ALD Automotive Italia

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1 ALD Automotive Italia CUSTOMER SERVICE FLEET MANAGEMENT FORMAZIONE UNIFICATA FLOTTA POOL

2 Sommario 1. Descrizione servizi erogati 2. Attività dei centri - obiettivo, procedure e regole 3. Strumenti di gestione informatica Webrelief 4. Attività dei centri -Flusso arrivo \ disponibilità 5. Attività dei centri - Vettura Sostitutiva 6. Attività dei centri - Vettura in Preassegnazione 7. Attività dei centri Cambio user 8. Gestione del Ticket -Tool di supporto al fornitore 9. Procedura di gestione del carburante sui veicoli 10. Procedura gestione doppie chiavi 11. Contatti 2

3 1 ) Flotta Pool : descrizione servizi erogati Il progetto COMODATO GRATUITO di fornitura ai CENTRI è regolato dal Contratto Servizi (allegato E) ed ha lo scopo di regolamentare le vetture della Flotta Pool ALD ai seguenti fini : Sostituzione per fermo tecnico temporaneo dovuto a riparazione di meccanica e\o carrozzeria della vettura del CLIENTE ALD. Tale attività viene regolata dal Contratto Servizi ( allegato E ) Preassegnazione temporanea dovuta alla necessità di fornire al CLIENTE ALD una vettura di gruppo e livello e tariffa richiesta in attesa che venga prodotta e consegnata la vettura definitiva con contratto NLT (noleggio a lungo termine).tale attività viene regolata dal Contratto Servizi(allegato E) Il prodotto di Preassegnazione si divide nelle seguenti specifiche : AHR (noleggio giornaliero) MINIRENT (noleggio maggiore a 30 giorni) PRELEASING (noleggio legato ad un ordine 3

4 2 ) Attività dei centri : obiettivo, procedure e regole Il team Flotta Pool ha come obiettivo primario fare in modo che i centri che hanno in assegnazione le vetture le rendano DISPONIBILI in perfetto stato di funzionalità e pulizia come previsto da contratto servizi e questo di farlo NEL PIU BREVE TEMPO POSSIBILE nei modi e con gli strumenti a sua disposizione e di informare tempestivamente il reparto Flotta Pool per competenza ( CHI? ),qualora la possibilità di rendere efficiente la vettura sia ostacolata da problemi tecnici, di sistema e\o operativi. 4

5 Attività dei centri : regole, procedure e comportamenti Si raccomanda di tenere nella massima attenzione i seguenti aspetti : Vetture sempre sotto controllo sia in entrata che in uscita per dotazione documentazione, efficienza, pulizia, verifica di eventuale manutenzione ordinaria o straordinaria tramite sistemi di gestione carrozzeria WINCAR e meccanica WEBMEC Sistema informatico di Webrelief sempre aggiornato all istante nelle fasi di accettazione arrivo disponibilità della vettura Sistema informatico di Webrelief sempre aggiornato nelle fasi di check out e check in che presuppone l apertura e la chiusura dei noleggi con scansione ed abbinamento del documento firmato dal cliente all interno del sistema. Sistema informatico di Webrelief sempre aggiornato per Inventario per verificare periodicamente l ubicazione dei veicoli della flotta pool sul territorio, ed eventualmente correggere le situazioni anomale. L inventario per essere efficace, deve essere compilato entro un breve lasso di tempo, in modo da congelare la situazione della flotta in un determinato momento. 5

6 Attività dei centri : regole, procedure e comportamenti Vetture sempre sotto controllo in entrata a seguito trasferimento con bisarca o riconsegna del cliente, con rilevamento dei danni di carrozzeria e gestione dei danni rilevati o su bolla ( trasferimento ) o verifica della emissione della denuncia rilasciata dal cliente in fase di rientro, verifica se inserita o da inserire sul sistema Web all indirizzo : E importante annotare sull attestato di locazione elettronico il carburante del veicolo, e richiedere al cliente di riconsegnare il mezzo nello stesso stato e nel caso di problematiche, vi chiediamo di informarci tempestivamente. La gestione del carburante sarà da ALD coordinata in termini di addebito diretto al cliente I mezzi che verranno dedicati al progetto e trasferiti presso la vostra struttura dovranno essere custoditi con cura, ogni danno accidentale dovrà essere segnalato prontamente ad ALD, che deciderà in autonomia se procedere o meno al ripristino. ALD si riserva sempre ( previo preavviso) la sostituzione o la rimozione dei mezzi dal centro di stazionamento per politiche aziendali o scelte strategiche 6

