Archiviazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica: come usare e non subire la rivoluzione digitale già in atto

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1 Sezione Servizi alle Imprese Dopo aver operato una vera e propria rivoluzione in campi come quello musicale ed editoriale, la dematerializzazione comincia a dilagare anche nel mondo del lavoro, portando con sé un corredo di stupefacenti dati a favore, che vanno dall'ottimizzazione dei costi di gestione delle informazioni, ad un approccio virtuoso al concetto di produttività ecosostenibile. Ma cos'è la dematerializzazione? Come funzionano e perché diventano imprescindibili soluzioni come l archiviazione sostitutiva e la fatturazione elettronica? Il seminario gratuito organizzato da Confindustria Pistoia offre un prezioso vademecum su come sfruttare e non subire la rivoluzione digitale già in atto. Programma Archiviazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica: come usare e non subire la rivoluzione digitale già in atto Giovedì 28 Novembre ore 16 Confindustria Pistoia Piazza Garibaldi, 5 Pistoia Registrazione partecipanti Saluto di benvenuto Cristiana Pasquinelli Presidente Sezione Servizi alle Imprese Confindustria Pistoia Conservazione sostitutiva: abbattimento dei costi e ottimizzazione dei processi Cristiana Pasquinelli Presidente Sezione Servizi alle Imprese Confindustria Pistoia Riccardo Bruschi Presidente Sezione Servizi alle Imprese Confindustria Prato Archiviazione sostitutiva e fatturazione elettronica Rebecca Scorcelletti Responsabile commerciale Toscodata Istruzioni pratiche per la predisposizione dei documenti normativi Valentina Frediani Fondatrice del network Consulentelegaleinformatico.it Modalità di assolvimento degli obblighi contabili e fiscali relativi ai documenti informatici Federico Fondaroli Dottore Commercialista L innovazione a supporto del Business Dario Profili Responsabile commerciale Area Toscana servizi ICT Telecom Italia Case History Gruppo Zelari Chiusura lavori Per gli iscritti all Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili l evento è valido ai fini della Formazione professionale continua per un massimo di n. 2 crediti. L incontro è GRATUITO per adesioni inviare i propri dati alla Segreteria entro il 26 novembre p.v. Segreteria organizzativa: Elisabetta Giacomelli: Tel e.giacomelli@pistoiaindustria.it

2 Modalità di assolvimento degli obblighi contabili e fiscali relativi ai documenti informatici Federico Fondaroli Studio Nerozzi - Fondaroli

3 Modalità di assolvimento degli obblighi contabili e fiscali relativi ai documenti informatici 1) Analisi del concetto di documento 2) Il processo di conservazione sostitutiva 3) Profili tributari e civilistici del processo di conservazione sostitutiva

4 Evoluzione normativa in tema di emissione, conservazione ed esibizione dei documenti rilevanti ai fini fiscali - Art.7 bis del DL n DPR 28 dicembre 2000, n Delibera AIPA n.42 del 31/12/2001, sostituita da deliberazione CNIPA del 19/02/ Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004

5 Documento A) Analogico 1) Originale 1.1) Unico 1.2) Non Unico 2) Copia B) Informatico

6 Documento analogico originale non unico Circolare 36/E del 2006 a. deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto; b. deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori; c. il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi;

7 Intervento del pubblico ufficiale comma 3 dell art.4 DM : Il processo di conservazione...si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale circolare 36/E 2006 Agenzia delle Entrate: la norma citata non riprende la distinzione fra documenti originali unici e non unici...deve essere interpretata alla luce delle esigenze di semplificazione poste a fondamento di tutta la disciplina in esame...l intervento del pubblico ufficiale è limitato alla sola conservazione dei documenti analogici originali unici

8 Documento informatico art.3 comma 1 DM : 1. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: a) hanno la forma di documenti statici non modificabili; b) sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; c) sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6: d) sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

9 Documenti rilevanti ai fini tributari Fonti: provvedimento del Direttore ADE n.2010/14366; circolare Agenzia delle Entrate n. 36/E del 2006; Documenti rilevanti: - scritture, libri e i registri elencati dal D.P.R. n. 600 del 1973 e dal D.P.R. n.633 del tutte le dichiarazioni fiscali; - la modulistica relativa ai pagamenti (ad esempio, i modelli F23 ed F24); - fatture e documenti simili; - libri sociali obbligatori di cui all art.2421 c.c.

10 Il processo di conservazione sostitutiva 1) Memorizzazione 2) Archiviazione 3) Conservazione

11 Memorizzazione Il processo di memorizzazione deve garantire le seguenti caratteristiche: a) trasposizione su qualsiasi supporto che garantisca la leggibilità nel tempo; b) assicurando l ordine cronologico dei documenti, senza che vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta; c) consentendo le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi;

12 Archiviazione Delibera CNIPA: processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, (...), univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all eventuale processo di conservazione

13 Conservazione sostitutiva Art.4, comma 2 del Dm : ll processo di conservazione di cui al comma 1 può essere limitato a una o più tipologie di documenti e scritture analogici, purché sia assicurato l'ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta.

14 Conservazione sostitutiva dei documenti analogici Art. 4 Conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari 1. Il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa immagine, secondo le modalità di cui all'art. 3, commi 1 e Il processo di conservazione di cui al comma 1 può essere limitato a una o più tipologie di documenti e scritture analogici, purché sia assicurato l'ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta. 3. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici originali avviene secondo le modalità di cui al comma 1 e si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine. 4. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale.

15 Conclusione del procedimento di conservazione sostitutiva apposizione della marca temporale; sottoscrizione elettronica; sull'insieme dei documenti; ovvero su di un'evidenza informatica contenente: l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi; Impronta: è una sorta di "impronta digitale" riferibile univocamente all'insieme dei documenti cui si riferisce

16 Comunicazione all'agenzia delle Entrate dell'impronta informatica Art.5 DM , comma 1: Entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal decreto del Presidente della Repubblica n. 322 del 1998, per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

17 Esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari Art. 6 DM Esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari 1. Il documento di cui all'art. 3 è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture, in caso di verifiche, controlli o ispezioni. 2. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali.

18 Obblighi civilistici in tema di scritture contabili dell'imprenditore Codice Civile: art.2214 art Art.2214: Libri obbligatori e altre scritture contabili Art.2215: Modalità di tenuta delle scritture contabili Art.2219: Tenuta della contabilità Art.2220: Conservazione delle scritture contabili Art.2215/bis: Tenuta delle scritture contabili in modalità informatica

19 Art. 2215/bis 1. I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. 2. Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. 3. Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato. 4. Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma. 5. I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile. 6. Per i libri e per i registri la cui tenuta e' obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni.

20 Modalità di assolvimento dell'imposta di bollo Art. 7 DM informatici: Modalità di assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti 1. L'imposta di bollo sui documenti informatici è corrisposta mediante versamento nei modi di cui al decreto legislativo 9 luglio 1997, n L'interessato presenta all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonché l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta. 2. Entro il mese di gennaio dell'anno successivo è presentata dall'interessato all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta, effettuato con i modi di cui al comma 1, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. L'importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso. 3. L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della tariffa, allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse ed è versata nei modi indicati nel comma