Manuale Utente Fornitore BCC Solutions

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1 Manuale Utente Fornitore BCC Solutions Qualifica fornitore Pag. 1 di 14

2 INDICE 1. OBIETTIVI DEL DOCUMENTO AUTO-REGISTRAZIONE DEL FORNITORE Compilazione modulo di auto-registrazione Dati generali Categoria prodotto Dichiarazione di presa visione e protezione dei dati Invio della richiesta Questionario Accesso alla qualifica e invio documentazione Accesso alla qualifica Caricamento della Documentazione Pag. 2 di 14

3 1. Obiettivi del documento Nel presente documento vengono presentate le funzionalità disponibili per il fornitore sulla piattaforma di collaborazione con i fornitori di BCC Solutions. Nel presente manuale vengono fornite le indicazioni circa: - Fase di pre-qualifica: fase in cui il fornitore si candida come potenziale collaboratore di BCC Solutions. - Collaborazione con il fornitore: fase in cui vengono forniti i documenti necessari alla qualifica definitiva sia alla normale collaborazione per i fornitori gia precedentemente qualificati. 2. Auto-Registrazione del fornitore In questo paragrafo vengono illustrate le modalità operative che deve eseguire il fornitore per effettuare l auto-registrazione come potenziale fornitore. 2.1 Compilazione modulo di auto-registrazione Per Auto-candidarsi il fornitore deve accedere al portale di BCC Solutions e cliccare sul link per l autoregistrazione. Il sistema apre una pagina internet (vedere figura) all interno della quale è necessario inserire le informazioni richieste. Pag. 3 di 14

4 I campi evidenziati tramite * richiedono la compilazione obbligatoria, di seguito si riporta il dettaglio dei campi Dati generali I dati generali sono riportati nella schermata Informazioni generali dell impresa. Il set di dati minimi da inserire sono i seguenti: - Nome impresa: Ragione sociale dell impresa; - Lingua: sigla dellalingua dell impresa (es. IT); - Paese: Sigla del paese di appartenenza dell impresa (es. IT); - Regione: sigla della città di appartenenza dell impresa (es. RM); - CAP/Località: Codice avviamento postale e località dell impresa; - N.Telefono: telefono dell impresa; - Indirizzo indirizzo di contatto dell impresa; - Fatturato Annuo: ultimo fatturato annuo disponibile; - Num.dipendenti; - Partita IVA e/o Cd.fiscale. Successivamente alla compilazione dei dati dell impresa è necessario compilare i dati relativi al contatto ovvero il referente delle comunicazioni con BCC Solutions. Pag. 4 di 14

5 Il set di dati minimi da inserire sono i seguenti: - Nome e cognome del contatto; - Intestazione del contatto; - Numero di telefono del contatto; - Indirizzo del contatto; - Sigla della lingua del contatto (es. IT); - Sigla del paese del contatto (es. IT). NB: nel caso in cui i dati N. Telefono, , lingua e Paese dell impresa corrispondano a quelli del contatto è possibile copiare direttamente i dati dell impresa tramite l apposito pulsante Categoria prodotto Lo schema delle Categorie prodotto è presentato nella seguente figura. È necessario selezionare il flag sulla/e categorie prodotto per cui il fornitore intende candidarsi Dichiarazione di presa visione e protezione dei dati Il fornitore per poter inviare la sua richiesta deve necessariamente inserire il flag relativo all accettazione della privacy, codice etico e condizioni generali di acquisto. Pag. 5 di 14

6 2.1.4 Invio della richiesta A valle della compilazione del modulo di auto-registrazione in tutte le sue parti è possibile inviare la richiesta premendo il pulsante Inviare. L esito positivo dell avvenuto invio della richiesta è segnalato dal sistema tramite il seguente messaggio: Pag. 6 di 14

7 2.2 Questionario Dopo aver inviato la richiesta, il fornitore riceve una mail informativa Supplier Self-Services: questionari per qualificaz che riporta dei link relativi ai questionari da compilare. Il fornitore deve compilare i questionari indicati per completare la richiesta di qualifica. Cliccando sul link viene aperta una pagina internet come riportato nella seguente figura: Il fornitore deve procedere alla compilazione dei questionari, al termine della quale avrà due opzioni: - Salvare questionario, per salvare i propri inserimenti e proseguire la compilazione del questionario in un secondo momento. - Inviare questionario, per salvare i propri inserimenti ed inviare il questionario. Dopo l invio sarà ancora possibile aprirlo in una sessione di visualizzazione. Cliccando sul pulsante, in caso di risposte mancanti, il sistema restituisce un messaggio informativo (riportato nella seguente figura) evidenziando in rosso campi necessari mancanti. Pag. 7 di 14