7 Attività dei centri : regole, procedure e comportamenti Nel caso di mancata, ritardata o inesatta comunicazione del rientro di un veicolo Pool, secondo quanto previsto dall art del Contratto Servizi, ALD, a partire dal giorno successivo, si riserva la facoltà di addebitare al CENTRO una penalità pari a 30,00 (trenta/00) euro per ogni giorno intercorrente tra la data del rientro del veicolo e l effettiva comunicazione scritta da parte del CENTRO Nel caso di impossibilità di utilizzo di un veicolo Pool derivante dalla violazione da parte del CENTRO delle procedure operative previste nel Contratto Servizi sarà addebitata al CENTRO una penalità pari a 30,00 (trenta/00) euro per ogni giorno di fermo del veicolo Nel caso in cui ALD sia soggetta a sanzioni amministrative a causa delle inadempienze del CENTRO sui controlli previsti al punto 3 del Contratto Servizi, saranno addebitati al CENTRO tutti i costi sostenuti 7

8 3 ) Flotta Pool:attività dei centri flusso assegnazione Webrelief La vettura consegnata al cliente potrebbe ritornare sul centro di consegna originario oppure essere rilasciata su altro centro ALD La vettura viene assegnata, per rientro o 1 invio, al centro e posta nello stato ASSEGNATA Il centro provvede alla ACCETTAZIONE o eventuale RIFIUTO della vettura A vettura ritirata ed emesso l attestato di consegna su Web la vettura passa nello stato di NOLEGGIO In seguito al trasferimento il centro provvede al controllo ed acquisizione del veicolo ed alla dichiarazione di ARRIVO A vettura disponibile segue prenotazione per relief e pre-rent e la vettura assume lo stato di PRENOTATA in attesa ritiro Segnalate le anomalie e risolte le problematiche la vettura viene posta dal centro nello stato di DISPONIBILE pronta per il noleggio Se vettura NON ok ( documenti e stato carrozzeria e maccanica) il centro provvede al passaggio della vettura nello stato di DISPONIBILE e successivo SOSPESO 8

9 Attività dei centri : Strumenti di gestione informatica La flotta pool è seguita tramite il portale WEBRELIEF ed accedendo sul sito all indirizzo : logandovi con le vostre credenziali fornite dalla Rete Assitenza accederete al menù di gestione delle vetture comodato. Una volta avuto accesso alla maschera principale potete accedere alle varie voci del menù che danno l ingresso alle attività operative del sito vedi anche il MANUALE COMODATO -> download manuale sito 9

10 Attività dei centri : Strumenti di gestione informatica Username officina es _1056 Password officina es Richiesta nuovi dati accesso WR scrivere a :

11 Le funzionalità di Webrelief Il menù Monitoring comodato: filtri di ricerca Monitoring comodato: schermata principale Monitoring comodato: agenda prenotazioni Monitoring comodato: dettaglio Monitoring comodato: storico dettagli Webrelief: attestato di consegna (addebito carburante) Webrelief: elenco prerent Webrelief: elenco movimenti Webrelief: ricerca targa Webrelief: inventario fisico veicoli 11

12 Webrelief: Il menù Gestione noleggi relief/prerent: Qui si possono chiudere i noleggi erogati da altro fornitore e i preleasing Ricerca targa: Permette di verificare se il veicolo fa parte della flotta ALD Inventario: Entrando in questa sezione si può lavorare l inventario dei veicoli pool Monitoring: In questa sezione si gestiscono le vetture Pool 12

13 Monitoring comodato: filtri di ricerca Premendo su questo pulsante si passa alla visualizzazione classica del monitoring (quella della precedente versione del sito) IN QUESTA VERSIONE DEL PORTALE, I VEICOLI SONO LEGATI ALL UTENZA CON LA QUALE SI ACCEDE AL SITO. In base a quanto detto, premendo il pulsante di ricerca, saranno visualizzati solo i veicoli legati all utenza utilizzata. Se si vuole vedere tutti i veicoli gestiti, occorre spuntare il checkbox Tutte le sedi. 13

