norme del presente Regolamento costituiscono la disciplina generale che l Azienda Ospedaliero Universitaria Maggiore della Carità (in seguito anche A.O.U.) intende darsi per la stipula di contratti di sponsorizzazione e, più in generale, per la conclusione di speciali accordi di collaborazione, afferenti allo svolgimento di attività e di iniziative di interesse dell Azienda stessa, per le finalità indicate nel successivo punto 2. Preso atto della sostanziale atipicità e novità delle iniziative di "sponsorizzazione", delle specifiche disposizioni legislative inerenti le attività contrattuali degli Enti Pubblici e della mancanza di uno specifico quadro normativo di riferimento, il criterio di stesura, lettura e interpretazione delle disposizioni che seguono, fa proprio l'istituto della libertà contrattuale sancito dall'art comma 1^ del Codice Civile, nell'imprescindibile rispetto delle leggi che, per analogia e specificità dei campi di applicazione, vengono richiamate e adottate. 2. Finalità L A.O.U. intende avvalersi di contratti di "sponsorizzazione", essenzialmente al fine di: - realizzare economie di spesa; - migliorare la qualità dei servizi istituzionali prestati, anche attraverso il miglioramento dei mezzi di comunicazione e di umanizzazione (quali, ad esempio, la segnaletica orizzontale e verticale, pubblicazioni informative e sistemi di accoglienza dell utenza), per gli operatori e per l utenza agevolando l utilizzazione dei servizi offerti e facilitando l accesso alle strutture sanitarie ospedaliere; - promuovere campagne di informazione e di sensibilizzazione al pubblico su temi a valenza sanitaria ed organizzativa; - incentivare e promuovere una più spiccata innovazione nell'organizzazione tecnica e amministrativa dell'ente; - dare concreta attuazione alle disposizioni contenute nell art. 43 della L. n. 449 del 27 dicembre 1997, nell art. 15, comma 1, lett. d) del CCNL del 1 aprile 1999, come sostituito dal comma 4 dell art. 4 del CCNL del 5 ottobre , prevede che la quota delle risorse che 3

4 possono essere destinate al trattamento accessorio del personale a seguito dell applicazione dell art. 43 della L. 449/1997 può derivare anche da contratti di sponsorizzazione ed accordi di collaborazione con soggetti privati ed associazioni senza fini di lucro, per realizzare o acquisire a titolo gratuito interventi, servizi, prestazioni, beni o attività inseriti nei programmi di spesa ordinari con il conseguimento dei corrispondenti risparmi ; - altre finalità da definire, anche a scopo sociale e umanitario, che facciano propri i sopra citati punti. 3. Definizioni Ai fini del presente regolamento si intende: - per contratto di sponsorizzazione : un contratto mediante il quale l A.O.U. (sponsee) offre, nell'ambito delle proprie iniziative, ad un terzo (sponsor), che si obbliga a versare una determinata somma di denaro o a fornire a titolo gratuito un bene o un servizio, la possibilità di pubblicizzare la propria ragione sociale, il logo, il marchio, i prodotti, in appositi e predefiniti spazi pubblicitari; - per sponsorizzazione : ogni contributo in denaro, beni, servizi, prestazioni o interventi provenienti da terzi, a titolo gratuito, allo scopo di promuovere la propria ragione sociale, la propria attività, per conseguire un beneficio di immagine. Il risultato della sponsorizzazione per l A.O.U., consiste nella realizzazione di una economia di bilancio totale o parziale, rispetto alla previsione di spesa o nell accertamento di un entrata inizialmente non prevista in bilancio; - per sponsor : il soggetto privato che intende stipulare un contratto di sponsorizzazione; - per spazio pubblicitario : lo spazio fisico o il supporto di veicolazione delle informazioni di volta in volta messe a disposizione dall A.O.U. per la pubblicità dello sponsor; 4. Prodotti ed iniziative oggetto di possibili sponsorizzazioni All interno dell A.O.U. e delle proprie dipendenze potranno essere oggetto di contratto di sponsorizzazione i seguenti prodotti/spazi: - spazi murali nelle aree di ingresso, nei corridoi di percorrenza aperti al pubblico, nelle sale di attesa; - spazi nell ambito della cartellonistica di segnalazione al pubblico quali, ad esempio, rotors luminosi informativi, totem informativi, ecc.; - spazi negli ascensori; - spazi nelle bacheche istituzionali posizionate presso timbratrici del personale; - spazi murali reperibili presso punti strategici per la comunicazione al pubblico; 4

