Parte 1 Avvio del programma. Parte 2 Compilazione della fattura

Transcript

1 Vademecum alla procedura di fatturazione elettronica Parte 1 Avvio del programma 1. Verificare che la connessione internet sia attiva 2. Fare doppio click sull icona del programma FatturePA sul desktop e attendere il caricamento 3. Immettere username e password (predefiniti username: fatturepa ; password: fatturepa), cliccare sul pulsante Entra e attendere il caricamento del pannello principale Parte 2 Compilazione della fattura 1. Dal pannello principale cliccare sul pulsante Documenti di uscita nella pulsantiera a centro schermo 2. Cliccare sulla freccia a destra del menù a tendina Cliente in alto al centro e selezionare il cliente al quale deve essere intestato il documento. a. Se il cliente non dovesse essere presente, fare click sul pulsante NEW in alto a destra e seguire le indicazioni di Inserimento anagrafica cliente in Appendice. 3. Nel riquadro Documento sulla sinistra indicare il Tipo e la Data di emissione

2 4. Se il cliente richiede la specifica del nome mezzo, può essere indicato nel campo Riferimento nave 5. Premere il pulsante Avanti in basso a sinistra per procedere con la compilazione del corpo fattura 6. Inserire le righe descrittive dei servizi seguendo queste indicazioni a. Compilare il campo Descrizione posizionato per lungo al centro della schermata i. Se la descrizione dovesse essere più lunga di 100 caratteri è possibile inserire più righe descrittive parziali b. Nel riquadro Vendita a sinistra compilare i campi Qta e Prezzo i. Se si sta inserendo una descrizione parziale deve essere indicato qta: 1 e prezzo: 0 c. Cliccare sul pulsante Aggiungi in basso a sinistra per inserire la riga nel corpo fattura 7. Dopo aver riempito il corpo fattura, premere il pulsante Avanti in basso a sinistra 8. Nella terza e ultima schermata bisogna indicare nel riquadro Dati Ordine Acquisto il Numero univoco (numero protocollo e data) della lettera d ordine, il C.I.G. ed eventualmente il C.U.P. 9. Nel riquadro Tipo Pagamento in basso a sinistra cliccare sul metodo di pagamento selezionato in blu per confermare le scadenze che verranno automaticamente calcolate 10. Se si desidera una stampa proforma spuntare il campo Stampa documento proforma nel riquadro STAMPA al centro sulla destra 11. Premere il pulsante Registra in basso a destra e attendere la conferma di avvenuta registrazione

3 Parte 3 Elaborazione, firma, controllo e trasmissione della fattura 1. Dal pannello principale cliccare sulla voce Stampe in alto a sinistra sul menù principale; si aprirà un sottomenù dal quale bisognerà cliccare sulla voce Tracciato FatturePA 2. Premere il pulsante Cerca in alto a destra e selezionare con un doppio click il cliente per il quale si desidera trasmettere la fattura 3. Spuntare la singola fattura che si desidera trasmettere, selezionandola dall elenco delle fatture e cliccare sul pulsante Esporta in basso a sinistra 4. Selezionare Desktop come cartella di destinazione del file di appoggio e premere Salva 5. Attendere la conferma dell export, premere OK ed infine premere il pulsante Chiudi in basso a destra per terminare la procedura di preparazione 6. Chiudere il programma cliccando sul pulsante rosso Esci ESC. 7. Avviare il browser concordato in fase di installazione (ad es. Google Chrome) e individuare la barra dei preferiti 8. Selezionare il sito contenente la licenza online con il proprio nome (UPLOAD FILE FATTUREPA) dall icona con il nostro logo giallo tra i preferiti 9. Premere il pulsante Scegli file (o Sfoglia ) e selezionare il file di appoggio FatturePaPerXml.txt, generato precedentemente, individuandolo sul Desktop 10. Dopo aver confermato la selezione, cliccare sul pulsante Importa 11. Salvare il file XML generato dalla licenza online sul Desktop cliccando su Salva a. Se il download viene effettuato automaticamente su un altra cartella, individuare il file in quel percorso e spostarlo sul Desktop

4 12. Aprire il programma per la firma digitale (in appendice si trovano dettagli sul fornitore Aruba), individuare il file XML che inizia con IT e la propria partita IVA, generato precedentemente, e seguire le indicazioni del distributore del servizio per applicare correttamente la firma e ottenere un file XML P7M 13. Riaprire il browser (aperto già precedentemente, ad es. Google Chrome) e selezionare dai preferiti il sito Fatturazione elettronica per la P.A. - Controllare la FatturaPA, solitamente accanto al link della licenza online (ndr al momento della redazione di questa guida l indirizzo è Premere il pulsante Scegli file (o Sfoglia ) e selezionare il file firmato XML.P7M che inizia con IT e la propria partita IVA individuandolo sul Desktop 15. Inserire il Codice di sicurezza che appare storpiato sull immagine immediatamente sopra 16. Infine cliccare sul pulsante Controlla e attendere l esito del controllo 17. In caso di esito positivo, cliccare sul link Inviare via web la FatturaPA sulla sinistra della schermata