14 Monitoring comodato: schermata principale Agenda prenotazioni: Tramite questo diagramma si può verificare visivamente l agenda prenotazioni del veicolo prescelto. Sono evidenziati in rosso i giorni relativi ad un noleggio attivo, in arancio e in giallo i giorni prenotati. Se si passa con il mouse sui giorni del calendario, il sistema visualizza il numero di pratica legato al periodo interessato. Dettagli modello Dotazioni del veicolo Stato del veicolo in tempo reale Stato del noleggio 14

15 Monitoring comodato: agenda prenotazioni Cliccando sulla targa si entra nella schermata di dettaglio, da cui si può gestire il veicolo. Tipo e numero di pratica In questa versione del sito, è possibile prenotare i veicoli pool con largo anticipo, utilizzando la funzione AGENDA. Per ogni veicolo si potrà vedere i periodi in cui è prenotato e agire per ottimizzarne l utilizzo. In fase di prenotazione sono previsti due giorni cuscinetto prima e dopo il periodo considerato, non utilizzabili perché a rischio di sovrapposizione con i noleggi precedenti e successivi. Per rendere disponibile un veicolo nel monitoring, occorre passare per le seguenti fasi Stato del veicolo Assegnata Disponibile Accettata 15 Documentazione incompleta, se non presente libretto e /o assicurazione Arrivata

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17 Monitoring comodato: dettaglio Per visualizzare maggiori informazioni su un veicolo, basta cliccare sulla targa Per visualizzare tutti i movimenti relativi ad un veicolo basta cliccare su questa icona 17

18 Monitoring comodato: storico dettagli Cliccando sull icona relativa allo storico movimenti, si apre questa scheda, in cui sono visibili i più importanti dati del veicolo Scorrendo verso il basso possiamo vedere l elenco di tutti i passaggi di stato che un veicolo ha avuto. Nelle note ci sono alcune informazioni aggiuntive 18

19 Webrelief: attestato di consegna 1 2 Il Centro in fase di consegna del veicolo pool al driver, ed in fase di rientro, è tenuto a compilare l attestato di veicolo in locazione. In particolare occorre compilare i seguenti campi: 1. Km del veicolo pool 2. Livello del carburante 3. Elenco dei danni 4. Elenco delle dotazioni 3 Negli specifici box sono esplicitati gli importi extra che ALD addebiterà al cliente (carburante e Km extra). (5) 5 L attestato deve essere stampato in fase di apertura e chiusura del noleggio, presentato al driver per la firma. Una copia del documento firmato deve essere caricato nella pratica. 19

20 Webrelief: caricamento pratica IMPORTA L ATTESTATO NELLA PRATICA: il verbale firmato dal cliente, va scansionato ed inserito nella pratica CHIUSA, rientrando nella stessa dall elenco richieste, poi spedito in originale ad ALD. 20

21 Webrelief: Elenco prerent In questa sezione si possono lavorare le richieste di pressegnazione, in modo analogo a quanto si fa per le vetture sostitutive. 21

22 Webrelief: Elenco movimenti Entrando in questa voce di menù si può chiudere un noleggio relativo ad un veicolo pool, anche se la vettura è uscita da un altro centro. Inserire la targa pool e la data di chiusura del noleggio. Premendo il pulsante di ricerca saranno visualizzati tutti i noleggi ancora aperti legati al veicolo considerato 22

23 Webrelief: ricerca targa Inserire la targa del veicolo da verificare In questa sezione si può verificare se un veicolo è appartenente alla flotta ALD. Sono visualizzate le informazioni più importanti tra cui il tipo di contratto. In questo caso si tratta di veicolo pool. 23

24 Webrelief: inventario fisico veicoli Con cadenza trimestrale il sistema richiede la compilazione di un inventario fisico dei veicoli pool. Il centro avrà la possibilità sui eseguire le seguenti operazioni: 1. Confermare le informazioni proposte dal sistema. a. ES: veicolo uscito dal centro per preassegnazione b. ES: veicolo prenotato (stato IN NOLEGGIO) anche se non ancora ritirato. 2. Modificare le informazioni proposte. a. Inserire solo note di dettaglio senza cambiare stato. (ES: Vettura uscita con gomme invernali) b. Cambio stato. (ES: la vettura non è in noleggio ma sospesa per manutenzione) 3. Inserisci nuovo veicolo. Inserire i dati di un veicolo pool non presente nella lista. (Nota: Un veicolo assegnato allo stesso centro ma ad altra sede, risulta comunque presente nella lista ma non è lavorabile) 24