5 5. Contenuti dei contratti di sponsorizzazione e destinatari I contratti di sponsorizzazione possono essere conclusi sia con soggetti privati, singoli cittadini e/o figure giuridiche riconosciute dalla legge, sia con associazioni senza fini di lucro, per realizzare ovvero beneficiare, a titolo gratuito, di interventi, servizi, prestazioni, beni o attività di nuova realizzazione inseriti, oppure da inserire, nei programmi di spesa, ordinari o straordinari, per i quali è previsto o prevedibile il finanziamento a carico del bilancio dell'a.o.u.; il risultato della sponsorizzazione si concretizza nella realizzazione di una economia di bilancio totale, parziale, o programmatica, rispetto alla previsione di spesa, in relazione al totale o parziale raggiungimento del previsto risultato da parte dello sponsor e/o dello sponsee, senza oneri per l'ente, ovvero con oneri ridotti. Il contratto di sponsorizzazione determina, a fronte di un corrispettivo, costituito da una somma di denaro, ovvero da forniture di beni e/o servizi prestati dallo sponsor a vantaggio dell A.O.U., le modalità con cui tale Ente si obbliga a divulgare il nome o il marchio del soggetto sponsorizzante nelle varie estrinsecazioni della propria attività, promuovendone l'immagine. La gestione della sponsorizzazione viene regolata mediante sottoscrizione di un apposito contratto stipulato tra il Direttore Generale dell A.O.U. e il soggetto sponsor nel quale sono, in particolare, stabiliti: - l oggetto del contratto; - il diritto dello sponsor alla utilizzazione dello spazio pubblicitario; - la durata del contratto di sponsorizzazione; - il valore della sponsorizzazione al netto di IVA; - gli obblighi assunti a carico delle parti; - le clausole di tutela rispetto alle eventuali inadempienze. Con il contratto di sponsorizzazione viene autorizzata l utilizzazione dello "spazio pubblicitario" già indicato in linea di massima nel progetto ed in tale sede dettagliato ed esplicitato. 6. Valore della sponsorizzazione e aspetti fiscali Qualora il contratto di sponsorizzazione preveda un corrispettivo in denaro a favore dell A.O.U., tale somma, previo scorporo dell IVA, equivale al valore della sponsorizzazione. Se la sponsorizzazione prevede la fornitura di beni o servizi a favore dell A.O.U., il valore della sponsorizzazione corrisponde al prezzo di acquisto o al valore di affitto dei beni e servizi 5

6 stessi. Il valore della sponsorizzazione è fatturato dall A.O.U. e soggetto all imposizione fiscale di cui alla Legge n. 633/ Procedura di scelta dello sponsor La scelta dello sponsor sarà effettuata mediante esperimento di gara a trattativa privata preceduta da pubblicazione di apposito avviso. All avviso di sponsorizzazione è data pubblicità tramite pubblicazione all albo pretorio dell Azienda, inserimento nel sito internet aziendale ( pubblicazione sui principali mezzi di informazione locali e/o in altre forme ritenute di volta in volta più convenienti per una più ampia divulgazione e partecipazione. L avviso dovrà contenere le seguenti informazioni: - l oggetto della sponsorizzazione e conseguenti obblighi dello sponsor definiti nel Capitolato; - la determinazione dell offerta per lo spazio pubblicitario posta a base di trattativa (corrispettivo); - la modalità ed i termini di presentazione della dimostrazione di interesse da parte dei potenziali sponsor; Scaduto il termine per la presentazione delle dimostrazioni di interesse, l A.O.U. procederà con l invio delle lettere di invito a presentare offerta ai soggetti che hanno, nel rispetto dei termini stabiliti, risposto all avviso di cui al punto precedente. Le lettere di invito inviate agli aspiranti sponsor dovranno contenere tutte le regole e le indicazioni indispensabili per una corretta formulazione dell offerta e potranno, eventualmente, essere integrate da specifici capitolati tecnici. Le lettere di invito dovranno, inoltre, indicare la scadenza improrogabile entro cui le offerte dei potenziali sponsor dovranno pervenire al servizio protocollo dell A.O.U.. Le offerte dovranno essere presentate in forma scritta e dovranno necessariamente indicare: - il valore della sponsorizzazione che si intende offrire; - l accettazione delle condizioni previste dalla lettera di invito e dall eventuale capitolato d oneri. L offerta dovrà, inoltre, contenere l impegno ad assumere tutte le responsabilità e gli adempimenti inerenti e conseguenti al messaggio pubblicitario ed alle relative autorizzazioni. Le offerte di sponsorizzazione saranno valutate dalla S.C. Ufficio Relazioni Esterne e dalla S.C. 6

