1 SPIEGAZIONE DEI DATI PRESENTI NELLA SCHERMATA DEI PRESTITI

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1 CIRCOLAZIONE Prestiti/Restituzioni 1 - Spiegazione dei dati della schermata dei Prestiti 2 - Opzioni del Prestito 3 - Ricerca di un Utente 4 - Accesso al record (tessera) dell Utente 5 - Ricerca di un documento 6 - Rinnovo di un prestito 7 - Prestare un documento 8 - Restituzioni 1 SPIEGAZIONE DEI DATI PRESENTI NELLA SCHERMATA DEI PRESTITI Dalla schermata principale della Circolazione cliccate sull icona Prestiti per entrare nella schermata dei PRESTITI [#L16] Il cursore indicherà il primo campo che deve essere compilato. In questo caso si tratta del campo Barcode Utente/Documento: Infologic srl 03/2005 Pag. 1/ 8

2 Se avete una penna ottica, potete leggere il codice direttamente, oppure potete inserirlo a mano e premete il tasto invio della tastiera. I dati dell utente saranno visualizzati nel riquadro celeste Nome e Indirizzo Utente a destra del campo Barcode Utente/Documento. Se nella tessera dell utente è stata impostata la visualizzazione completa delle Note, al centro dello schermo comparirà un riquadro con le Note precedentemente inserite per quell utente. Cliccate in un punto qualsiasi all interno di questo riquadro per farlo scomparire. Saranno anche visualizzati tutti i messaggi di sistema relativi a questo utente, per esempio: L utente ha libri scaduti, Attenzione L Utente ha delle multe in sospeso, ecc... La Data di Scadenza di default per i prestiti che vengono fatti oggi viene mostrata sotto il campo Barcode Utente/Documento. Questa data viene calcolata usando il valore di default inserito nel parametro delle Condizioni del Prestito. Tutte le informazioni relative all utente, ad esempio, se l utente è un utente della Home Library, o se l utente ha dei documenti assegnati, saranno mostrate in alto nel campo celeste sotto il campo Barcode Utente/Documento. Tutti i documenti in prestito, quelli prenotati e quelli assegnati compariranno nella griglia in fondo allo schermo. Le colonne di questa griglia includono la Collocazione, il Barcode, il Titolo, lo Stato, la Data di Scadenza e l RSN dei documenti visualizzati. A destra dei Dati dell Utente ci sono 3 campi bianchi: Il primo campo contiene il barcode dell ultimo prestito fatto; Il secondo campo contiene il numero delle tessere utenti a cui si è avuto accesso durante una sessione di lavoro; Il terzo campo contiene il numero dei documenti dati in prestito durante una sessione di lavoro. La durata di una sessione di lavoro è legata al tempo in cui la schermata dei Prestiti rimane aperta. Se si esce da questa schermata usando il pulsante Esci, la sessione termina. La sessione non termina se l operatore si muove tra le schermate della Circolazione (ad esempio dalla schermata Prestiti alla Gestione dell Utente, alle Restituzioni, alle Prenotazioni, ecc) usando i tasti funzione o i link delle opzioni del menu. 2 OPZIONI DEI PRESTITI Dalla schermata principale della Circolazione cliccate sul pulsante Prestiti per aprire la schermata #L16. Cliccate sul pulsante Opzioni: Opzioni Infologic srl 03/2005 Pag. 2/ 8