25 5) Attività dei centri Prenotazione vettura Sostitutiva Le richieste possono essere inserite per i fermi di carrozzeria attraverso il sito ( o per meccanica attraverso il portale Webmecc ( dopo caricamento del preventivo e trasferimento dei dati sul Webrelief. Con la nuova versione del portale Webrelief sarà possibile gestire le vetture comodato Ald attraverso un sistema di booking (prenotazione) con previsione di uscita e rientro dei veicoli comodato calendarizzati. La ricerca del veicolo sostitutivo attraverso il sistema di geolocalizzazione (punto d interesse, indirizzo o officina riparatrice). Tale strumento sarà unico, pertanto i canali utilizzati in precedenza (telefono o mail) non saranno accettati, eccetto in casi di mancato funzionamento del sito. Per i cambi auto, sblocco pratiche, cambi nominativi, cambi data ritiro, annullamento prenotazioni, si dovrà scrivere al seguente indirizzo per apertura ticket o altrimenti consultare la sezione Faq Le richieste potranno essere inoltrate nell orario di ufficio dalle ore 08:30 alle 17:30, fuori da tali orari bisognerà indirizzare i clienti a contattare Aci Global al numero 02/ che provvederà alla ricerca del veicolo sostitutivo. 25

26 Prenotazione vettura Sostitutiva Per le problematiche inerenti a prolungamenti di pratiche scadute si potrà scrivere all indirizzo mail fermotecnico.controllo_ald@fleetsupport.it Non si procede con inserimento della richiesta di auto sostitutiva quando digitando la targa a video compaiono la seguenti diciture: nessuna sostitutiva da contratto per la vettura targata o contattare Network- Preassegnazione o quando un cliente chiede di assegnare una vettura sostitutiva più grande. Nei casi summenzionati prego indicare al cliente di contattare il Customer Service al n.verde o scrivere una mail all indirizzo servizio.clienti@aldautomotive.com Le utenze per accedere al portale possono essere richieste all indirizzo mail A seguire il dettaglio della lavorazione sul Webrelief. 26

27 27 Flusso richiesta di auto sostitutiva c/o i centri Rent a Car

28 28 Flusso richiesta di auto sostitutiva Comodato Ald

29 29 Inserimento richiesta per intervento carrozzeria

30 Richiesta sostitutiva per intervento di meccanica Trasferimento pratica da Webmecc a Webrelief 30

31 Compilazione pratica targa Nome e cognome utilizzatore cellulare SelezionareVeicolo marciante o non Date noleggio Ricerca punto di noleggio tramite: 1) Indirizzo 2) Officina riparatrice (se forniti di comodato) 3) Punto d interesse Km Note intervento carrozzeria o meccanica Note richiesta da parte del cliente 31

32 a) Ritiro sostitutiva su indirizzo specifico Selezionare ritiro nei pressi di indirizzo Cliccare su lente d ingrandimento Si aprirà tendina di Google Maps dove digitare indirizzo della ricerca Selezionare dai risultati l indirizzo specifico Attendere che il programma si geolocalizzi Digitare in basso su visualizza e appariranno tutti i punti di noleggio della zona indicata Successivamente cliccare su salva 32

33 Ritiro sostitutiva su indirizzo specifico In automatico il sistema assegnerà alla pratica il punto di noleggio Hertz più vicino (da policy aziendale), per poi proseguire su altri fornitori nel caso non ci sia disponibilità. Qualora sia necessario, per richiesta esplicita del cliente, andare su un altro noleggiatore, scriverlo nel campo nota richiesta. 33

34 b) Ritiro sostitutiva su punto d interesse Selezionare ritiro nei pressi di punto d interesse Selezionare un punto d interesse fra - Aeroporto - Stazione - Porto 34

35 Ritiro sostitutiva su punto d interesse Selezionare Regione e Provincia Successivamente selezionare la lente d ingrandimento Si aprirà Google Maps e in automatico l aeroporto (in questo caso Linate) Cliccare su Visualizza per visionare i punti di noleggio nei pressi dell Aeroporto Successivamente cliccare salva Lo stesso sistema di ricerca è valido anche se vengano selezionati come punti d interesse porto o stazione 35