5 18. Autenticarsi con le credenziali Entratel (solitamente l username è un codice fiscale) e cliccare su Accedi 19. Premere il pulsante Scegli file (o Sfoglia ) e selezionare il file firmato XML.P7M che inizia con IT e la propria partita IVA individuandolo sul Desktop 20. Cliccare sul pulsante Invia e attendere l esito dell invio 21. Se l invio dovesse restare in sospeso, con una rotella di caricamento che gira per più di due minuti, salvare l esito parziale dell invio premendo la combinazione di tasti CTRL + P e memorizzandolo sul desktop in PDF o, se impossibile, stampando la pagina 22. Infine, cliccare sul link Monitorare la FatturaPA sulla sinistra della schermata per accedere alla sezione di controllo di tutte le fatture elettroniche trasmesse 23. Cliccando su Associa in fondo a destra si apre un elenco dove cliccare Le fatture che ho trasmesso 24. Cliccare in fondo su Ricerca per ottenere lo stato di lavorazione delle fatture trasmesse

6 25. Cliccare sulla fattura appena inviata (la prima dell elenco) e individuare nella nuova schermata la ricevuta di consegna 26. Cliccare su Scarica accanto alla ricevuta di consegna e salvare il file XML, che rappresenta la ricevuta stessa, sul Desktop cliccando su Salva a. Se il download viene effettuato automaticamente su un altra cartella, individuare il file in quel percorso e spostarlo sul Desktop 27. Conservare il file XML, il file XML.P7M e la ricevuta XML in una cartella dedicata

7 Appendice Operazioni complementari Applicazione della Firma digitale con chiavetta Aruba Inserire la chiavetta in una porta USB e individuare l icona sul Desktop a forma di ceralacca, oppure aprire l icona del computer (chiamata anche Risorse del computer) per individuare il programma di firma dentro l unità esterna con l icona del simbolo USB e avviare il programma con un doppio click 1. Sul pannello dei comandi della chiavetta appena aperto cliccare sulla prima funzione Firma 2. Attendere che la procedura apra la nuova finestra (se nel frattempo dovessero apparire delle finestre che effettuano degli aggiornamenti automatici, lasciarle completare) 3. Individuare sul Desktop il file XML che inizia con IT e la propria partita IVA e cliccare su Apri 4. Inserire il PIN fornito sulla carta Aruba e fare click su Avanti (o Next) in basso a destra 5. Accettare la dichiarazione cliccando sulla spunta a lato a sinistra e fare click su Avanti (o Next) in basso a destra 6. Attendere la generazione automatica del file XML P7M firmato che inizia con IT e la propria partita IVA e cliccare su Fine (o Finish) in basso a destra per completare la procedura 7. Sul pannello dei comandi della chiavetta cliccare sull ultima funzione Rimozione per estrarre in sicurezza la chiavetta Aruba Inserimento anagrafica cliente Se non ci si trova già nella schermata di inserimento è possibile raggiungere direttamente la schermata di inserimento anagrafica cliccando sul pulsante Menù Gestione Clienti e Fornitori dalla pulsantiera a centro schermo e cliccando sul pulsante Archivio Clienti dalla sotto-pulsantiera a destra 8. Compilare la ragione sociale, obbligatoria per il salvataggio della scheda, e tutti i campi con le etichette di colore verde, necessari per la corretta compilazione automatica della fattura elettronica, badando bene nell indicare nel campo Stato soltanto la sigla internazionale (IT = Italia) 9. Cliccare sul pulsante bianco in alto a sinistra (con l icona di un foglio bianco) e attendere la conferma di avvenuto inserimento Modifica anagrafica cliente 1. Cliccare sul pulsante Menù Gestione Clienti e Fornitori dalla pulsantiera a centro schermo e cliccare sul pulsante Archivio Clienti dalla sotto-pulsantiera a destra 2. Cliccare sul pulsante? per ricercare l anagrafica da modificare a. Per filtrare la ricerca è possibile inserire parte della ragione sociale nel campo ricerca prima di cliccare sul pulsante? 3. Selezionare con un doppio click il cliente per richiamare tutti i dati della scheda nella schermata 4. Per salvare le modifiche effettuate cliccare sul pulsante grigio e verse in alto a sinistra (con l icona di un floppy disk) e attendere la conferma di avvenuta registrazione delle modifiche

8 Ristampa proforma 1. Dal pannello principale cliccare sulla voce Stampe in alto a sinistra sul menù principale; si aprirà un sottomenù dal quale bisognerà cliccare sulla voce Ristampa Documenti 2. Selezionare dal menù a tendina il cliente al quale è stato emesso il documento del quale si desidera una stampa proforma 3. Selezionare il tipo di documento desiderato e cliccare sul campo Numero per abilitare il pulsante? 4. Cliccare sul pulsante? e selezionare con un doppio click il documento da stampare 5. Cliccare sul pulsante Stampa F3 in alto a destra e attendere il caricamento dell anteprima di stampa 6. Cliccare sull icona della stampante in alto a sinistra e seguire le indicazioni dell interfaccia di stampa a. È possibile esportare la proforma in PDF, cliccando sull icona del dischetto anziché la stampante, impostare su Salva come il formato Adobe Reader (.pdf), indicare in Nome file il riferimento numerico della fattura e cliccare su Salva. Stampa riepilogo documenti emessi 1. Cliccare sul pulsante Menù Contabile dalla pulsantiera a centro schermo e cliccare sul pulsante Documenti Emessi dalla sotto-pulsantiera a destra 2. Premere il pulsante Visualizza ENTER in basso a destra e attendere il caricamento dell anteprima di stampa a. Le impostazioni predefinite consentono la stampa delle fatture emesse nell anno corrente; per ottenere un elenco specifico, utilizzare i filtri a disposizione nella maschera 3. Cliccare sull icona della stampante in alto a sinistra e seguire le indicazioni dell interfaccia di stampa