3 Le impostazioni scelte sono specifiche per il singolo PC. Selezionando l opzione Inserimento veloce Prestiti si rimuoveranno alcuni dati (ad es le transazioni esistenti per quell Utente) dalla schermata dei Prestiti e si migliorerà il tempo di risposta. Questa opzione è particolarmente utile per installazioni su reti vaste. Selezionate l opzione Default OK per Eccezione Documenti se volete che il default per i messaggi di eccezione dei documenti sia su OK oppure SI (ossia che sia sufficiente premere Invio per accettare il messaggio). Se preferite che il default del messaggio sia si Cancella o NO, non selezionate questa opzione. Se sono stati legati file sonori ai messaggi dei Prestiti e delle Restituzioni (con l opzione Traduzione Messaggi del modulo Parametri), questi possono essere abilitati e disabilitati con l opzione Esegui File Musicali. Questa impostazione è valida PER WORKSTATION. Il numero dei caratteri del Titolo/Riferimento Volume di un documento che viene visualizzato nella schermata dei Prestiti all inizio della colonna Titolo nella griglia, dipende dal numero inserito nel campo Numero di caratteri da visualizzare nel campo Volume. Se inserite zero (0) non comparirà alcun Titolo/Riferimento Volume. Se il campo rimane vuoto, LIBERO mostrerà 7 caratteri del Titolo. Il Tempo in Secondi per l avviso di Timeout si riferisce al tempo che passa tra l inserimento del Barcode dell Utente e quello del Barcode del Documento da prestare. Di default viene usato 300, ma può essere cambiato in qualsiasi momento. Trascorsi questi secondi, comparirà un messaggio di avviso che vi chiederà di selezionare OK se volete procedere con il Prestito. Questo messaggio permette al bibliotecario di verificare se il Codice Utente inserito è quello corretto. Selezionate poi l opzione di Stampa delle Ricevute del Prestito che preferite Non stampare la ricevuta; Stampa a richiesta; Stampa automatica per tutti i prestiti. L opzione Stampa su richiesta stamperà TUTTI i documenti in prestito a quell Utente; l opzione Stampa automatica stamperà solo i documenti che sono appena stati dati in prestito senza includere il materiale già in prestito all Utente che ancora non è stato restituito. 3 RICERCA DI UN UTENTE Se l utente non ha con sé la propria tessera e dovete fare il prestito, potete accedere alla schermata di Ricerca Utente e recuperarne il numero di tessera (barcode) in modo da poter procedere al prestito. Nella schermata dei Prestiti, premete il tasto funzione F7 della tastiera oppure cliccate sul menu Cerca nella barra degli strumenti e scegliete l opzione Ricerca Utente. Nella schermata Ricerca Utente inserite il cognome dell utente o una sua parte e premete il tasto Invio della tastiera o cliccate sull icona Ricerca (binocolo): Ricerca Doppio click sulla linea dei dati dell utente per catturarne il barcode e i dati. Adesso è possibile procedere al prestito per quell utente. 4 COME ACCEDERE ALLA TESSERA DI UN UTENTE Durante le operazioni del prestito, può essere necessario accedere alla tessera di un utente per modificarne i dati, rinnovare l iscrizione, o per altri motivi. Dalla schermata dei Prestiti (#L16), inserite a mano oppure leggete con la penna ottica il barcode dell utente e premete il tasto invio della tastiera per caricare i dati di quell utente. Premete il tasto funzione F10 della vostra tastiera oppure cliccate sul menu Gestione nella barra degli strumenti e selezionate l opzione Gestione Utente per accedere alla schermata Gestione Utente (#L8). Infologic srl 03/2005 Pag. 3/ 8

4 Nel caso in cui venissero fatte modifiche in questa schermata o in quella delle Opzioni della Tessera, è importante ricordarsi di salvare. Cliccando sul pulsante Esci, si torna alla schermata dei Prestiti: 5 COME CERCARE UN DOCUMENTO Esci L Operatore può accedere alla schermata della Consultazione Catalogo senza uscire dalla schermata dei Prestiti. Premete il tasto funzione F5 della tastiera oppure aprite il menu Cerca e selezionate l opzione Ricerca Magazzino per accedere alla schermata di Consultazione Catalogo. Inserite il termine di ricerca e procedete nella ricerca come di consueto. Nella griglia dei risultati, con un singolo click nella linea del titolo che vi interessa, verranno visualizzate le informazioni relative alla disponibilità per quel titolo. Cliccate sul pulsante Esci per tornare alla schermata dei Prestiti. 6 COME RINNOVARE I PRESTITI Dalla schermata dei Prestiti, è possibile rinnovare i prestiti già fatti ad un utente. Si può scegliere se Rinnovare Tutti i prestiti, Rinnovare una Selezione dei prestiti, Rinnovare un singolo documento. Visualizzate i prestiti di un utente nella schermata #L16 (inserendo a mano o leggendo con la penna ottica il suo numero di barcode). PER RINNOVARE TUTTI I PRESTITI: Selezionare Rinnovo dalla barra degli strumenti e cliccare su Rinnova Tutto; oppure premere Alt+A o ancora Ctrl+A. Comparirà un riquadro per il Rinnovo del Materiale in prestito; il messaggio contiene l elenco delle opzioni disponibili. Di default nel campo data compare un punto (.). Se volete rinnovare i prestiti usando la durata standard dei rinnovi, cliccate sul pulsante OK; se volete usare una data diversa per la scadenza del rinnovo, cancellate il punto e inserite la data desiderata. I documenti in prestito all utente che siano stati prenotati da un altro utente, non potranno essere rinnovati. Quando di fa un rinnovo, non è possibile impostare una data di scadenza precedente alla data originale di scadenza del prestito. Se si provasse a impostare una data precedente a quella di scadenza del prestito, il rinnovo non avrà luogo e comparirà un messaggio per avvisare che quei rinnovi saranno ignorati. PER RINNOVARE UNA PARTE DEI PRESTITI: Aprite il menu Rinnovo della barra degli strumenti oppure premete Alt+A e poi S della vostra tastiera. Si aprirà la schermata dei Prestiti dell Utente con l elenco di tutti i documenti in prestito in quel momento a quell utente. Selezionate i documenti che volete rinnovare. Cliccate sul pulsante con il semaforo verde per avviare il processo di rinnovo. Comparirà un riquadro per Rinnovare il Materiale Selezionato; anche qui di default compare un punto nel campo data. Se si vuole usare la durata standard dei rinnovi, cliccare su OK altrimenti, scrivere la data desiderata nel campo Data. Rinnovi di materiale prenotato da altri utenti non saranno possibili. PER RINNOVARE UN SINGOLO PRESTITO Dalla griglia in fondo alla schermata dei Prestiti, selezionate il documento in prestito che volete rinnovare. Il barcode di questo documento comparirà nel campo Barcode Utente/Documento. Premete il tasto Invio della vostra tastiera. Infologic srl 03/2005 Pag. 4/ 8