36 c) Ritiro sostitutiva su Officina Riparatrice (Comodato) Selezionare ritiro presso officina riparatrice Cliccare sulla lente d ingrandimento e si aprirà google maps con l indirizzo officina Cliccare su salva e successivamente si aprirà il monitoring con tutte le vetture comodato disponibile e non presso il centro Di seguito vediamo nel dettaglio tale gestione 36

37 Ricerca per targa Elenco richieste Webrelief Num. di targa da visionare Status pratica Cliccare su macchinetta per passare pratica in consegnata al cliente 37

38 Recall-Prolungamento pratica sostitutiva scaduta Cliccare in basso a dx recall- prolungamento e poi tasto attiva 38

39 39 Digitare su data prevista consegna e si aprirà calendario

40 40 Cliccare su motivo ritardo e selezionare dal menù la motivazione, poi salva richiesta

41 Inserimento vettura pronta A fine lavori, entrare nella pratica dal lucchetto, selezionare data,orario e invio sms vettura pronta 41

42 Chiusura pratica vettura Comodato Blocco Popup, cliccare, sbloccare e ripetere salvataggio 3) Cliccare su Salva 1) Cliccare sul campo Check in e data 2) Cliccare su Chiudi 42

43 6 ) Modalità per gestione Preassegnazioni Le richieste di preassegnazione transiteranno sul webrelief, cliccando sul link elenco pre-rent. La prenotazione precedentemente inserita dal reparto Preleasing, risulterà nel basket da Confermare nello stato AUTORIZZATA. Cliccando sull icona del lucchetto aperto, si potrà accedere alla prenotazione per confermare il buono stato del veicolo. ROSSI 42

44 In seguito al controllo effettuato sulla vettura, il centro dovrà eseguire la compilazione della check list, spuntando con un flag le voci dei relativi box. N.B.: "ATTENZIONE": Per confermare la disponibilità della vettura dovranno essere selezionate tutte le voci sopra indicate, previo controllo. In caso di mancata selezione di una delle voci sopra descritte è necessario indicare nelle NOTE FORNITORE (box presente sopra la check-list) il dettaglio dell anomalia riscontrata sull autoveicolo. Per passare la pratica ad ALD, cliccare sul pulsante SALVA. 43

45 44 Quando l utilizzatore ritirerà il mezzo, dovrà essere compilato il verbale di consegna del veicolo comodato. Per procedere si dovrà accedere al WebRelief Elenco Prerent Pratiche Confermate Lucchetto.

46 Entrati nella pratica si dovrà compilare il campo Check-out, inserendo orario e data di uscita e poi cliccando su salva. In automatico si aprirà il verbale, compilare i campi che troverete liberi sulla parte destra della schermata. Per mettere la pratica in Consegnata al cliente flaggare il campo dati finali veicolo in uscita ed inserire la data firma. La pagina andrà poi salvata, stampata e chiusa. La vettura risulterà così in noleggio. 45

47 Quando una vettura in preassegnazione uscita dal vostro centro rientra su di voi, dovete entrare in WebRelief, poi cliccare su Elenco Pre-Rent e poi cercare il noleggio in Consegnate Andrà poi compilato il campo check in e poi si dovrà cliccare su Salva. Si aprirà il verbale di rientro, che andrà compilato nella parte di destra, inserendo Km e livello carburante. Il verbale poi andrà salvato (flaggando su dati finali veicolo in rientro ed inserendo la data firma), stampato e chiuso. 46

48 Nella parte inferiore del verbale di rientro dovranno essere indicati gli eventuali danni presenti sul veicolo e spuntare le voci relative agli oggetti presenti sul mezzo. Infine si dovrà inserire la DATA FIRMA (ovvero la data di rientro del mezzo), spuntare la voce DATI FINALI VEICOLO IN RIENTRO, cliccare su SALVA, stampare il modulo e poi cliccare su CHIUDI. 47

49 48 Nel caso in cui rientri presso il vostro centro una comodato in preassegnazione uscita da un altro Service Point ALD, per trovare la pratica nel WebRelief si dovrà entrare nella sezione Elenco Movimenti. Inserendo la targa del veicolo, la data e l orario di rientro, dopo aver fatto cerca si potrà chiudere il noleggio, compilando il verbale di consegna nel modo abituale, salvandolo, stampandolo e chiudendolo. La pratica passerà da Consegnata al Cliente a Chiusa.

