FATTURAZIONE ELETTRONICA E FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

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1 FATTURAZIONE ELETTRONICA E FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE a cura di Francesco Zuech Chiuso in redazione il 4/2/2015

2 Fatturazione elettronica (in generale) Direttiva 2010/45/CE (che modifica alcune disposizioni della Direttiva 2006/112/CE) D.L.n. 206 del 11/12/2012 (decreto anti infrazioni) Art. 1 co L. n. 228 del 24/12/2012 (Legge di Stabilità 2013) C.M.12/E del 03/05/2013 C.M.18/E del 24/06/2014

3 Fatturazione elettronica (in generale) Sino al Per ciascuna operazione imponibile il soggetto emette fattura. Art. 21 co.1 e 3 DPR 633/72 Dall Per ciascuna operazione imponibile il soggetto emette fattura. Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario. L emissione Con provvedimento del La fattura si ha per emessa all'atto della sua consegna o spedizione all'altra parte ovvero all'atto della sua trasmissione per via elettronica. 3. Se l'operazione. Per le operazioni effettuate La trasmissione per via elettronica della fattura, non contenente macroistruzioni né codice eseguibile, è consentita previo accordo con il destinatario. L'attestazione della data, l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto della fattura elettronica sono rispettivamente garantite mediante l'apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati che garantiscano i predetti requisiti di autenticità e integrità. Le fatture in lingua straniera. L emissione Con provvedimento del La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. 3. Se l operazione Per le operazioni effettuate. Nel caso di più fatture elettroniche trasmesse in unico lotto Il soggetto passivo assicura l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l autenticità dell origine e l integrità dei dati. Le fatture redatte in lingua straniera.

4 Fatturazione elettronica (in generale) OSSERVAZIONI SULLA NUOVA DEFINIZIONE DI FATTURA ELETTRONICA Dal punto di vista normativa la norma in vigore dal 2013 è meno rigida. 1 Non si parla più di accordo con il destinatario ma di accettazione 2 L autenticità dell origine e l integrità possono essere garantite anche mediante sistemi diversi dalla firma digitale e sistemi EDI. 3 Per espressa previsione (art. 21 co.1), fra le altre, la fattura si ha per emessa anche quando (in alternativa alla consegna, spedizione o trasmissione) viene messa a disposizione del cessionario o committente, ad esempio sul sito o sul portale elettronico dell emittente ovvero del terzo incaricato dell emissione per suo conto, richiamando, a tal riguardo, i chiarimenti resi con C.M. 45/E/2005, laddove la data di messa a disposizione (emissione) è stata individuata in quella di invio di un messaggio ( ) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento al server ove effettuare, in qualsiasi momento, il download della fattura.

5 Fatturazione elettronica (in generale) Chiarimenti Il ricorso alla fatturazione elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario (art. 21 co.1) N.B. la formulazione ante 2013 parlava di previo accordo con il destinatario (21, co.3) Non serve necessariamente un accordo formale fra le parti (C.M. 18/E del 24/6/2014) Non vi sono vincoli di simmetria fra le parti. Il cliente può materializzare il documento e trattarlo come cartaceo senza che ciò comprometta per il fornitore la natura della fattura trasmessa in via elettronica a condizione che abbia i requisiti A.I.L. (C.M. 18/E/2014 1,1 ) La stampa e la conservazione analogica del documento ricevuto elettronicamente rappresenta un comportamento concludente per esprimere l intenzione del destinatario di non accettare la fattura come elettronica (C.M. 18/E/ )

6 Fatturazione elettronica (in generale) Distinzione fra fatture elettroniche e fatture cartacee Non rileva tanto il formato utilizzato per la creazione bensì il formato utilizzato per la trasmissione, ricezione ed accettazione (C.M. 18/E/2014) Fattura creata elettronicamente inviata e ricevuta in formato cartaceo Fattura creata in formato cartaceo trasformata in documento informatico per essere inviata e ricevuta tramite canali telematici No fattura elettronica Può essere considerata elettronica se rispecchia i requisiti A.I.L.