7 Provveditorato Economato nel rispetto dei criteri definiti nella lettera di invito e/o negli specifici capitolati d oneri. 8. Il promotore - Diritto di prelazione, diritto di priorità e di prelazione Nel caso in cui, anche in assenza di iniziativa dell A.O.U., pervenga da parte di un potenziale sponsor (promotore), una proposta spontanea di sponsorizzazione che risulti conveniente e compatibile con le regole fissate dal presente regolamento, il dirigente dell ufficio competente sottoporrà tale iniziativa all attenzione del Comitato etico di cui al successivo punto 9 che, nel caso in cui ne ravvisi l opportunità e la convenienza provvederà a recepire tale proposta utilizzandola per la predisposizione di uno specifico avviso, da pubblicare con le modalità di cui al precedente punto 6; tale avviso prevedrà, come importo minimo posto a base di selezione dei concorrenti, quello offerto dal soggetto promotore, nonché, il diritto di prelazione a favore dell originario promotore. Alla pubblicazione dell avviso seguirà l espletamento della selezione nei termini e nei modi previsti dal precedente punto 6. Terminata la procedura di selezione, all originario promotore sarà riservato il diritto, esercitatile entro e non oltre 10 gg. naturali e consecutivi decorrenti dalla data di invio della comunicazione di aggiudicazione provvisoria, di adeguare la propria proposta a quella giudicata più conveniente; in questo caso, il promotore originario sarà dichiarato aggiudicatario. In subordine al diritto di prelazione l A.O.U. riconosce il diritto di priorità per chiunque abbia regolarmente depositato, presso l'ufficio protocollo dell A.O.U. una proposta finalizzata alla realizzazione di un'iniziativa di sponsorizzazione fruisce di un diritto di priorità a decorrere dalla data di deposito; 9. Comitato etico di Garanzia Al fine di assicurare una attenta valutazione di conformità dei progetti di sponsorizzazione proposti ai dettami del presente regolamento, nonché, al fine di valutarne la conformità agli aspetti igienico sanitari, di sicurezza e di non conflitto di interesse con l attività Aziendale, con successiva deliberazione del Direttore Generale sarà istituito un Comitato Etico di Garanzia. Tale organismo, al fine di assicurare idonee competenze professionali, sarà costituito dalle seguenti figure: - Direttore della S.C. Affari Generali e Legale (in qualità di Presidente); - Rappresentante Medico della Direzione Sanitaria; - Direttore della S.C. U.R.E.; 7