50 7 ) Attività dei centri Gestione del servizio di Cambio Utilizzatore Presa e riconsegna per cambio Utilizzatore Trasferimento per cambio Utilizzatore Cambio User in un unico Service Point Cambio User in due Service Point differenti CONCETTI PRELIMINARI LE VETTURE COINVOLTE IN NOLEGGIO AI CLIENTI (NON SONO QUINDI VETTURE APPERTENENTI ALLA FLOTTA POOL/COMODATO) IL SERVIZIO DI CAMBIO UTILIZZATORE NON CHIUDE IL CONTRATTO (CAMBIO USER DIVERSO DA RESTITUZIONE PER FINE CONTRATTO OCCORRE COMPILARE L APPOSITO VERBALE MODULO DI RICONSEGNA PER CAMBIO UTILIZZATORE (scaricabile da sito nella sezione Assistenza Fornitori ) L UTILIZZATORE NON CONOSCE IL SERVIZIO. IL SERVICE POINT SI. 50

51 7 ) Attività dei centri Gestione del servizio di Cambio utilizzatore RICONSEGNA VETTURA Compila in triplice copia entro 3 ore dalla riconsegna, in tutte le sue parti, il Verbale di Riconsegna Veicolo per cambio Utilizzatore ed inoltralo via all indirizzo servizio.clienti@aldautomotive.com. Verifica la completezza della documentazione di bordo e, qualora non dovessero essere presenti uno o più documenti, segnalare tale mancanza all interno del modulo precedentemente citato e segnalarlo non appena lo stesso viene inviato Verifica con l attuale Utilizzatore (o suo delegato) l esistenza di danni; le eventuali denunce di sinistro (con o senza controparte), che non siano già state regolarmente effettuate dall Utilizzatore che riconsegna il Veicolo. Verifica la necessità di eventuali interventi (Meccanica, Carrozzeria, Allestimento interno) che minano sicurezza, stabilità, comfort del veicolo. CONSEGNA AL NUOVO UTILIZZATORE Effettuare pulizia interna ed esterna del veicolo prima del ritiro da parte del nuovo Utilizzatore Redigere Verbale di Riconsegna per cambio Utilizzatore avendo cura di compilare la parte Estremi di chi ritira la vettura Effettuare fotocopia del un Documento d Identità (e/o Patente di Guida) del nuovo User/Delegato. Informare il Servizio Clienti dell avvenuto cambio di Utilizzatore inviando con il verbale in allegato, rispondendo alla precedente comunicazione di attivazione servizio di cambio User 51

52 Gestione del servizio di Cambio utilizzatore DATI SOCIETA CLIENTE E VETTURA DESCRIZIONE DANNI ACCESSORI INFO DRIVER USCENTE INFONUOVO DRIVER CHE RITIRA TIMBRO ED INFO SERVICE POINT 52 DATA E FIRMA DRIVER

53 Gestione del servizio di Cambio utilizzatore TRASFERIMENTO DELLA VETTURA PER CAMBIO USER SERICE POINT DI PARTENZA Occuparsi di svolgere quanto previsto per la procedura di Riconsegna Vettura Recepire le istruzioni in merito al trasferimento inviate tramite comunicazione mail dal Customer Service ALD. All interno della stessa è presente il Numero di Autorizzazione attraverso cui fattura il servizio effettuato. Segnalare accuratamente nel documento di trasporto/bolla, in partenza, tutti gli accessori asportabili (es. antenna esterna), tutti i documenti a bordo del veicolo ed eventuali effetti personali presenti Inserire una copia del verbale a bordo del veicolo (oppure allegala alla Bolla di Trasporto); Prendere accordi con la Società Trasportatrice in merito al ritiro del veicolo 53