7 Fatturazione elettronica (in generale) Distinzione fra fatture elettroniche e fatture cartacee Non rileva tanto il formato utilizzato per la creazione bensì il formato utilizzato per la trasmissione, ricezione ed accettazione (C.M. 18/E/2014) Fattura creata elettronicamente inviata e ricevuta in formato cartaceo Fattura creata in formato cartaceo trasformata in documento informatico per essere inviata e ricevuta tramite canali telematici No fattura elettronica Può essere considerata elettronica se rispecchia i requisiti A.I.L.

8 Fatturazione elettronica (in generale) Requisiti della fattura elettronica (art. 21, co.3) A.I.L. Autenticità dell origine (A) L identità del fornitore o dell emittente deve essere certa. Integrità (I) Contenuto e dati obbligatori non possono essere alterati. In passato tramite riferimento temporale e firma elettronica qualificata o tramite sistemi EDI Oggi (alternative) : sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile; firma elettronica qualificata o digitale dell emittente; sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati; altre tecnologie non specificate, lasciate alla discrezionalità del soggetto passivo. Leggibilità (L) All uomo tramite video o stampa potendo verificare che le informazioni del file elettronico non sono state alterate. Dal momento di emissione alla fine del periodo di conservazione. La norma non individua le modalità. La leggibilità può essere garantita in qualsiasi modo con l avvertenza che la firma elettronica avanzata e la trasmissione elettronica non sono sufficienti ad assicurare la leggibilità (C.M. 18/E/2014)

9 Fatturazione elettronica (in generale) e CONSERVAZIONE Art. 39, co.3, secondo periodo e terzo periodo, DPR 633/72 Fino al 31/12/2012 In vigore dal 01/01/2013 Le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica sono archiviate nella stessa forma. Le fatture elettroniche consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica. Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze dotato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. D.M.17/6/2014 (sostituisce il DM 23/1/2004) FORMULAZIONE EQUIVOCABILE!! Ai fini della conservazione sostitutiva a norma c è distinzione (obbligo/facoltà) fra fatture elettroniche emesse e fatture ricevute?

10 Fatturazione elettronica (in generale) e CONSERVAZIONE Cessionario committente La C.M. 18/E/2014 chiarisce che il cliente può decidere di accettare o meno il processo di conservazione sostitutiva (con possibilità quindi di stampare e conservare su carta la fattura ricevuta elettronicamente), Fornitore senza che ciò influenzi l obbligo dell emittente di procedere comunque all integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempreché la fattura rispetti i requisiti di autenticità dell origine (A), integrità del documento (I) e leggibilità (L). Fattura elettronica priva dei requisiti AIL No obbligo conservazione sostitutiva Fattura elettronica con requisiti AIL Sembra obbligatoria la conservazione sostitutiva Dubbio: ma la fattura in pdf trasmessa tramite MAIL dove la mettiamo?

11 Fatturazione elettronica (in generale) e CONSERVAZIONE Ieri (C.M.45/E/2005) OSSERVAZIONI La fattura inviata per priva del consenso (a riceverla come elettronica) oppure del riferimento temporale o della firma elettronica qualificata non rappresenta una fattura elettronica (propriamente detta) ma una fattura analogica (cartacea) trasmessa in modalità elettronica NO obbligo adozione processo conservazione sostitutiva a norma Oggi La nuova impostazione normativa da una parte riconosce la libertà del formato elettronico, limitandosi a richiedere il rispetto dei citati requisiti A.I.L., ma dall altra (art. 36, co.3, secondo periodo, del DPR 633) dice che le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica in conformità alle disposizioni del D.M. adottato ai sensi dell art. 21 co.5 del D.lgs 82/2005 (leggasi D.M. 17/6/2014) Per consentire al contribuente di scegliere se adottare o meno la conservazione sostitutiva della fattura bisognerebbe considerare l indicativo presente sono conservate non tanto con riferimento a all obbligo di conservazione elettronica quanto a quello di rispettare le disposizioni dell apposito D.M. laddove il contribuente scelga la conservazione sostitutiva in luogo di quella tradizionale cartacea. Tale lettura potrebbe trovare conferma laddove si considerasse che il successivo periodo della norma dice, senza fare distinzione fra fatture passive (ricevute) o attive (emesse) che le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Servono chiarimenti ufficiali (speriamo nella prossima CM a commento del DM 17/6/2014)