5 Comparirà un riquadro contenente la nuova Data di Scadenza, l indicazione del numero del rinnovo, il barcode dell utente e il barcode del libro. Cliccate su OK per procedere oppure Cancella se volete interrompere l operazione. Se cliccate su OK, vi verrà nuovamente chiesto di confermare l operazione; successivamente dovrete confermare la data del rinnovo o modificarla se non volete utilizzare i valori di default del sistema. 7 COME FARE UN PRESTITO Nella schermata dei Prestiti, inserite a mano o leggete con la penna ottica il numero di barcode dell utente e premete il tasto Invio della tastiera. I dati relativi a quell utente compariranno nel riquadro celeste. Procedete leggendo anche il barcode del libro o dei libri da prestare. Ciascun documento dato in prestito farà aumentare il numero nel campo Documenti in alto a destra. Questo numero sarà cancellato quando la sessione finisce. Ciascun utente il cui barcode viene letto in questa schermata farà aumentare il numero del campo Utente. Anche questo numero sarà cancellato quando la sessione finisce. Per ripulire lo schermo, potete cliccare il tasto Fine/End della vostra tastiera oppure l icona Fine della schermata Prestiti: Fine 8 LE RESTITUZIONI L operatore può muoversi tra le schermate dei Prestiti e delle Restituzioni senza dover uscire e tornare alla schermata principale del modulo di Circolazione. Se vi trovate nella schermata dei Prestiti premete il tasto funzione F11 della vostra tastiera per accedere alla schermata delle Restituzioni [#L21]. Premendo nuovamente il tasto F11 si torna nella schermata dei Prestiti. Spiegazione della schermata delle Restituzioni: Nella schermata delle RESTITUZIONI è possibile: Processare la restituzione del materiale della biblioteca; Retrodatare la restituzione fino ad un massimo di 7 giorni prima della data odierna; Calcolare multe per i ritardi nelle restituzioni, basate sulla struttura delle multe impostate per i diversi Tipi di Materiale e le diverse Categorie Utente; Riconoscere documenti o utenti a cui sia stato assegnato un particolare Codice di Eccezione; Riconoscere i documenti che sono stati prenotati da altri utenti; Riconoscere il materiale che appartiene ad un altra sede. Questi documenti saranno indicati come documenti In Transito e saranno in un secondo momento processati nella schermata dei Trasferimenti di Magazzino da/per la Sede Proprietaria (Questa funzione è opzionale). Anche l opzione Controllo Sedi è opzionale e può essere disabilitato. Differenti suoni possono essere parametrizzati per i diversi messaggi che compaiono nel processo dei Prestiti. I file musicali vengono associati ai messaggi nell opzione Traduzione Messaggi del modulo Parametri. LIBERO presenta una funzione opzionale per assegnare al materiale il codice di sede In ricollocazione ; in questo caso TUTTI i documenti restituiti avranno come sede In Ricollocazione o altro termine da voi Infologic srl 03/2005 Pag. 5/ 8