54 Gestione del servizio di Cambio utilizzatore TRASFERIMENTO DELLA VETTURA PER CAMBIO USER SERVICE POINT DI ARRIVO Comunicare l avvenuto scarico presso la propria struttura entro 3 ore, rispondendo alla precedente comunicazione di attivazione servizio di cambio trasferimento (servizio.clienti@aldautomotive.com ) Verificare l effettiva presenza di Documento Di Trasporto e Verbale di Riconsegna redatto dal Centro di partenza. Se assente comunicarlo via mail al Servizio Clienti i quali provvederanno al recupero. Prendere visione del Verbale di Riconsegna redatto dal Centro di partenza che fotografa lo stato della vettura all avvio del trasferimento. In caso di incongruità, comunicarci tempestivamente quanto riscontrato in modo da aprire un indagine interna. Effettuare un controllo sul veicolo allo scopo di garantire sicurezza, stabilità, comfort e corretta presenza della Documentazione di bordo. Per eventuali danni che non compromettono sicurezza e marcia del Veicolo, potrà essere riassegnato al nuovo Utilizzatore, nello stato in cui si trova. Recepire le informazioni riguardo il nuovo Driver comunicate dal Servizio Clienti ed allo scopo di concordare la consegna Effettuare pulizia interna ed esterna del veicolo prima del ritiro da parte del nuovo Utilizzatore Redigere Verbale di Riconsegna per cambio Utilizzatore nelle modalità specificate in precedenza ed inviarlo rispondendo alla precedente comunicazione di attivazione servizio di cambio User 54

55 La sezione, dedicata ai fornitori, è stata progettata per fornire le informazioni più utili in risposta alle domande più frequenti e logandosi all indirizzo : Avrete accesso alle faq che sono state divise in 3 macro categorie (sempre pronte ad essere ampliate): Gestione interventi di meccanica; Gestione interventi di carrozzeria; 8 ) Gestione del Ticket pagina Faq Aspetti di carattere economico/amministrativo. Cliccando su invia una richiesta il fornitore atterra sulla pagina che gli permette di inoltrare una richiesta di assistenza (ticket). 55

56 Gestione del Ticket Nel form il fornitore dovrà inserire: Partita Iva (è previsto un controllo per il riconoscimento) (a cui saranno notificati gli stati di avanzamento del ticket) Solo dopo il riconoscimento potrà proseguire con la compilazione della richiesta, indicando Categoria della richiesta, Tipologia, Descrizione e Messaggio Grazie alla profilazione delle categorie, tutti i ticket verranno smistati e indirizzati agli operatori di competenza. 56

57 9 ) Procedura di gestione del carburante CHECK-IN ADDEBITO CARBURANTE: : E importante che in fase di Check-in della vettura, venga fatto firmare al cliente l attestato che, stampato dal portale Web Relief, presenti come da figura in basso, l importo dell addebito che ALD addebiterà direttamente al cliente. Quest ultimo se vuole può provvedere in autonomia al rifornimento del carburante, prima della chiusura del noleggio, ed in questo caso non si procederà con l addebito. 57

58 Procedura di gestione del carburante RICHIESTA RIFORNIMENTO CARBURANTE: E possibile richiedere tramite Webmecc/Wincar il rimborso per il rifornimento di carburante (veicoli POOL). alla richiesta dovrà essere allegata la seguente documentazione : a. ricevuta del distributore. b. verbale di riconsegna relativo il noleggio con addebito, firmato dal cliente. n.b. Se il verbale non è stato compilato correttamente, se dovesse presentare correzioni, e non fosse coerente con ciò che è stato registrato sulla prenotazione, la richiesta potrebbe essere respinta. Nel caso la vettura Pool arrivi proveniente da un altro centro, quindi già presente su Web Relief, e fosse necessario il rifornimento, dopo avere inserito la richiesta sul portale Webmec\Wincar alla ricevuta del distributore ed alla fattura andrà allegato l attestato di accettazione vettura stampato da Webrelief ad accettazione effettuata. Le fatture che invierete per richiedere il rimborso del carburante, dovranno essere redatte singolarmente per ogni richiesta ed inviate alla attenzione della contabilità fornitori. FATTURAZIONE RIFORNIMENTO CARBURANTE: Per la corretta fatturazione del ripristino carburante, alla fattura contenente il n. di autorizzazione, va allegata la seguente documentazione ; a. ricevuta del distributore. b. verbale di riconsegna relativo il noleggio con addebito, firmato dal cliente. n.b. in mancanza di tale documentazione, la fattura potrà essere respinta da ALD, per eventuali contestazioni è possibile utilizzare lo strumento Ticketing. 58