12 Conservazione sostitutiva a norma DM 17/6/2014 in vigore dal 26/6/2014 Sostituisce il DM 23/1/2004 (che rimane valido solo per i documenti già conservati al momento dell entrata in vigore del nuovo decreto) Rimosso il termine quindicinale per la conservazione sostitutiva a norma delle fatture elettronica (la nuova scadenza, come per gli altri libri e registri, è fissata entro 3 mesi dalla scadenza di presentazione della dichiarazione) Eliminazione obbligo invio all AE dell impronta informatica dell archivio (anche per i documenti conservati ante - vedi R.M. 4/E del 19/1/2015) e comunicazione dell adozione del processo di conservazione sostituitva in DR Introduzione del pagamento dell imposta di bollo sui documenti informatici tramite F24 entro 120 gg dalla chiusura dell esercizio Indicazione in fattura: bollo assolto ex D.M. 17/6/2014

13 Conservazione sostitutiva a norma DM 17/6/2014 caratteristiche della conservazione sostitutiva cenni Termina con l apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata o digitale oppure certificati AE Deve essere garantito nel rispetto delle norme civilistiche (10 anni) Rispetto formati ex DPCM di cui all art. 71 D.Lgs 82/2005 (DMCM 3/12/2013 e DPCM 13/11/2014) scelto dal responsabile della conservazione Adozione sw archiviazione in grado di garantire funzioni di ricerca conformi al DM Manuale della conservazione

14 Fatturazione elettronica verso la PA disposizioni speciali

15 Art. 1, co. 209 ss, L. 244/ Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche di cui all articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196, nonché con le amministrazioni autonome, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

16 Fattura elettronica s'intende una fattura contenente le informazioni richieste dalla presente direttiva emessa e ricevuta in formato elettronico. (Direttiva 2010/45/UE del 13 luglio 2010) Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. (Art.21 primo comma DPR 633/72) Fattura elettronica in generale N.B. Solo XML verso PA Direttiva appalti pubblici da adottare entro 27/11/2018 Fattura elettronica: una fattura che è stata emessa, trasmessa e ricevuta in un formato elettronico strutturato che ne consente l'elaborazione automatica ed elettronica. (Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014 relativa alla fatturazione elettronica negli appalti pubblici )

17 (normativa speciale) Normativa secondaria e prassi D.M. 7/3/2008 Individuazione Agenzia entrate quale gestore SDI e Sogei quale ente tecnologico D.M. 3/4/2013 n. 55 Regolamento emissione, trasmissione e ricevimento fatture PA C.M. MEF 37/RGS 4/11/2013 Prime istruzioni operative per le PA C.M. MEF e PCM 1 del 31/03/2014 Circolare interpretativa DM 55/2013

18 Decorrenza per i fornitori residenti Art. 6 D.M. 55/2013 Saranno, invece, oggetto di separato DM le fatture emesse da parte dei non residenti verso la PA nazionale. dalla data comunicata al gestore del sistema di interscambio, a decorrere dal 6/12/2013, per le amministrazioni che volontariamente e sulla base di specifici accordi con tutti i propri fornitori intendono avvalersi della ricezione elettronica della fattura, in via anticipata rispetto alle decorrenze di seguito elencate: dal 6/6/2014 per la fatturazione nei confronti delle PA (Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale) individuate dall Istat nell elenco della amministrazioni inserite nel conto economico consolidato; dal 6/6/2015 per la fatturazione nei confronti della generalità delle PA. 31/3/2015 (Art. 25 D.L. 66/2014) Presidenza del Consiglio Ministeri, Istituti di istruzione di ogni grado Enti previdenza e assistenza (INPS, Enasarco, Inail, ecc) Agenzie fiscali Avvocatura Stato Tutti gli altri

19 Art. 6, co.6, D.M. 55/2013 Decorrenza per i fornitori residenti A decorrere dall avvio della procedura le PA non possono più accettare fatture che non siano strasmesse tramite il SDI Trascorsi 3 mesi da tali date le PA non possono procedere al pagamento, nemmeno parziale, sino all invio delle fatture in formato elettronico