6 preferito per tutto il tempo in cui il materiale viene fisicamente portato dal bancone dei prestiti (la durata di questo intervallo viene parametizzata, ad esempio può durare 1 giorno, 2 giorni, ecc.). Le 4 checkbox in alto a destra possono essere rimosse dalla schermata per evitare che vengano selezionate accidentalmente e modifichino quindi le impostazioni date al sistema. Per farle comparire o meno, aprite il menu Gestione e cliccate sulla voce Non presentare le Checkbox delle Restituzioni: se questa voce è segnata (ossia compare un visto alla sua sinistra) le checkbox saranno rimosse dalla schermata (ma le loro funzionalità rimarranno valide anche se non vengono visualizzate). Se non c è alcun visto a sinistra della scritta, le checkbox saranno visibili. Questa opzione è SPECIFICA PER DATABASE. Opzioni della schermata Restituzioni Funzione delle checkbox in alto a destra: 1- Stampa ricevute dell Utente selezionate questa checkbox se volete stampare una ricevuta con l elenco del materiale appena restituito dall utente. Premete il tasto Fine della tastiera oppure cliccate sull icona Fine della schermata alla fine della transazione per stampare la ricevuta. (Le ricevute delle restituzioni usano le opzioni di stampa impostate nelle Opzioni della Schermata Prestiti). 2- Stampa Ricevute Prenotazioni Assegnate se questa checkbox è selezionata, quando viene restituito un documento prenotato da un altro utente, viene stampata una ricevuta con i dati del documento e quelli dell utente che ha fatto la prenotazione. 3- Controllo Stato Utente: selezionate questa checkbox se volete che il sistema controlli il record Utente quando vengono processate le restituzioni e mostri tutte le informazioni a suo carico come il Numero dei documenti assegnati, le Multe in sospeso, i prestiti in ritardo, ecc. Questa selezione resterà come default per per quell Operatore. 4- Disabilita controllo sedi: Se questa opzione è selezionata, il sistema NON cambierà la Sede Attuale quando i documenti vengono restituiti se la sede dell Operatore che processa la restituzione è diversa dalla Sede Attuale esistente indicata nel record del documento, oppure dalla Sede In Transito se questa è stata parametrizzata. Dopo che queste opzioni sono state impostate, le checkbox possono essere nascoste dallo schermo, per evitare che vengano modificate accidentalmente. Come restituire un documento Nel campo Data Operazione (in alto a sinistra) compare la data odierna come data di restituzione di default. Le restituzioni possono comunque essere retrodatate fino ad un massimo di 7 giorni. Se volete cambiarla, inserite la nuova data del campo Data Operazione; può anche essere inserita in questo formato T-2, T-3, ecc. Se viene inserita una data non valida (ossia una data precedente a 7 giorni prima della data odierna), comparirà un messaggio di avviso e la data sarà riportata a 7 giorni prima della data odierna. Leggete con la penna ottica il barcode dei documenti che vengono restituiti oppure inseritelo a mano nel campo Barcode e premete il tasto Invio (oppure cliccate sull icona Applica Transazione - Semaforo Verde). Applica Transazione Infologic srl 03/2005 Pag. 6/ 8

7 I dati del documento saranno visualizzati nell area delle Transazioni Correnti. Il colore del campo Barcode diventerà nero poiché il sistema non è ancora pronto per un nuovo inserimento. Tornerà bianco non appena sarà possibile inserire un nuiovo barcode. Il conteggio dei documenti restituiti è disponibile nel campo Documenti in alto a destra. Se si è selezionata l opzione Controllo Stato Utente, compariranno tutte le informazioni relative a quell utente, come le prenotazioni, le assegnazioni, la sede di appartenenza, eventuali multe in sospeso, la Data di Scadenza per i prestiti scaduti, ecc. In alcuni casi, è possibile associare a queste informazioni dei messaggi sonori. Per vedere il numero di documenti attualmente in prestito a quell utente, usate il tasto Pagina Giù della vostra tastiera. L informazione comparirà nel quadro delle Transazioni Correnti. Quando viene restituito un documento il cui prestito è scaduto comparirà anche il Numero di Giorni del Calendario dalla Data di Scadenza, l importo delle eventuali multe addebitate e la data di restituzione del prestito. Restituzione di un Documento Prenotato Libero avvisa l Operatore quando viene restituito un documento prenotato. Se il documento è stato prenotato da un altro utente, compare una finestra contenente tutti i dati dell utente che ha fatto la prenotazione. Il messaggio deve essere letto dall Operatore che deve poi inserire una S o SI per indicare la presa visione. Potrà poi essere stampata una ricevuta dell Assegnazione da inserire all interno del libro. NOTA: Se nei parametri è stata selezionata l opzione Soddisfa Prenotazioni solo nella Sede di Prelievo, la finestra con i dati della prenotazione comparirà ugualmente e la ricevuta può essere stampata per essere inserita nel documento che andrà in transito, ma il documento NON viene assegnato in questo momento. Il documento viene assegnato SOLO quando raggiunge la Sede di Prelievo. Inoltre, nella finestra compare anche un altra informazione, ossia *** In Transito: A B. Prenotazione non convertita in Assegnazione *** e anche questa informazione può essere stampata nella ricevuta. Infologic srl 03/2005 Pag. 7/ 8

8 La schermata Gestione del Posseduto #69 mostrerà un messaggio per l Ultima Transazione per indicare il movimento del documento: Infologic srl 03/2005 Pag. 8/ 8