8 Per completare la compilazione del questionario cliccare su OK e procedere alla compilazione delle informazioni mancanti. Terminata la compilazione è necessario premere nuovamente il pulsante inviare questionario per sottomettere il form. Il corretto caricamento del questionario viene notificato attraverso il seguente messaggio. La sottomissione del questionario rappresenta il termine della prima fase di auto-registrazione e richiesta di qualifica. Nel casi in cui BCC Solutions ritenga valide le informazioni fornite provvederà ad informare il fornitore della valutazione positiva richiedendo al fornitore la consegna della documentazione necessaria. NB: All interno dei questionari è indicata la documentazione necessaria da inserire, in caso di accettazione da parte di BCC Solutions per all interno dell area collaborativa per completare il prcesso di qualifica. Le modalità di accesso al sistema e invio della documentazione sono presentati nei seguenti paragrafi. Pag. 8 di 14

9 2.3 Accesso alla qualifica e invio documentazione Accesso alla qualifica Nel momento in cui il fornitore viene valutato da parte di BCC Solutions e la sua richiesta di qualifica accettata, il fornitore riceve due mail contenenti le seguenti informazioni: - Interlocutore creato correttamente: La mail contiene il codice utente assegnato al fornitore che ha richiesto la valutazione assieme al link di accesso del portale fornitori BCC Solutions; - Password dell Interlocutore: la mail contiene la password da utilizzare per accedere al sistema e caricare la documentazione richiesta. Attraverso l utente e la password il fornitore può accedere al portale in cui potrà verificare i propri dati personali e procedere allo scambio della documentazione. Effettuato il primo accesso, per garantire la sicurezza degli accessi al portale, il sistema richiede il cambio della password. Pag. 9 di 14

10 Effettuata la modifica il portale del fornitore appare come nella seguente figura: Dall interno del portale il fornitore può visualizzare e modificare i propri dettagli attraverso il link Amministrazione Dati impresa Per accedere all area collaborativa è necessario procedere attraverso il link Area Collaborativa Gestione documenti. Nel paragrafo seguente si descrive in dettaglio l operatività di scambio della documentazione Caricamento della Documentazione Effettuato l accesso al portale fornitore di BCC Solutions il fornitore può cliccare sul link Area Collaborativa Gestione documentale e procedere all upload dei documenti. Al primo accesso all area di collaborazione viene riportata la seguente schermata. Pag. 10 di 14

11 . In calce alla pagina è riportato il pulsante Accept sul quale è necessario cliccare per procedere. La pagina successiva a cui si accede è riportata nell immagina seguente: Cliccando su Collaborazione Qualifica Fornitori vengono visualizzate le cartelle in cui inserire i documenti. - Organizzazione Azienda; - Iscrizioni; - Dati finanziari e societari; - Dichiarazioni; Pag. 11 di 14

12 - Certificazioni. Cliccare sulle opportune cartelle per visualizzare in dettaglio i documenti. Per procedere al caricamento della documentazione è necessario effettuare gli step riportati di seguito per ogni documento necessario. Entrare nella cartella richiesta Selezionare il tipo di file che si vuole caricare tra quelli disponibili nella cartella. È possibile effettuare la selezione cliccando sul nome del file. Cliccare su Creare per inserire il file. Il sistema apre una nuova schermata attraverso la quale effettuare l upload. Pag. 12 di 14

13 Inserire titolo ed eventuale descrizione premendo poi continuare, il sistema permette l upload del file. Premendo il pulsante Browse è possibile selezionare dal proprio PC il file da uplodare, premendo il bottone Salvare per uplodare il file selezionato. Effettuati i passaggi il file caricato è visibile all interno della pagina del portale come da immagine seguente. È possibile aggiornare la data di scadenza del documento operando come di seguito indicato: Pag. 13 di 14

14 Cliccare su Data scadenza all interno del documento ; Cliccare su Data Scadenza documento ; Impostare la scadenza secondo il formato GG.MM.AAAA e salvare. Le attività di caricamento dei file deve essere ripetuta per ogni documento necessario da caricare a sistema. L impostazione della data scadenza deve essere effettuata per ogni documento rilevante ai fini della verifica della validità del documento stesso (es. DURC, ICCIA, etc.) Pag. 14 di 14