20 Relazioni con il sistema interscambio (SDI) Canali invio PEC Web Protocollo FTP Porta di dominio (solo per i soggetti attestati sul Sistema pubblico di connettività)

21 D.M. 3/4/2013 n. 55 Definizione formato (vincolante) della fattura verso la PA esclusivamente formato XML (non, quindi, un qualsiasi formato elettronico come previsto dall art. 21 del DPR 633/72), Individuazione PA destinataria Codice univoco IPA ottenuto dall Ufficio della PA tramite accreditamento al sito Novità DL 66/2014 Indicazione CIG Indicazione CUP Codice identificativo gara (gestito da AVCP), salvo esoneri tracciabilità L. 136/2010 Codice unitario progetto di investimento pubblico (gestito dal CIPE)

22 Elenco PA coinvolte individuato da Istat (

23 Ricerca tramite sito Codice univo ufficio a cui va inviata la fattura Data decorrenza obbligo fatturazione elettronica

24 Codici per faturazione elettronica (C.U.U.) Codice univoco IPA richiesto e ottenuto dall Ufficio destinatario della fattura Codice FE centrale (Uff_eFatturaPA) attribuito in automatico dall IPA alle amministrazioni già presenti nell indice nazionale 6 caratteri 6 caratteri (i primi due iniziano con UF) Codice di default per amministrazione obbligata a ricevere le fatture elettroniche che non possiede ancora un codice IPA ufficio o il codice FE centrale

25 Emissione, accettazione, esito Ai sensi dell art. 21, co. 1, del DPR n.633/72 la fattura (cartacea o elettronica) si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente e, inoltre, il ricorso alla fatturazione elettronica è subordinato all accettazione dal parte del destinatario. La specifica disciplina della fatturazione elettronica verso la PA supera quest ultimo aspetto e cioè il tema del consenso/accettazione del destinatario che viene trasformato in un obbligo da parte dell amministrazione ricevente. Per quanto riguarda, invece, il momento di emissione, va osservato che le speciali disposizioni del regolamento precisano che le fatture verso la PA si considerano, invece, trasmesse per via elettronica e ricevute dalle amministrazioni solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte del sistema di interscambio (art. 2, co.4, D.M. 55/2013) e cioè in caso di buon esito dei controlli preliminari eseguiti dal sistema di interscambio e propedeutici all inoltro al destinatario (allegato B 4 e 5).

26 Distinzione fra esito negativo e notifica di scarto Casitica Notifica rilasciata dal SdI Riferimenti Impossibilità di inoltro all ufficio destinatario per cause tecniche Amministrazione effettivamente non censita in IPA (e quindi priva anche del codice FE centrale ) Fattura trasmessa con codice ufficio in presenza di un codice univoco dell amministrazione committente Se l inoltro da parte del SdI all amministrazione committente risulta impossibile per motivi tecnici, la struttura del SdI contatta il referente dell Amministrazione ricevente affinché provveda tempestivamente alla soluzione del problema ostativo. Se il problema non viene risolto, trascorsi 10 giorni, il SdI inoltra all emittente una Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura al Sdi con impossibilità di recapito (*). Secondo le specifiche tecniche il codice Ufficio da inserire in fattura da parte del fornitore, può assumere il valore di default Nel caso in oggetto il SdI rilascia al fornitore una Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito (*) Al fine di evitare l utilizzo improprio del codice di default, il SdI verifica (sulla base dei dati contenuti nella fattura) la presenza in IPA di un codici Ufficio di fatturazione. In caso affermativo respinge la fattura inviando al mittente una notifica di scarto segnalando il codice ufficio identificato. C.M. 1/DF/2014 5/c C.M. 1/DF/2014 5/b C.M. 1/DF/2014 5/b