59 Procedura di gestione del carburante AGGIORNAMENTO LIVELLO CARBURANTE: E possibile aggiornare il livello di carburante della vettura POOL tramite la funzionalità MOVIMENTO IMPRODUTTIVO presente sul monitoring, tale stato è selezionabile mettendo la vettura nello stato SOSPESO, e scegliendo MOVIMENTO IMPRODUTTIVO come motivazione. L aggiornamento del livello carburante rimarrà tracciato. In alternativa potete segnalare la correzione del livello carburante aprendo un TICKET evidenziando il livello nella fase di check in\out ed il numero di pratica. 59

60 10) Procedura di gestione delle doppie chiavi Tutte le doppie chiavi di vetture Pool, vanno tenute in un archivio centralizzato per motivi di sicurezza,a tal proposito, ogni volta che viene consegnata una vettura nuova ad un Centro, oppure nel caso in cui lo stesso se ne trovi in possesso per qualsivoglia motivo, deve immediatamente chiederne il ritiro al centro sotto indicato. n.b. vi chiediamo cortesemente di mettere su ogni chiave l indicazione della targa della vettura. Centro Servizi Eur srl Agenzia Maxim Via Boccea 541 c/d Roma gestionechiavi@centroservizi.it cristina.agostini@centroservizi.it 60

61 11 ) Flotta Pool - logistica e distribuzione - Contatti Per ogni necessità di informazioni legate alla gestione delle vetture della Flotta Pool il centro deve segnalare la problematica avvalendosi del portale di GESTIONE DEL TICKET consultabile al seguente indirizzo ( vedi modalità di gestione pagina apposita ) ; Dopo avere effettuato l apertura del Ticket, sarà cura del Back Office interno rispondere al fine della soluzione della problematica. Nel caso di impellente URGENZA Vi informiamo che il contatto telefonico attuale è il seguente : Fornari Maurizio tel. 06/

62 11) Sostitutive Prenotazioni e Contatti Per ogni necessità di informazioni legate alla gestione delle Prenotazioni Sostitutive vetture della Flotta Pool il centro deve segnalare la problematica avvalendosi del portale di GESTIONE DEL TICKET consultabile al seguente indirizzo ( vedi modalità di gestione pagina apposita ) ; Dopo avere effettuato l apertura del Ticket, sarà cura del Back Office interno rispondere al fine della soluzione della problematica. Nel caso di impellente URGENZA Vi informiamo che il contatto telefonico attuale è il seguente : Andrea Settefrati tel. 06/ Le richieste potranno essere inoltrate nell orario di ufficio dalle ore 08:30 alle 17:30, fuori da tali orari bisognerà indirizzare i clienti a contattare Aci Global al numero 02/ che provvederà alla ricerca del veicolo sostitutivo. Per le problematiche inerenti a prolungamenti di pratiche scadute si potrà scrivere all indirizzo mail : fermotecnico.controllo_ald@fleetsupport.it Non si procede con inserimento della richiesta di auto sostitutiva quando digitando la targa a video compaiono la seguenti diciture: nessuna sostitutiva da contratto per la vettura targata o contattare Network- Preassegnazione o quando un cliente chiede di assegnare una vettura sostitutiva più grande. Nei casi summenzionati prego indicare al cliente di contattare il Customer Service al n.verde o scrivere una mail all indirizzo servizio.clienti@aldautomotive.com 62

63 11 ) Preassegnazioni Prenotazioni Contatti Per ogni necessità di informazioni legate alla gestione delle Prenotazioni Preassegnazioni vetture della Flotta Pool il centro deve segnalare la problematica avvalendosi dell indirizzo e mail : preassegnazioni@aldautomotive.com Nel caso di impellente URGENZA Vi informiamo che il contatto telefonico attuale è il seguente : Helpdesk: 06/ Daniele Pierotti Elisabetta Maggi Luigi Franco Marco Gagliardi 11 ) Cambio User Contatti Contatti relativi esclusivamente per il servizio in questione : servizio.clienti@aldautomotive.com attestatiald@olsainformatica.com Comunicazione via In caso di contatto via mail, scrivere rispondendo sempre alla comunicazione iniziale inviata dal Servizio Clienti. All interno della stessa sarà presente il Referente del Reparto con a cui chiedere e/o comunicare qualsiasi aspetto relativo al Servizio in questione. Nell oggetto della comunicazione, infine, sarà presente il Numero di Segnalazione correlato al Servizio erogato. 63