8 - Direttore della S.C. S.P.P.; - Direttore della S.C. Tecnico Patrimoniale Il Comitato Etico di Garanzia che sarà convocato, al bisogno, dal Responsabile della S.C. U.R.E. cui spetta la Responsabilità del Procedimento ai sensi e per gli effetti dell articolo 5 della Legge 241/90, deciderà a maggioranza assoluta dei propri componenti. L eventuale parere sfavorevole del Comitato Etico di Garanzia circa un particolare progetto di sponsorizzazione è vincolante e ne pregiudica inderogabilmente la fattibilità. 10. Diritto e rifiuto delle sponsorizzazioni L Azienda Ospedaliera, mediante valutazione del Comitato Etico di Garanzia, si riserva di rifiutare, previa idonea motivazione, qualsiasi sponsorizzazione qualora: - ritenga che possa derivare un conflitto di interesse tra l attività pubblica istituzionale e quella privata esercitata dallo sponsor; - ravvisi nel messaggio pubblicitario un pregiudizio o un danno alla propria immagine; - la reputi inaccettabile per motivi di inopportunità generale. Sono, in ogni caso, escluse le sponsorizzazioni riguardanti: - propaganda di natura politica, sindacale, filosofica o religiosa; - messaggi offensivi, incluse le espressioni di fanatismo, razzismo, odio, minaccia e violenza. - pubblicità diretta o collegata alla produzione o distribuzione editoria e spettacoli vietati ai minori, materiale pornografico o a sfondo sessuale, di armi, tabacco, prodotti alcolici, onoranze funebri, cartochiromanzia, magia ed occultismo, sexy shop, relazioni personali; In linea generale sono altresì esclusi dalla stipula di contratti di sponsorizzazione i soggetti privati, ditte, associazioni, ecc.. che abbiano in essere delle controversie o conflitti di natura giuridica con l A.O.U Normativa di riferimento Per quanto non esplicitamente previsto e/o specificamente stabilito negli articoli del presente Regolamento, si fa formale rinvio alle leggi e normative vigenti in materia di regolamento dei rapporti con la pubblica Amministrazione ed in particolare: - al Codice Civile; - ai decreti RR.DD. 18 novembre 1923, n. 2440, e 23 maggio 1924, n. 827, in materia di contabilità generale dello stato; 8

9 - al D.Lgs. 163/06, in materia di appalti di lavori, forniture e servizi; 12. Verifiche e controlli I contratti di sponsorizzazione saranno soggetti a periodiche verifiche da parte del Dirigente di ogni servizio competente in materia, al fine di accertare la correttezza degli adempimenti convenuti, per contenuti tecnici, qualitativi e quantitativi. Le difformità emerse in sede di verifica devono essere tempestivamente notificate allo sponsor. La notifica e l'eventuale diffida producono gli effetti sanzionatori e di tutela previsti dai singoli contratti di sponsorizzazione. 13. Recesso In ogni contratto dovrà essere prevista, a favore dell Azienda Ospedaliera, la facoltà di recedere dal contratto stipulato, prima della sua naturale scadenza; ciò subordinatamente a tempestiva comunicazione le cui modalità di notifica dovranno essere normate dal medesimo contratto. Nei contratti di sponsorizzazione dovrà, inoltre, essere prevista idonea clausola risolutiva da esercitarsi qualora il soggetto sponsorizzante rechi danni all immagine dell Azienda Ospedaliera o non siano perseguiti i fini sociali e di pubblica utilità previsti dal progetto di sponsorizzazione approvato, fermo restando l eventuale risarcimento del danno. 14. Inadempienze Il mancato o solo parziale pagamento del corrispettivo dovuto sarà causa di risoluzione del contratto, fatto salvo il risarcimento del danno. 15. Trattamento dei dati personali I dati personali raccolti in applicazione del presente Regolamento saranno trattati esclusivamente per le finalità dallo stesso previste. I singoli interessati hanno facoltà di esercitare i diritti loro riconosciuti dalla normativa vigente. 16. Entrata in vigore, durata e verifiche Il presente regolamento entra in vigore a partire dal 15 giorno successivo alla pubblicazione all Albo Pretorio dell Azienda Ospedaliero Universitaria Maggiore della Carità ed avrà efficacia per 24 mesi decorrenti dalla data di entrata in vigore; al termine di tale periodo sarà oggetto di verifica da parte del competente servizio. 9

10 17. Responsabilità L A.O.U. è sollevata da qualsiasi responsabilità civile e penale conseguente all allestimento, alla manutenzione ed allo svolgimento delle attività sponsorizzate da parte dello sponsor