27 Distinzione fra esito negativo e notifica di scarto Casitica Notifica rilasciata dal SdI Riferimenti Fattura trasmessa con codice FE centrale in mancanza di registrazione all IPA degli uffici destinatari Fattura trasmessa con codice FE centrale in presenza del codice univo dell ufficio destinatario Il SdI inoltra all amministrazione la fattura ricevuta che riporta il Codice FE Centrate. Le amministrazioni possono rifiutare le fatture inoltrate con codice FE centrale esclusivamente nel caso in cui la fattura non sia attribuibile all amministrazione (ivi compresa ogni sua componente organizzativa). Se il SdI identifica la registrazione sull IPA dell Ufficio destinatario (in base ai dati contenuti nella fattura) respinge la fattura inviando al mittente una notifica di scarto. C.M. 1/DF/2014 5/a C.M. 1/DF/2014 5/a (*) Tale messaggio è sufficiente a dimostrare che la fattura in esso contenuta è pervenuta al SdI nel rispetto delle regole tecniche del D.M. 55/2013 e, come chiarito nel 3 della C.M. 1/DF/2014, la fattura (fiscalmente) può darsi per emessa, poiché l impossibilità di recapito non è dipesa dal fornitore.

28 Misure di supporto alle imprese Intermediari (art. 5 D.M. 55/2013) Misure a supporto delle PMI PMI abilitate al MEPA (art. 4, co1, D.M. 55/2013) Altre PMI soluzione FEPA (art. 4, co.2, D.M. 55/2013) E possibile avvalersi di intermediari per la trasmissione, la conservazione e l archiviazione della fattura mantenendo inalterate le responsabilità dell emittente dipendenti <= 50; fatturato <= 50 milioni; attivo <= 43 milioni Servizio gratuito di fatturazione elettronica La conservazione sostitutiva a norma ed D.M.23/1/2004 avviene gratuitamente a cura del MEF (allegato E D.M. 55/2013) Può essere utilizzato anche per le fatture relative alle forniture non concluse con il MEPA Tools gratuito open source per generazione fatture (Agenzia italia digitale/unioncamere) Limita max 24 documenti (fatture) annui N.B. compresa cpnsrvazione sostitutiva gratuita a norma per 10 anni

29 Bollo su fatture elettroniche senza Iva Il nuovo D.M. 17/6/2014 (in vigore dal 27/6/2014), all art. 6, ha sostituito la complicata procedura prevista dal precedente D.M. 23/1/2004. Sulla base delle nuove regole, l imposta di bollo ( 2) dovuta sulle fatture non soggette ad Iva (laddove di importo superiore a 77,47) va ora semplicemente versata una sola volta all anno (mediante F24) entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio (30 aprile, oppure 29 aprile negli anni bisestili). Il versamento va effettuato solo a consuntivo e sparisce, quindi, l obbligo di effettuare in anticipo (tramite F23) e comunicare all Agenzia quanto preventivato per l anno e versare a conguaglio con ulteriore comunicazione all Agenzia entro gennaio dell anno successivo. In merito alla citata novità, sul sito ufficiale del SdI ( è stata pubblicata la seguente avvertenza ai sensi dell articolo 6 del DM 17 giugno 2014, in attesa dell aggiornamento della attuale versione del tracciato FatturaPA, l assoluzione dell imposta di bollo può essere rappresentata in fattura inserendo nel campo <NumeroBollo> la stringa DM-17-GIU Non è del tutto chiaro quale sia la sorte delle eventuali autorizzazioni all assolvimento virtuale richieste e ottenute ai sensi dell art. 15 del DPR 642/72 anche se, secondo quanto precisato nella CM 36/E/ pare che l autorizzazione debba intendersi superata per i documenti disciplinati dal decreto sulla conservazione (quindi anche le fatture elettroniche verso la PA).

30 Split payment

31 Numerazione sezionale delle fatture L obbligatorietà della fatturazione elettronica nei rapporti con la PA implica l obbligo di procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture emesse in formato elettronico. Nei casi in cui il cedente/prestatore intenda adottare la conservazione elettronica solo per le citate fatture, è consentita la conservazione, con le modalità tradizionali, delle fatture consegnate/spedite in formato analogico; a tal fine, sulla base dei vecchi chiarimenti di prassi (CM n.36/e/2006, RM n.161/e/2007, R.M. n.267/e/2007) appare necessaria, però, l adozione di una separata numerazione sezionale soprattutto, aggiungiamo, quando il contribuente valuta di avvalersi di servizi in outsourcing solo per la fatturazione PA